WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Warszawa, 7 lipca 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WK-I Pan Stanisław Jastrzębski Wójt Gminy Długosiodło Urząd Gminy Długosiodło ul. Kościuszki Długosiodło WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 kontrolerzy Paweł Kwarciany oraz Marta Skrzecz inspektorzy wojewódzcy w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadzili w dniach od 9 do 16 marca 2015 r. kontrolę problemową w Urzędzie Gminy Długosiodło z siedzibą przy ul. Kościuszki 2. Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących prowadzenia rejestracji osób na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i przeprowadzania kwalifikacji wojskowej oraz prowadzenia rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do 9 marca 2015 r. w zakresie prowadzenia rejestracji na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz okres od 1 stycznia 2013 r. do 9 marca 2015 r. w zakresie prowadzenia rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego z 26 maja 2015 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, przekazuję Panu Wójtowi wystąpienie pokontrolne. 1 Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525).

2 I. Prowadzenie rejestracji na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej Kontrolą objęto stan realizacji zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej w latach 2014 i 2015, określonych w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej 2, rozporządzeniu w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej 3, rozporządzeniu w sprawie kwalifikacji wojskowej 4 oraz rozporządzeniach w sprawie przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2014 i 2015 r. 5 W 2014 r. stawieniu się do kwalifikacji wojskowej podlegało 51 mężczyzn z rocznika 1995, dwóch mężczyzn z roczników starszych oraz 1 kobieta, natomiast w 2015 r. 63 mężczyzn z rocznika 1996 oraz trzech mężczyzn z roczników starszych. Informacja o liczbie mężczyzn i kobiet objętych rejestracją z roczników 1995 i 1996 przesłana została Wojewodzie Mazowieckiemu w terminie określonym w 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej. Listy stawiennictwa osób do kwalifikacji wojskowej zostały sporządzone w dniu, odpowiednio, 4 grudnia 2013 r. oraz 9 grudnia 2014 r. na formularzu zgodnym z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. Lista stawiennictwa osób do kwalifikacji wojskowej w roku 2014 została przekazana powiatowej komisji lekarskiej w terminie określonym w 9 ust. 5 ww. rozporządzenia 6. W jednostce kontrolowanej prowadzono wykaz osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony, zgodnie z regulacją 10 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. Wykaz był na bieżąco aktualizowany w okresie objętym kontrolą wpisano do niego jednego mężczyznę z rocznika 1995, który nie stawił się do kwalifikacji wojskowej w 2014 r. 2 Ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2015 r., poz. 144, z późn. zm.). 3 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 listopada 2009 r. w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej (Dz. U. Nr 202, poz. 1565, z późn. zm.). 4 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra Obrony Narodowej z dnia 23 listopada 2009 r. w sprawie kwalifikacji wojskowej (Dz. U. Nr 202, poz. 1566, z późn. zm.). 5 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Ministra Obrony Narodowej z dnia 12 listopada 2013 r. w sprawie przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2014 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 1491) oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Ministra Obrony Narodowej z dnia 6 listopada 2014 r. sprawie przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2015 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1595). 6 Lista stawiennictwa osób do kwalifikacji wojskowej w 2015 r. do dnia zakończenia czynności kontrolnych nie została przekazana powiatowej komisji lekarskiej. Zgodnie z harmonogramem na 2015 r. kwalifikacja wojskowa na terenie Gminy Długosiodło jest przewidziana w terminie od 1 do 27 kwietnia 2015 r. 2

