Podstawy Zarządzania

Transkrypt

1 Podstawy Zarządzania mgr Marcin Darecki TiMO (Zakład Teorii i Metod Organizacji) Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego mdarecki@wz.uw.edu.pl

2 Planowanie

3 Czym jest planowanie?

4 Planowanie to. definiowanie celów organizacji, określenie ogólnej strategii ich osiągania oraz opracowanie zwartej hierarchii planów służących do integracji i koordynacji działań. Robbins S.P, DeCenzo,D.A. 2002:131 proces podejmowania decyzji, obejmujących wyznaczenie celów organizacji w konkretnej perspektywie czasu, i określania sposobów ich osiągnięcia oraz niezbędnych do tego zasobów.

5 Powody planowania Niepewność otoczenia gdyby nie było zmian, planowanie byłoby niepotrzebne Ze względu na zmiany w otoczeniu Ustanowienia standardów ułatwiających kontrolę Wytyczenia kierunków działania Managerowie planują w celu Minimalizowania marnotrawstwa i dublowania czynności Ograniczenia wpływu zmian

6 Celowość Cechy planu wg J. Gościńskiego: Prymat planowania planowanie jako podstawa wszystkich innych funkcji zarządzania Kompletność wszędzie, zawsze Skuteczność we wdrożeniu odpowiednio dostosowane

7 Wymiary procesu planowania Przedmiot Układ organizacyjny Elementy Planowanie Charakterystyki Czas

8 Typy/Rodzaje planów Kryterium Podmiotowe Przedmiotowe Pole planu Charakter planu Formy planu Horyzont czasu planowania Rodzaj planu Jednostki organizacyjnej, Zakładu, Przedsiębiorstwa, itd.. Branżowe, Sektorowe, Ogólnogospodarcze Wycinkowe, Problemowe, Kompleksowe Operacyjne, Taktyczne, Strategiczne Deklaratywne, Proceduralne Krótkookresowe, Średniookresowe, Długookresowe Źródło: Gościński J., 1982:191 Ponadto można wyróżnić plany: Szczegółowe i Kierunkowe

9 Plany i ich znaczenie dla organizacji Swoboda decyzji i szczebel zarządzania Plan strategiczny Plan taktyczny Plan operacyjny Liczba alternatyw i zakres problemowy Horyzont czasowy i stopień niepewności

10 Cechy Cechy planów strategicznych, operacyjnych, taktycznych Plan Strategiczny Taktyczny Operacyjny Zakres Jeden główny aspekt rozwoju Duża liczba pól Pojedyncze działanie lub zadania Złożoność Bardzo dużo zmiennych Wiele zmiennych Mała liczba zmiennych Cel planowania Misja organizacji Doprowadzenie do pożądanych rezultatów w krótkim okresie Wykonanie zadania Charakter czynności planistycznych Twórczy Bilansujący i alokacyjny Odtwórczy, postępowanie wg wytycznych Agregacja informacji Wysoka Niska Niska

11 Czym jest MBO?

12 MBO Management by Objectives MBO - technika zarządzania przedsiębiorstwem służąca efektywnej realizacji strategicznych i operacyjnych celów firmy, oparta na kaskadowym definiowaniu priorytetowych zadań, ich monitorowaniu, ocenie stopnia realizacji oraz powiązaniu uzyskiwanych wyników z systemem motywacyjnym (premiowym). Źródło: House of Skills

13 MBO Kaskada celów W MBO kaskadowane są cele, czyli części składowe strategii, a nie zdania. Ogólne cele firmy/zarządu stają się celami każdego pracownika. Cele zarządu Cele pionów Cele działów

14 MBO To technika skutecznego zarządzania, której istotną funkcją jest informowanie organizacji o priorytetach, czyli o tym, co powinno być zrobione w pierwszej kolejności, a co jest mniej lub zupełnie nieistotne. MBO wskazuje przede wszystkim na cele, a znacznie rzadziej na sposób ich osiągania. Sam system motywacyjny oparty o cele, nie oznacza, że w firmie stosuje się MBO! W formułowaniu celów uczestniczą także i pracownicy.

