Protokół kontroli przeprowadzonej w Wiejskim Ośrodku Kultury i Rekreacji w Mszanie

Transkrypt

1 Protokół kontroli przeprowadzonej w Wiejskim Ośrodku Kultury i Rekreacji w Mszanie Adres jednostki: Mszana ul. Mickiewicza 92 REGON: NIP: Kontrola prowadzona przez: 1. mgr Katarzyna Bylicka Przewodnicząca zespołu kontrolującego 2. mgr Małgorzata Gąsior członek zespołu kontrolującego, na podstawie upoważnienia nr OA /07 z dnia r. wydanego przez Wójta Gminy Mszana. Okres objęty kontrolą: rok 2006 Termin rozpoczęcia kontroli: r. Termin zakończenia kontroli: r. Forma organizacyjno-prawna: instytucja kultury Zakres kontroli: 1. Kontrola finansowa - problemowa 2. Etapy przeprowadzenia kontroli i kolejność ich następowania a. Gospodarka finansowa WOKiR w 2006 r. w tym:: - wynagrodzenia osobowe pracowników, - naliczanie i terminowość przekazania środków na ZFŚS, - koszty zakupów, robót i usług, - rozliczenie dotacji otrzymanej na realizację zadań w zakresie pożytku publicznego i wolontariatu b. Gospodarka składnikami majątkowymi, STAN FAKTYCZNY: I. USTALENIA OGÓLNO-ORGANIZACYJNE: 1.1. Wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne Statut Wiejskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji w Mszanie Wiejski Ośrodek Kultury i Rekreacji w Mszanie jest instytucją kultury, utworzoną mocą uchwały nr XXIX/45/2005 Rady Gminy w Mszanie z dnia r., w sprawie: podziału Wiejskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji w Mszanie. Mocą tej uchwały z dniem r. powstały dwie nowe instytucje kultury: Wiejski Ośrodek Kultury i Rekreacji w Mszanie oraz Gminna Biblioteka Publiczna w Mszanie. Statut instytucji kultury jest załącznikiem do tej uchwały. WOKiR Mszana jest gminną jednostką organizacyjną prowadzącą działalność kulturalnooświatową, sportową i rekreacyjną w oparciu o zapisy ustawy z dnia 25 października 1991 r.

2 o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2001 r. Nr 13 poz. 123 z późn. zm.) Osobowość prawna WOKiR Wiejski Ośrodek Kultury i Rekreacji w Mszanie jest instytucją kultury posiadającą osobowość prawną, uzyskaną poprzez wpis do prowadzonego przez Organizatora Rejestru Instytucji Kultury (dla WOKiR założona została Księga Instytucji Kultury poz. Nr 5) Regulamin organizacyjny WOKiR Organizację oraz zasady funkcjonowania Wiejskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji w Mszanie określa Regulamin Organizacyjny, opracowany przez Dyrektora instytucji, a pozytywnie zaopiniowany przez Wójta Gminy zarządzeniem nr OA.0151/115/05 z dnia r. W regulaminie określono m.in.: - zakres działania i zadania Ośrodka, - strukturę organizacyjną Ośrodka - podział zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami, 1.2. Kierownictwo Wiejskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji w Mszanie Dyrektorem Wiejskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji w Mszanie w roku 2006 był Pan mgr Mirosław Szymanek. Z dniem 08 stycznia 2007 r. na prośbę Pana Szymanka stosunek pracy został rozwiązany na mocy porozumienia stron. Od 01 marca 2007 r. na stanowisko dyrektora WOKiR Mszana powołany został Pan Tomasz Miler ( zarządzenie Nr OA /07 Wójta Gminy Mszana z dnia r. w sprawie powołania Dyrektora Wiejskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji w Mszanie) Głównym księgowym Ośrodka jest Pani Blandyna Nowak., zatrudniona na czas nieokreślony, w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj. ½ etatu. II. GOSPODARKIA FINANSOWA WOKiR W MSZANIE W 2006 r Wynagrodzenia pracowników WOKiR Kontrolą objęto wypłatę wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w WOKiR w Mszanie w miesiącach losowo wybranych : kwiecień, lipiec i listopad 2006 r. Listy płac w WOKiR w Mszanie sporządzane są metodą komputerową program KSP Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów Logotech, zgodnie z obowiązującą Instrukcją obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych. W Wiejskim Ośrodku Kultury i Rekreacji w Mszanie wysokość wynagrodzeń pracowników ustalana jest na podstawie Regulaminu wynagradzania pracowników Wiejskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji w Mszanie, który wprowadzony został w życie zarządzeniem nr I/03/01/05 Dyrektora WOKiR w Mszanie z dnia r. Z Regulaminu wynagradzania pracowników zgodnie z Kodeksem Pracy - wyłączone zostały dwie osoby: dyrektor i główny księgowy Wynagrodzenia osób zarządzających instytucją Wynagrodzenie dla Dyrektora WOKiR Mszana ustalane było przez Wójta Gminy Mszana na podstawie przepisów: - rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury, 2

