Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA ŁÓDZKI IA-IV.431.16.2015 Łódź, dnia 31 grudnia 2015 roku Pan Karol Rajewski Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki Wystąpienie pokontrolne W dniach 28.08. - 15.10.2015 roku 1 w Urzędzie Gminy i Miasta Błaszki przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy 2 z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 roku, Nr 31, poz. 206, z 2015 r., poz. 525) w związku z art. 52 ustawy 3 z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 124, z 2015 r. poz. 28, 875). Ww. kontrolę przeprowadził na podstawie Upoważnień Wojewody Łódzkiego z dnia 15 września 2015 roku, Zespół kontrolerów składający się z pracowników Oddziału Rolnictwa i Środowiska Wydział Infrastruktury Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: - Irena Lary Boryczka - starszy inspektor wojewódzki kierownik Zespołu kontrolerów na podstawie Upoważnienia Nr 64/2015, IA-IV.431.16.2015; - Patrycja Piec - Formańska - starszy inspektor wojewódzki, członek Zespołu kontrolerów na podstawie Upoważnienia Nr 65/2015, IA-IV.431.16.2015. Zakres kontroli: wykonywanie przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki w latach 2013-2015 (do czasu rozpoczęcia kontroli), zadania zleconego z zakresu administracji rządowej polegającego na wydawaniu, odmowie wydania oraz cofnięciu wnioskującym zezwoleń na prowadzenie działalności dotyczącej upraw konopi włóknistych, sprawowaniu przez Burmistrza nadzoru nad tymi uprawami, a także prowadzeniu rejestrów wydanych zezwoleń. W okresie objętym kontrolą Kierownikiem Jednostki kontrolowanej był Pan Świderski Piotr, który na stanowisko Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki został wybrany 1 Czynności kontrolne w siedzibie Jednostki kontrolowanej przeprowadzono: 28 sierpnia i 1 września 2015 r. 2 Dalej zwana: UWARW 3 Dalej zwana: UOPN ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40 Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu

w wyborach, które odbyły się dnia 21 listopada 2010 roku. Zaświadczenie 4 potwierdzające wybór Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki, Miejska Komisja Wyborcza Błaszki wydała w dniu 22 listopada 2010 roku. Zastępcą Kierownika Jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą był Pan Krzysztof Stępniewski, który na stanowisko Zastępcy Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki został powołany na podstawie Zarządzenia 5 NR 2/10 Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki z dnia 7 grudnia 2010 roku w sprawie powołania Zastępcy Burmistrza Gminy i Miasta. Obecnie Kierownikiem Jednostki kontrolowanej jest Pan Karol Rajewski, który na stanowisko Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki został wybrany w wyborach, które odbyły się dnia 30 listopada 2014 roku. Zaświadczenie 6 potwierdzające wybór Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki Miejska Komisja Wyborcza Błaszki wydała w dniu 1 grudnia 2014 roku. Sekretarzem Gminy i Miasta Błaszki jest Pan Jacek Walczak, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę zawartą w dniu 27 kwietnia 2015 roku z Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki na czas nieokreślony. Sekretarz Gminy zgodnie z 6 ust. 2 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta Błaszki nadanym Zarządzeniem 7 Nr 41/2015 Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki z dnia 25 marca 2015 r., oraz powierzonym przez Burmistrza do wykonania zakresem 8 czynności (z dnia 30 kwietnia 2015 roku), sprawuje nadzór nad załatwianiem spraw w trybie postępowania administracyjnego. Zagadnienia przewidziane do kontroli z ww. zakresu prowadzone są w Urzędzie Gminy i Miasta Blaszki na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta Blaszki (nadanym Zarządzeniem 9 Nr 41/2015 Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki z dnia 25 marca 2015 r.) w Referacie Ekologii, Ochrony Środowiska i Rolnictwa Wydziału Rolnictwa i Środowiska, który to Referat (wg. Załącznika 10 Nr 1 do ww. Regulaminu) bezpośrednio podlega Burmistrzowi (w sytuacji kiedy nie został powołany Naczelnik - 5 ust. 9 pkt 10 ww. Regulaminu). Pani Teresa Ciomek - inspektor 11 w Wydziale Rolnictwa i Środowiska Urzędzie Gminy i Miasta Błaszki prowadzi zadania poddane kontroli w przedmiotowym zakresie. Poza powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, związanymi z udzielaniem zezwoleń przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki na prowadzenie przez wnioskodawców 4 [ Dowód akta kontroli - str. 9]; 5 [ Dowód akta kontroli - str. 10]; 6 Dowód akta kontroli - str. 11]; 7 [ Dowód akta kontroli - str. 19-47]; 8 [ Dowód akta kontroli - str. 13-18]; 9 [ Dowód akta kontroli - str. 19-47]; 10 [ Dowód akta kontroli - str. 19 ]; 11 [ Dowód akta kontroli - str. 144-147 ]; 2

