Nr KEI.0912/1-4/08 Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie Adres jednostki: 44-325 Mszana, ul. Mickiewicza 92 REGON 240136357 NIP 647-23-75-325 Kontrola przeprowadzona przez: 1. mgr Katarzynę Bylicka- przewodnicząca zespołu kontrolującego 2. mgr Małgorzata Gąsior członek zespołu kontrolującego na podstawie upoważnienia nr OA.0113-8/08 z dnia 09.04.2008 r., wydanego przez Wójta Gminy Mszana Okres objęty kontrolą: od 01.06.2007 do 31.03.2008 r. Termin rozpoczęcia kontroli: 10.04.2008 r. Termin zakończenia kontroli: 11.04.2008 r. Forma organizacyjno-prawna: instytucja kultury Zakres kontroli: 1. Kontrola problemowa finansowa, 2. Etapy przeprowadzenia kontroli i kolejność ich następowania: a) gospodarka finansowa Biblioteki, w tym: - wynagrodzenia osobowe pracowników, - koszty zakupów, robót i usług b) gospodarka składnikami majątkowymi; STAN FAKTYCZNY: I. WEWNĘTRZNE REGULACJE ORGANIZACYJNO-PRAWNE 1.1. Kierownictwo Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie Dyrektorem Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie jest Pani Irena Kuś. Powołana została na stanowisko Dyrektora przez Wójta Gminy Mszana, na podstawie : - zarządzenia nr OA.0151-86/2005 z dnia 29 lipca 2005 r. w sprawie: powołania Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie (okres powołania od 01.08.2005 r. do 31.12.2006 r.), - zarządzenia nr OA.0151-11/07 z dnia 29.0.1.2007 r. w sprawie powołania Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie (okres powołania od 01.02.2007 r. do 31.01.2010 r.). Powołanie nastąpiło po wcześniejszym uzyskaniu pozytywnej opinii od Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich w Katowicach, zgodnie z zapisami art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 25 października o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
W chwili prowadzenia kontroli głównym księgowym Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie jest Pani Blandyna Nowak (zatrudniona w wymiarze ¼ etatu od 01.02.2008 r. na czas nieokreślony). Do 31.01.2008 r. głównym księgowym w GBP była Pani mgr Ewa Petlakowska. W okresie objętym kontrolą : - Pani Ewa Petlakowska od dnia 19.03.2007 r. do 22.07.2007 r. do dnia przebywała na zasiłku chorobowym później urlopie macierzyńskim i wypoczynkowym. Zastępstwo za Panią Petlakowską pełniła Pani Blandyna Nowak (20.02.2007 r. do 31.08.2007 r.) 1.2. Pracownicy Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie W Gminnej Bibliotece zatrudnionych jest łącznie 4 pracowników: - Dyrektor zatrudniony na podstawie powołania, w pełnym wymiarze zatrudnienia; - Główny Księgowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę, w wymiarze zatrudnienia ¼ etatu; - Młodszy bibliotekarz (Filia Biblioteczna w Połomi) zatrudniony na podstawie umowy o pracę, w pełnym wymiarze zatrudnienia (czas określony). - Młodszy bibliotekarz (Filia Biblioteczna w Gogołowej) zatrudniony na podstawie umowy o pracę, w niepełnym wymiarze zatrudnienia tj. ½ etatu; 1.3. Regulamin organizacyjny Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie Organizację oraz zasady funkcjonowania GBP określa Regulamin organizacyjny, opracowany przez Dyrektora Biblioteki, a pozytywnie zaopiniowany przez Wójta Gminy Mszana zarządzeniem nr OA.0151/87/05 z dnia 01.08.2005 r. w sprawie zaopiniowania regulaminu organizacyjnego Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie. 1.4. Osobowość prawna Gminna Biblioteka Publiczna w Mszanie jest instytucją kultury posiadającą osobowość prawną, uzyskaną poprzez wpis do prowadzonego przez Organizatora Rejestru Instytucji Kultury (dla Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie została założona Księga Instytucji Kultury poz. 4). II. GOSPODARKA FINANSOWA GMINNEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W MSZANIE 2.1. Wynagrodzenie pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie Kontrolą objęto wypłatę wynagrodzeń pracowników GBP w miesiącach losowo wybranych, tj.: sierpień i listopad 2007 r., styczeń i marzec 2008 r.. W trakcie kontroli ustalono: Wynagrodzenie dla Dyrektora GBP ustalane jest przez Wójta Gminy Mszana, natomiast wynagrodzenie Głównego Księgowego ustalane jest przez Dyrektora GBP, w oparciu o przepisy: - rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz.U. z 1999 r. Nr 45 poz. 446 z późn. zm.), 2
- ustawę z dnia 03 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz.U. Nr 26 poz. 306 z późn. zm.). Pozostali pracownicy Gminnej Biblioteki Publicznej wynagrodzenie mają ustalane w oparciu o wyżej cytowane rozporządzenie. Premie i nagrody wypłacane są pracownikom (za wyjątkiem Dyrektora i Głównego Księgowego) zgodnie z regulaminami: premiowania i nagradzania (zarządzenie nr 2 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie z dnia 01.08.2005 r. w sprawie przyjęcia regulaminu nagradzania i regulaminu premiowania). W regulaminie ustalono, iż pracownikowi może zostać przyznana: - miesięczna premia w wysokości do 30% wynagrodzenia zasadniczego, - nagroda z okazji dnia pracownika kultury. Tabela nr 1, będąca załącznikiem nr 1 do protokołu zawiera zestawienie ustalonych przez pracodawcę i wypłaconych wynagrodzeń pracownikom w okresie objętym kontrolą. W trakcie kontroli wypłacania wynagrodzeń ustalono: sierpień 2007 r. Listy płac sporządzane (w oparciu o dokumenty źródłowe) techniką komputerową, wg programu płacowego KSP wersja 8,07 moduł Płace zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora (27.08.2008 r.). Nie stwierdzono niezgodności przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia Dyrektorowi i Głównemu Księgowemu. Nie stwierdzono również nieprawidłowości przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia pozostałym pracownikom Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie. listopad 2007 r. Listy płac sporządzane (w oparciu o dokumenty źródłowe) techniką komputerową, wg programu płacowego KSP wersja 8,07 moduł Płace zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora (28.11.2007 r.),. Nie stwierdzono niezgodności przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia Dyrektorowi i Głównemu Księgowemu. Nie stwierdzono również nieprawidłowości przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia pozostałym pracownikom Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie. styczeń 2008 r. Listy płac sporządzane (w oparciu o dokumenty źródłowe) ręcznie (28.01.2008 r.), zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora. 12 pkt. 2 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie określa, iż Listy płac sporządza księgowa w jednym egz., na podstawie odpowiednich sporządzonych (przez odpowiedzialnych za to pracowników jednostki) i sprawdzonych dowodów źródłowych wymienionych w pkt 1, techniką komputerową, wg programu płacowego KSP wersja 8,07 moduł Płace. ( zarządzenie Nr 3/2007 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej z dnia 30.01.2007 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową weszło w życie z dniem podpisania). 3