3 prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz.U. z 1999 r. Nr 45, poz. 446 z późn. zm.), - ustawy z dnia 03 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz.U. Nr 26 poz. 306 z późn. zm.). Tabel nr 1 będąca załącznikiem nr 1 do protokołu, obrazuje wynagrodzenia pracowników WOKiR w Mszanie w roku W trakcie kontroli wynagrodzenia wypłacanego Dyrektorowi i głównemu księgowemu stwierdzono: Kwiecień 2006 r.: - Nie stwierdzono nieprawidłowości przy ustaleniu wysokości oraz wypłacie wynagrodzenia Dyrektorowi. - Stwierdzono nieprawidłowości przy ustaleniu wysokości oraz wypłacie wynagrodzenia głównego księgowego: W dniu r. Dyrektor przyznał Głównemu Księgowemu nagrodę roczną w wysokości 1.868,14 zł brutto. Nagroda ta po potrąceniu należnych składek została w dniu r. przekazana na rachunek osobisty pracownika. Dla wypłaty nagrody rocznej nie została sporządzona żadna lista wypłat. Składnik nagroda pojawił się na liście wypłat wynagrodzeń za miesiąc kwiecień 2006 r. Zgodnie z listą wypłaty pracownikowi powinno się przekazać za miesiąc kwiecień 2006 r. na rachunek osobisty wynagrodzenie w wysokości 2.578,23 zł. Tymczasem w dniu r. na konto pracownika przekazano wynagrodzenie w wysokości 1.343,50 zł. Wyliczone wynagrodzenie, które miało być przekazane pracownikowi 2.578,23 zł pomniejszone zostało o nagrodę wypłaconą w dniu r ,73 zł = 1.343,50 zł. Podobny przypadek wystąpił w trakcie poprzedniej kontroli Urząd Gminy przygotował stosowne wystąpienie pokontrolne. 24 stycznia 2006 r. pracodawca ustalił głównemu księgowemu nowe warunki płacy, obowiązujące od dnia r. Zgodnie z ustaleniami, od r. główny księgowy powinien otrzymywać wynagrodzenie zasadnicze wg XVI kategorii zaszeregowania oraz dodatek funkcyjny w wysokości 500,00 zł miesięcznie. Zgodnie z kodeksem pracy główny księgowy zaliczony został do kategorii osób zarządzających, tym samym wyłączony został z regulaminy wynagradzania pracowników. Ustalając nowe wynagrodzenie zasadnicze głównemu księgowemu pracodawca niepotrzebnie wskazywał kategorię zaszeregowania, albowiem zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury, prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz.U. z 1999 r. Nr 45, poz. 446 z późn. zm.), wynagrodzenie zasadnicze głównego księgowego (przy zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy) wynosić winno max 3.400,00 zł miesięcznie. Rozporządzenie nie przewiduje ustalania wysokości wynagrodzenia zasadniczego głównemu księgowemu w oparciu o kategorie zaszeregowania. Pracownikowi ustalono i wypłacano zawyżony dodatek funkcyjny. Od 01 stycznia 2006 r. pracownik ten ma ustalone wynagrodzenie w oparciu o rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury, prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz.U. z 1999 r. Nr 45, poz. 446 z późn. zm.) oraz ustawę z dnia 03 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz.U. Nr 26 poz. 306 z późn. zm.). 3

4 Zgodnie z cyt. rozporządzeniem - 20 pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia tabela nr III: Tabela wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracowników zarządzających dodatek funkcyjny pracownika winien kształtować się następująco: do 135% minimalnej stawki wynagrodzenia, czyli 700,00 zł x 135% = 945,00 zł przy pełnym etacie. Natomiast przy wymiarze zatrudnienia ½ - do 472,50 zł. Tymczasem pracodawca ustalił pracownikowi dodatek funkcyjny w wysokości 500,00 zł. LIPIEC 2006 R r. Dyrektor WOKiR dokonał zmiany warunków wynagrodzenia głównego księgowego z mocą od r. Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia zasadniczego pracodawca niepotrzebnie wskazał kategorię zaszeregowania, zgodnie z którą pracownik powinien otrzymywać wynagrodzenie zasadnicze. Wysokość dodatku funkcyjnego została ustalona w sposób prawidłowy, zgodny z zapisami rozporządzenia. Nie stwierdzono nieprawidłowości przy wypłacie wynagrodzenia Dyrektora WOKiR. LISTOPAD 2006 r r. Dyrektor WOKiR dokonał zmiany warunków wynagrodzenia głównego księgowego z mocą od dnia r. Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia zasadniczego pracodawca niepotrzebnie wskazał kategorię zaszeregowania, zgodnie z którą pracownik powinien otrzymywać wynagrodzenie zasadnicze. Wysokość dodatku funkcyjnego została ustalona w sposób prawidłowy, zgodny z zapisami rozporządzenia. Nie stwierdzono nieprawidłowości przy wypłacie wynagrodzenia Dyrektora WOKiR Wynagrodzenia pozostałych pracowników WOKiR Mszana Warunki wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi WOKiR Mszana określone zostały w oparciu o Regulamin wynagradzania pracowników. Kontrolą objęte zostały wynagrodzenia pracowników wypłacone za miesiące: kwiecień, lipiec i listopad 2006r. Nie stwierdzono nieprawidłowości przy naliczeniu i wypłacie wynagrodzeń pracownikom WOKiR Mszana za miesiące kwiecień, lipiec i listopad 2006 r. Listy płac zatwierdzone są do wypłaty przez dyrektora i głównego księgowego WOKiR. Na listach znajduje się pełna dekretacja. Wynagrodzenia zostały przekazane na rachunki osobiste pracowników: - za miesiąc kwiecień 2006 r r. - za miesiąc lipiec 2006 r r. - za miesiąc listopad 2006 r r. Zgodnie z informacją, którą otrzymali pracownicy (art Kodeksu pracy) wynagrodzenie pracownicy winni otrzymywać w ostatnim dniu danego miesiąca. Wynagrodzenia wszystkim pracownikom przekazywane są na ich osobiste rachunki bankowe. Nie ma to 4

