PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.4.7.2014 Gliwice, 16 październik 2014 r. nr kor. UM-557526/2014 Pan Andrzej Bismor SZKOŁA PODSTAWOWA NR 36 ul. ROBOTNICZA 6 44-100 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.4.7.2014 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 2 do 15 września 2014 r. w Szkole Podstawowej im. Johna Baildona nr 36 w Gliwicach przy ul. Robotniczej 6 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW.1711.4.7.2014 z dnia 27 sierpnia 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 9 października 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniony był pan Andrzej Bismor. Temat kontroli Inwentaryzacja aktywów oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r. 2013 poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) inwentaryzację: - rzeczowych aktywów trwałych przeprowadzoną w 2011 r., - pozostałych aktywów przeprowadzoną w 2013 r. b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę 316.148,37 zł, - wydatki majątkowe na kwotę 13.715,99 zł. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą przestrzegano obowiązujących przepisów i procedur za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia.
Wnioski i zalecenia. 1. Brak zakresu obowiązków dla pracownika zatrudnionego na czas zastępstwa na stanowisku specjalisty ds. kadrowo-płacowych. Zalecenie nr 1 Dla każdego pracownika określać aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zgodnie z zasadami określonymi w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., nr 15, poz. 84). 2. Przypadki braku bieżącego prowadzenia ewidencji na koncie 998 (dla rozdziału 80101 417 i 427) zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Zalecenie nr 2 Zapisy w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). 3. Przypadki poinformowania Prezydenta Miasta o dokonanych zmianach w zakresie przeniesień między paragrafami klasyfikacji budżetowej w ramach ogólnych kwot dochodów i wydatków zawartych w planie z przekroczeniem terminów określonych w uchwale Rady Miejskiej. Zalecenie nr 3 Zmian w planie finansowym jednostki dokonywać w sposób określony w 5 pkt. 9) uchwały nr XXXVIII/1103/2010 Rady Miejskiej z dnia 23 września 2010 r. w sprawie określenie jednostek budżetowych, które gromadzą na wydzielonym rachunku dochody, źródeł tych dochodów, ich przeznaczenia, sposobu i trybu sporządzania planu finansowego, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania. 4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej: a) w rocznym sprawozdaniu Rb-28S w pozycji Plan po zmianach wykazanie danych niezgodnych z ewidencją księgową konta 980 dla rozdziału 80101 4170; w zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, b) brak przekazania do urzędu wraz ze sprawozdaniem Rb-28S za okres od początku roku do 30.06.2013 r. wydruku konta 998. Zalecenie nr 4 Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z zasadami określonymi w 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119). Sprawozdania przekazywać do organu prowadzącego zgodnie z wymogami określonymi w zarządzeniu organizacyjnym nr 61/11 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 9 września 2011 r. w sprawie rodzaju, formy, terminów i sposobów sporządzania sprawozdań, materiałów z wykonania budżetu miasta oraz wieloletniej prognozy finansowej. 5. Pracownikowi obsługi przydzielenie odzieży roboczej, której nie uwzględniono w wewnętrznych regulacjach jednostki. 2
Zalecenie nr 5 Przy dokonywaniu wydatków osobowych niezaliczonych do wynagrodzeń przestrzegać zasad określonych w Regulaminie przydziału środków ochrony odzieży i obuwia ochronnego dla pracowników Szkoły Podstawowej nr 36 lub dostosować ww. regulację do potrzeb jednostki. 6. Przypadki dokonywania wydatków z 302, 426 i 606 na podstawie dokumentów nie sprawdzonych i niezatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby. Zalecenie nr 6 Wydatki dokonywać po uprzednim sprawdzeniu i zatwierdzeniu dowodów źródłowych przez osoby odpowiedzialne za wstępną kontrolę merytoryczną oraz formalno-rachunkową wydatków zgodnie z zakresami obowiązków oraz przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione - Komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., nr 15, poz. 84). 