Nie stwierdzono niezgodności przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia Dyrektorowi i Głównemu Księgowemu. Nie stwierdzono również nieprawidłowości przy ustaleniu wysokości i wypłacie wynagrodzenia pozostałym pracownikom Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie. marzec 2008 r. Listy płac sporządzane (w oparciu o dokumenty źródłowe) techniką komputerową, wg programu płacowego KSP wersja 8,07 moduł Płace zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora (26.03.2008 r.). Ponadto w miesiącu marcu wypłacono: 1. pracownikowi poz. 1 wykazu nagrodę roczną w wysokości 2.200,00 zł brutto (przyznana przez Wójta Gminy Mszana pismo nr KEI. 1130-2/08) - lista sporządzona dnia 26.03.2008 r. 2. pracownikowi poz. 3 wykazu odprawę emerytalną w wysokości 6.932,28 zł brutto - lista płac z dnia 31.03.2008 r. (pismo przyznające odprawę emerytalną z dnia 29.03.2008 r.). 3. pracownikowi poz.3 wykazu ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy lista sporządzona dnia 31.03.2008 r. (1 dzień urlopu wypoczynkowego z 2007 r. + 7 dni urlopu wypoczynkowego z 2008 r. = 8 dni ), - 880,30 zł. Wyjaśnień w sprawie niewykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego (przed rozwiązaniem stosunku pracy z powodu przejścia na emeryturę), złożyła Pani Dyrektor GBP, stanowią one załącznik nr 2 do protokołu. 4. pracownikowi poz. 2 wykazu nagrodę roczna, w wysokości 250,00 zł brutto. Nagrodę wypłacono, mimo, iż z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy z dniem 31.01.2008 r. (pismo przyznające nagrodę z dnia 26.03.2008 r.).. Wyjaśnień w sprawie przyznanie byłemu pracownikowi nagrody udzielił Dyrektor GBP w Mszanie, stanowią one załącznik nr 3 do protokołu. 2.1.1. Terminy wypłaty wynagrodzeń i przekazania zaliczki podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek do zus. Wynagrodzenia pracowników: - sierpień 2007 r. przelew na konta 27.08.2007 r.; - listopad 2007 r. przelew na konta pracowników 28.11.2007 r.; - styczeń 2008 r. przelew na konta pracowników 29.01.2008 r.; - marzec 2008 r. przelew na konta pracowników 27.03.2008 r. oraz 31.03.2008 r. (ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, nagroda roczna, odprawa emerytalna). Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: - sierpień 2007 r. 609,00 zł przelew dnia 27.08.2007 r. - listopad 2007 r. 426,00 zł przelew dnia 28.11.2007 r - styczeń 2008 r. 486,00 zł przelew dnia 29.01.2008 r. - marzec 2008 r. nie przelano (termin do dnia 15.04.2008 r.) Składki na ubezpieczenia społeczne: - sierpień 2007 r. przelewy dnia 27.08.2007 r. : (51) 2.717,58 zł; (52) 610,48 zł; (53) 193,15 zł; 4
- listopad 2007 r. przelewy 28.11.2007 r.: (51) 2.060,97 zł; (52) 474,04 zł; (53) 149,52 zł; - styczeń 2008 r. przelewy 29.01.2008 r. (51) 2.126,28 zł; (52) 519,63 zł; (53) 181,53 zł; - marzec 2008 r. nie przelano (termin do dnia 15.04.2008 r.) 2.2. Ryczałty samochodowe Kontroli poddane zostały wypłacone Dyrektorowi ryczałty za używanie własnego samochodu osobowego stanowiącego własność prywatną do celów służbowych. Z Dyrektorem GBP w Mszanie zawarta została umowa o używanie samochodu osobowego stanowiącego własność prywatną do celów służbowych. W umowie określono, iż: Pracodawca przyznaje Pracownikowi miesięczny limit kilometrów na przejazdy lokalne w wysokości 100 km przebiegu. Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych następuje w formie ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu, o którym mowa w 2 rozporządzenia, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Termin składania oświadczenia o używaniu własnego samochodu osobowego do celów służbowych w przejazdach lokalnych ustala się do dnia 5 następnego miesiąca. Załącznik nr 4 do protokołu zawiera szczegółowe zestawienie wypłaconych dyrektorowi ryczałtów w okresie od 01.06.2007 r. do 31.03.2008 r. Wniesiono zastrzeżenia do ustalenia wysokości ryczałtu za miesiąc listopad 2007 r. W miesiącu tym zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych nastąpił w formie ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu 0,7796 zł i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. W pozostałych miesiącach prawidłowo ustalono wysokość przysługującego pracownikowi ryczałtu. 