WOJEWODA ŁÓDZKI. SO-III Łódź, dnia 14 czerwca 2016 r. Pan Karol Rajewski Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, dnia 14 czerwca 2016 r. Pan Karol Rajewski Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 525 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w związku z art. 9 ust. 1 i art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r., poz. 391) zespół kontrolerów w składzie: Iwona Kozłowska kierownik oddziału spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Monika Karpierz starszy inspektor wojewódzki i Monika Panasiuk starszy inspektor w oddziale spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniące funkcje członków zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu wydawania dowodów osobistych przez Burmistrza Gminy i Miasta Błaszki. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 12 kwietnia 2016 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa przy wykonywaniu czynności, związanych z wydawaniem dowodów osobistych, zawartych w ustawie z dnia z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, w okresie od dnia 1 marca 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Karol Rajewski Burmistrz Gminy i Miasta Błaszki, pl. Niepodległości 13, Błaszki. ul. Piotrkowska 103, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość wydawania dowodów osobistych oraz udostępnianie danych osobowych z Rejestru Dowodów Osobistych i udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż zadania objęte kontrolą w zdecydowanej większości były realizowane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o dowodach osobistych, obowiązujących w okresie poddanym kontroli. Kontroli poddano dokumentację dotyczącą 55 dowodów osobistych, co stanowi 5% ogólnej liczby dowodów osobistych wydanych w kontrolowanym okresie, w tym dokumentację dotyczącą 10 dowodów osobistych wydanych osobom małoletnim oraz 10 przypadków dotyczących utraty bądź uszkodzenia dowodów osobistych. We wszystkich skontrolowanych przypadkach wnioski o wydanie dowodu osobistego oraz formularz odbioru dowodu osobistego były zgodne z wzorami określonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu ( Dz. U. z 2015 r., poz. 212). Wnioski o wydanie dowodu osobistego składane były przez uprawnione osoby osobiście w siedzibie organu gminy. W przypadku osób małoletnich wnioski składane były przez jednego z rodziców, co jest zgodne z art. 25 ust. 2 ustawy o dowodach osobistych. W przypadku osób obowiązanych do posiadania dowodu osobistego z uwagi na osiągnięcie pełnoletności, wnioski składane były nie wcześniej niż 30 dni przed datą 18 urodzin, co spełnia wymogi art. 25 ust. 3 powołanej ustawy. Tożsamość osób ubiegających się o wydanie dowodu osobistego ustalana była każdorazowo zgodnie z 9 powołanego wyżej rozporządzenia, tj. na podstawie przedłożonego przez wnioskodawcę dotychczasowego dowodu osobistego, a w przypadku osób nie posiadających takiego dokumentu, na podstawie danych zawartych w dostępnych rejestrach publicznych. Dowody osobiste odbierane były przez osoby, które złożyły wniosek. Osoby te każdorazowo potwierdzały odbiór dokumentu tożsamości poprzez wpisanie daty odbioru oraz złożenie czytelnego podpisu na formularzu odbioru dowodu osobistego. Dokumentacja zgromadzona w kopertach dowodowych zawiera wniosek o wydanie dowodu osobistego oraz formularz odbioru dowodu osobistego, na którym widnieje data odbioru dowodu, nr dowodu oraz podpis odbiorcy. Koperty dowodowe są oznaczone w sposób zgodny z wymaganiami określonymi w ustawie tj. zawierają imię i nazwisko osoby, imię ojca, datę urodzenia, numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego.