3 W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Niesporządzenie rejestrów osób urodzonych w roku 1994 oraz w roku 1995, objętych rejestracją na potrzeby kwalifikacji wojskowej, a w konsekwencji nieprzekazanie ich właściwemu wojskowemu komendantowi uzupełnień. Zaniechaniem takim naruszono wymogi 3 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej, zgodnie z którym Wójt lub burmistrz (prezydent miasta) sporządza rejestr corocznie, w terminie do dnia 5 stycznia roku następującego po roku, w którym osoby ukończyły 18 lat życia oraz Jeden egzemplarz rejestru ( ) wójt ( ) przekazuje wojskowemu komendantowi uzupełnień niezwłocznie po sporządzeniu. 2. Ujęcie w listach stawiennictwa z lat 2014 i 2015 danych wszystkich kobiet z rocznika, odpowiednio, 1995 i 1996, pomimo że nie podlegały one obowiązkowi stawienia się do kwalifikacji wojskowej 7. Stosownie do art. 48 ust. 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej obowiązkowi stawienia się do kwalifikacji wojskowej mogą zostać poddane kobiety posiadające kwalifikacje przydatne do czynnej służby wojskowej oraz kobiety pobierające naukę w celu uzyskania tych kwalifikacji, które w danym roku szkolnym lub akademickim kończą naukę albo będące studentkami lub absolwentkami szkół wyższych, które w danym roku kalendarzowym kończą dziewiętnaście lat życia. Dane kobiet podlegających obowiązkowi stawienia się do kwalifikacji wojskowej ujmowane są w imiennych wykazach sporządzanych przez właściwych wojskowych komendantów uzupełnień, które przesyłane są wójtom (burmistrzom, prezydentom miast), stanowiąc następnie podstawę do sporządzenia przez nich list stawiennictwa. 3. Nieujęcie na liście stawiennictwa do kwalifikacji wojskowej w 2014 r. danych dwóch mężczyzn z roczników starszych figurujących w wykazie osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej, a w konsekwencji niewezwanie tych osób do stawienia się do kwalifikacji wojskowej. Zaniechaniem takim naruszono wymogi 4 ust. 1 oraz 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej, zgodnie z którym Wójt ( ) sporządza ( ) listę, na podstawie wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony ( ) wykorzystując dane osobowe z ewidencji ludności ( ) oraz Wójtowie ( ) wzywają osoby do stawienia się do kwalifikacji wojskowej za pomocą wezwań. 7 W 2014 r. kwalifikacji wojskowej podlegała jedna kobieta z rocznika 1995, która została wskazana w przekazanym przez Wojskową Komendę Uzupełnień w Wyszkowie wykazie kobiet podlegających wezwaniu na kwalifikację wojskową. 3

4 4. Nieodnotowanie w jednym przypadku 8 w liście stawiennictwa mężczyzn z 2014 r. informacji o nazwisku rodowym. Zaniechaniem takim naruszono wymogi określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. 5. Sporządzenie wezwań do kwalifikacji wojskowej w roku 2014 na druku niezgodnym z wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. Przedstawiając powyższe informuję, że realizację zadań związanych z rejestracją osób na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w zakresie: przestrzegania terminu przekazania wojewodzie danych o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestrów, terminowości przekazania list stawiennictwa powiatowej komisji lekarskiej, terminowości wzywania osób do kwalifikacji wojskowej oraz prowadzenia i aktualizowania wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony ocenia się pozytywnie, kompletności danych zawartych w listach stawiennictwa do kwalifikacji wojskowej ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami, obowiązku sporządzania rejestrów osób objętych rejestracją ocenia się negatywnie. II. Prowadzenie rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości W okresie objętym kontrolą w rejestrze działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości dokonano sześciu wpisów, wprowadzono pięć zmian danych objętych wpisem oraz wykreślono siedem wpisów 9. Kontroli poddano wszystkie wpisy, zmiany oraz wykreślenia. Wydano sześć zaświadczeń potwierdzających wpis do rejestru przedsiębiorców oraz cztery zaświadczenia potwierdzające zmianę wpisu, a także siedem decyzji o wykreśleniu przedsiębiorców z rejestru działalności regulowanej. Decyzje zawierały wszystkie elementy wynikające z art. 107 kpa 10. Poddane kontroli wpisy do rejestru oraz zmiany w tych wpisach dokonane zostały zgodnie z właściwością miejscową organu rejestrowego, na podstawie wniosków przedsiębiorców 8 Dotyczy poz. 13 listy stawiennictwa 2014 mężczyźni. 9 Wszystkie wykreślenia zostały dokonane na wniosek przedsiębiorców. 10 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267, z późn. zm.). 4

