Lublin, dn. 06.03.2014 r. Znak sprawy: 3/FLOP/BUSOLA ZAMAWIAJĄCY: Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych 20-076 Lublin, ul. Krakowskie Przedmieście 53 Tel./fax: 81 534 70 04, kom. 791 306 086 busola@flop.lublin.pl e-mail: www.flop.lublin.pl REGON: 431238297, KRS: 0000009613 Strona 1 ZAPYTANIE OFERTOWE I. Tryb udzielenia zamówienia: 1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego w celu rozeznania rynku z zachowaniem zasady konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Zamówienie jest składane w związku z realizacją projektu Lubelska Busola wyznaczanie kierunku rozwoju systemu konsultacji społecznych Gminy Lublin z organizacjami pozarządowymi, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, nr umowy UDA-POKL.05.04.02-00- E34/13-00 z dn. 30.09.2013 r. II. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) usługę wynajmu sal na realizację szkoleń, w wymiarze łącznie 80 godz. (10 dni x 8 godz. = 80 godz.) 2) usługę całodziennego wyżywienia dla łącznie 75 uczestników szkolenia (2 dni x 5 grup x 15 osób = 150 osobodni) 3) usługę noclegową dla łącznie 75 uczestników szkolenia (5 grup x 15 osób x 1 nocleg = 75 osobonoclegów) 2. Kod przedmiotu zamówienia według CPV: 70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkanie)
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55.10.00.01- Usługi hotelarskie (usługa noclegowa) III. Wymagania dotyczące wynajmu sal szkoleniowych 1. Sale powinny znajdować się w budynku zlokalizowanym na terenie województwa lubelskiego, w miejscu łatwo dostępnym dla osób dojeżdżających na szkolenie środkami komunikacji publicznej. W pobliżu obiektu powinien znajdować się parking samochodowy udostępniony bezpłatnie osobom dojeżdżającym na szkolenie samochodem prywatnym. 2. Zajęcia będą odbywać się w ramach pięciu 2-dniowych zjazdów, w dniach i godz. wskazanych przez Zamawiającego, w wymiarze 80 godz. (10 dni x 8 godz.). Przewidywany termin wynajmu sal na szkolenia w miesiącach: a) marzec 2014 r. 16 godz. b) kwiecień 2014 r. 16 godz. c) maj 2014 r. 16 godz. d) wrzesień 2014 r. 16 godz. e) październik 2014 r. 16 godz. 3. Sale powinny być przystosowane do prowadzenia zajęć dla jednorazowo minimum 15 osób, wyposażone w ławki lub stoliki, krzesła, tablicę/flipchart oraz rzutnik multimedialny. 4. Wykonawca powinien zapewnić dostęp do WC i urządzeń sanitarnych. 5. Wykonawca powinien zapewnić zamawiającemu możliwość oznakowania i oplakatowania pomieszczeń, w których będą prowadzone zajęcia. 6. Sale muszą spełniać wszystkie wymagania BHP. 7. Wykonawca, w ramach opłat za najem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku. 8. Wykonawca zapewnia oświetlenie naturalne i sztuczne, odpowiednią temperaturę w zależności od pory roku, wymianę powietrza, zabezpieczenie przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem. 9. Sale powinny znajdować się w budynku dostosowanym do wymogów osób niepełnosprawnych. Strona 2 IV. Wymagania dotyczące wyżywienia uczestników 1. Usługa całodziennego wyżywienia obejmie łącznie 75 uczestników szkoleń (2 dni x 5 grup x 15 osób = 150 osobodni).
