DOWODY KSIĘGOWE I ICH OBIEG

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 14/2013 Kierownika GOPS z dnia r. DOWODY KSIĘGOWE I ICH OBIEG Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są / art. 20 ustawy o rachunkowości / dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej - dowody źródłowe -, które dzielą się na: - zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (faktury, rachunki, noty itp) - zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom, - wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również / art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości / sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: - zbiorcze / wyciągi bankowe, raporty kasowe / - służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, - korygujące poprzednie zapisy, - zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, lub zastępujące dowody źródłowe wyłączone z określonego zbioru i kompletowane w odrębnych zbiorach dokumentów / np. listy płacy /, - rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Zgodnie z art.20 ust.5 stawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione, co najmniej następujące warunki: 1)uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

2 2)możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, 3)stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, 4)dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. Zgodnie z art.21 ust.1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1)określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3)opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, 5)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6)stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Zgodnie z art.21 ust.1a można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Zgodnie z przepisami art. 22 ust. 1-3 ustawy o rachunkowości: - błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego, zawierającego sprostowanie błędu wraz z uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej,

3 - błędy w dowodach wewnętrznych, mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności poprzedniego zapisu i wpisanie treści poprawnej i daty poprawki wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za dokonanie poprawki; nie dopuszczalne jest poprawianie pojedynczych liter lub cyfr oraz dokonywanie w dowodach księgowych przeróbek i wymazywanie poprzedniego zapisu. Dowód księgowy powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zadekretowany. Przedmiotem kontroli merytorycznej jest ocena zasadności dokonanej operacji. Dokonuje jej Kierownik Ośrodka, kontroli formalno-rachunkowej dokonuje główny księgowy. Polega ona na stwierdzeniu czy dowód zawiera wszystkie niezbędne elementy, czy nie zawiera błędów oraz czy obliczenia arytmetyczne są poprawne. Dekretacja polega na wskazaniu miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Za dekretację odpowiada księgowy Ośrodka. Przed zaksięgowaniem dowody są numerowane, co pozwala na szybką identyfikację dowodu z zapisem księgowym. Dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby dokonującej poprawki. Wszystkie dokumenty stanowiące podstawę wypłaty środków przez Ośrodek podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzeniu do wypłaty. Do tych dokumentów należą: 1 Rachunki i faktury, 2 Noty księgowe, 3 Listy płac, 4 Listy wypłat przyznanych przez Ośrodek zasiłków, 5 Listy wypłat przyznanych przez Ośrodek świadczeń rodzinnych i pielęgnacyjnych 6 Ryczałtów i delegacji służbowych. 7 Listy wypłat wynagrodzeń z tytułu Prac Społecznie Użytecznych

4 Listy płac naliczane są w sposób tradycyjny i na ich postawie wynagrodzenia pracowników przekazywane są na konta osobiste pracowników lub w przypadku braku konta lub w przypadku dodatkowego wynagrodzenia tj. nagród, premii - wypłacane gotówką w kasie Ośrodka. Listy wypłat dodatków mieszkaniowych, zasiłków z pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych i pielęgnacyjnych oraz zaliczki alimentacyjne i funduszu alimentacyjnego sporządzane są na podstawie wydanych przez Kierownika Ośrodka decyzji. Decyzje oraz listy wypłat świadczeń rodzinnych i pielęgnacyjnych oraz zaliczek alimentacyjnych i funduszu alimentacyjnego sporządzane są przy użyciu programu komputerowego SR Świadczenia Rodzinne firmy ComputerLand, natomiast decyzje oraz listy wypłat zasiłków z pomocy społecznej sporządzane są w programie POMOST firmy ComputerLand. Wypłaty świadczeń rodzinnych i pielęgnacyjnych, zaliczek alimentacyjnych, funduszu alimentacyjnego oraz zasiłków z pomocy społecznej mogą być dokonywane zgodnie z decyzją w kasie Banku Spółdzielczego w Radzyniu Podlaskim o/milanów, przelewem na poszczególne konta zasiłkobiorców, przekazem pocztowym oraz w kasie Ośrodka. Rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych dokonywane są drogą elektroniczną przy użyciu programu komputerowego PŁATNIK i PŁATNIK ELEKTRONICZNY. Środki do ZUS przekazywane są za pomocą przelewów z rachunku bieżącego Ośrodka drogą elektroniczną tak jak wszystkie przelewy z rachunku Ośrodka za pomocą Systemu Bankowości Elektronicznej lub poprzez przelewy w sposób tradycyjny. Wszystkie dokumenty na podstawie, których następuje przychód lub rozchód środków winny być bezzwłocznie dostarczone do księgowości celem ujęcia ich w księgach rachunkowych. Dokumenty skierowane do księgowości są segregowane i sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym przez głównego księgowego,sprawdzane przez osoby upoważnione do składania podpisów pod względem merytorycznym, i zatwierdzane przez Kierownika Ośrodka lub podczas jego nieobecności poprzez osoby przez niego upoważnione. Podpis głównego księgowego na pieczątce zatwierdzającej do wypłaty oznacza dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym (zgodnie z art.45 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2006r. o finansach publicznych ). Po dokonaniu kontroli dokumenty przekazywane są do księgowego w celu zadekretowania, nadania numeru i zaksięgowania dokumentu w urządzeniach syntetycznych i analitycznych. Zaksięgowane dokumenty umieszcza się w porządku chronologicznym w segregatorach w sposób zabezpieczający ich zniszczenie lub wymianę.