2.3. Naliczanie i terminowość przekazania środków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia i przekazywania środków finansowych na ZFŚS. Świadczenia z ZFŚS realizowane są na podstawie Regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Gminnej Bibliotece w Mszanie na rok 2007 r., opracowanego na podstawie Ustawy z dnia 04 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz.163, Nr 90, poz.148), wprowadzonym Zarządzeniem Nr FS/1/07 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie z dnia 08.01.2007 r. Załącznik Nr 1 do w/w regulaminu Skład Komisji Socjalnej na 2007 r. Załącznik Nr 2 do w/w regulaminu Podział środków funduszu na 2007 r. Załącznik Nr 3 do w/w regulaminu Tabela dofinansowania na 2007 r W GBP w Mszanie w styczniu 2007 r. zatrudnionych było : 2 pracowników na pełnym etacie, 1 osoba na ½ etatu i jedna osoba na ¼ etatu. Naliczenie odpisu na 2007 r. 5
1) na jednego zatrudnionego - 804,60 x 2,75 etatu = 2.212,65 2) emeryci - 134,10 x 1,00 etat = 134,10 2.346,75 I rata odpisu 75% x 2.346,75 = 1.760,00 przelano w dniu 05.03.2007 r. II rata odpisu 25% x 2.346,75 = 586,75 przelano w dniu 28.09.2007 r. Podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 163), stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie. Zgodnie z powyższym w Gminnej Bibliotece Publicznej dokonano korekty naliczenia odpisu i różnicę w wysokości 177,35 zł przelano na rachunek ZFŚS w dniu 17.10.2007 r. 01/2007 2,75 etaty 02/2007 3,00 etaty 03/2007 3,00 etaty 04/2007 3,00 etaty 05/2007 3,00 etaty 06/2007 3,00 etaty 07/2007 3,00 etaty 08/2007 3,00 etaty 09/2007 3,00 etaty 10/2007 3,00 etaty 11/2007 3,00 etaty 12/2007 3,00 etaty 34,75 : 12 m-cy = 2.896 x 804,60 = 2.330,00 + 134,10 (emeryt) = 2.464,10 Skorygowany odpis - 2.464,10 Planowany odpis - 2.346,75 Różnica - 177,35 - przelew w dniu 17.10.2007 r. Kontrola wykazała, iż naliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest zgodne z przepisami i zachowano terminy przekazania środków na rachunek bankowy ZFŚS. 2.4. Gospodarka środkami pieniężnymi Kontrolą objęto : - stan rachunków bankowych na dzień 31.12.2007 r. - pisemne potwierdzenie sald przez bank W Gminnej Bibliotece w Mszanie nie prowadzi się kasy, obsługa kasowa została powierzona Bankowi Spółdzielczemu w Jastrzębiu Zdroju. 6
Rok 2007 Saldo wynikające Saldo wynikające z wyciągu bankowego z potwierdzenia banku i ewidencji w księgach rachunkowych Bank Spółdzielczy: Rachunek bieżący - 4.688,18 Ma 4.688,18 Wn Rachunek ZFŚS 23,87 Ma 23,87 Wn Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez Bank Spółdzielczy w Jastrzębiu Zdroju poprzez zawiadomienie z dnia 31 grudnia 2007r., potwierdzone pieczątką Banku Spółdzielczego oraz dwoma podpisami, a z drugiej strony podpisem i pieczątką głównej księgowej. Zgodnie z tym zawiadomieniem stan na poszczególnych rachunkach bankowych zgadza się ze stanem w urządzeniach księgowych na dzień 31.12.2007 r. Wydatki Gminnej Biblioteki Publicznej w 2007 r. W 2007 roku jednostka instytucji kultury prowadzi księgi rachunkowe w swojej siedzibie techniką komputerową wg programu finansowo księgowego FK Firmy ANCO Zakład Usług Informatycznych Katowice, zgodnie z wprowadzonymi zmianami w Zakładowym Planie Kont dokonanymi Zarządzeniem Nr 1 Dyrektora GBP w Mszanie z dnia 01.01.2006 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową. System komputerowy ewidencji księgowej spełnia wymogi art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości. System ten zapewnia obsługę w zakresie rachunkowości jednostki umożliwiając m.in.: - prowadzenie kartoteki dowodów księgowych z możliwością jej przeglądania, - przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie czasu, - przeglądanie i drukowanie