3 3 Skontrolowano 10 przypadków, w których zgłoszona została utrata dowodu osobistego bądź jego uszkodzenie. Zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego dokonywane były na formularzu utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, którego wzór stanowi załącznik do powołanego wyżej rozporządzenia. Każdorazowo organ prawidłowo zweryfikował dane posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego. Utracone lub uszkodzone dowody osobiste były unieważniane w Rejestrze Dowodów Osobistych z dniem zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, co odpowiada wymogom określonym w art. 50 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych. W zakresie udostępniania danych osobowych na podstawie ustawy o dowodach osobistych weryfikacji podlegała dokumentacja dotycząca 20 wniosków o udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. W 8 sprawach organ rozpatrywał wniosek w oparciu o art. 65 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych, w 12 przypadkach wnioski dotyczyły udostępnienia dokumentacji związanej z dowodami osobistymi na podstawie art. 75 powołanej ustawy. W 19 przypadkach udostępniono żądane informacje. W sprawie oznaczonej nr USC udzielono informacji, iż osoba, której udostępnienia danych żądano, nie figuruje w rejestrach Gminy Błaszki. Tymczasem zgodnie z art. 65 ust. 1 w zw. z art. 57 ust. 1 ustawy o dowodach osobistych, organy gmin udostępniają dane w trybie jednostkowym, w zakresie posiadanego dostępu, który obejmuje całość danych gromadzonych w RDO. Tym samym istnieje prawna możliwość złożenia wniosku o udostępnienie danych z centralnego rejestru dowodowego do dowolnie wybranej gminy, nawet tej, która nie założyła danego rekordu w RDO, jak również nie posiada koperty dowodowej poszukiwanej osoby. Zauważyć bowiem należy, iż w przeciwieństwie do poprzedniego stanu prawnego, Rejestr Dowodów Osobistych zasilany jest danymi wprowadzanymi w czasie rzeczywistym, bezpośrednio przez same gminy (art. 57 ust. 2 ustawy). Praca wszystkich organów gmin odbywa się zatem na jednej bazie danych, co z jednej strony zapewnia integralność wszystkich gromadzonych w RDO informacji, z drugiej zaś gwarantuje referencyjność całego rejestru, co w konsekwencji pozwala na realizację ustawowo zdefiniowanego zadania w postaci udostępniania danych jednostkowych z RDO przez dowolny organ gminy. Zatem nieudzielenie w omawianej sprawie informacji skutkuje powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu art. 65 ust. 3 ustawy o dowodach osobistych. Przyczyną powstałej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w stosowaniu ww. przepisu, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania

4 4 z zakresu dowodów osobistych. W sprawach oznaczonych numerami USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC udostępniono dane w oparciu o wnioski niezgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 1604). W opisanych przypadkach organ winien wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku tj. złożenia wniosku na formularzu określonym w ww. rozporządzeniu pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpatrzenia. Powyższe skutkuje powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu art Kpa, zgodnie z którym w przypadku, gdy podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Przyczyną powstałej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w stosowaniu przepisów Kpa, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania z zakresu dowodów osobistych. Z wyjaśnień udzielonych przez pracownika wynika, iż wnioskodawcy nie zostali wezwani do usunięcia braku formalnego, gdyż były to podmioty wymienione w art. 72 ust. 2 pkt 1. ustawy o dowodach osobistych. Jednocześnie pracownik poinformował, że od dnia 1 stycznia 2016 r. wnioskodawcy, którzy złożyli nieprawidłowy wniosek, wzywani są do uzupełnienia braku formalnego. We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioski pochodziły od podmiotów realizujących zadania publiczne, którym dane udostępniane są nieodpłatnie. Kontrola wykazała, że we wszystkich przypadkach zakres udostępnionych przez organ gminy danych był zgodny z żądaniem wnioskodawcy. W każdym weryfikowanym wniosku stwierdzono, że osoba udostępniająca dane osobowe, posiadała stosowne upoważnienie Burmistrza Błaszek, a udzielona wnioskodawcy odpowiedź opatrzona była pieczęcią z upoważnienia Burmistrza. Wobec powyższego działalność organu gminy w kontrolowanym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Burmistrza do zobligowania pracownika wykonującego zadania z zakresu dowodów osobistych

5 5 do przestrzegania przepisów ustawy o dowodach osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w zakresie udostępniania danych osobowych. Jednocześnie proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Z poważaniem z up. Wojewody Łódzkiego Z-ca Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Krystyna Godala