Łódź, 31 maja 2012 r. PNK-IV WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki Łódź, 31 maja 2012 r. PNK-IV Pan Andrzej Dawid Przewodniczący Rady Gminy Wróblew Pan Tomasz Woźniak Wójt Gminy Wróblew WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ), 27 kwietnia 2012 r. w Urzędzie Gminy Wróblew, dalej zwanym Urzędem, przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków przez organy Gminy w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Wójta 15 maja 2012 r. (bez zgłoszenia zastrzeżeń), w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Działalność podmiotu kontrolowanego w przedmiocie kontroli oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Urząd Gminy Wróblew jest organizacyjnie przygotowany do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. W siedzibie Urzędu została wywieszona w widocznym miejscu informacja, 1

2 o której mowa w art. 253 Kpa. Nie wskazano jednak, zgodnie z 3 powołanego przepisu, iż przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Wójta odbywają się po godzinach pracy. Pani Sekretarz Gminy wyjaśniła, że kierownik jednostki kontrolowanej lub jego zastępca nie przyjmowali obywateli w sprawach skarg i wniosków po godzinach pracy, ponieważ dotychczas nie było takiej potrzeby. Pomimo powyższego wskazała, że obecnie trwają prace nad zmianą Regulaminu organizacyjnego Urzędu, w celu dostosowania regulacji dotyczących zasad przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków. W Regulaminie organizacyjnym Urzędu rzetelnie uregulowano najważniejsze kwestie m.in. określono komórki organizacyjne i osoby zajmujące się rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz sprawujące nadzór w powyższym zakresie. Ponadto umieszczono zapisy wskazujące sposób prowadzenia stosownego rejestru. W trakcie kontroli zbadano 5 spraw, co stanowi 100% ogółu skarg i wniosków załatwionych w okresie objętym kontrolą. W wyniku kontroli stwierdzono w przypadku 2 spraw nieprawidłowość polegającą na naruszeniu zasady pierwszeństwa postępowania administracyjnego przed skargowym, wyrażonej w art. 234 Kpa. Skargi zarejestrowane pod poz. 1/2011 i 3/2011, które dotyczyły postępowania administracyjnego, rozpatrzyła w drodze uchwały Rada Gminy Wróblew, dalej zwana Radą. Z wyjaśnień wynika, że Rada podjęła uchwałę mając na względzie pismo organu nadzoru. Należy w tym miejscu zauważyć, że Wojewoda Łódzki w piśmie z 13 października 2011 r. wezwał Radę do zajęcia stanowiska w formie uchwały, nie zaś do rozpatrzenia skarg. Powyższe pismo było reakcją na wcześniejsze pismo Przewodniczącego Rady, informujące o stanowisku Rady wobec skarg 1/2011 i 3/2011. Przewodniczący wyjaśnił, że stanowisko to zostało wypracowane na zwołanym specjalnie posiedzeniu wspólnym komisji stałych Rady Gminy. Jednak organ kontroli wskazuje, że zgodnie z poglądem wyrażanym w orzecznictwie sądowym w przypadkach, w których ustawodawca przyznał radzie gminy możliwość wypowiedzenia się w jakichkolwiek kwestiach merytorycznych powinno to mieć miejsce w formie uchwały (wyrok WSA w Bydgoszczy w sprawie II SA/Bd 930/07). W odniesieniu do powyższych spraw należy wskazać, że zgodnie z art. 234 Kpa w sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania, zgodnie z przepisami Kpa, a skarga pochodząca od innych osób stanowi materiał, który organ prowadzący postępowanie powinien rozpatrzyć z urzędu. Zatem w omawianym przypadku Rada na podstawie art. 231 Kpa winna przekazać skargi organowi, przed którym toczyło się postępowanie administracyjne, tj. Wójtowi. 2

