Lubelski Ośrodek Samopomocy Lublin, dn r. ul. Narutowicza Lublin. tel.

Transkrypt

1 Zaproszenie do składania ofert ukazało się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego oraz na jego stronie internetowej. Lublin, dn r. tel./fax: Nr zaproszenia 6/LOS/Z/PIR Zaproszenie do składania ofert (do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych) Szanowni Państwo, W związku z realizacją projektu Partnerstwo i rozwój w ramach PO KL współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie Rozwój dialogu obywatelskiego zaprasza do składania ofert na niżej wymienione usługi umożliwiające organizację szkoleń w dn r., r., r r. na terenie Miasta Lublina obejmujące: a) wynajem dwóch sal szkoleniowych dla dwóch grup 10-osobowych na 8 dni po 6 godz. (łącznie: 48 godz./grupa); b) zakwaterowanie 20 uczestników szkoleń obejmujące 4 noclegi w pokojach 2 osobowych; c) całodzienne wyżywienie dla 20 uczestników szkoleń obejmujące: w dn , , , r.- 2 przerwy kawowe, obiad, kolację w dn , , , r. - śniadanie, 2 przerwy kawowe, obiad. Kody przedmiotu zamówienia według CPV: Zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień opis przedmiotu zamówienia zgodny jest z: Usługi hotelarskie I. Tryb udzielania zamówienia Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności wskazaną w dokumencie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dn. 24 grudnia 2012 r..

2 II. Określenie przedmiotu oraz zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal szkoleniowych wraz z zapewnieniem wyżywienia i noclegów dla uczestników szkoleń na terenie Miasta Lublina wg poniższej specyfikacji: L.p. Wyszczególnienie Termin 1. Wynajem sal szkoleniowych dla dwóch grup 10- osobowych Zakwaterowanie Wyżywienie Kryteria dotyczące lokalizacji: W każdym z podanych dni odbywać się będą równolegle zajęcia dla dwóch 10 - osobowych grup, zajęcia odbędą się w wymiarze 6 godz./dziennie. Łącznie 96 godz. Zakwaterowanie dla 20 uczestników szkoleń w pokojach 2 osobowych z łazienką. Wyżywienie dla 20 osób obejmujące: - dwie przerwy kawowe - obiad - kolacja Wyżywienie dla 20 osób obejmujące: - śniadanie - dwie przerwy kawowe - obiad Ze względu na to, iż uczestnicy szkolenia w większości będą dojeżdżać publicznym środkiem transportu spoza Miasta Lublina, miejsce w którym zostaną przeprowadzone szkolenia powinno być usytuowane w okolicach dworca PKS, BUS Al. Tysiąclecia. Kryteria jakie powinny spełniać sale szkoleniowe: 1. sale muszą być ogrzewane i wyposażone w sprzęt techniczny: ekran, projektor multimedialny, flipchart z papierem i pisakami, głośniki; 2. sale muszą posiadać dostęp do Internetu; 3. sale powinny spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, spotkania grupowe, powinny posiadać zaplecze sanitarne (toalety); 4. wykonawca, w ramach opłat za wynajem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku; 5. sale powinny być autonomiczne (tj. nie dzielone z jednej dużej sali); 6. sale muszą mieć dostęp do światła dziennego. 7. sale przestronne przystosowane do zajęć warsztatowych z możliwością dowolnego ustawienia stołów i krzeseł

3 Kryteria dotyczące wyżywienia: 1. śniadania: podane w formie stołu szwedzkiego, w tym przynajmniej jeden gorący posiłek; 2. przerwy kawowe: kawa, herbata, śmietanka/mleczko, cytryna, woda/sok, ciastka kruche, ciasta domowe, przystawki słone; 3. obiad: dwudaniowy + deser + sok; 4. kolacja: przynajmniej jeden gorący posiłek, przystawki, gorące napoje; Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. Kryteria dotyczące zakwaterowania baza noclegowa: 1. zakwaterowanie dla 20 uczestników szkoleń w pokojach 2-osobowych z łazienką; 2. bezpłatny parking dla uczestników szkolenia III. Opis sposobu przygotowania ofert: Oferty mogą składać wyłącznie Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki łącznie: 1. Wykonawca zaoferuje usługę zgodnie z wymogami określonymi w pkt. II. 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3. Dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 5. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. 6. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając Ofertę Wykonawcy (Zał. Nr 1 do Zaproszenia); 7. Forma pisemna pod rygorem nieważności zastrzeżona jest dla złożenia oferty wraz z załącznikami, w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań określonych przez Zamawiającego, a także zmiany lub wycofania oferty. W przypadku złożenia oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej dopuszczalne jest złożenie skanu oryginalnej oferty zawierającej podpisy Wykonawcy. 8. Wykonawca niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania zapytania ofertowego za pomocą poczty elektronicznej na adres: ppl@los.lublin.pl podając w treści a datę otrzymania zapytania ofertowego lub poprzez podpisanie pierwszej strony dokumentu i odesłanie jej na adres Zamawiającego. 9. Oferta powinna być czytelna i złożona w języku polskim. 10. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki, dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.