działalności w ww. zakresie znaczenie mają również przepisy prawa miejscowego. Sejmik Województwa Łódzkiego podjął w tym zakresie: * Uchwałę 12 Nr VIII/92/15 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 31 marca 2015 r. w sprawie określenia ogólnej powierzchni przeznaczonej pod uprawy maku i konopi włóknistych oraz rejonizacji tych upraw w 2015 roku na terenie województwa łódzkiego. Okres objęty kontrolą: lata 2013-2015 rok ( do czasu rozpoczęcia kontroli). Na podstawie niżej opisanych ustaleń, wykonanie przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki zadania zleconego z zakresu administracji rządowej polegającego na wydawaniu, odmowie wydania oraz cofnięciu wnioskującym zezwolenia na prowadzenie działalności dotyczącej upraw konopi włóknistych, sprawowaniu przez Burmistrza nadzoru nad tymi uprawami, a także prowadzeniu rejestrów wydanych zezwoleń, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami: Ustalenia kontroli: A. Kontrola wydanych zezwoleń w zakresie prowadzenia upraw konopi włóknistych. Z dokumentów przedstawionych kontrolującym wynika, że 1. do Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki w dniu 08.12.2014 roku wpłynął wniosek o wydanie zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie prowadzenia upraw konopi włóknistych od zainteresowanego Podmiotu, 2. Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki pismem 13 z dnia 11 stycznia 2015 roku, znak GGBRiOŚ 6180.1.2015 wystąpił do Podmiotu o uzupełnienie przedmiotowego wniosku po upływie 33 dni a, postępowanie w sprawie zawiesił po upływie 3 miesięcy i 26 dni od daty wpłynięcia wniosku do Urzędu Gminy i Miasta Błaszki.. Wskazać tu należy, że: a) nie został dochowany wymóg zgodny z art. 35 ustawy 14 z dnia 14 czerwca 1960 r, Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 267, z 2015 r., poz. 211, 702, 1274). Organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki (..). b) nie został dochowany wymóg w myśl art. 36 Kpa - O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych (..) organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki ( ). Obowiązek ten ciąży na organie 12 [ Dowód akta kontroli - str. 142-143]; 13 [Dowód akta kontroli str. 154]; 14 Dalej zwana: - Kpa 3

administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwianiu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. Stan taki należy uznać jako nieprawidłowość. Jednocześnie zauważyć należy, że w myśl art. 103 Kpa zawieszenie postępowania wstrzymuje bieg terminów przewidzianych w kodeksie. 3. Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki po rozpatrzeniu ww. wniosku wydał zezwolenie - Decyzję Nr 1/2015 z dnia 7 maja 2015 roku, znak GGBRiOŚ 6180.1.2015, na prowadzenie działalności w zakresie uprawy konopi włóknistych, która zawiera elementy określone art. 47 ust 3 pkt 1 7 UOPN. 4. Przedmiotowa Decyzja (zezwolenie) wydana przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki w dniu 7 maja 2015 roku, znak GGBRiOŚ 6180.1.3.2015 na prowadzenie działalności w zakresie uprawy konopi włóknistych, spełnia również wymogi o których mowa w art. 107 1 Kpa; 5. Nie została pobrana opłata skarbowa (art. 1 ust 1 pkt 1) lit. c), w związku z Załącznikiem cz. III ust 29 pkt 1) ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej 15 (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz.783, 13,58, 1607) za wydane zezwolenie w kwocie 30.00 zł. (trzydzieści złotych). B. Kontrola nadzoru Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki nad uprawą konopi włóknistych. Sprawdzeniu poddano nadzór Burmistrza nad uprawami konopi włóknistych wynikający z zapisu art. 50 i 51 UOPN i ustalono, że Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki, właściwy ze względu na miejsce położenia uprawy, do dnia rozpoczęcia kontroli (t. j. 28.08. i 01.09. br.), nie udokumentował nadzoru nad uprawą konopi włóknistych. W związku z powyższym kontrolerzy wystąpili pismem 16 z dnia 14 października 2015 r., znak IA-IV.431.16.2015 do Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki o udzielenie wyjaśnienia w sprawach: 1) Wskazania przyczyn nieudokumenotwania nadzoru nad uprawą konopi włóknistych, mimo iż w dniu 28 sierpnia 2015 roku Pani Teresa Ciomek pracownik zajmujący się tym zagadnieniem oświadczyła kontrolującym, iż taki nadzór jest sprawowany. Zaznaczam również, iż kontrolujący nie znaleźli również w przedstawionych im w dniach 28.08. 01.09. 2015 r. dokumentach odzwierciedlenia sprawowania tego nadzoru; 2) Przesłania stosownej dokumentacji w przypadku udokumentowania wspomnianego nadzoru nad uprawą konopi włóknistych w terminie późniejszym, to jest po dniu 28 sierpnia 2015 roku; 15 Dalej zwana: UOOS 16 [Dowód akta kontroli str. 157-159] ; 4