3 Mając jednak na uwadze fakt, iż do rozpatrzenia powyższych skarg zastosowano tryb określony w Dziale VII Kpa należy zauważyć, że w sprawach tych nie skierowano zawiadomień, o którym mowa w art. 36 Kpa, tj. o wyznaczeniu nowego terminu rozpatrzenia skargi i powodach zwłoki, czym został naruszony art Kpa. Powyższe stanowi nieprawidłowość. Wyjaśnienie Przewodniczącego Rady wskazujące, że toczyło się postępowanie administracyjne przed Wójtem, i w związku z tym skarżący byli na bieżąco informowani o stanowisku Wójta w sprawach stanowiących przedmiot skarg nie mogło zostać uznane za uzasadnione. W myśl art organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W razie niezałatwienia skargi w powyższym terminie stosuje się odpowiednio przepisy art Kpa (art Kpa). Odpowiedzi na powyższe skargi nie zawierały pouczenia o treści art. 239 Kpa, co narusza art zd. 2 Kpa i stanowi nieprawidłowość. Jak wyjaśnił Przewodniczący Rady obowiązek ich zamieszczenia został przeoczony. W jednej sprawie przyjęto, iż pismo zawiera dwa wnioski w rozumieniu Działu VIII Kpa. Z wyjaśnień Sekretarza Gminy wynika, że w jego ocenie żądanie wnioskodawców miało na celu przyczynienie się do lepszego zaspokajania potrzeb mieszkańców gminy. Powyższe wyjaśnienie nie mogło zostać uznane za uzasadnione. Treść pisma jednoznacznie wskazuje, że zawarto w nim podania w sprawach indywidualnych, których tryb załatwienia został uregulowany w przepisach powszechnie obowiązujących. Dokonana kwalifikacja stanowi nieprawidłowość. W sprawie 1/2012 został naruszony 7-dniowy termin na przekazanie skargi według właściwości, określony w art. 231 Kpa. Notatka służbowa oraz uzasadnienie do powyżej przywołanej uchwały potwierdzają, że kontrolowany organ dążył do rzetelnego i pełnego ustalenia okoliczności mogących mieć wpływ na rozpatrzenie skargi i z tego powodu doszło do uchybienia, polegającego na przekroczeniu ww. terminu instrukcyjnego. W jednej ze spraw Przewodniczący Rady zawiadomił Ministerstwo Środowiska (które przekazało Radzie skargę do rozpatrzenia) o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy i jednocześnie podał przyczyny zwłoki. Pismo zostało skierowane do wiadomości skarżącego. Powyższe stanowi uchybienie, gdyż adresatem ww. pisma, sporządzonego na podstawie art. 36 Kpa, winien być bezpośrednio zainteresowany, tj. skarżący. `Podkreślenia wymaga fakt, iż w pozostałym zakresie zadania dotyczące przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków realizowane były w sposób prawidłowy i rzetelny. Osobami odpowiedzialnymi za wyżej określone nieprawidłowości są: 1) Wójt Gminy Wróblew w związku z obowiązkiem nadzorowania podległych pracowników; 2) Rada Gminy Wróblew w zakresie spraw załatwianych przez Radę, 3

4 3) Sekretarz Gminy w związku z obowiązkiem zapewnienia prawidłowej obsługi obywateli przez Urząd oraz nadzorowania i kontrolowania rozpatrywania skarg i wniosków; 4) pracownicy merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu, biorący udział w procesie rozpatrywania skarg i wniosków. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) dostosowanie godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków do wymogów art Kpa; 2) wzmożenie nadzoru w zakresie przestrzegania zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, wyrażonej w art Kodeksu postępowania administracyjnego; 3) wzmożenie nadzoru nad terminowością załatwiania spraw skargowo-wnioskowych w Urzędzie, a w razie braku możliwości zachowania ustawowego terminu na rozpatrzenie skargi lub wniosku stosowanie odpowiednio art. 36 w związku z art Kpa; 4) zajmowanie przez Radę stanowiska w sprawach skarg i wniosków wyłącznie w formie uchwały, 5) wzmożenie nadzoru nad formalną poprawnością pism kierowanych w sprawach skarg i wniosków, 6) zamieszczanie w rejestrze skarg i wniosków pism spełniających przesłanki, o których mowa w Dziale VIII Kpa. Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag 4

5 i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5