5 odzwierciedlenia w liście płac za miesiąc kwiecień 2006 r.. Z listy płac wynika, iż pracownicy otrzymują wynagrodzenia w gotówce. W WOKiR prowadzone są karty wynagrodzeń pracowników. Karta wynagrodzenia sporządzana dla pracownika zawiera wszystkie składniki wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje w poszczególnych miesiącach danego roku kalendarzowego. Osoba sporządzająca wynagrodzenia posiada wszystkie dokumenty źródłowe, będące podstawą naliczenia wynagrodzenia w danym okresie Terminy przekazania podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek do zus podatek dochodowy od osób fizycznych: PIT 4 za kwiecień 2006 r.: Suma wypłat 1.151,00 zł przelew dnia r. PIT 4 za lipiec 2006 r.: Suma wypłat 1.153,00 zł przelew dnia r. PIT 4 za listopad 2006 r.: Suma wypłat 1.102,00 zł przelew dnia r. Odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne Za miesiąc kwiecień 2006 r. : - ubezpieczenie emerytalne (51) 5.514,80 zł (wypłata) + 319,49 (umowyzlecenia ) = 5.834,29 - ubezpieczenie zdrowotne (52) 1.076,45 zł (wypłata) + 68,88 zł (umowyzlecenia) = 1.145,33 zł - fundusz pracy (53) 370,79 zł Składki odprowadzono przelew dnia r. Za miesiąc lipiec 2006 r.: - ubezpieczenie emerytalne (51) 4.787,73 zł (wypłata) + 319,49 (umowyzlecenia ) = 5.107,22 zł; - ubezpieczenie zdrowotne (52) 934,53 zł (wypłata) + 68,88 zł (umowyzlecenia) = 1.003,41 zł - fundusz pracy (53) 321,91 zł Składki odprowadzono przelew dnia r. Za miesiąc listopad 2006 r. : - ubezpieczenie emerytalne (51) 4.779,20 zł (wypłata) + 319,49 (umowyzlecenia ) = 5.098,69 - ubezpieczenie zdrowotne (52) 947,41 zł (wypłata) + 68,88 zł (umowyzlecenia) = 1.016,29 zł - fundusz pracy (53) 321,33 zł 5

6 Składki odprowadzono przelew dnia r Naliczanie i terminowość przekazania środków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia i przekazywania środków finansowych na ZFŚS. Świadczenia z ZFŚS realizowane są na podstawie Regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Wiejskim Ośrodku Kultury i Rekreacji w Mszanie na rok 2006 r., opracowanego na podstawie Ustawy z dnia 04 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz.163, Nr 90, poz.148), Załącznik Nr 1 do w/w regulaminu Skład Komisji Socjalnej na 2006 r. Załącznik Nr 2 do w/w regulaminu Podział środków funduszu na 2006 r. Załącznik Nr 3 do w/w regulaminu Tabela dofinansowania na 2006 r W WOKiR w Mszanie w styczniu 2006 r. zatrudnionych było : 5 pracowników na pełnym etacie, 1 osoba na ½ etatu. Naliczenie odpisu na 2006 r. 1) na jednego zatrudnionego - 764,25 x 5,50 etatu = 4.203,37 2) emeryci - 127,38 x 2,00 etat = 254, ,13 I rata odpisu 75% x 4.458,13 = 3.343,59 przelano w dniu r ,00 przelano w dniu r ,59 II rata odpisu 25% x 4.458,13 = 1.114,54 przelano w dniu r ,54 W wyciągu WB 126 z dnia r. została przelana i zaksięgowana kwota w wysokości 1.474,54 na którą składają się 1.114,54 odpis 25% oraz kwota 360,00 zł - przelane środki na pokrycie prowizji bankowych. Kontrola wykazała, iż naliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest zgodne z przepisami i zachowano terminy przekazania środków na rachunek bankowy ZFŚS. Opłaty i prowizje pobierane przez bank za prowadzenie wyodrębnionego rachunku środków ZFŚS są księgowane w koszty funduszu. Administrowanie środkami funduszu nie jest tożsame z działalnością socjalną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn.zm.). Koszty ponoszone z związku z administrowaniem funduszem ( a nie w związku z działalnością socjalną w znaczeniu art.2 pkt 1 ustawy), czyli opłaty i prowizje bankowe powinny podlegać zarachowaniu do kosztów działalności operacyjnej jednostki w momencie ich poniesienia jako koszt usług obcych Gospodarka środkami pieniężnymi i gospodarka kasowa Gospodarka środkami pieniężnymi 6