stanów kont w żądanym okresie - w ujęciu analitycznym i syntetycznym - zapewniona jest automatyczna kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald, - wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Uchwałą Rady Gminy Nr III/17/2006 z dnia 28 grudnia 2006 r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Mszana została dookreślona Dotacja podmiotowa dla Biblioteki w wysokości 139.000,00 zł. W Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie plan działalności na 2007r. został zatwierdzony Zarządzeniem Nr I/2007 Dyrektora GBP z dnia 09.01.2007 r. w sprawie zatwierdzenia planu działalności GBP na 2007 r. Zarządzeniem nr II/2007 Dyrektora GBP z dnia 30.01.2007 r. dokonano zmian w planie działalności polegającej na przeniesieniach między poszczególnymi kosztami. 7
Plan działalności na 2007 rok Przychody ogółem - 139.000,00 W tym: Dotacje - 139.000,00 Dochody własne - 0,00 Koszty ogółem - 139.000,00 W tym: Wydatki pokryte z dotacji - 139.000,00 430 koszty usług obcych - 10.152,00 450 koszty wynagrodzeń - 101.230,00 460 koszty ubezp. społecznych. - 24.085,00 i inne świadczenia pracownicze 470 pozostałe koszty - 1.850,00 480 materiały i wyposażenie - 683,00 490 książki - 1.000,00 Uchwałą Rady Gminy Nr V/25/07 z dnia 26 marca 2007 r. oraz Zarządzeniem Wójta Gminy NR OA.0151/45A/07 z dnia 30.03.2007 r. dokonano zwiększenia dotacji podmiotowej na 2007 r. o kwotę 6.171,00 zł z przeznaczeniem na działalność statutową. Dokonano zmian w planie działalności GBP w Mszanie na 2007 rok - zwiększenie kosztów 480 Materiały i wyposażenie 2.171,00 - zwiększenie kosztów 490 Zakupy książek 4.000,00 Plan działalności po zmianach Przychody ogółem - 145.171,00 W tym: Dotacje - 145.171,00 Dochody własne - 0,00 Koszty ogółem - 145.171,00 W tym: Wydatki pokryte z dotacji - 145.171,00 430 koszty usług obcych - 10.152,00 450 koszty wynagrodzeń - 101.230,00 460 koszty ubezp. społecznych. - 24.085,00 i inne świadczenia pracownicze 470 pozostałe koszty - 1.850,00 480 materiały i wyposażenie - 2.854,00 490 książki - 5.000,00 W trakcie badania wykonania planu finansowego sprawdzono dowody księgowe z okresu od 01 czerwca 2007 r. do 31 grudnia 2007 r. Wydatki poczynione w tym okresie to 8
przede wszystkim drobne zakupy, faktury za rozmowy telefoniczne, książki i prenumeratę oraz wypłaty wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi. Wszystkie kontrolowane dowody były sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym. Kontrola merytoryczna polegała na zbadaniu czy dane zawarte w dowodach odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia jednostki kontrolowanej. Kontrola formalno-rachunkowa polegała na sprawdzeniu czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny pod względem rachunkowym. Gminna Biblioteka Publiczna w Mszanie w 2007 r. otrzymała dotację na zakup nowości wydawniczych w wysokości 7.680 zł w ramach programu Program Operacyjny Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego priorytet 1, rok 2007. W czasie analizy poniesionych wydatków stwierdzono, iż cała kwota dotacji została wykorzystana na zakup nowych książek do biblioteki - 395 woluminów. W okresie od 01.06.2007 31.12.2007 r. z budżetu Gminy Mszana na rzecz GBP w Mszanie przekazano środki finansowe w wysokości 67.200,75 zł w następujących transzach: 17.706,75-21.06.2007 r. 10.015,00-18.07.2007 r. 9.915,00-21.08.2007 r. 9.915,00-12.09.2007 r. 9.915,00-17.10.2007 r. 9.734,00-14.11.2007 r. Podczas kontroli stwierdzono: Dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. Zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora GBP i głównego księgowego. Wypłata potwierdzona odpowiednią adnotacją zapłacono czekiem lub przelewem. Na każdej fakturze znajduje