PNK-IV Łódź, 3 marca 2014 r.

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 3 marca 2014 r. Pani Bożena Rybak Przewodnicząca Rady Gminy Ładzice Pani Wioletta Pichit Wójt Gminy Ładzice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 1, w dniu 21 listopada 2013 r. przeprowadzona została kontrola organów Gminy Ładzice, tj. Rady Gminy Ładzice 2 oraz Wójta Gminy Ładzice 3 z siedzibą przy ul. Wyzwolenia 36, Ładzice, której zakresem było przyjmowanie oraz załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2012 r. do 31 października 2013 r r.: Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 5 listopada 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 78/2013), 1 j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 267; dalej zwanej Kpa. 2 dalej zwana Radą. 3 dalej zwanym Wójtem Gminy Ładzice lub Wójtem. 1

2 2) Krzysztof Strychalski Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Członka Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 79/2013). W okresie objętym kontrolą funkcję Przewodniczącego Rady do 11 października 2013 r. pełnił Pan Zenon Śliwiński 4, zaś od wskazanej wyżej daty funkcję tą pełni Pani Bożena Rybak. 5 Wójtem Gminy Ładzice jest Pani Wioletta Pichit. Pisemnych wyjaśnień udzielali: Przewodnicząca (w zakresie spraw załatwianych przez Radę) oraz Pani Małgorzata Kańska-Kipigroch Sekretarz Gminy (odnośnie spraw załatwianych przez Wójta). Mając na uwadze poniżej wskazane ustalenia, działalność Rady należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami, natomiast działalność Wójta pozytywnie z uchybieniami. I. Przygotowanie organizacyjne. Gmina Ładzice jest przygotowana organizacyjnie do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Wewnętrzne kwestie objęte kontrolą, w tym obowiązki i zadania zostały uwzględnione w Regulaminie Organizacyjnym 6 Urzędu Gminy Ładzice 7 oraz w zakresach czynności pracowników. Rozpatrywanie skarg kierowanych do Wójta i referatów urzędu, badanie ich zasadności, analizowanie źródeł i przyczyn ich powstawania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe załatwianie skarg należy do zadań wspólnych komórek organizacyjnych. 8 Sekretarz Gminy nadzoruje terminowe załatwiania skarg i wniosków. 9 Koordynacją rozpatrywania skarg i wniosków, przyjmowaniem interesantów w tych sprawach oraz organizowaniem kontaktów z Wójtem, Sekretarzem bądź kierowaniem interesantów do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu, zajmują się pracownicy Referatu Organizacyjnego. 10 Skargi i wnioski, które wpłynęły do Urzędu, ewidencjonowane są w kolejności wpływu w centralnym rejestrze skarg i wniosków Urzędu i odrębnym rejestrze prowadzonym dla Rady dalej Przewodniczący. 5 dalej Przewodnicząca. 6 dalej Regulamin. 7 dalej Urząd pkt 7 Regulaminu pkt 7 Regulaminu pkt 1 lit. d i e Regulaminu Regulaminu. 2

3 II. Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz zamieszczanie wymaganych informacji. Zgodnie z wywieszoną w siedzibie jednostki informacją, interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmują: a) Wójt w każdy wtorek, w godzinach od do 17.30, b) Przewodnicząca, jeden raz w tygodniu, w godzinach Ponadto w jednostce kontrolowanej zamieszczono informację o osobach przyjmujących i koordynujących rozpatrywanie skarg i wniosków. Powyższe świadczy o zrealizowaniu wymogów określonych w art Kpa oraz rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. 12 III. Załatwianie skarg i wniosków. W okresie objętym kontrolą w centralnym rejestrze skarg i wniosków odnotowano 34 pisma, które wpłynęły do Wójta, a w ewidencji prowadzonej dla Rady 3 skargi oraz 3 wnioski (wszystkie ujęte uprzednio również w rejestrze centralnym). W toku kontroli do badania wylosowano 3 skargi i 1 wniosek załatwiane przez Radę oraz 6 wniosków załatwianych przez Wójta, co stanowi 25% wszystkich spraw. 1. W 1 sprawie stanowisko odnośnie zarzutów dotyczących radnego zostało wyrażone w piśmie Przewodniczącego Rady. 13 Z uzyskanych wyjaśnień wynika, że pismo to miało charakter wyłącznie informacyjny - skarga stanowiła przedmiot sesji Rady, jednak pozostawiono ją bez rozpatrzenia przyjmując, iż obowiązujące przepisy nie przewidują organu właściwego i trybu rozpatrywania skargi na radnego. 14 Wyjaśnienia zostały uznane za zasadne, bowiem Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku, sygn. akt III SA/Gd 536/11, stwierdził, że za wyniki zgodnych z prawem działań wynikających z wykonywania mandatu radnego radny odpowiada przed wyborcami. Oczywiście w tym przypadku chodzi o odpowiedzialność polityczną, weryfikowaną podczas wyborów do rady gminy następnej kadencji. W związku z taką regulacją normatywną nie ma jakichkolwiek podstaw aby radzie gminy (miasta) przypisywać kompetencje organu quasi - dyscyplinarnego w stosunku do radnych. Ustawa o samorządzie gminnym zgodnie z przyjętym modelem tzw. wolnego mandatu radnego nie 12 Dz. U. Nr 5, poz Akta kontroli str Akta kontroli str