7 Gospodarka środkami pieniężnymi Kontrolą objęto : - stan rachunków bankowych na dzień r. - pisemne potwierdzenie sald przez bank W WOKiR w Mszanie nie prowadzi się kasy, obsługa kasowa została powierzona Bankowi Śląskiemu S.A. Na r. zostały pisemnie potwierdzone salda bankowe, które są zgodne ze stanem ewidencyjnym poszczególnych kont księgowych. Rok 2006 ING Bank Śląski O/Wodzisław Śl. Salda widniejące w potwierdzeniach z banku 1) Rachunek bieżący - 249,70 saldo zgodne z wyciągiem bankowym na r. oraz kontem ) Rachunek ZFŚS 2,84 saldo zgodne z wyciągiem bankowym na r. oraz kontem ) Rachunek na dotacje 1,75 saldo zgodne z wyciągiem bankowym z pożytku publicznego na r. oraz kontem Stała zaliczka r. Zgodnie z 13 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowoksięgowych w Wiejskim Ośrodku Kultury i Rekreacji w Mszanie, pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony może zostać przyznana stała zaliczka, na dokonywanie bieżących zakupów, materiałów i usług, których nie można regulować przelewami. Decyzją nr I/03/2/07 Dyrektora Wiejskiego Ośrodka Kultury i Rekreacji w Mszanie z dnia r. w sprawie przyznania pracownikom zaliczek stałych, postanowiono: - przyznać i dokonać wypłaty zaliczki stałej pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają bezpośrednio drobne, stałe powtarzające się wydatki. Zaliczkę w kwocie 500,00 zł przyznano Pani Beacie Pogorzelskiej. Zaliczka podlega rozliczeniu przez pracownika do dnia r. W dokumentacji WOKiR znajduje się oświadczenie pracownika o ponoszeniu odpowiedzialności za powierzoną stałą zaliczkę. Data przyznania zaliczki stałej r. Data wypłacenia pracownikowi zaliczki stałej r. Zaliczka stała jest odpowiednio zabezpieczona przechowywana w kasie pancernej. Na dzień przeprowadzenia kontroli r.: - zaliczka (gotówka) : 328,71 zł - rachunki zapłacone środkami pochodzącymi z zaliczki: 171,29 zł. 7

8 2.4. Wydatki bieżące Jednostka prowadzi księgi rachunkowe w swojej siedzibie według systemu komputerowego pod nazwą System finansowo-księgowy autor; Logotech, zgodnie z obowiązującą Instrukcją obiegu kontroli i archiwizowania dokumentów finansowoksięgowych. System komputerowy ewidencji księgowej spełnia wymogi art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. System ten zapewnia kompleksową obsługę w zakresie rachunkowości jednostki umożliwiając m.in.: - prowadzenie kartoteki dowodów księgowych z możliwością jej przeglądania, - przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie czasu, - przeglądanie i drukowanie stanów kont w żądanym okresie - w ujęciu analitycznym i syntetycznym Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. W WOKiR w Mszanie plan działalności na 2006 r. został zatwierdzony Zarządzeniem Nr I/03/01/FN/06 z dnia r. w sprawie zatwierdzenia planu działalności WOKiR w Mszanie na 2006 r. Plan działalności na 2006 rok Przychody ogółem ,00 W tym: Dotacje ,00 Dochody własne ,00 Koszty ogółem ,00 W tym: Wydatki pokryte z dotacji , zużycie materiałów i energii , usługi obce , prowizje , wynagrodzenia , ubezpieczenia społeczne , pozostałe koszty , materiały i wyposażenie ,00 Wydatki pokryte z dochodów własnych związanych z działalnością kulturalną 430 usługi obce ,00 Zarządzeniem NR OA /2006 z dnia r. zwiększona została dotacja podmiotowa z budżetu gminy dla WOKiR Mszana z przeznaczeniem na pokrycie kosztów zakupu kotła CO. Zarządzeniem nr I/03//03/FN/06 Dyrektora WOKiR z dnia r. dokonano zmian w planie działalności polegającej na zwiększeniu dotacji podmiotowej o kwotę ,00 zł, oraz zwiększenie kosztów o kwotę ,00 zł na materiały i wyposażenie. 8

9 W 2006 r. WOKiR otrzymał dotację od organizatora w wysokości ,00 a wypracował środki własne na kwotę ,83 zł, co łącznie stanowi ,83 zł Na przychody wypracowane przez instytucję w związku z prowadzoną działalnością składają się: - wynajem sali ,00 - wpłaty z zorganizowanych zabaw ,00 - wpłaty z wycieczek i organizacji imprez ,00 - wpłaty za płyty DVD - 340,00 - wpłaty za ksero - 33,30 - wynajem naczyń kuchennych - 100,00 - złomowanie pieca CO - 576,00 - wpłata za wybicie szyby - 448,35 - wpłaty z festynów ,00 - odsetki od należności - 125,18 Dowody księgowe Styczeń 2006 rok Skontrolowano wydatki poniesione przez WOKiR na działalność statutową w miesiącu styczniu 2006 r. Kontroli poddane zostały dowody księgowe od poz. 1 do poz. 41; od PK 1 do PK 14 Stan początkowy miesiąca 01/ ,57 Obroty za okres od WN ,20 Obroty za okres od MA ,56 Stan końcowy miesiąca 01/ ,21 Saldo na konta 130 zgodne z wyciągiem bankowym z dnia r. W miesiącu styczniu Decyzją nr 1/03/1/06 z dnia r. Dyrektora WOKiR w Mszanie przyznano zaliczkę stałą Pani Beacie Pogorzelskiej, która w związku z wykonywanymi czynnościami służbowymi pokrywa bezpośrednio drobne, stale powtarzające się wydatki. Wysokość zaliczki stałej ustalono w wysokości 1.000,00 zł na okres do dnia r. Dokonano sprawdzenia rozliczenia się pracownika z przyznanej zaliczki i stwierdzono, iż zaliczka w wysokości 1.000,00 zł została wpłacona na konto bankowe jednostki w dniu r WB 173 Kontrolowane dowody księgowe za miesiąc styczeń 2006 r. sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora WOKiR i Głównego Księgowego. Wypłata potwierdzona odpowiednią adnotacją zapłacono czekiem lub przelewem. Zawierają dekretacje zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy księgowe zawierają określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, kwotę i datę księgowania. Stwierdzone nieprawidłowości: 1. Na wydruku z kartoteki konta 130 za okres r. do r. widnieje data księgowania r. Zgodnie z art. 4 ust.3 ustawy o rachunkowości, jednostki powinny prowadzić rachunkowość na podstawie dowodów księgowych, ksiąg 9