5 Dokumenty księgowe zewnętrzne księgowane są w dacie wpływu do jednostki tj. w dacie opisu i zatwierdzenia pod względem merytorycznym przez kierownika ośrodka. Data wpływu widnieje w książce korespondencyjnej, nie je Wyjątek stanowią dokumenty/faktury wystawione w miesiącu grudniu i dotyczące tego miesiąca a mające datę wpływu styczniową, powyżej 5 stycznia. Oznacza to, że dokumenty, które wpłyną po tym dniu z datą wystawienia w grudniu będą zadekretowane i zaksięgowane w miesiącu styczniu. Dochody za usługi opiekuńcze wpłacane są do kasy Ośrodka na kwitariuszach K-103, a następnie kasjer wpłaca je na rachunek bankowy bieżący ośrodka, z którego księgowa po zaksięgowaniu wpłaty przekazuje na konto Urzędu Gminy. Otrzymane wyciągi bankowe ( lub wydrukowane wyciągi ) sprawdza się czy podane saldo początkowe jest zgodne z saldem końcowym poprzedniego wyciągu. Pobranie gotówki z rachunku bankowego do kasy Ośrodka księgowane jest na podstawie dowodu KP w raporcie kasowym i grzbietu czeku przy wyciągu bankowym. Raport kasowy sporządzany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach w okresach nie dłuższych jak 10 dni. Oryginał raportu z kompletem dokumentów przekazuje do księgowości. Księgowy kwituje odbiór raportu z dokumentami potwierdzając własnoręcznym podpisem. Na każdym rachunku lub fakturze, przy raporcie kasowym kasjer stawia pieczątkę o treści: wypłacono dnia......podpis kasjera. Kasjer po dokonaniu zapłaty gotówką - na dowodach już zatwierdzonych ( rachunek, faktura) stawia pieczątkę: Kwituję odbiór gotówki zł...słownie...data...podpis... Operacje kasowe dotyczące środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ujmowane są w odrębnym raporcie kasowym, co operacje dotyczące środków z Ośrodka. Raporty kasowe, dowody księgowe, wyciągi bankowe księgowane są zgodnie z zakładowym planem kont. Podstawę zapłaty stanowi oryginał dokumentu. Dopuszcza się księgowanie na podstawie wydrukowanych wyciągów z systemu bankowości elektronicznej. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się: 1. Czeki gotówkowe 2. Druki legitymacji ubezpieczeniowych 3. Kwitariusze KP 4. Kwitariusze KW 5. Kwitariusze przychodowe K Arkusze spisu z natury

6 Druki ścisłego zarachowania są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania.. Księga winna być ponumerowana w sposób trwały i wszystkie strony przeszyte. Za pobrane druki ścisłego zarachowania odpowiada od momentu pokwitowania osoba kwitująca. Księgę druków ścisłego zarachowania prowadzi i odpowiedzialny jest Kasjer Ośrodka. Przy przechowywaniu i transporcie środków pieniężnych w Ośrodku stosuje się zasady określone Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie szczególnych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne Dz.U. Nr 129 poz.858, Dz.U 2000 Nr 17, poz.221 z póź.zm.) W szczególnych wypadkach zasady rachunkowości uzgadnia się z Kierownikiem Ośrodka.