4 11. Oferta oraz składane łącznie z nią dokumenty muszą być podpisane przez osobę/by uprawnioną/ne do reprezentowania Wykonawcy, a podpis/y musi/szą umożliwić identyfikację tożsamości osoby/osób je składającej/cych tj. powinien być złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny z podaniem imienia i nazwiska. 12. Cena ofertowa brutto przedstawiona przez Wykonawcę musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz będzie ceną niezmienną do końca jego realizacji 13. Do oferty należy załączyć: aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; jeżeli ofertę podpisuje osoba inna niż to wynika z dokumentów rejestrowych (KRS, ewidencja działalności gospodarczej), wówczas wraz z ofertą należy złożyć oryginał pełnomocnictwa albo notarialnie potwierdzoną kopię; Oświadczenia o braku występowania powiązań, o którym mowa w pkt. V stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; 14. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie oferty powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. 15. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. 16. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji zamówienia. Zamawiający odpowie i udzieli wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie sposobu przygotowania ofert wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Wnioski, które wpłyną po wyżej określonym terminie Zamawiający może pozostawić bez rozpoznania. 17. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść niniejszego przedmiotu zamówienia. W przypadku, gdy w wyniku zmiany treści przedmiotu zamówienia niezbędny będzie dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. 18. Zamawiający ma prawo unieważnić niniejsze zapytanie ofertowe w dowolnym czasie bez podawania przyczyny. IV. Kryteria oceny oferty, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz informacja na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:

5 1. Kryteria formalne (bez spełnienia których oferta nie będzie oceniana) Przygotowanie oferty zgodnie z pkt. III niniejszego zapytania ofertowego. 2. Kryteria merytoryczne: Kryterium cena waga 50% Liczba punktów w powyższym kryterium zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem: L C = C MIN /C O *100 pkt. *50 %; Gdzie: L C liczba punktów za kryterium cena, C O cena brutto oferty, C MIN najniższa cena brutto oferty, która wpłynęła w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Kryterium warunki lokalowe waga 30% Liczba punktów w powyższym kryterium zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem: L W = Wo/W MAX *100 pkt. *30 %; Gdzie: L W liczba punktów za kryterium warunki lokalowe, W O liczba punktów za kryterium warunki lokalowe badanej oferty w skali 0-20 pkt., W MAX maksymalna liczba punktów za kryterium warunki lokalowe w skali 0-20 pkt., wśród ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Spełnienie kryterium warunki lokalowe zgodnie z pkt. II niniejszego zapytania ofertowego: - kryterium dotyczące sal szkoleniowych - kryterium dotyczące wyżywienia - kryterium dotyczące zakwaterowania baza noclegowa Skala: 0 pkt. spełnienie jednego kryterium 10 pkt. spełnienie dwóch kryteriów 20 pkt. spełnienie wszystkich kryteriów Kryterium lokalizacja waga 20% L L = L O /L MAX *100 pkt. *20 %; L L - liczba punktów za kryterium lokalizacja L O liczba punktów za kryterium lokalizacja badanej oferty w skali 0-10 pkt., L MAX maksymalna liczba punktów za kryterium lokalizacja w skali 0-10 pkt., wśród ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe

6 Skala: 0 pkt. odległość od dworca PKS, BUS (Al. Tysiąclecia) ponad 5 km (według Targeo.pl) 5 pkt. odległość od dworca PKS, BUS (Al. Tysiąclecia) do 5 km (według Targeo.pl) 5 pkt. bezpośrednie połączenie komunikacją miejską od dworca PKS, BUS (Al. Tysiąclecia) Dodatkowe kryterium: Dodatkowe 5 punktów można uzyskać za bogatość i różnorodność menu. W załączniku prosimy o dołączenie proponowanego menu na wszystkie wskazane terminy ze wskazaniem ilości (gramtury) serwowanych posiłków. Ogólna liczba punktów za kryteria merytoryczne wyraża się poniższym wzorem: L = L C + L W + L L + dodatkowe punkty za kryterium bogatość menu L ogólna liczba punktów przyznana za spełnienie kryteriów merytorycznych, L C liczba punktów za kryterium cena, L W liczba punktów za kryterium warunki lokalowe. L L liczba punktów za kryterium lokalizacja V. Informacja na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia. Z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Lubelskim Ośrodkiem Samopomocy. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między Lubelskim Ośrodkiem Samopomocy lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Lubelskiego Ośrodka Samopomocy lub osobami wykonującymi w imieniu Lubelskiego Ośrodka Samopomocy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Potwierdzeniem braku powiązań kapitałowych lub osobowych jest złożenie przez Wykonawcę Oświadczenia o braku występowania ww. powiązań zgodnie z Załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