10 rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Wyjaśnień w sprawie udzieliła główna księgowa co stanowi załącznik Nr 2 do protokołu 2. W dniu r. wyciąg bankowy WB 12 dokonano wypłaty Polecenia wyjazdu służbowego Nr 1/06 i Nr 2/06. Na powyższych dokumentach brak było podpisu osoby przedkładającej rachunek do wypłaty. Dowody Księgowe Marzec 2006 rok Skontrolowano wydatki poniesione przez WOKiR na działalność statutową w miesiącu marcu 2006r. Kontroli poddane zostały dowody księgowe od poz. 102 do poz. 144; od PK 27 do PK 40. Stan początkowy miesiąca 03/ ,22 Obroty za okres od WN ,22 Obroty za okres od MA ,87 Stan końcowy miesiąca 03/ ,57 Saldo na r. konta 130 jest zgodne z wyciągiem bankowym z dnia r. Kontrolowane dowody księgowe za miesiąc marzec 2006 r. sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora WOKiR i Głównego Księgowego. Wypłata potwierdzona odpowiednią adnotacją zapłacono czekiem lub przelewem. Zawierają dekretacje zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy księgowe zawierają określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, kwotę i datę księgowania. Stwierdzone nieprawidłowości: 1. Na wydruku z kartoteki konta 130 za okres r. do r. widnieje data księgowania r. Zgodnie z art. 4 ust.3 ustawy o rachunkowości, jednostki powinny prowadzić rachunkowość na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Wyjaśnień w sprawie udzieliła główna księgowa co stanowi załącznik Nr 3 do protokołu. 2. W dniu r. dokonano wypłaty Polecenia wyjazdu służbowego Nr 6/06 Na powyższym dokumencie brak było podpisu osoby przedkładającej rachunek do wypłaty. 3. W miesiącu marcu 2006 r. wystąpiły przekroczenia terminu zapłaty faktur: a) Faktura nr z dnia r. na kwotę 282,09 zł za usługi telefoniczne - termin płatności faktury r. - data zapłaty faktury r. b) Faktura nr /2006 z dnia r. na kwotę 37,00 zł za aktualizacje Prawo Pracy - termin płatności faktury r. - data zapłaty faktury r. 10

11 c) Faktura nr 40002/03/2006 z dnia r. na kwotę 47,58 zł za abonament do sieci internetowej - termin płatności faktury r. - data zapłaty faktury r. d) Faktura nr CPK /2006 z dnia r. na kwotę 59,78 zł za dostęp do portalu FK - termin płatności faktury r. - data zapłaty faktury r. Dowody Księgowe Wrzesień 2006 rok Skontrolowano wydatki poniesione przez WOKiR na działalność statutową w miesiącu wrześniu 2006r. Kontroli poddane zostały dowody księgowe od poz. 396 do poz. 447; od PK 117 do PK 131. Stan początkowy miesiąca 09/ ,19 Obroty za okres od WN ,01 Obroty za okres od MA ,79 Stan końcowy miesiąca 09/ ,41 Saldo na r. konta 130 jest zgodne z wyciągiem bankowym z dnia r. W kontrolowanych dowodach księgowych za miesiąc wrzesień znajdowało się wypłacone polecenie wyjazdu służbowego Nr 36/2006 dla Dyrektora WOKiR - organizatora wycieczki na Słowacje. W jednostce funkcjonuje Regulamin podróży służbowych na terenie kraju i za granicą wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora WOKiR w Mszanie Nr I/03/04/2005 z dnia r. Rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej Mszana Słowacja Wyjazd w dniu r. godz Powrót w dniu r. godz Dokonano wypłaty diety; Czas pobytu pracownika - 17 godzin - pełna dieta przyjęto 30 EURO Przelicznik EURO na dzień r. wynosił 3,9513 zł 30 EURO x 3,9513 wynosi 118,53 Dietę wypłacono w dniu r. Zgodnie z 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( Dz.U. Nr 236 poz z późn. zm.), wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Na podstawie załącznika do rozporządzenia przy podróżach do Słowacji dieta wynosi 33 EURO. Jak z powyższego wynika, dieta powinna być wypłacona w przeliczeniu 33 EURO na dzień r. Na podstawie kursu średniego NBP 1 EURO na dzień r. wynosił 3,9513 zł. 33 EURO x 3,9513 wynosi 130,39 11