3) Wyjaśnienia dlaczego: wnioskodawca - Gospodarstwo Rolno Nasienne KOW MAR (.) został wezwany do uzupełnienia braków wniosku w dniu 11 stycznia 2015 roku podczas gdy sam wniosek wpłynął do Urzędu w dniu 8 grudnia 2014 roku, a postanowienie zawieszające postępowanie w sprawie wydane zostało 3 kwietnia 2015 roku. W odpowiedzi Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki pismem 17 z dnia 20 października 2015 r., znak WRS-E6180.4.2015.6180.1.2015 przekazał do Oddziału Rolnictwa i Środowiska Wydziału Infrastruktury ŁUW w Łodzi wyjaśnienia o następującej treści: Cyt: W odpowiedzi ( ) wyjaśniam: 1) Prowadzę nadzór nad uprawą konopi włóknistych, nie załączyłam notatki co zobowiązuję się przestrzegać 2) W załączeniu notatka sporządzona z przeprowadzonego nadzoru nad uprawą konopi włóknistych. 3) Wnioskodawca Gospodarstwo Rolno Nasienne (.) została wezwana do uzupełnienia braków do wniosku, gdyż nie była dołączona do wniosku Umowa kontraktacyjna na przetwarzanie uzyskanej w gospodarstwie słomy konopnej. (.) Natomiast postanowienie zawieszające zostało wydane w związku na oczekiwanie ukazania się uchwały określającej ogólną powierzchnię przeznaczoną corocznie pod uprawy maku lub konopi włóknistych oraz rejonizację tych upraw. Dlatego organ tutejszy nie mógł zakończyć postępowania w sensie wydania zezwolenia. Wskazać tu należy, że kontrolujący nie znaleźli w przedstawionych im do kontroli w dniach 28.08. 01.09. 2015 r. dokumentach, ani w przesłanych w późniejszym terminie przy wyżej cytowanym piśmie z dnia 20 października 2015 r., znak WRS-E6180.4.2015 dokumentu upoważniającego pracownika Urzędu do przeprowadzenia kontroli na działkach w związku z wydanym zezwoleniem na uprawę konopi włóknistych (brak upoważnienia do kontroli niezgodnie z wymogiem art. 50 ust. 3 UOPN). Stan taki należy uznać jako nieprawidłowość. Ponadto, przesłaną przy piśmie notatkę sporządzoną w tym przypadku można uznać za niewłaściwą, a na szczególną uwagę zasługuje karygodny brak dołożenia należytej staranności w jej brzmieniu, nie spełniającym przesłanek art. 46 i 47 UOPN. Z załączonej notatki nie wynika, jakie dokumenty zostały sprawdzone, czy prowadzone uprawy zajmują powierzchnię zgodną z wyznaczonym rejonem, na podstawie zezwolenia na uprawę konopi włóknistych, określającego podmiot, dla którego je wydano, kolejny numer zezwolenia, odmianę konopi włóknistych, 17 treść pisma wraz z załącznikiem( notatką sporządzoną z przeprowadzonego nadzoru nad uprawą konopi włóknistych) z dnia 20 października 2015 roku, znak WRS-E 6180.4.2015 podpisanego przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki Gminy, [Dowód akta kontroli str. 160-162]; 5