się data wpływu faktury do biblioteki. Zawierają dekretacje zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. W jednym przypadku nastąpiło przekroczenie terminu płatności za usługi telefoniczne; FAK FRB 23668126/008/07 z dnia 08.08.2007 r. na kwotę 199,56 zapłacona w dniu 27.08.2007 r., gdzie termin płatności był określony do dnia 22.08.2007 r. Zapisy księgowe zawierają - datę dokonania operacji, - określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, - opis operacji dowodu księgowego, - kwotę i datę zapisu - oznaczenie kont, których dotyczą - zapisy systematyczne dokonywane w księgach rachunkowych powiązane są z zapisami chronologicznymi, - zapisy w dzienniku dokonywane są w porządku chronologicznym. Dziennik zawiera obroty miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Wydatki Gminnej Biblioteki Publicznej w 2008 r. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. 9
Uchwałą Rady Gminy Nr XIII/88/2007 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Mszana została dookreślona Dotacja podmiotowa dla Biblioteki w wysokości 160.000,00 zł. W Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie plan działalności na 2008r. został zatwierdzony Zarządzeniem Nr 0161/1/2008 Dyrektora GBP z dnia 03.01.2008 r. w sprawie zatwierdzenia planu działalności GBP na 2008 r. Plan działalności na 2008 rok Przychody ogółem - 160.000,00 W tym: Dotacje - 160.000,00 Dochody własne - 0,00 Koszty ogółem - 160.000,00 W tym: Wydatki pokryte z dotacji - 160.000,00 430 koszty usług obcych - 11.700,00 450 koszty wynagrodzeń - 109.122,00 460 koszty ubezp. społecznych. - 22.828,00 i inne świadczenia pracownicze 470 pozostałe koszty - 2.550,00 480 materiały i wyposażenie - 5.800,00 490 książki - 8.000,00 W okresie od 01.01.2008 31.03.2008 r. z budżetu Gminy Mszana na rzecz GBP w Mszanie przekazano środki finansowe w wysokości 64.393,00 zł w następujących transzach: 32.669,00-16.01.2008 r. 10.944,00-21.01.2008 r. 10.390,00-13.02.2008 r. 10.390,00-13.03.2008 r. W trakcie badania wykonania planu finansowego sprawdzono dowody księgowe z okresu od 01 stycznia 2008 do 31 marca 2008 r. Wydatki poczynione w tym okresie to przede wszystkim drobne zakupy, faktury za rozmowy telefoniczne, prenumeratę czasopism oraz wypłaty wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi. Wszystkie kontrolowane dowody były sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym. Kontrola merytoryczna polegała na zbadaniu czy dane zawarte w dowodach odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia jednostki kontrolowanej. Kontrola formalno-rachunkowa polegała na sprawdzeniu czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny pod względem rachunkowym. Podczas kontroli stwierdzono: 10
Dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. Zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora GBP i głównego księgowego. Wypłata potwierdzona odpowiednią adnotacją zapłacono czekiem lub przelewem. Na każdej fakturze znajduje się data wpływu faktury do biblioteki. Zawierają dekretacje zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. W jednym przypadku nastąpiło przekroczenie terminu płatności za usługi telefoniczne; FAK FRB 23668126/001/08 z dnia 08.01.2008 r. na kwotę 150,58 zapłacona w dniu 24.01.2008 r., gdzie termin płatności był określony do dnia 22.01.2008 r. Zapisy księgowe zawierają - datę dokonania operacji, - określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, - opis operacji dowodu księgowego, - kwotę i datę zapisu - oznaczenie kont, których dotyczą - zapisy systematyczne dokonywane w księgach rachunkowych powiązane są z zapisami chronologicznymi, - zapisy w dzienniku dokonywane są w porządku chronologicznym. Dziennik zawiera obroty miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. III. GOSPODARKA SKŁADNIKAMI MAJĄTKOWYCMI 3.1. Inwentaryzacja Zarządzeniem nr 5/2007 z dnia 20 listopada 2007 r.. Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej w Mszanie zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji w Gminnej Bibliotece Publicznej w Mszanie oraz w jej filiach. Inwentaryzacja przeprowadzona winna zostać metodą spisu z natury. Do przeprowadzenia spisu z natury powołane zostały 3 komisje inwentaryzacyjne: odrębna dla Biblioteki Centralnej w Mszanie, i odrębne dla każdej filii bibliotecznej. Inwentaryzacją objęto: - środki trwałe - wartości niematerialne i prawne - druki ścisłego zarachowania. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji, osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia, iż wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do komórki księgowości oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu z natury ujęte w księgach inwentarzowych. Inwentaryzowane składniki spisano na arkuszach spisów z natury. Arkusze zostały wciągnięte do Ewidencji druków ścisłego zarachowania. Arkusze spisu z natury zostały ponumerowane. 1. Gminna Biblioteka Publiczna w Mszanie (centrala) dokonała spisu na arkuszach spisu z natury: - nr 31 zbiory specjalne 310,95 zł (pozycji spisowych 16) - nr 32 środki trwałe 23.070,54 zł (pozycji spisowych 11) - nr 33 wartości niematerialne i prawne 4.683,28 zł - nr 34 do nr 37 środki trwałe umarzane jednorazowo 23.878,53 zł (pozycji spisowych 82). 11
2. Filia Biblioteki w Połomi dokonała spisu na arkuszach spisu z natury: - nr 41 do nr 42 środki trwałe umarzane jednorazowo 11.573,87 zł 3. Filia Biblioteki w Gogołowej dokonała spisu na arkuszach spisu z natury: - nr 41 do nr 42 środki trwałe umarzane jednorazowo 1.472,71 zł Każda z komisji sporządziła sprawozdanie z przebiegu prac komisji spisowej. Stan na 31.12.2007 r.: 1. środki trwałe (k-to 20) stan wg spisu z natury stan wg urządzeń księgowych 23.070,54 zł 23.070,54 zł 2. środki trwałe umarzane jednorazowo (k-to 020) stan wg spisu z natury 37.236,06 zł, tj: - Mszana 23.878,53 zł zbiory specjalne Mszana 310,95 zł - Połomia 11.573,87 zł - Gogołowa 1.472,71 zł stan wg urządzeń księgowych 37.236,06 zł 3. Wartości niematerialne i prawne (K-to 010) Stan wg spisu z natury 4.683,28 zł Stan wg urządzeń księgowych 4.683,28 zł Przeprowadzona została również inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania. Ustalono, iż stan faktyczny jest zgodny ze stanem odnotowanym w księgach druków ścisłego zarachowania. W dniu 31.12.2007 r. dokonano kasacji środków trwałych umarzanych jednorazowo. Wartość skasowanych środków 90,00 zł. Kasacji dokonała komisja działająca w oparciu o zarządzenie dyrektora GBP w Mszanie nr 6 z dnia 20.12.2008 r. Z przebiegu spisu z natury zostały sporządzone przez zespoły spisowe sprawozdania opisowe. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, po 1 egz. dla kontrolującego i kontrolowanego. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. Nr 3. Podpisano bez zastrzeżeń. Załączniki do protokołu: - załącznik nr 1 tabela nr 1 zawierająca zestawienie ustalonych przez pracodawcę i wypłaconych wynagrodzeń w okresie objętym kontrolą; 12
- załącznik nr 2 wyjaśnienia dyrektora w sprawie wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, - załącznik nr 3 wyjaśnienia dyrektora w sprawie wypłacenia byłemu pracownikowi nagrody rocznej, - załącznik nr 4 zestawienie ryczałtów samochodowych wypłaconych dyrektorowi Jednostka kontrolowana: Jednostka kontrolująca: 1. Irena Kuś Dyrektor GBP w Mszanie 1. Katarzyna Bylicka przewodnicząca Zespołu kontrolującego 2. Blandyna Nowak Główna Księgowa 2. Małgorzata Gąsior członek zespołu kontrolującego 13