12 Różnica między prawidłowym obliczeniem diety a wypłaconą dietą wg kursu 30 EURO wynosi 11,86 zł ( 130,39 zł 118,53 zł ) Kontrolowane dowody księgowe za miesiąc wrzesień 2006 r. sprawdzone zostały pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora WOKiR i Głównego Księgowego. Wypłata potwierdzona odpowiednią adnotacją zapłacono czekiem lub przelewem. Zawierają dekretacje zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Zapisy księgowe zawierają określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, kwotę i datę księgowania. Stwierdzone nieprawidłowości: 1. W miesiącu wrześniu 2006 r. wystąpiło przekroczenie terminu zapłaty faktur: - Faktura nr 141/2006 z dnia r. na kwotę 215,32 zł za art. spożywcze na poczęstunek - termin płatności faktury r. - data zapłaty faktury r. W trakcie kontroli sprawdzono dokumentację dotyczącą zakupu i montażu kotła CO w budynku WOKiR w Mszanie 1) FAK Nr 751/SKL/2006 z dnia r. na kwotę ,00 zł, dotyczy zakupu kotła CO z podajnikiem. 2) Umowa o Dzieło Nr V/02/48/06 z dnia r. na kwotę 449,00 zł. Pełnienie nadzoru inwestorskiego przy robotach instalacyjno-budowlanych związanych z wymianą kotła CO. 3) Umowa o Dzieło Nr V/02/48/06 z dnia r. dotyczy przeróbki drzwi wejściowych do kotłowni na kwotę 254,00 zł 4) Umowa z dnia r. pomiędzy WOKiR w Mszanie a Firmą Termomont Instalacje CO i CW na wykonanie wymiany kotła CO w budynku WOKiR w Mszanie. Wynagrodzenie około 4.500,00 zł brutto, po uprzednim przedstawieniu rozliczenia wykonanego zadania. 5) Protokół odbioru końcowego, roboty wykonano w okresie od r do FAK VAT 22/2006 z dnia r. na kwotę 4.500,00 zł brutto. 6) Umowa z dnia r. pomiędzy WOKiR w Mszanie a Firmą Instalatorstwo Elektryczne- Henryk Rduch na wykonanie modernizacji instalacji elektrycznej w kotłowni WOKiR w Mszanie. Wynagrodzenie za powyższe roboty określono w wysokości 466,00 zł brutto; RACH 14/2006 z dnia r. na kwotę 466,00 zł brutto. 7) Umowa z dnia pomiędzy WOKiR w Mszanie a firmą WERED na wykonanie wejścia betonowego do kotłowni. Wynagrodzenie za roboty określono w wysokości 2.252,39 zł brutto 8) Kosztorys powykonawczy na kwotę 2.252,39 zł brutto, protokół odbioru technicznokońcowego robót ; FAK 26/2006 z dnia r. na kwotę 2.252,39 zł Na stan środków trwałych (konto Maszyny i urządzenia) został przyjęty dokumentem OT piec CO w wysokości ,00 kwota zakupu kotła - FAK Nr 751/SKL/2006 z dnia

13 Środki trwałe ujmuje się w ewidencji w wartości początkowej, za którą uważa się: w razie odpłatnego nabycia - cenę ich nabycia ( art. 28 ust 2 ustawy o rachunkowości), która miedzy innymi obejmuje: - cenę zakupu należną sprzedającemu, - koszty transportu, załadunku i wyładunku, - koszty przystosowania, montażu, prób i innych czynności poprzedzających oddanie obiektu do używania, Zatem zakupiony środek trwały powinien być wprowadzony do ewidencji w tak zwanej rozszerzonej cenie nabycia to znaczy wartości wszystkich poniesionych kosztów zarówno bezpośrednich jak i pośrednich poniesionych od momentu zakupu aż do przejęcia środka do używania Rozliczenie dotacji otrzymanej na realizację zadania w zakresie pożytku publicznego i wolontariatu. Umową nr OA.0719/2006 zawartą w dniu r. w Mszanie pomiędzy Gminą Mszana (Zleceniodawcą), a Wiejskim Ośrodkiem Kultury i Rekreacji w Mszanie (Zleceniobiorcą), Zleceniodawca zlecił realizację zadania publicznego określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Zleceniobiorcę w dniu r. Nazwa zadania: Dzieje Mszany Dziedzictwo Gołężyców. W umowie ustalono termin wykonania zadania: od r. do r. Koszty zadania ustalono w następujący sposób: - finansowe środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów zadania 1.846,20 zł; - wnioskowana kwota dotacji 5.300,00 zł Zleceniodawca zobowiązał się do przekazania na realizacje zadania dotacji w wysokości 5.300,00 zł, na wskazany przez WOKiR w Mszanie rachunek bankowy. W umowie błędnie zaznaczono, iż I transza środków zł przekazana zostanie Zleceniobiorcy do dnia r. (kwota w wysokości 5.300,00 zł stanowi całość dotacji, a nie jej transzę). WOKiR w Mszanie dotację na wykonanie zadania otrzymał w dniu r. Rozliczenie zadania : l.p. Koszty programowe Koszt całkowity W tym dotacja W tym środki własne 1. Przygotowanie tekstów, narracja, komentarz a) umowa o dzieło nr V/02/62/06 z dnia r. (zawarta na okres od do ) - przygotowanie tekstów oraz narracja 1.200,00 0, , ,00 0, ,00 13

