Zarządzanie projektami

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami dr Adrianna Jednoralska Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego

2 POWTARZALNOŚĆ duża średnia mała Projekt? Procesy improwizowane Przedsięwzięcia Procesy rutynowe Funkcje mała średnia ZŁOŻONOŚĆ duża

3 Projekty to: Przedsięwzięcia celowe i niepowtarzalne; O dużej złożoności; Realizowane przez interdyscyplinarne zespoły wysoko wykwalifikowanych pracowników; Ograniczone: w czasie (rozciągnięte w czasie, ale o wyraźnym początku i końcu), w budżecie, zakresie; Charakteryzujące się wysokim poziomem ryzyka (technicznego, ekonomicznego i finansowego); W stosunku do których stosuje się specjalne metody przygotowania i realizacji.

4 Parametry projektów Spełnienie wymagań Zakres Koszt Czas

5 Sukces projektu? Parametry projektów

6 Zależności pomiędzy parametrami projektów Statystyki mówią o tym, że 60-80% projektów nie kończy się sukcesem

7 Według pochodzenia zlecenia Projekty wewnętrzne Projekty zewnętrzne Projekty zorientowane procesowo Według orientacji Projekty zorientowane obiektowo Rodzaje projektów Projekty o niskim stopniu nowości Według stopnia nowości Projekty o wysokim stopniu nowości Projekty wielkie Według rozmiaru Projekty duże Projekty małe

8 Obszary problemowe zarządzania projektami Przebieg (problemy i rozwiązania funkcjonalne Organizacja (problemy i rozwiązania instytucjonal ne) Środki (metody i techniki zarządzania projektami) Wykonawcy (problemy i rozwiązania personalne)

9 Główni bohaterowie zarządzania projektami Sponsor finansujący projekt Kierownik projektu Beneficjenci Wykonawcy realizujący projekt

10 Cykl życia projektu

11 Cykl życia projektu Inicjowanie i definiowanie projektu Określenie struktury projektu Planowanie przebiegu i zasobów projektu Sterowanie przebiegiem projektu Analiza potrzeb i wymagań zleceniodawcy, ocena inicjatywy Definiowanie projektu określenie celów, ryzyka, kosztów i powołanie zespołu projektowego Powołanie kierownika projektu i zespołu projektowego Określenie pionowej i poziomej struktury organizacyjnej Określenie celu głównego i celów cząstkowych i zadań w podziale strukturalnym Sporządzenie harmonogramu prac Określenie kosztów zasobów fizycznych (ludzi, materiałów, surowców, narzędzi Organizacja wykonawstwa projektu Koordynowanie przygotowania i realizacji projektu Monitorowanie i kontrola Zamknięcie projektu Raport końcowy z realizacji projektu i lessons learned/post project review, project appraisal Obiór efektu projektu przez zleceniodawcę

12 Ustalenie celu projektu Ustalenie celu projektu w porozumieniu ze zleceniodawcą (sponsorem) projektu Ustalenie celów cząstkowych wynikających z celu głównego Zawsze, w jak najbardziej precyzyjny sposób CEL PROJEKTU ZAKRES PROJEKTU OGRANICZONY BUDŻET I RAMY CZASOWE

13 Trójkąt zarządzania projektami

14 Budowanie zespołu projektowego Organizacja Kierownik projektu ZESPÓŁ PROJEKTOWY Menedżerowie najwyższego szczebla Menedżerowie średniego szczebla Menedżerowie pierwszej linii WYKONAWCY

15 Definiowanie celu projektu

16 Definiowanie projektu to objaśnienie jego istoty, celu, określenie treści tematu projektu, sprecyzowanie zakresu przedsięwzięcia. Jest to zatem czynność polegająca na ustaleniu znaczenia (sensu) problemu projektowego i generalnie sprowadzająca się do interpretacji tytułu opracowania

17 Definiowanie projektu to: Interpretacja tematu projektu jego ścisły sens Zdefiniowanie zakresu przedmiotowego projektu Określenie zakresu funkcjonalnego projektu

