Podstawy Zarządzania mgr Marcin Darecki TiMO (Zakład Teorii i Metod Organizacji) Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego mdarecki@wz.uw.edu.pl
Zmiana
Zmiana i typy zmian Zmiany w organizacji mogą dotyczyć każdego z jej elementów Można wyróżnić 3 podstawowe typy zmian Zmiany Struktury Zmiany Technologii Zmiany dotyczące Ludzi
Zmiana i typy zmian Struktury Technologii Ludzi Stosunki władzy Mechanizmy koordynacji Przeprojektowanie pracy Rozpiętość kierowania Procesy pracy Metody pracy Wyposażenie Postawy Oczekiwania Percepcje Zachowania
Rodzaje zmian: Funkcjonalne dotyczące procesów, Strukturalne dotyczące struktury przedsiębiorstwa, Ewolucyjne przebiegające zgodnie ze strategią, Rewolucyjne wymuszające przeformułowanie przynajmniej części strategii, Organiczne wynikające z dostrzeganych przez członków organizacji potrzeb usprawnień, Wymuszone wynikające z ingerencji otoczenia.
Co wywołuje konieczność zmian?
Siły zewnętrzne Siły wewnętrzne Co wywołuje konieczność zmian? Do zmian w organizacji potrzeba katalizatora osoby, która przyjmuje odpowiedzialność za pokierowanie procesem zmiany Osoby kierujące procesem zmiany to agenci zmiany By wprowadzić zmianę, potrzebne jest uświadomienie potrzeb zmiany
Zarządzanie zmianą sześć podstawowych faz skutecznego zarządzania zmianą (Cox, Hoover) Edukacja wczesne poinformowanie o nadchodzącej zmianie Uczestniczenie zachęcenie pracowników do planowania i partycypacji w procesie zmiany Decyzja ostateczne zatwierdzenie zmiany, wraz z przedstawieniem jej wszystkich skutków Ułatwienie pomoc ze strony lidera w trakcie całego procesu Zbieranie informacji dowiadywanie się o postępach i ewentualnych problemach Przegląd kontrolny sprawdzenie efektów wprowadzanych zmian
Zmiany i ich problemy Ogólna niechęć wobec zmiany Dwie podstawowe przyczyny: Konserwatyzm (ociężałość) związany głównie z koniecznością włożenia wysiłku (fizycznego/intelektualnego) w daną czynność Opór wobec zmian
Zmiany w organizacji a opór Każda zmiana rodzi opór Zmiana jako potencjalne zagrożenie zarówno dla kierowników, jak i pracowników na stanowiskach niekierowniczych nawet jeśli zmiana motywowana jest zwiększeniem efektywności organizacji Dlaczego ludzie przeciwstawiają się zmianom?
Jakie są przyczyny oporu wobec zmian?
Przyczyny oporu wobec zmian Lęk przed utratą czegoś wartościowego Przekonania (dana zmiana może być niekorzystna dla organizacji) Lęk przed nieznanym Indywidualny opór wobec zmiany
Inne przyczyny oporu Presja grupy Sprzeczność zmiany z interesami jednostki/grupy
Możliwości zwalczania oporu wobec zmiany Technika Kiedy stosować Zalety Wady Szkolenie i komunikacja Kiedy opory wynikają z nieporozumień Wyjaśniają nieporozumienia Mogą być nieskuteczne, jeśli brakuje wzajemnego zaufania i wiarygodności Uczestnictwo Kiedy opierający się mają potrzebną wiedzę ekspercką Przyczynia się do zaangażowania i akceptacji Czasochłonne; może prowadzić do kiepskich rozwiązań Ułatwianie i wspomaganie Kiedy opierający się działają pod wpływem obaw i niepokojów Mogą ułatwić niezbędne dostosowanie się Kosztowne; nie gwarantują powodzenia Negocjacje Niezbędne, kiedy opiera się silna grupa Mogą skłonić do zaangażowania Potencjalnie kosztowne; mogą zachęcić do wywierania nacisków Manipulacja i pozyskiwanie Kiedy trzeba poparcia silnej grupy Mało kosztowne; łatwy sposób uzyskania poparcia Mogą przynieść skutki odwrotne od zamierzonych Wymuszanie Kiedy potrzeba poparcia silnej grupy Mało kosztowne; łatwy sposób uzyskania poparcia Może być nielegalne; agent zmiany może utracić wiarygodność
Zarządzanie projektami
Czym jest projekt?
Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, podejmowane dla stworzenia unikalnego produktu, usługi lub innego rezultatu
Celowość Złożoność Unikalność Ryzyko Cechy projektu Autonomiczność - posiadanie pewnej odrębnej struktury organizacyjnej Ograniczoność w czasie
Przykłady projektów Budowa odcinka autostrady Wdrożenie systemu informatycznego Rozpisanie przetargu Stworzenie nowego oddziału firmy Założenie partii politycznej Ubieganie się o fundusze europejskie Proces rozwodowy
Co projektem nie jest? Proces produkcyjny Kurs autobusu miejskiego Rozpatrywanie wniosków o dofinansowanie Codzienne sprzątanie domu/biura Inne powtarzalne działania
Parametry projektu Parametry projektu są jednocześnie jego ograniczeniami Spełnienie wymagań Zakres Czas Koszty realizacji
Cykl życia projektu
Cykl życia projektu Inicjowanie i definiowanie projektu Określenie struktury projektu Planowanie przebiegu i zasobów projektu Sterowanie przebiegiem projektu Analiza potrzeb i wymagań zleceniodawcy, ocena inicjatywy Definiowanie projektu określenie celów, ryzyka, kosztów i powołanie zespołu projektowego Powołanie kierownika projektu i zespołu projektowego Określenie pionowej i poziomej struktury org. Określenie celu głównego i celów cząstkowych i zadań w podziale strukturalnym Sporządzenie harmonogramu prac Określenie kosztów zasobów fizycznych (ludzi, materiałów, surowców, narzędzi Organizacja wykonawstwa projektu Koordynowanie przygotowania i realizacji projektu Monitorowanie i kontrola Zamknięcie projektu Raport końcowy z realizacji projektu i lessons learned/post project review, project appraisal Obiór efektu projektu przez zleceniodawcę
Cykl życia projektu PMC (Project Cycle Management) opracowany przez Komisję Europejską Programowanie (= strategia) Identyfikacja (= cele) Formułowanie (= plany) Wdrożenie (= działania) Ocena i Audyt PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) Idea Określenie charakterystyk Wyznaczenie grupy projektowej Określenie zakresu Planowanie Implementacja Akceptacja Zatwierdzenie Przekazanie
Cykl życia a czynniki wpływające na projekt
Rodzaje projektów Rodzaje projektów Pochodzenie zlecenia Orientacja Stopnia nowości Rozmiar Projekt wewnętrzny Zorientowane procesowo O niskim stopniu nowości Wielkie Projekt zewnętrzny Zorientowane obiektowo O wysokim stopniu nowości Duże Średnie Małe Źródło: opracowanie własne na podstawie: Trocki, Grucza, Ogonek 2009:23
Definiowanie wymagań projektowych
Definiowanie projektu Lista potrzeb, korzyści i celów oraz interesariuszy projektu Cel główny oraz cele szczegółowe SMART Sztuka wyznaczania celów: czas realizacji celów musi być określony, musimy wiedzieć dokładnie dokąd zmierzamy, co chcemy osiągnąć, by też móc stwierdzić, kiedy je osiągnęliśmy
Metoda 6 pytań CO? - czego chcemy dokonać, jakie cele chcemy osiągnąć GDZIE? - określenie lokalizacji, gdzie chcielibyśmy by nasz projekt był realizowany KIEDY? - w jakim terminie, horyzoncie czasowym? DLACZEGO? - uzasadnienie chęci realizacji jakiegoś celu, wykazanie potrzeby jego realizacji KTO? - kto będzie zaangażowany w realizację projektu, do kogo projekt będzie skierowany JAK? - jakie zasoby są potrzebne, by odpowiednio zrealizować projekt mgr Adrianna Jednoralska
Dlaczego dokładne definiowanie projektu jest tak istotne?
Oczekiwania Wymagania
Jasnowidztwo?
Objętość
Wzajemne zrozumienie
Oczekiwania a brutalna rzeczywistość
Wnioski Dokładnie określamy wymagania Ustaleń dokonujemy na piśmie Staramy się nie pozostawiać miejsca na domysły Opisane wymagania powinny być odzwierciedleniem oczekiwań odnoszących się do projektu/wykonawcy/sposobu wykonania itp..
Kim są interesariusze?
Interesariusze to strona zaangażowana nie tylko bezpośredni odbiorcy
Interesariusze Znajomość interesariuszy projektu, ich interesów i możliwości wpływania na realizację projektu może mieć kluczowe znacznie dla jego powodzenia Im większą rolę odgrywają interesariusze i im większe jest znacznie interesariuszy w projekcie, tym większe mają oni znaczenie dla realizacji naszej inicjatywy i tym bardziej mogą wpływać na powodzenia lub porażkę projektu Realizacja projektu wymaga od nas przedstawienia rozwiązania, które satysfakcjonowałoby wszystkich interesariuszy
WBS (Work Breakdown Structure) Struktura Podziału Pracy The Work Breakdown Structure (WBS) jest specjalną techniką szkicowania tego, co jest zakresem przedsięwzięcia za pomocą hierarchicznej struktury drzewa. WBS jest szczególnie przydatny do planowania projektu i odpowiada na pytanie CO? projekt dostarcza (produkty lub usługi wspierające) a nie JAK? KIEDY? DLACZEGO? KTO?
Dlaczego warto na początku realizacji projektu stworzyć WBS? pomaga wszystkim zrozumieć zakres projektu jest podstawą do określenia wszystkich przyszłych działań w projekcie jest przydatny do estymowania czasu realizacji projektu jest przydatny do przypisania odpowiedzialności za poszczególne zdekomponowane elementy jest przydatny do mierzenia postępu podczas realizacji projektu możemy go wykorzystać jako odniesienie (szablon) do przyszłych projektów
Harmonogram Ocena potrzebnego czasu na konkretne zadanie Zależności występujące między zadaniami Ułatwienie w kontroli realizowanego projektu
Zadanie