powierzchni uprawy konopi włóknistych, numer działek, na których prowadzona jest uprawa konopi włóknistych, termin ważności, oraz dodatkowo umowy kontraktacji zawartej z podmiotem posiadającym zezwolenie marszałka województwa na prowadzenie działalności w zakresie skupu maku i konopi włóknistych. Notatka służbowa jest czynnością jednostronną pracownika, sporządzoną dla utrwalenia tej czynności w aktach sprawy. Żeby mogła być wystarczającym dowodem na udokumentowanie sprawowania nadzoru przez wójta, burmistrza, prezydenta nad uprawami konopi włóknistych musi spełniać przesłanki ustawowe dokumentu urzędowego, zawarte zarówno w art. 76 Kpa, jak i art. 244 Kpa, zatem winna być sporządzona w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania. Wówczas stanowić może dowód tego, co zostało w niej stwierdzone. Ponieważ ustawodawca przewiduje w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii sankcje karne, należy mieć na uwadze ewentualność zaistnienia konieczności posłużenia się taką notatką w postępowaniu dochodzeniowo śledczym. Mając na uwadze obowiązujące przepisy prawa, z przebiegu oględzin i przebiegu kontroli dokumentów sporządzone winny być notatki w sposób umożliwiający ustalenie kto (potwierdzenie dokumentem upoważniającym do tych czynności), gdzie, kiedy i jakich czynności i kontroli dokumentów uprawniających do prowadzenia upraw konopi włóknistych dokonał, kto (potwierdzenie dokumentem tożsamości) i w jakim charakterze był obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono. C. Kontrola prowadzonego przez Burmistrza rejestru wydanych zezwoleń z zakresu upraw maku i konopi włóknistych. 1) Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki prowadzi rejestr 18 wydanych zezwoleń zgodnie z zapisem art. 47 ust. 6 UOPN. Reasumując, wskazuje się następujący zakres stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości: 1. Niedochowanie terminowości załatwienia spraw administracyjnych - nie został dochowany wymóg wynikający z art. 35 i 36 Kpa. 2. Postanowienie zawieszające postępowanie w sprawie wydania zezwolenia na uprawę konopi włóknistych wydane zostało przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki w dniu 18 [Dowód akta kontroli str. 165] ; 6

3 kwietnia 2015 roku tj. 116 dni od daty wpłynięcia do Urzędu przedmiotowego wniosku. 3. W dokumentacji prowadzonego nadzoru nad uprawami konopi włóknistych brak upoważnienia (art. 50 ust. 3 UOPN) dla pracownika Urzędu do przeprowadzenia kontroli na działkach na których w związku z wydanym zezwoleniem prowadzono uprawę konopi włóknistych. 4. Brak pobrania opłaty skarbowej (art. 1 ust 1 pkt 1) lit. c), w związku z Załącznikiem cz. III ust 29 pkt 1) UOOS za wydane zezwolenie w kwocie 30.00 zł (trzydzieści złotych). 5. Udokumentowanie nadzoru Burmistrza nad uprawami konopi włóknistych w formie notatki sporządzonej z brakiem należytej staranności w jej brzmieniu, nie spełniającym przesłanek art. 46 i 47 UOPN. W związku z powyższym wnoszę o zapewnienie: 1. Przestrzegania terminowości załatwiania spraw administracyjnych (art. 35 i 36 Kpa) dotyczących wydawania zezwoleń na uprawę maku lub konopi włóknistych. 2. Wydawania przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki, sprawującego nadzór nad uprawami maku lub konopi włóknistych, stosownego upoważnienia w myśl zapisu art. 50 ust 3 UOPN osobom wykonującym czynności wynikające z art. 50 ust 1 i 2 UOPN. 3. Pobierania opłaty skarbowej w myśl art. 1 ust 1 pkt 1) lit. c), w związku z Załącznikiem cz. III ust 29 pkt 1) UOOS za wydane zezwolenie w kwocie 30.00 zł (trzydzieści złotych). 4. Dokumentowania prowadzonego przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki nadzoru, nad uprawami konopi włóknistych, z należytą starannością, spełniając przesłanki art. 46 i 47 UOPN. Ponadto, na podstawie art. 49 ustawy 19 z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o poinformowanie Wojewody Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Oczekiwaną informację proszę przekazać do Wydziału Infrastruktury Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. Informuję, także Pana Burmistrza, iż zgodnie z art. 48 UKAR od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. 19 Dalej zwana: UKAR 7

Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden przekazany został Kierownikowi kontrolowanej Jednostki, natomiast drugi pozostawiono w aktach kontroli. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Beata Konieczniak Zastępca Dyrektora Wydziału Infrastruktury 8