15 Do czego zmierzamy?

16 Zarządzanie projektami

17 Czym jest projekt?

18 Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, podejmowane dla stworzenia unikalnego produktu, usługi lub innego rezultatu

19 Cechy projektu Celowość Złożoność Unikalność Ryzyko Autonomiczność - posiadanie pewnej odrębnej struktury organizacyjnej Ograniczoność w czasie

20 Przykłady projektów Budowa odcinka autostrady Wdrożenie systemu informatycznego Rozpisanie przetargu Stworzenie nowego oddziału firmy Założenie partii politycznej Ubieganie się o fundusze europejskie Proces rozwodowy

21 Co projektem nie jest? Proces produkcyjny Kurs autobusu miejskiego Rozpatrywanie wniosków o dofinansowanie Codzienne sprzątanie domu/biura Inne powtarzalne działania

22 Parametry projektu Parametry projektu są jednocześnie jego ograniczeniami Spełnienie wymagań Zakres Czas Koszty realizacji

23 Cykl życia projektu

24 Cykl życia a czynniki wpływające na projekt

25 Rodzaje projektów Rodzaje projektów Pochodzenie zlecenia Orientacja Stopnia nowości Rozmiar Projekt wewnętrzny Zorientowane procesowo O niskim stopniu nowości Wielkie Projekt zewnętrzny Zorientowane obiektowo O wysokim stopniu nowości Duże Średnie Małe Źródło: opracowanie własne na podstawie: Trocki, Grucza, Ogonek 2009:23

26 Definiowanie wymagań projektowych

27 Definiowanie projektu Lista potrzeb, korzyści i celów oraz interesariuszy projektu Cel główny oraz cele szczegółowe SMART Sztuka wyznaczania celów: czas realizacji celów musi być określony, musimy wiedzieć dokładnie dokąd zmierzamy, co chcemy osiągnąć, by też móc stwierdzić, kiedy je osiągnęliśmy

28 Definiowanie celu ZMORA i SMART ZMORA Każdy cel powinien być: Z rozumiały M ierzalny O kreślony w czasie R ealny do osiągnięcia A mbitny SMART Każdy cel powinien być: S pecific (określony) M easurable (mierzalny) A ttainable (osiągalny) R esults-focused (zorientowany na wyniki) T ime-related (ograniczony w czasie)

29 Metoda 6 pytań CO? - czego chcemy dokonać, jakie cele chcemy osiągnąć GDZIE? - określenie lokalizacji, gdzie chcielibyśmy by nasz projekt był realizowany KIEDY? - w jakim terminie, horyzoncie czasowym? DLACZEGO? - uzasadnienie chęci realizacji jakiegoś celu, wykazanie potrzeby jego realizacji KTO? - kto będzie zaangażowany w realizację projektu, do kogo projekt będzie skierowany JAK? - jakie zasoby są potrzebne, by odpowiednio zrealizować projekt dr Adrianna Jednoralska

30 Dlaczego dokładne definiowanie projektu jest tak istotne?

31 Oczekiwania Wymagania

32 Jasnowidztwo?

33 Objętość

34 Wzajemne zrozumienie

35 Oczekiwania a brutalna rzeczywistość

36 Wnioski Dokładnie określamy wymagania Ustaleń dokonujemy na piśmie Staramy się nie pozostawiać miejsca na domysły Opisane wymagania powinny być odzwierciedleniem oczekiwań odnoszących się do projektu/wykonawcy/sposobu wykonania itp..

37 Harmonogram Ocena potrzebnego czasu na konkretne zadanie Zależności występujące między zadaniami Ułatwienie w kontroli realizowanego projektu

38 Zadanie