14 2. Realizacja i montaż filmu 1.200, ,00 0,00 a) realizacja i montaż filmu faktura VAT nr 41a/2006 z dnia r , ,00 0,00 3. Kopiowanie płyt 4.000, ,00 0,00 a) kopiowanie płyt faktura VAT nr 42/2006 z dnia r , ,00 0,00 4. Druk okładki 524,60 0,00 524,60 a) druk okładki na płytę dvd faktura VAT nr 252/06 z dnia r. 524,60 0,00 524,60 5. Przejazdy na nagrania (ok. 155 km) 121,60 0,00 121,60 6. a) polecenie wyjazdu nr 44/2006 w dniu r. Cieszyn i Racibórz b) polecenie wyjazdu nr 46/2006 w dniu Czechy Artykuły spożywcze na prezentację premierową filmu a) artykuły spożywcze faktura VAT nr 249/2006 z dnia r. 58,84 0,00 58,84 62,76 0,00 62,76 121,60 0,00 121,60 100,00 100,00 0,00 100,00 100,00 0,00 Dowody księgowe (faktury, rachunki) związane z realizowanym zadaniem opisane są w sposób prawidłowy na każdym dokumencie jest odwołanie do zawartej umowy, ze wskazaniem z jakich środków fin. następuje płatność (środki własne czy dotacja). Wniesiono następujące uwagi do rozliczenia projektu: - poz. nr 1 bez zastrzeżeń; - poz. nr 2 bez zastrzeżeń; - poz. nr 3 bez zastrzeżeń; - poz. nr 4 bez zastrzeżeń; - poz. nr 5 wniesiono zastrzeżenia: a) polecenie wyjazdu służbowego nr 44/2006: - wyjazd w dniu r.; - cel wyjazdu: uzgodnienia do projektu - miejsce wyjazdu: Cieszyn i Racibórz Polecenie wyjazdu służbowego rozliczone zostało w następujący sposób: Mszana Lubomia r pojazd własny Lubomia Mszana r pojazd własny 75 km x 0,7846 = 58,84 zł 14

15 Polecenie wyjazdu służbowego jako miejsce wyjazdu wskazywało Cieszyn i Racibórz; Polecenie wyjazdu rozliczone w sposób bardzo ogólny. b) polecenie wyjazdu służbowego nr 46/2006: - wyjazd w dniu r.; - cel wyjazdu: realizacja projektu; - miejsce wyjazdu: Czechy Polecenie wyjazdu służbowego rozliczone zostało w następujący sposób: Mszana Podebora pojazd własny Podebora Cieszyn pojazd własny Cieszyn Mszana pojazd własny 80 km x 0,7846 = 62,76 zł Polecenie wyjazdu służbowego jako miejsce wyjazdu wskazywało Czechy rozliczono dodatkowo pobyt w Cieszynie. - poz. 6 wniesiono zastrzeżenie: W dokumentacji projektu brak jest wskazania daty odbycia premiery prezentacji filmu. Inne uwagi do zrealizowanego projektu: Zgodnie z zawartą umową dotacja na realizację zadania przekazana została na specjalnie w tym celu wyodrębniony rachunek bankowy Zleceniobiorcy przeznaczony wyłącznie do operacji związanych z realizacją zadania. Na podstawie przedłożonych dokumentów ustalono, iż wszelkie operacje związane z realizowanym zadaniem dokonywane są na rachunku bankowym założonym przez WOKiR w Mszanie r. Na dzień rozpoczęcia realizacji zadania ( r.) na rachunku przeznaczonym do operacji związanym z projektem ustalono saldo: 0,39 zł saldo początkowe wg stanu na dzień r. 0,19 zł r. odsetki ,58 zł. Środki te nie zostały odprowadzone na rachunek bieżący WOKiR przed rozpoczęciem realizacji zadania. W trakcie realizacji zadania na konto dopisane zostały przez bank odsetki: - 0,64 zł r. odsetki za III kwartał 2006 r. - 0,53 zł r. odsetki za IV kwartał 2006 r ,17 zł Zgodnie z zawartą umową Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem, na jaki je uzyskał i na warunkach określonych niniejszą umową. Dotyczy to także ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji, oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Zleceniodawcę środków, które należy wykorzystać wyłącznie na wykonanie zadania. Odsetki od przekazanych przez Zleceniodawcę środków nie zostały wykorzystane na wykonanie zadania. Na dzień r. na rachunku bankowym wykazane zostało saldo: 1,75 zł. 15

16 III. GOSPODARKA SKŁADNIKAMI MAJĄTKOWYMI 3.1. Środki trwałe Zarządzeniem nr I/03/2/2004 Dyrektora WOKiR w Mszanie z dnia r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową zatwierdzono i wprowadzono Zakładowy Plan Kont dla WOKiR Mszana, który stanowi zał. nr 1 do w/w Zarządzenia, natomiast szczegółowe zasady gospodarki majątkiem jednostki zostały zawarte w Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie stanowiącej zał. nr 3 do wspomnianego Zarządzenia. Zgodnie z 7 w/w planu kont środki trwałe podlegają ewidencji na koncie 020 z podziałem na budynki i budowle, urządzenia techniczne i maszyny, pozostałe środki trwałe. Wartości niematerialne i prawne podlegają ewidencji na koncie 010. Do konta 010 i 020 prowadzona jest jedna łączna księga inwentarzowa. Ponadto prowadzi się drugą księgę inwentarzową do konta 020 dla pozostałych środków trwałych, których wartość nie przekracza wielkości stanowiącej dolną granicę środka trwałego określoną przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Obie księgi prowadzi się ręcznie. Do środków trwałych o niskiej wartości tj. poniżej 200 zł prowadzona jest ewidencja ilościowa na kartotekach ilościowych. Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonuje się w księdze inwentarzowej. Środki trwałe umarzane są miesięcznie wg stawek amortyzacyjnych ustalonych przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. /Dz.U. Nr 54 z 2000 r. poz. 654 z póżn. zmianami/. Do poszczególnych środków trwałych prowadzi się tabele amortyzacyjne, gdzie wykazuje się wartość początkową środka trwałego, stawkę amortyzacyjną, amortyzację roczną oraz wartość umorzenia miesięcznego. Pozostałe środki trwałe w używaniu umarza się w pełnej wartości poprzez spisanie w koszty w momencie przyjęcia środka trwałego. Stany poszczególnych kont przedstawiają się jak niżej: Konto 010 Wartości niematerialne i prawne Bilans otwarcia na r ,95 Saldo na r ,95 Konto 020 Rzeczowe środki trwałe , , środki trwałe WOKiR Mszana Bilans otwarcia na r ,17 Przychody w roku ,00 Rozchody w 2006 r ,00 Saldo na r ,17 Rozchody na tym koncie związane były z likwidacją starego pieca CO. Przychód stanowi zakup nowego pieca CO. Syntetyka rzeczowa środków trwałych zgodna jest z analityką oraz księgą inwentarzową na dzień r. Saldo konta wartości niematerialnych i prawnych zgodne z syntetyką oraz księgą inwentarzową na dzień r. 16

