PNK-IV Łódź, 13 maja 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 13 maja 2014 r. Pan Zbigniew Burzyński Prezydent Miasta Kutno Pan Grzegorz Waldemar Chojnacki Przewodniczący Rady Miasta Kutno WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, 1 w dniu 5 marca 2014 r. przeprowadzona została kontrola organów Miasta Kutno, tj. Rady Miasta Kutno 2 oraz Prezydenta Miasta Kutno 3 z siedzibą przy Pl. Marsz. J. Piłsudskiego 18, Kutno, której zakresem było przyjmowanie oraz załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 31 stycznia 2014 r r.: Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 27 lutego 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów 1 j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 267; dalej zwanej Kpa. 2 Dalej zwana Radą. 3 Dalej zwanym Prezydentem Miasta Kutno lub Prezydentem. 1

2 (upoważnienie Nr 13/2014), 2) Krzysztof Strychalski Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Członka Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 14/2014). Od 24 września 2012 r. funkcję Przewodniczącego Rady pełni Pan Grzegorz Chojnacki, 4 natomiast Prezydentem Miasta Kutno od 21 listopada 2010 r. jest Pan Zbigniew Burzyński. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: Pani Wioletta Gruszka Naczelnik Biura Rady Miasta (w zakresie spraw załatwianych przez Radę) oraz Pan Paweł Trzeciecki Naczelnik Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego (odnośnie spraw załatwianych przez Prezydenta). Mając na uwadze poniżej wskazane ustalenia, działalność kontrolowanych organów należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Przygotowanie organizacyjne. Organy Miasta Kutno są przygotowane organizacyjnie do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Wewnętrzne kwestie objęte kontrolą, w tym obowiązki i zadania zostały uwzględnione w Statucie Miasta Kutno 5 oraz Regulaminie Organizacyjnym 6 Urzędu Miasta Kutno 7 oraz w zakresach czynności pracowników. Zgodnie z postanowieniami Regulaminu organizacyjnego przyjmowaniem skarg i wniosków oraz koordynacją działań komórek organizacyjnych w zakresie załatwiania skarg i wniosków zajmuje się Wydział Organizacyjno-Administracyjny. 8 Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw interesantów ponoszą kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków. 9 Pracę Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego nadzoruje Sekretarz Miasta, który podlega bezpośrednio Prezydentowi. 10 Paragraf 1 ust. 5 załącznika nr 4 do Regulaminu z 2013 r. stanowi, że Wydział Organizacyjno-Administracyjny zobowiązany jest do dokonywania okresowych ocen sposobu 4 Dalej Przewodniczący. 5 Załącznik do uchwały Nr X/126/03 Rady Miasta Kutno z dnia r. w sprawie uchwalenia Statutu Miasta Kutno ze zm., dalej Statut. 6 Załącznik do Zarządzenia Nr 18/2008 Prezydenta Miasta Kutno z dnia r., dalej Regulamin z 2008 r., oraz Zarządzenia Nr 54/2013 Prezydenta Miasta Kutno z dnia r., dalej Regulamin z 2013 r.. 7 Dalej Urząd pkt 33 Regulaminu z 2008 r. oraz z 2013 r. oraz 1 ust. 4 Załącznika nr 4 do wymienionych Regulaminów. 9 1 ust. 3 Załącznika nr 4 do Regulaminu z 2008 r. oraz z 2013 r ust. 2 Regulaminu z 2008 r. oraz z 2013 r. oraz załącznik nr 1 do wymienionych Regulaminów. 2

