WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Warszawa, 2 grudnia 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WK-I Pan Artur Ciecierski Burmistrz Gminy Zakroczym Urząd Gminy Zakroczym ul. Warszawska Zakroczym WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1, Iwona Janik Kośko starszy inspektor wojewódzki oraz Magdalena Ośko inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadziły w dniach od 10 do 21 sierpnia 2015 r. kontrolę w Urzędzie Gminy Zakroczym, z siedzibą przy ul. Warszawskiej 7. Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących prowadzenia rejestracji osób na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i przeprowadzania kwalifikacji wojskowej oraz prowadzenia rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do 10 sierpnia 2015 r. w zakresie prowadzenia rejestracji na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz okres od 1 stycznia 2013 r. do 10 sierpnia 2015 r. w zakresie prowadzenia rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego z 28 października 2015 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, przekazuję Panu Burmistrzowi wystąpienie pokontrolne. 1 Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525).

2 I. Prowadzenie rejestracji na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej Kontrolą objęto stan realizacji zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej określonych w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej 2, rozporządzeniu w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej 3, rozporządzeniu w sprawie kwalifikacji wojskowej 4 oraz w rozporządzeniach w sprawie przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2014 i 2015 r. 5 W 2014 r. rejestracją objętych zostało 42 mężczyzn i 38 kobiet z rocznika 1995, przy czym kwalifikacji wojskowej podlegało 42 mężczyzn z rocznika 1995 oraz 5 mężczyzn z rocznika starszego. W 2015 r. rejestracją objętych zostało 36 mężczyzn i 50 kobiet z rocznika 1996, przy czym kwalifikacji wojskowej podlegało 36 mężczyzn z rocznika 1996 oraz 6 mężczyzn z roczników starszych 6. Rejestry osób objętych rejestracją z roczników 1995 i 1996 sporządzone zostały w dwóch egzemplarzach, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej, oddzielnie dla każdego rocznika mężczyzn i kobiet. Informacje o liczbie mężczyzn i kobiet urodzonych w 1995 r. oraz 1996 r. wpisanych do rejestrów przesłane zostały Wojewodzie Mazowieckiemu, odpowiednio, 20 stycznia 2014 r. oraz 9 stycznia 2015 r., tj. w terminie określonym w 5 ust. 1 powyższego rozporządzenia. Listy stawiennictwa osób do kwalifikacji wojskowej w latach zostały sporządzone na formularzu zgodnym z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej, odpowiednio, 30 grudnia 2013 r. i 29 grudnia 2014 r., tj. w terminie określonym w 9 ust. 5 ww. rozporządzenia. Wszystkie osoby podlegające obowiązkowi stawienia się do kwalifikacji wojskowej w 2014 r. i 2015 r. poinformowane zostały o jej przeprowadzeniu poprzez doręczenie imiennych wezwań za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W jednostce kontrolowanej prowadzono wykaz osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony, zgodnie z regulacją 10 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia 2 Ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2015 r., poz. 827). 3 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 listopada 2009 r. w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej oraz założenia ewidencji wojskowej (Dz. U. Nr 202, poz. 1565, z późn. zm.). 4 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra Obrony Narodowej z dnia 23 listopada 2009 r. w sprawie kwalifikacji wojskowej (Dz. U. Nr 202, poz. 1566, z późn. zm.). 5 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Ministra Obrony Narodowej z dnia 12 listopada 2013 r. w sprawie przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2014 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 1491) oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministra Obrony Narodowej z dnia 17 listopada 2014 r. w sprawie przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w 2015 r. (Dz. U. z 2014 r., poz. 1595). 6 Badaniu poddano 100% spraw. 2