4 zawiera bowiem przepisu, który mógłby stanowić podstawę normatywnej regulacji w w/w zakresie o charakterze wykonawczym. 2. W 2 sprawach załatwianych przez Radę został naruszony termin rozpatrzenia skargi, określony w art Kpa, przy czym do skarżących nie została skierowana informacja na podstawie art. 36 w związku z art Kpa. 15 Powyższe zaniechania stanowią nieprawidłowości. Przewodnicząca wyjaśniła, iż ze względu na statutowy tryb rozpatrywania skarg, w przypadku przedłużenia terminu, jego ścisłe określenie nie jest możliwe. 16 Wyjaśnień tych nie można uznać za zasadne. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art Kpa organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. 17 W zawiadomieniu winien zostać określony konkretny termin do którego nastąpi załatwienie sprawy. 3. Wylosowane z rejestru skarg i wniosków Rady pismo (wezwanie do usunięcia naruszenia, o którym mowa w art. 101 ustawy o samorządzie gminnym 18 ) błędnie zostało zaewidencjonowane, bowiem w istocie nie stanowiło skargi lub wniosku w rozumieniu działu VIII Kpa. 19 Powyższe stanowi uchybienie. 4. W zakresie spraw załatwianych przez Wójta ustalono, że: a) 2 pisma 20 prawidłowo zakwalifikowano jako wnioski i procedowano we właściwym trybie, przy czym odpowiedziom nadano nieprawidłowe symbole klasyfikacyjne. Powyższe odstępstwo od stanu pożądanego ma charakter wyłącznie formalny i nie spowodowało negatywnych następstw dla kontrolowanej działalności. Z tego względu zakwalifikowano je jako uchybienie. b) 4 wystąpienia 21 zostały odnotowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków, pomimo iż nie stanowiły wniosków w rozumieniu działu VIII Kpa (pisma te zostały załatwione jako sprawy merytoryczne). O ile bowiem wniosek może dotyczyć usprawnienia organizacji organu, a jego celem może być np. zwiększenie efektywności jego działania, o tyle żądanie podjęcia konkretnych działań w sprawach o charakterze indywidualnym wykracza poza ramy pojęciowe wniosku, wyznaczone treścią przepisu art. 241 kpa. Na marginesie zaznaczyć należy, że w rejestrze nie dokonano stosownej adnotacji w uwagach do omawianych wpisów. Powyższe w świetle powołanego w pkt 4.a) uzasadnienia również stanowi uchybienie. 15 Akta kontroli str Akta kontroli str Odpowiednio art. 36 Kpa. 18 j.t. Dz. U. Z 2013 r., poz Akta kontroli str , /2012, 10/ /2012, 18/2012, 23/2012, 5/

5 W związku z powyższym Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) przestrzeganie terminu załatwienia skargi, a w przypadku ryzyka jego przekroczenia, stosowanie art Kpa, 2) wzmożenie nadzoru w zakresie ewidencjonowania pism w centralnym rejestrze skarg i wniosków oraz rejestrze prowadzonym dla Rady, 3) nadawanie zawiadomieniom o sposobie załatwienia wniosku właściwych symboli klasyfikacyjnych. Pouczenie: Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze ( 48 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi). Kierownik jednostki kontrolowanej, w wyznaczonym terminie informuje zarządzającego kontrolę o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości ( 49 ust. 1 Regulaminu Kontroli). Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 49 ust. 2 Regulaminu Kontroli). Wobec powyższego uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Staszyńska Dyrektor Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5