18 Zastanów się nad projektem Czyje potrzeby zaspokajać ma projekt? Na kogo jest szczególnie ukierunkowany? Kogo dotyczą te potrzeby? Jakie potrzeby ma spełniać projekt? Czemu ma służyć? Kto odczuwa te potrzeby? Czy istnieje zapotrzebowanie na wskazane potrzeby? Czy i w jakim stopniu udaje się je zaspokoić i komu? Czy pomysł znajduje swoje odzwierciedlenie w strategii większych jednostek w ramach których funkcjonujesz? Stowarzyszeń, instytucji, organizacji, władz administracyjnych? Co będzie podstawową korzyścią wynikającą z realizacji projektu? Jakie inne korzyści będą odnoszone równolegle do tej podstawowej? Jakie inne korzyści wynikną z realizacji projektu? Sporządź listę celów przyszłego projektu. Zapisz je z wykorzystaniem bezokolicznika, np. zapewnić, wykorzystać, zrealizować, wybudować, zorganizować, przeprowadzić itd.

19 Definiowanie projektu Lista potrzeb, korzyści i celów Potrzeba Korzyść Cel Kto odczuwa potrzebę produktu finalnego projektu? Jakie będą korzyści wynikające z realizacji projektu? Jakie będą cele nadrzędne, cele projektu i rezultaty projektu? Cel nadrzędny, projektu i rezultaty SMART

20 Cele projektu Działania Rezultaty projektu Cele projektu Cele nadrzędne CZAS TRWANIA PROJEKTU

21 Sztuka wyznaczania celów Jak wyznaczyć sobie cel tak, by nie móc go nie zrealizować? Magiczna formuła: czas realizacji celów musi być określony, musimy wiedzieć dokładnie dokąd zmierzamy, co chcemy osiągnąć, by też móc stwierdzić, kiedy je osiągnęliśmy

22 Złota zasada formułowania celów SMART! Dlaczego dany cel jest dla Ciebie ważny? Co chcesz ostatecznie osiągnąć? Jaki jest sposób osiągnięcia tego celu? Oraz: w jakim czasie chcesz to osiągnąć?

23 S M A R T S - specific czyli szczegółówy M - measurable czyli mierzalny A - ambitious czyli ambitny, osiągalny R - real czyli realistyczny T - tangible/time boud czyli terminowy, ustalony w czasie

24 Metoda 6 pytań CO? - czego chcemy dokonać, jakie cele chcemy osiągnąć GDZIE? - określenie lokalizacji, gdzie chcielibyśmy by nasz projekt był realizowany KIEDY? - w jakim terminie, horyzoncie czasowym? DLACZEGO? - uzasadnienie chęci realizacji jakiegoś celu, wykazanie potrzeby jego realizacji KTO? - kto będzie zaangażowany w realizację projektu, do kogo projekt będzie skierowany JAK? - jakie zasoby są potrzebne, by odpowiednio zrealizować projekt mgr Adrianna Jednoralska Wydział Zarządzania UW

25

26 Sukces projektu? Parametry projektów

27 Mój projekt

28 Analiza otoczenia projektowego: ANALIZA INTERESARIUSZY

29

30 Interesariusze projektu Wszystkie osoby i organizacje, które przejawiają pewien interes (potrzeby/oczekiwania) co do projektu i jego realizacji Mogą patrzeć na projekt pozytywnie i wspierać go lub przeciwnie: odnosić się do niego negatywnie i próbować nie doprowadzić do jego realizacji bądź ją wstrzymać

31 Nie działasz w próżni! Otoczenie Twojego projektu to środowisko wielu bardzo różnych interesów!

32 Zbadaj otoczenie swojego projektu! Analiza interesariuszy to kluczowy element analizy otoczenia projektu i organizacji, w której realizowany jest projekt Jej celem jest: określenie rzeczywistego, a nie formalnego, subiektywnego z perspektywy osoby dokonującej analizy, układu władzy związanego z zarządzaniem projektem

33 Interesariusz to To nie tylko osoby i podmioty, które bezpośrednio odczuwają skutki (korzyści) wynikające z realizacji projektu To wszystkie osoby i organizacje, które przejawiają pewien interes (potrzeby/oczekiwania) co do projektu i jego realizacji To osoby i podmioty, które potrafią wykorzystać swój wpływ aby wesprzeć, zmienić, zablokować lub doprowadzić do zaprzestania realizacji projektu!