3 w sprawie kwalifikacji wojskowej. Wykaz był na bieżąco aktualizowany. W okresie objętym kontrolą nie było osób, które nie dopełniły obowiązku stawienia się do kwalifikacji wojskowej. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Nieodnotowanie w rejestrach osób objętych rejestracją wojskową w 2014 r. i 2015 r. (rocznik podstawowy 1995 i 1996) we wszystkich pozycjach poddanych kontroli daty ujęcia w rejestrze, a ponadto w jednym przypadku 7 w rejestrze mężczyzn adresu i daty zameldowania na pobyt stały. Działaniem takim naruszono wymogi określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej. 2. Przekazanie rejestru osób objętych rejestracją wojskową w 2014 r. sporządzonego 30 grudnia 2013 r. do Wojskowego Komendanta Uzupełnień 22 stycznia 2014 r. Zgodnie z wymogiem 3 ust. 3 rozporządzenia o kwalifikacji wojskowej, jeden egzemplarz rejestru burmistrz przekazuje wojskowemu komendantowi uzupełnień niezwłocznie po sporządzeniu. 3. Nieodnotowanie we wszystkich pozycjach listy stawiennictwa z 2014 r. oraz z 2015 r. danych dotyczących adresu do korespondencji. Zaniechaniem takim naruszono wymogi określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej 8. Ponadto w jednostce brak było dowodów potwierdzających przekazanie list stawiennictwa do kwalifikacji wojskowej w 2014 r. i 2015 r. do powiatowej komisji lekarskiej w terminie wskazanym w 9 ust. 5 rozporządzenia o kwalifikacji wojskowej, zgodnie z którym jeden egzemplarz listy organ przekazuje powiatowej komisji lekarskiej nie później niż na siedem dni przed rozpoczęciem kwalifikacji wojskowej. Zgodnie z wyjaśnieniem z 19 sierpnia 2015 r. pracownika Urzędu Stanu Cywilnego, listy stawiennictwa do Powiatowej Komisji Lekarskiej w Nowym Dworze Mazowieckim przekazano osobiście jej sekretarzowi bez pisma przekazującego, odpowiednio, w dniach 6 marca 2014 r. oraz 8 kwietnia 2015 r. Ponadto w rejestrze osób objętych rejestracją wojskową w 2015 r. (rocznik podstawowy 1996) ujęto dane jednej kobiety, która w dniu sporządzenia rejestru nie posiadała adresu pobytu stałego na terenie Gminy Zakroczym, a adres zameldowania na pobyt czasowy trwający powyżej 3 miesięcy na terenie Zakroczymia upłynął 3 lutego 2013 r. Zgodnie z wymogami 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej Komórka urzędu gminy właściwa w sprawach ewidencji ludności przekazuje komórce tego urzędu dokonującej czynności rejestracyjnych dane o osobach, które w danym roku kalendarzowym 7 Dotyczy poz. 15 rejestru mężczyzn (rocznik podstawowy 1996). 8 Zgodnie z wyjaśnieniem pracownika Urzędu Stanu Cywilnego z 19 sierpnia 2015 r. ( ) Nie wpisano w kolumnie 8 list stawiennictwa adresu do korespondencji, ponieważ osoby nie podawały adresu do korespondencji, osoby zamieszkują pod adresem stałego zameldowania ( ). 3

4 ukończyły lub ukończą 18 lat życia i zameldowały się na pobyt stały lub pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące albo wymeldowały się z tego pobytu ( ), a zatem dane kobiety nie powinny być ujęte w ww. rejestrze. Przedstawiając powyższe informuję, że realizację zadań związanych z rejestracją osób na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej w zakresie: przestrzegania terminu sporządzenia rejestru osób objętych rejestracją, obowiązku przekazania rejestru osób objętych rejestracją wojskowemu komendantowi uzupełnień, terminu przekazania wojewodzie danych o liczbie mężczyzn i kobiet wpisanych do rejestrów, a także terminowości wzywania osób do kwalifikacji wojskowej oraz prowadzenia i aktualizowania wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony ocenia się pozytywnie, terminu przekazania list stawiennictwa powiatowej komisji lekarskiej oraz kompletności danych zawartych w listach stawiennictwa do kwalifikacji wojskowej ocenia się pozytywnie z uchybieniami, kompletności danych zawartych w rejestrach osób objętych rejestracją ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. II. Prowadzenie rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości W rejestrze działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości dokonano dziewięciu wpisów, wprowadzono osiem zmian 9 danych oraz wykreślono sześć wpisów. Kontroli poddano wszystkie ww. czynności, stwierdzając, że na ich potwierdzenie organ wydał stosowne zaświadczenia. Poddane kontroli wpisy oraz zmiany dokonane zostały zgodnie z właściwością miejscową organu rejestrowego, na podstawie wniosków przedsiębiorców zawierających dane określone w art. 9c ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach 10, do których dołączono załączniki wymienione w art. 9c ust. 4 ww. ustawy. Rejestr działalności regulowanej prowadzony był w sposób określony w art. 9b ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz zawierał dane wynikające 9 Wpłynęło 9 wniosków o zmianę danych, w tym 1 pozostawiono bez rozpatrzenia. 10 Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2013 r., poz. 1399, z późn. zm.). 4