3 załatwienia spraw skargowo-wnioskowych i przedkładania ich Sekretarzowi Miasta. Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego wyjaśnił, że oceny (...) nie były dokonywane pisemnie, natomiast informacja była przekazywana Sekretarzowi Miasta ustnie. Zgodnie z zapisami Statutu do obowiązków Przewodniczącego należy w szczególności przyjmowanie skarg i wniosków mieszkańców oraz nadawanie im dalszego biegu, a także czuwanie nad terminowością ich załatwienia. 11 Komisja Rewizyjna Rady bada przekazane jej do rozpoznania skargi, dotyczące działalności Prezydenta i kierowników jednostek organizacyjnych. 12 Następnie Rada rozstrzyga o sposobie załatwienia skargi w formie uchwały, zgodnie z terminem wynikającym z Kpa. 13 Obsługą Rady w kontrolowanym zakresie zajmują się pracownicy Biura Rady. II. Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz zamieszczanie wymaganych informacji. W kontrolowanej jednostce czas urzędowania ustalono od poniedziałku do piątku w godzinach Z wywieszonej w siedzibie jednostki informacji wynika, że interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmują: a) Prezydent w każdą drugą środę miesiąca w godzinach od do 15.30, b) Zastępcy Prezydenta w każdą środę w godzinach od do Ponadto w jednostce kontrolowanej zamieszczono informację o osobach przyjmujących i koordynujących rozpatrywanie skarg i wniosków. 14 Z powyższego wynika, że nie został wypełniony obowiązek określony w art Kpa, który stanowi, że dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. W okresie obowiązywania Regulaminu z 2008 r. (do 31 marca 2013 r.) przyjęcia interesantów odbywały się w godzinach , jednak w wyniku wprowadzenia w 2013 r. aktualnie obowiązującego Regulaminu godziny te zostały zmienione, co skutkuje naruszeniem powołanego wyżej przepisu. 15 Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego wyjaśnił, że godziny przyjęć (do 15.30) zostały ustalone formalnie, natomiast często w rzeczywistości kierownik jednostki lub zastępca przyjmują interesantów po godzinach pracy Urzędu, tj. do momentu przyjęcia wszystkich osób, które zgłosiły się na dany dzień. 16 Opisane przez Naczelnika działanie należy uznać za dobrą pkt 8, 32d ust. 2 lit. c Statutu 12 2 ust. 6 Załącznika nr 3 do Statutu 13 32f ust. 1 Statutu 14 Akta kontroli str Akta kontroli str , Akta kontroli str

4 praktykę, jednak w świetle stwierdzonego naruszenia konkretnego przepisu prawa wyjaśnienia nie mogły zostać uznane za zasadne. Pozostałe wymogi, określone w art oraz 4 Kpa oraz rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, zostały wypełnione. 17 III. Załatwianie skarg i wniosków. W okresie objętym kontrolą prowadzone były odrębne rejestry skarg i wniosków, wpływających do kontrolowanych organów. W rejestrze Rady odnotowano 6 pism, a w rejestrze Prezydenta 1 pismo. W toku kontroli zbadano wszystkie sprawy. Działalność Prezydenta. Prezydent rozpatrzył skargę z naruszeniem właściwości, co stanowi nieprawidłowość. W badanej sprawie zarzuty skarżącej związane były z nieprawidłowym naliczeniem należności i w konsekwencji wystawieniem przez pracownika, w imieniu Prezydenta, pisemnego upomnienia. 18 Kontrolujący organ przyjął stanowisko zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr , w którym wskazano, że (...) skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem, co w niniejszym przypadku oznacza, że jest to Prezydent Miasta. Zgodnie z art. 229 pkt 3 Kpa, jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) jest rada gminy (z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej). Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego wyjaśnił, że skarga została zakwalifikowana jako skarga na pracownika, nie na organ, i tym samym została rozpatrzona przez Prezydenta, jako pracodawcę (przełożonego). 19 Odnosząc się do powyższych wyjaśnień, którym odmówiono zasadności, należy zauważyć, iż z przepisu art Kpa wynika możliwość przekazania skargi na pracownika do załatwienia jego przełożonemu służbowemu (np. Prezydentowi), który zobligowany jest do zawiadomienia organu właściwego do rozpatrzenia skargi, o sposobie jej załatwienia. Pamiętać jednak trzeba, że o przekazaniu skargi, na podstawie art Kpa, decyduje organ właściwy do jej rozpatrzenia, tj. w omawianym przypadku Rada. 17 Dz. U. Nr 5, poz. 46., dalej rozporządzenie 18 Akta kontroli str Akta kontroli str Działalność Rady 4