17 środki trwałe umarzane jednorazowo WOKiR Bilans otwarcia na r ,68 Rozchody w roku 2006 kasacja ,32 Przychody w roku ,90 Saldo na r ,26 Rozchody na tym koncie związane były z kasacją wyposażenia dokonaną w dniu Przychody stanowią zakupione wyposażenie ( wyciąg z kartoteki konta środki trwałe jednorazowo umarzane za okres od do ) Konto 050 Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych WOKiR Bilans otwarcia na r ,95 Umorzenie za 2006 r. - 0,00 Saldo na r ,95 Konto 060 Odpisy umorzeniowe środków trwałych , , Odpisy umorzeniowe środków trwałych WOKiR Bilans otwarcia na r ,27 Umorzenie za 2006 r ,60 Likwidacja pieca CO ,00 Saldo na r ,87 Konto 070 Odpisy umorzeniowe jednorazowe Odpisy jednorazowe WOKiR Bilans otwarcia na r ,68 Umorzenie za 2006 r ,90 Protokół kasacji ,32 Saldo na r ,26 Konto 310 Materiały Bilans otwarcia na r ,40 Przychody ,42 Rozchody ,08 Stan na r ,74 Saldo na początku roku i saldo na koniec roku z kartoteki konta 310 zgodne jest z kartą opałową. Na dzień dokonano rozchodu opału za okres od do r. w ilości 26,78 t w wysokości 9.655,08 zł Inwentaryzacja Zarządzeniem nr I/03/05/06 z dnia r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji 17

18 Dyrektor WOKiR Mszana zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez spis z natury wg stanu na r. majątku w Wiejskim Ośrodku Kultury i Rekreacji w Mszanie Inwentaryzacją objęto: - środki trwałe - środki trwałe umarzane jednorazowo - druki ścisłego zarachowania - opał Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołana została komisja inwentaryzacyjna. Osoby materialnie odpowiedzialne za majątek złożyły w dniu przeprowadzenia spisu z natury oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników do chwili rozpoczęcia spisu zostały ujęte w ewidencji ilościowo-wartościowej, ewidencji ilościowej i przekazane do księgowości. Arkusze zostały ponumerowane od nr 1 32, łączna liczba spisanych pozycji 700. Arkusze te zostały wciągnięte do Ewidencji druków ścisłego zarachowania co jest zgodne z dokonanymi zmianami w Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowani w WOKiR Mszana Poszczególne arkusze spisu z natury zostały kolejno ponumerowane. Każda strona arkusza została podpisana przez zespół spisowy a także osobę dokonująca wyceny spisanego majątku. WOKiR Mszana Środki trwałe - Konto stan wg spisu ,17 - stan wg bilansu ,17 Wartości niematerialne i prawne Konto stan wg spisu ,95 - stan wg bilansu ,95 Środki trwałe umarzane jednorazowo - Konto stan wg spisu ,26 - stan wg bilansu ,26 Materiały - Konto stan wg spisu ,74 - stan wg bilansu ,74 Przeprowadzono również inwentaryzację druków ścisłego zarachowania. W wyniku inwentaryzacji ustalono, że stan faktyczny jest zgodny ze stanem odnotowanym w księgach druków ścisłego zarachowania. Stan druków ścisłego zarachowania na dzień r. wg Księgi druków ścisłego zarachowania 18

19 e) Kwitariusz przychodowy - 1 szt. ( nie wykorzystane kwitki 65 szt.) f) Książeczka czekowa - 1 szt. ( nie wykorzystane czeki 25 szt.) g) Książeczka czekowa ZFŚS - 1 szt. ( nie wykorzystane czeki 28 szt.) h) Arkusze spisu z natury - 21 szt. ( pozostało 46-48, 38-50, ) Komisja inwentaryzacyjna sporządziła sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury. W toku inwentaryzacji nie stwierdzono niedoborów oraz nadwyżek. W wyniku spisu ustalono, że stan faktyczny jest zgodny ze stanem księgowym. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, po 1 egz. dla kontrolującego i kontrolowanego. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. nr 11 Podpisano bez zastrzeżeń. Załączniki do protokołu: - załącznik nr 1 tabela wynagrodzeń pracowników - załącznik nr 2 wyjaśnienia głównego księgowego w sprawie niesystematycznego księgowania dowodów księgowych - załącznik nr 3 wyjaśnienia głównego księgowego w sprawie niesystematycznego księgowania dowodów księgowych Jednostka kontrolowana : Zespół kontrolujący: 1. mgr Tomasz Miler Dyrektor 1. mgr Katarzyna Bylicka przewodnicząca Zespołu 2. Blandyna Nowak Główna Księgowa 2. mgr Małgorzata Gąsior członek Zespołu 19