5 z art. 9b ust. 4 ww. ustawy. Dla każdego przedsiębiorcy wpisanego do rejestru prowadzono akta rejestrowe, zgodnie z wymogiem art. 66 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej 11. W okresie kontrolowanym nie wydawano decyzji o odmowie dokonania wpisu do rejestru oraz zakazie prowadzenia działalności. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Wystąpienie rozbieżności pomiędzy informacjami wskazanymi we wniosku o wpis do rejestru działalności regulowanej oraz ujętymi w rejestrze, a zawartymi w zaświadczeniu potwierdzającym dokonanie wpisu 12 w zaświadczeniu wskazano wyłącznie kody oznaczające rodzaj odpadów od do , z pominięciem kodów odpadów z grupy 15 i 17, ujętych we wniosku oraz w rejestrze. 2. Niepobranie w 6 przypadkach 13 opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia potwierdzającego wykreślenie wpisu z rejestru na wniosek przedsiębiorcy, czym naruszono wymogi określone w pkt. 21. części II załącznika do ustawy o opłacie skarbowej 14, zgodnie z którym za wydanie zaświadczenia pobiera się opłatę w wysokości 17 zł. 3. Dokonanie sześciu wpisów 15 oraz siedmiu zmian 16 we wpisach do rejestru z przekroczeniem 7 dniowego terminu, określonego w art. 67 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. 4. Nieprzekazanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej CEIDG) informacji o trzech wpisach 17 oraz wykreśleniu przedsiębiorcy z rejestru działalności regulowanej w przypadku wszystkich poddanych kontroli wykreśleń wpisów. Ponadto ustalono, że informacje o dwóch 18 wpisach do rejestru działalności regulowanej zostały przekazane do CEIDG nieterminowo. Działaniem takim naruszono wymogi określone w art. 37 ust. 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zgodnie z którym informacje o wpisie lub wykreśleniu przedsiębiorcy z rejestru działalności regulowanej są ( ) przekazywane do CEIDG przez odpowiednie ( ) organy prowadzące rejestry działalności regulowanej ( ), niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po uzyskaniu informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy, której dotyczą, wraz z podaniem daty uprawomocnienia i znaku sprawy ( ). 11 Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r., poz. 584, z późn. zm.). 12 Dot. numeru rejestrowego 21/ Dot. wszystkich wniosków o wykreślenie wpisu z rejestru poddanych kontroli. 14 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2015 r., poz. 783, z późn. zm.). 15 Dot. numerów rejestrowych 16/2013, 17/2013, 18/2013, 20/2013, 21/2013, 22/ Dot. numerów rejestrowych 2/2012 (wniosek z r. oraz wniosek z r.), 3/2012, 4/2012, 5/2012, 8/2012, 9/ Dot. numerów rejestrowych 22/2013, 23/2014, 24/ Dot. numerów rejestrowych 17/2013, 18/

6 5. Nieprzekazanie marszałkowi województwa wykazu podmiotów wpisanych w 2013 r. i w 2014 r. 19 oraz wykreślonych w latach z rejestru działalności regulowanej 20. Zaniechaniem takim naruszono wymogi art. 9c ust. 9 i 10 ww. ustawy 21, zgodnie z którym ( ) Wójt, burmistrz lub prezydent miasta przekazuje marszałkowi województwa wykaz podmiotów wpisanych w danym miesiącu do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz wykreślonych z tego rejestru, zawierający dane, o których mowa w art. 9b ust. 4. ( ) Wykaz ( ) jest przekazywany do końca miesiąca następującego po okresie objętym wykazem 22. Ponadto w wyniku kontroli stwierdzono, że: w aktach spraw dotyczących dwóch wniosków o dokonanie wpisu 23 do rejestru działalności regulowanej brak było dowodów potwierdzających, że organ wzywał przedsiębiorców do uiszczenia należnej opłaty skarbowej w trybie art kpa 24 ; zgodnie z wyjaśnieniem Inspektora ds. Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska tego rodzaju wezwania kierowano telefonicznie; organ dokonał trzech wykreśleń 25 wpisów z rejestru na wniosek przedsiębiorcy po upływie, odpowiednio: 15, 34 i 39 dni licząc od dnia wpływu wniosku do urzędu; w myśl ogólnej zasady wyrażonej w art kpa organy administracji są zobowiązane do szybkiego działania w sprawie bez zbędnej zwłoki; w przypadku siedmiu wpisów 26, sześciu zmian 27 we wpisach oraz w trzech wykreśleń 28 wpisów w aktach rejestrowych brak było dowodu doręczenia przedsiębiorcy zaświadczenia potwierdzającego dokonanie ww. czynności zaniechaniem takim naruszono wymogi określone w art. 39 w związku z art kpa, które stanowią, że Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem ( ) oraz Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. 19 Dot. numerów rejestrowych 16/2013, 17/2013, 18/2013, 19/2013, 20/2013, 21/2013, 22/2013, 23/2014, 24/ Dot. numerów rejestrowych 6/2012, 7/2012, 10/2012, 17/2013, 22/ Z dniem 1 lutego 2015 r. przepis art. 9c ust. 9 i 10 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach uległ zmianie obecnie stanowi, że wykazy należy przekazywać do końca stycznia następnego roku po okresie objętym wykazem. 22 W dniu 11 września 2015 r. do Wydziału Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego wpłynęły wykazy podmiotów wpisanych i wykreślonych w danym miesiącu za lata , które zostały przesłane do Marszałka Województwa Mazowieckiego. 23 Dot. numerów rejestrowych 17/2013 i 18/ Pani Inspektor ds. Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska wyjaśniła, że wzywała telefonicznie przedsiębiorców do uiszczenia opłaty skarbowej. 25 Dot. numerów rejestrowych 6/2012, 7/2012, 10/ Dot. numerów rejestrowych 16/2013, 18/2013, 20/2013, 21/2013, 22/2013, 23/2013, 24/ Dot. numerów rejestrowych 2/2012 (zaświadczenie z r. i r.), 3/2012, 4/2012, 5/2012, 8/ Dot. numerów rejestrowych 6/2012, 17/2013, 22/