5 zawierających dane określone w art. 9c ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach 11, do których dołączono załączniki wymienione w art. 9c ust. 4 i 5 ww. ustawy. Za dokonanie wpisów oraz zmian we wpisach pobrane zostały opłaty skarbowe w wysokościach określonych w ustawie o opłacie skarbowej 12. Rejestr działalności regulowanej prowadzony był w sposób określony w art. 9b ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz zawierał dane wynikające z art. 9b ust. 4 ww. ustawy. Dla każdego przedsiębiorcy wpisanego do rejestru prowadzono akta rejestrowe, zgodnie z wymogiem art. 66 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej 13. W okresie kontrolowanym nie wydawano decyzji o odmowie dokonania wpisu do rejestru oraz decyzji o zakazie prowadzenia działalności. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Przekroczenie 7-dniowego terminu na dokonanie jednego wpisu 14 oraz jednej zmiany we wpisie 15 powyższych czynności dokonano w 8. dniu od daty wpływu wniosków. Działaniem takim naruszono wymogi art. 67 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, który stanowi, że Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do tego rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu do tego organu wniosku ( ). 2. Wydanie decyzji w sprawie wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru działalności regulowanej 16 z przekroczeniem miesięcznego terminu określonego w art kpa, bez skierowania do strony zawiadomienia o niezałatwieniu sprawy w terminie, wskazującego przyczyny zwłoki oraz nowy termin załatwienia sprawy. Działaniem takim naruszono regulacje zawarte w art oraz art. 36 kpa, zgodnie z którymi Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca ( ), przy czym O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie ( ) organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Obowiązek ten ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. 11 Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2013 r., poz. 1399, z późn. zm.). 12 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 1628, z późn. zm.). 13 Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r., poz. 584). 14 Dotyczy wpisu figurującego w rejestrze pod numerem rejestrowym 1/ Dotyczy wpisu figurującego w rejestrze pod numerem rejestrowym 1/ Decyzja z dnia 20 września 2013 r., znak RZ BK. 5

6 3. Nieprzekazanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej CEIDG) informacji o wpisie przedsiębiorcy do rejestru działalności regulowanej oraz o wykreśleniu z rejestru w przypadku wszystkich poddanych badaniu wpisów oraz wykreśleń wpisów. Zaniechaniem takim naruszono wymogi art. 37 ust. 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zgodnie z którym informacje o wpisie do rejestru działalności regulowanej oraz wykreśleniu z rejestru są ( ) przekazywane do CEIDG przez odpowiednie ( ) organy prowadzące rejestry działalności regulowanej ( ), niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po uzyskaniu informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy, której dotyczą, wraz z podaniem daty uprawomocnienia i znaku sprawy ( ). 4. Nieprzekazanie marszałkowi województwa wykazu podmiotów wpisanych w styczniu, lutym, wrześniu i październiku 2013 r. do rejestru działalności regulowanej 17 lub wykreślonych z tego rejestru 18. Ponadto w dwóch przypadkach 19 przekazane marszałkowi województwa informacje nie zawierały danych, o których mowa w art. 9b ust. 4 pkt 4 i 5 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, tj. informacji w zakresie rodzaju odbieranych odpadów komunalnych oraz numeru rejestrowego. Zaniechaniem takim naruszono wymogi art. 9c ust. 9 i 10 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, zgodnie z którym ( ) Wójt, burmistrz lub prezydent miasta przekazuje marszałkowi województwa wykaz podmiotów wpisanych w danym miesiącu do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz wykreślonych z tego rejestru, zawierający dane, o których mowa w art. 9b ust. 4. ( ) Wykaz ( ) jest przekazywany do końca miesiąca następującego po okresie objętym wykazem 20. Ustalono również, że wykreśleń wpisów z rejestru działalności regulowanej na wniosek przedsiębiorców dokonano w formie decyzji administracyjnych, jednakże w podstawie prawnej powyższych decyzji przywołano przepis art. 9j ust. 2 pkt 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, który stanowi podstawę do wykreślenia wpisu z urzędu. Ponadto przedmiotowe decyzje zostały wydane pomimo nieuiszczenia przez przedsiębiorców opłaty skarbowej w wysokości 10 zł. 17 Dot. numerów rejestrowych 1/2013, 2/2013, 3/2013, 5/2013 i 6/ Dot. numerów rejestrowych 6/2012 i 1/ Dot. wykazów przekazanych w lutym oraz lipcu 2014 r. (pisma oznaczone RZ BK oraz RZ BK). 20 Z dniem 1 lutego 2015 r. przepis art. 9c ust. 9 i 10 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach uległ zmianie obecnie stanowi, że wykazy należy przekazywać do końca stycznia następnego roku po okresie objętym wykazem. 6