5 1. W 4 przypadkach 20 skargi zawierały zarzuty dotyczące działań Prezydenta (1 została złożona bezpośrednio do organu uchwałodawczego Miasta natomiast 3, w tym 1 skarga anonimowa, wpłynęły do Wojewody Łódzkiego i na podstawie art. 231 Kpa zostały przekazane Radzie). Rada, zgodnie z właściwością wynikającą z art. 229 pkt 3 Kpa rozpatrzyła skargi (za wyjątkiem anonimu), podejmując w terminie określonym w art Kpa uchwały, które zawierały elementy wymienione w art. 238 Kpa. O sposobie załatwienia skargi powiadomiono skarżących, czym wypełniony został obowiązek wynikający z art Kpa. Skargę anonimową, na podstawie 8 rozporządzenia Rada pozostawiła bez rozpoznania. 2. Wniosek złożony do Rady procedowano zgodnie z przepisami Działu VIII Kpa. W zawiadomieniu o sposobie jego załatwienia przywołano treść art. 239 Kpa i pouczono, że przepis ten stosuje się odpowiednio do wniosków. Powyższe było działaniem prawidłowym, niemniej warto w tym miejscu przytoczyć stanowisko wyrażone w Komentarzu aktualizowanym M. Jaśkowskiej i A. Wróbla do Kodeksu Postępowania Administracyjnego: (...) do wniosków na podstawie art. 247 stosuje się odpowiednio przepisy art. 238 ( ). Zawiadomienie o odmownym załatwieniu wniosku powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o prawie złożenia skargi w trybie art , (LEX, el., 2012). 3. W odniesieniu do 1 sprawy stwierdzić należy naruszenie właściwości w odniesieniu do rozpatrzenia części zarzutów. Skargę na zachowanie dyrektora przedszkola związane z organizacją uroczystości rozpatrzyła w całości Rada na podstawie art. 229 pkt 3 Kpa. Niemniej głównym wątkiem, na którym oparto zarzut, była podnoszona przez skarżących (rodziców) dyskryminacja grupy dzieci. 21 Stosownie do art. 33 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty 22 nadzór pedagogiczny polega na ocenianiu stanu i warunków działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej szkół, placówek i nauczycieli oraz analizowaniu i ocenianiu efektów działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności statutowej szkół i placówek. W zakresie wymienionym w ust. 1 pkt 1 i 2 nadzorowi podlega w szczególności przestrzeganie praw dziecka i praw ucznia oraz upowszechnianie wiedzy o tych prawach. Zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o systemie oświaty kurator oświaty, w imieniu wojewody, wykonuje zadania i kompetencje w zakresie oświaty określone w ustawie i przepisach odrębnych na obszarze województwa, a w szczególności sprawuje nadzór pedagogiczny nad publicznymi i niepublicznymi szkołami i placówkami oraz placówkami doskonalenia JM, JM, JM 21 Akta kontroli str (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz ze zm.). 5

6 nauczycieli, w tym nad niepublicznymi placówkami doskonalenia nauczycieli o zasięgu ogólnokrajowym, które znajdują się na obszarze danego województwa, a także wydaje decyzje administracyjne w sprawach określonych w ustawie. W zakresie zarzutów dotyczących dyskryminacji grupy dzieci Rada nie zastosowała art. 231 Kpa, stanowiącego, że jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ. W związku z powyższym Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) rozpatrywanie oraz załatwianie skarg zgodnie z właściwością, 2) dostosowanie przepisów wewnętrznych, celem zapewnienia realizacji obowiązku wynikającego z art Kpa, 3) przestrzeganie przepisów wewnętrznych, odnoszących się do kontrolowanego obszaru. Pouczenie: Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze ( 48 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi). Kierownik jednostki kontrolowanej, w wyznaczonym terminie informuje zarządzającego kontrolę o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości ( 49 ust. 1 Regulaminu Kontroli). Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 49 ust. 2 Regulaminu Kontroli). Wobec powyższego uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU PRAWNEGO, NADZORU I KONTROLI 6