34 Interesariusze projektu Interesariusze mogą wspierać realizację projektu Interesariusze mogą blokować realizację projektu

35 Etapy analizy interesariuszy Identyfikacja interesariuszy Ocena ważności (siły) danych interesariuszy Ustalenie grupy interesariuszy wspierających projekt Ustalenie grupy interesariuszy przeszkadzających w realizacji projektu Ustalenie sposobów komunikacji z dwiema grupami interesariuszy

36 Siła interesariusza jak ją oszacować? Liczba zwycięstw Ile razy podmiot przeforsował preferowane przez siebie rozwiązanie, swój pomysł, który najbardziej mu odpowiadał? Dostęp do źródeł Czy interesariusz ma łatwy, formalny lub nieformalny, dostęp do władzy źródeł władzy, ośrodków/osób decyzyjnych w organizacji? Reputacja Czy interesariusz ma w organizacji ma dobrą reputację, jakie są opinie o nim wśród pozostałych pracowników? Reprezentacja Czy interesariusz zajmuje istotne stanowiska w organizacji, kto odgrywa kluczowe role, jest członkiem lub przewodzi ważnym projektom? Konsekwencja Czy interesariusz odnosi korzyści lub ponosi straty w wyniku podejmowanych przez siebie decyzji? Symbole Czy interesariusz jest w szczególny sposób tytułowany, czy posiada osobny pokój, samochód służbowy, szofera, zarezerwowane dla niego miejsce parkingowe?

37 Klasyfikacja interesariuszy i strategie komunikacji B D A C Strategia A Utrzymywanie bliskiej współpracy Strategia B Satysfakcjonowanie lub utrzymywanie satysfakcji Strategia C Informowanie o bieżących postępach w projekcie Strategia D Obserwacja/Kontrola (min. wysiłek)

38 Pytania pomocnicze do macierzy (1) Jaki finansowy lub emocjonalny interes mają interesariusze w wyniku realizacji Twojego projektu? Czy jest to pozytywny/negatywny interes? Co stanowi dla nich podstawowe źródło motywacji, zaangażowania w projekt? Jakiego typu informacji potrzebują od Ciebie? W jaki sposób oczekują, że otrzymają od Ciebie informacje? Jaki jest najlepszy sposób przekazywania im informacji/wiadomości? Jaka jest ich dotychczasowa opinia o Twojej pracy? Czy ich opinia jest oparta na prawdziwych przesłankach?

39 Pytania pomocnicze do macierzy (2) Kto ma duży wpływ na opinie interesariuszy ogólnie i kto może wpływać na ich opinie o Tobie? Jeśli niektórzy będą negatywnie nastawieni do Twojego projektu, co pozwoliłoby Ci przekonać ich na tak? Jeśli zdajesz sobie jednak sprawę, że nie możesz przekonać ich do swojego pomysłu, w jaki sposób będziesz sobie radzić z ich jawną opozycją? Kto inny może wpływać na opinię interesariuszy? Czy z racji posiadanego wpływu na interesariuszy Twojego projektu, są oni również jego interesariuszami?

40 Rezultaty analizy interesariuszy ZROZUMIENIE INTERESÓW STRON Możliwość wykorzystania najbardziej wpływowych ludzi na kształtowanie realizowanego przez Ciebie projektu na bardzo wczesnym etapie Zdobycie poparcia od ważnych i silnych interesariuszy może pomóc Ci zdobyć więcej zasobów na realizację Twojego projektu Poprzez wczesną i częstą komunikację z interesariuszami, możesz być pewny, że dokładnie zrozumieją cel Twojego działania i korzyści wynikające z Twojego projektu Ponadto, analiza interesariuszy pozwoli Ci przewidzieć reakcje ludzi w stosunku do Twojego projektu i przygotować stosowny plan akcji!