7 Podkreślić należy, że art. 73 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, stanowiący, że Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej wykreśla wpis przedsiębiorcy w rejestrze na jego wniosek nie wskazuje formy, w jakiej należy dokonać przedmiotowej czynności. Mając jednak na uwadze treść cytowanego powyżej przepisu, zobowiązującego organ do wykreślenia wpisu przedsiębiorcy z rejestru działalności regulowanej na jego wniosek, a także treść art kpa, zgodnie z którym W przypadkach, o których mowa w art pkt 2 21, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu można uznać, że potwierdzenie dokonania wnioskowanej czynności przez organ administracji publicznej powinno nastąpić bądź w formie zaświadczenia, bądź zwykłego pisma. Ponadto w treści pisma informującego o dokonaniu przez organ zmian w rejestrze 22 nie wskazano zakresu dokonanych zmian, ograniczając się do stwierdzenia, że W odpowiedzi na wniosek, który wpłynął do Urzędu Gminy w Długosiodle w dniu 24 kwietnia 2014 r. informuję, że w Rejestrze Działalności Regulowanej Gminy Długosiodło dokonano zmian, o które Państwo wnioskowaliście. Mając na uwadze, że zaświadczenie stanowi urzędowe potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego, z jego treści powinny wynikać okoliczności, których istnienie potwierdza. Przedstawiając powyższe informuję, że ustalenia kontroli wskazują na niezachowanie należytej staranności przy stosowaniu przepisów regulujących sposób realizacji kontrolowanego zadania, co skutkowało powstaniem opisanej powyżej nieprawidłowości. W związku z powyższym realizację zadania w przedmiocie prowadzenia rejestru działalności regulowanej w zakresie: zachowania właściwości miejscowej organu ewidencyjnego, weryfikacji kompletności danych w rejestrze, a także wniosków o wpis oraz załączników do wniosku, realizacji obowiązku pobierania opłaty skarbowej za dokonanie wpisu lub zmianę wpisu, terminowości wydawania zaświadczeń potwierdzających wpis/zmianę danych we wpisie, kompletności elementów decyzji administracyjnych, spełnienia przesłanek uzasadniających dokonanie wykreśleń wpisu z rejestru ocenia się pozytywnie, terminowości dokonania wpisów/zmian danych we wpisach oraz wydawania decyzji administracyjnych ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. 21 Zaświadczenie wydaje się, jeżeli: ( ) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. 22 Dot. numeru rejestrowego 7/

8 Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Wójta do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Sporządzania rejestrów osób objętych rejestracją na potrzeby kwalifikacji wojskowej oraz przekazywania ich właściwemu wojskowemu komendantowi uzupełnień, zgodnie z wymogami określonymi w art. 3 ust. 1 i 3 rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej. 2. Sporządzania list stawiennictwa zgodnie z wymogami 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej, tj. ujmowania kobiet na listach stawiennictwa tylko w oparciu o imienne wykazy kobiet podlegających wezwaniu do kwalifikacji wojskowej przekazane przez wojskowego komendanta uzupełnień. 3. Ujmowania na listach stawiennictwa do kwalifikacji wojskowej danych osób z roczników starszych figurujących w wykazie osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej oraz wzywania ich do stawienia się do kwalifikacji wojskowej, zgodnie z wymogami określonymi w 4 ust. 1 oraz 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. 4. Odnotowywania w listach stawiennictwa nazwiska rodowego, zgodne z wymogiem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. 5. Sporządzania wezwań do kwalifikacji wojskowej na druku zgodnym z wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. 6. Dokonywania wpisów do rejestru działalności regulowanej oraz zmian we wpisach w terminie wskazanym w art. 67 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. 7. Wydawania decyzji w sprawie wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru działalności regulowanej w terminach wskazanych w art kpa, a w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie informowania stron o przyczynach zwłoki oraz wskazywania nowego terminu załatwienia sprawy, zgodnie z art. 36 kpa. 8. Przekazywania do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej informacji o wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru działalności regulowanej oraz wykreśleniu z rejestru, zgodnie z wymogiem określonym w art. 37 ust. 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. 9. Przekazywania marszałkowi województwa informacji o podmiotach wpisanych do rejestru działalności regulowanej lub wykreślonych z niego, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 9c ust. 9 i 10 w związku z art. 9b ust. 4 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. 8

9 Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej 23 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Wójta do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Joanna Zych Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 23 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 9