7 Przedstawiając powyższe informuję, że ustalenia kontroli wskazują na niezachowanie należytej staranności przy stosowaniu przepisów regulujących sposób realizacji kontrolowanego zadania, co skutkowało powstaniem opisanej powyżej nieprawidłowości. W związku z powyższym realizację zadania w przedmiocie prowadzenia rejestru działalności regulowanej w zakresie: zachowania właściwości miejscowej organu ewidencyjnego, weryfikacji kompletności danych w rejestrze oraz kompletności wniosków o wpis i załączników do wniosku, terminowości wydawania zaświadczeń potwierdzających wpis/zmianę danych we wpisie, spełnienia przesłanek uzasadniających dokonanie wykreśleń wpisu z rejestru oraz realizacji obowiązku pobierania opłaty skarbowej za dokonanie wpisu lub zmianę wpisu ocenia się pozytywnie, terminowości dokonywania wpisów do rejestru i ich zmian ocenia się negatywnie. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Burmistrza do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Odnotowywania w rejestrach osób objętych rejestracją wojskową adresu i daty zameldowania na pobyt stały oraz daty ujęcia w rejestrze, zgodnie z wymogami określonymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej. 2. Przekazywania rejestru osób objętych rejestracją wojskową do Wojskowego Komendanta Uzupełnień niezwłocznie po jego sporządzeniu, zgodnie z wymogiem 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. 3. Odnotowywania w listach stawiennictwa rocznika podstawowego adresu do korespondencji, zgodnie z wymogiem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kwalifikacji wojskowej. 4. Ujmowania w zaświadczeniach potwierdzających dokonanie wpisu do rejestru działalności regulowanej danych zgodnych z informacjami zawartymi we wnioskach o wpis oraz prowadzonym rejestrze. 5. Pobierania opłaty skarbowej za wydawanie zaświadczeń potwierdzających wykreślenie wpisu z rejestru na wniosek przedsiębiorcy, zgodnie z wymogami określonymi w pkt. 21. części II załącznika do ustawy o opłacie skarbowej. 6. Dokonywania wpisów oraz zmian we wpisach w rejestrze działalności regulowanej w terminie 7 dni od daty wpływu wniosku, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 67. ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. 7

8 7. Przekazywania do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej informacji o wpisaniu lub wykreśleniu przedsiębiorcy z rejestru działalności regulowanej, zgodnie z wymogiem określonym w art. 37 ust. 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. 8. Przekazywania marszałkowi województwa informacji o podmiotach wpisanych lub wykreślonych z rejestru działalności regulowanej, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 9c ust. 9 i 10 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Ponadto, zwracam uwagę na konieczność: doręczania za pokwitowaniem list stawiennictwa do kwalifikacji wojskowej do powiatowej komisji lekarskiej, zgodnie z 9 ust. 5 rozporządzenia o kwalifikacji wojskowej, ujmowania w rejestrze osób objętych rejestracją wojskową wyłącznie danych osób, które w dniu sporządzenia rejestru posiadają adres pobytu stałego albo adres pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące na terenie Gminy Zakroczym, zgodnie z 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenia kwalifikacji wojskowej, utrwalania w aktach faktu telefonicznego wzywania przedsiębiorców do wniesienia opłaty skarbowej, niezwłocznego dokonywania wykreśleń wpisów z rejestru na wniosek przedsiębiorcy, zgodnie z art kpa, doręczania za pokwitowaniem zaświadczeń potwierdzających dokonanie wpisu, zmiany we wpisie oraz wykreśleniu z rejestru, zgodnie z wymogiem określonym w art. 39 w związku z art kpa. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej 29 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Burmistrza do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Joanna Zych Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 29 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 8