7. W zakresie ponoszonych wydatków na wynagrodzenia bezosobowe: a) przypadki braku precyzyjnego określenia w umowach zlecenia terminu wypłaty wynagrodzenia, w związku z czym nie można stwierdzić czy wydatki z ww. tytułów poniesiono w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, b) w umowach zlecenia zawarcie zapisu, iż realizację zlecenia trener odnotowuje w szkolnym dzienniku zajęć dodatkowych, który nie jest realizowany w praktyce, c) zaciągnięcie zobowiązań bez zabezpieczenia środków finansowych w planach finansowych w rozdziałach 92695, 80103, 80101 w 4170; w zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości nie przekroczyła w poszczególnych rozdziałach kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 7 W umowach zawieranych przez jednostkę określać precyzyjnie termin wypłaty wynagrodzenia oraz dostosować ich zapisy do potrzeb jednostki. Zobowiązania finansowe na realizację zadań zaciągać do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonych planach finansowych jednostki, zgodnie z art. 46 ust. 1 oraz 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). 8. Przypadek zaklasyfikowania wydatku do nieprawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej oraz zaewidencjonowanie zakupu składnika majątkowego na nieodpowiednim koncie majątkowym. Skala ujawnionych nieprawidłowości nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 8 Wydatki i składniki majątkowe klasyfikować zgodnie z: a) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (jt. Dz.U. z 2014 r., poz. 1053 z późn. zm.), b) zarządzeniem organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. z późniejszymi zmianami w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. 3
9. Uregulowanie zobowiązań z przekroczeniem ustalonego terminu płatności na łączną kwotę 1.581,34 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Zalecenie nr 9 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). 10. W zakresie, sporządzania dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz regulacji wewnętrznych: a) brak wydania zarządzenia obejmującego inwentaryzację zapasów w magazynie artykułów żywnościowych oraz brak odpowiedniego udokumentowania inwentaryzacji w magazynie, b) po przeprowadzonej inwentaryzacji wg stanu na 31.12 2011 r. zwiększenie wartości budynku głównego w ewidencji księgowej konta 011 roku 2011, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego przyjętego 13 stycznia 2012 r., natomiast w ewidencji analitycznej (księga inwentarzowa) w styczniu 2012 r., c) w arkuszach spisu z natury: przypadki braku wskazania osób materialnie odpowiedzialnych, brak podpisów członków komisji dokonujących spisów na danym polu spisowym, brak dokonania spisów z natury majątku objętego ewidencją ilościową, którego obowiązek wynikał z regulacji wewnętrznych jednostki, d) w instrukcji inwentaryzacyjnej: określenie metody przeprowadzania inwentaryzacji księgozbioru niezgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, brak zawarcia zapisu, iż obiekty szkoły znajdują się na terenie strzeżonym. e) brak przeprowadzenia na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji środków trwałych tj. laptopy. Zalecenie nr 10 W zakresie inwentaryzowania majątku, prowadzenia jego ewidencji i regulacji wewnętrznych: a) inwentaryzację przeprowadzać na podstawie zarządzeń kierownika jednostki określających sposób przeprowadzenia inwentaryzacji za dany rok, jej zakres i terminy o których mowa w 3 obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej, b) zgodnie z art. 20. 1. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, c) dokumentację inwentaryzacyjną sporządzać zgodnie z regulacjami wewnętrznymi jednostki, d) zapisy instrukcji inwentaryzacyjnej dostosować do obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) i potrzeb jednostki, e) zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) inwentaryzację laptopów przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego. 11. Objęcie ewidencją ilościową składników majątkowych o wartości początkowej nie przekraczającej 100,00 zł przy braku decyzji kierownika jednostki. Z uwagi na dokonanie w trakcie kontroli zmian w zasadach rachunkowości zgodnie z pkt. 19a zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 prezydenta Miasta 4
Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku odstępuję od formułowania zalecenia w tym zakresie. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5