2. Całodzienne wyżywienie powinno obejmować: śniadanie, dwudaniowy obiad oraz kolację (zimna płyta + ciepłe danie). Ponadto Wykonawca zapewni 2 przerwy kawowe w trakcie trwania zajęć (kawa, herbata, woda, soki, co najmniej trzy rodzaje ciastek itp.). V. Wymagania dotyczące noclegów 1. Usługa noclegowa obejmie łącznie 75 uczestników szkolenia (5 grup x 15 osób x 1 nocleg = 75 osobonoclegów). 2. Wykonawca zapewni jednorazowe zakwaterowanie dla 15 osób. 3. Noclegi dla uczestników szkolenia powinny być zorganizowane w pokojach 1-osobowych lub 2-osobowych, wyposażonych w: łazienkę, pościel, ręczniki itp. Strona 3 VI. Termin wykonania zamówienia Planowany termin wykonania zamówienia: marzec 2014 r. październik 2014 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu zamówienia. Szczegółowy harmonogram zostanie przedstawiony po wyborze Wykonawcy. VII. Opis warunków udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawca, który spełnia następujące warunki: 1. Zaoferuje usługi zgodnie z wymogami określonymi w pkt. II, III, IV i V. 2. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania tych uprawnień. 3. Posiada wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących działalność zgodną przedmiotem zamówienia. 4. Posiada odpowiednie warunki lokalowe do prowadzenia zamówienia oraz warunki socjalne i wyposażenie dydaktyczne, a także zaplecze techniczne umożliwiające realizację przedmiotu zamówienia. 5. Z możliwości składania oferty i realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo ze Związkiem Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych lub Gminą Lublin. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między Związkiem Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych i Gminą Lublin lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Związku Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych i Gminy Lublin lub osobami wykonującymi w imieniu Związku Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych i Gminy Lublin czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Strona 4 VIII. Kryteria oceny ofert: Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryterium: Cena 100% Punktacja: Liczba punktów = (najniższa cena brutto/ cena brutto badanej oferty) x 100 pkt. (max. 100 pkt.) Liczba przypadających punktów zostanie wyliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyskała sumarycznie największą liczbę punktów. IX. Opis sposobu przygotowania ofert: Oferty mogą składać wyłącznie Wykonawcy, którzy łącznie spełniają następujące warunki: 1. Wykonawca niezwłocznie potwierdzi fakt otrzymania zapytania ofertowego za pomocą poczty elektronicznej na e-mail: busola@flop.lublin.pl podając w treści datę otrzymania zapytania ofertowego lub poprzez podpisanie pierwszej strony dokumentu i odeśle jej na adres Zamawiającego. 2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Do oferty należy dołączyć proponowane menu z określeniem ilości i rodzajów proponowanych potraw. 5. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając Formularz oferty (Załącznik nr 1) oraz Oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) i Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych (Załącznik nr 3). 6. Oferta musi być czytelna i złożona w języku polskim.
7. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 8. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane osobiście przez Wykonawcę. 9. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio ZMIANA lub WYCOFANIE. 10. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. 11. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Strona 5 X. Forma, miejsce i termin składania ofert: Oferty można składać w formie elektronicznej na adres: busola@flop.lublin.pl lub dostarczyć: osobiście, pocztą, kurierem w zamkniętej kopercie na adres: Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych ul. Krakowskie Przedmieście 53, 20-076 Lublin Termin składania ofert upływa w dn. 24.03.2014 r. o godz. 12.00. Nie będą rozpatrywane oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie, na niewłaściwym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań. XI. Rozstrzygnięcie postępowania 1. Postępowanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte w dn. 25.05.2014 r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu rozstrzygnięcia postępowania. Wyniki postępowania zostaną zamieszczone na stronie www.flop.lublin.pl. 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. XII. Podpisanie umowy 1. Podpisanie umowy o wykonanie usługi z Wykonawcą nastąpi w terminie nieprzekraczającym daty rozpoczęcia realizacji zamówienia.
2. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, w przypadku, gdy cena wybranej oferty przewyższa kwotę wynikającą z budżetu projektu na realizację zamówienia. XIII. Wykaz załączników 1. Formularz oferty (Załącznik nr 1). 1. Oświadczenie potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2). 2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych (Załącznik nr 3). Strona 6