7 VI. Miejsce i termin składania ofert Termin składania ofert: r. do godz.11:00. Oferty, które wpłyną po wyznaczony terminie nie będą rozpatrywane Miejsce składania ofert: osobiście, pocztą lub kurierem:,, Lublin, za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie zeskanowanego, podpisanego oryginału na adres: ppl@los.lublin.pl VII. Rozstrzygnięcie postępowania 1. Postępowanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte w dniu r. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową również w dniu r. do godz Podpisanie umowy z Wykonawcą nastąpi w terminie nieprzekraczającym dnia realizacji zamówienia. 3. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, w przypadku, gdy cena wybranej oferty przewyższa kwotę wynikającą z budżetu projektu przeznaczoną na realizację zamówienia lub podejmie negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Wykonawcą. W ostateczności możliwe jest powtórzenie postępowania w trybie zasady konkurencyjności. Szczegóły zamówienia zostaną ustalone po wyborze wykonawcy Dodatkowe informacje można uzyskać w Biurze Projektu:, W imieniu Zamawiającego Justyna Szewczyk Asystent koordynatora

8 Załącznik nr 1 do Zaproszenia nr 6/LOS/Z/PIR Oferta Wykonawcy Nazwa Wykonawcy:... Siedziba Wykonawcy:... Adres do korespondencji:... NIP, REGON, KRS/wpis do ewidencji działalności gospodarczej:... Nr telefonu... Adres do kontaktu w sprawie oferty: Skierowana do: Nawiązując do zaproszenia do składania ofert nr 6/LOS/Z/PIR w sprawie wynajmu sal szkoleniowych, zakwaterowania oraz wyżywienia dla uczestników szkoleń na terenie Miasta Lublina przedstawiamy ofertę: Lp. Część zamówienia Cena ofertowa jednostkowa brutto Liczba jednostkowa Cena ofertowa brutto łączna 1. Wynajem sal szkoleniowych dla dwóch grup 10- osobowych 2. Zakwaterowanie dla 20 uczestników szkoleń (4 noclegi dla 20 osób) 3. Wyżywienie dla 20 uczestników szkoleń w trakcie 8 dni szkoleniowych zł/ godz. 96 godz. zł zł/ osobonocleg. zł/osoba 80 osobonoclegów zł 160 osobodni zł

9 Jeśli spełniacie Państwo dane kryterium dot. spełnienia warunków lokalowych prosimy wstawić znak X w odpowiedniej kratce: Kryterium dotyczące sal szkoleniowych: sale muszą być ogrzewane i wyposażone w sprzęt techniczny: ekran, projektor multimedialny, flipchart z papierem i pisakami, głośniki sale muszą posiadać dostęp do Internetu sale powinny spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, spotkania grupowe, powinny posiadać zaplecze sanitarne (toalety) wykonawca, w ramach opłat za wynajem ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku sale powinny być autonomiczne (tj. nie dzielone z jednej dużej sali) sale muszą mieć dostęp do światła dziennego sale przestronne przystosowane do zajęć warsztatowych z możliwością dowolnego ustawienia stołów i krzeseł Kryteria dotyczące wyżywienia: - śniadania: podane w formie stołu szwedzkiego - przerwy kawowe: kawa, herbata, śmietanka/mleczko, cytryna, woda/sok, ciastka kruche, ciasta domowe, przystawki słone - obiad: dwudaniowy + sok - kolacja: przynajmniej jeden gorący posiłek, przystawki, gorące napoje Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. Spełniam w/w kryterium Kryterium dotyczące zakwaterowania baza noclegowa: zakwaterowanie dla 20 uczestników szkoleń w pokojach 2 lub 3 osobowych z łazienką bezpłatny parking dla uczestników szkolenia

10 Lokalizacja ośrodka: Odległość od dworca PKS, BUS..km. Bezpośredni dojazd komunikacją miejską do miejsca realizacji szkolenia: TAK (jednocześnie prosimy o podanie nr linii autobusowych dojeżdżających do miejsca szkolenia)... NIE Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminie ustalonym z Zamawiającym. W przypadku wyboru niniejszej oferty zobowiązania finansowe Zamawiającego proszę kierować do (nazwa banku ) (numer konta) w terminie 30 dni po przedłożeniu rachunku, nie wcześniej niż 7 dni po otrzymaniu środków od instytucji finansującej projekt.. (czytelny podpis Wykonawcy)

11 Załącznik nr 2 do Zaproszenia nr 6/LOS/Z/PIR.. (pieczęć Wykonawcy). (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE Oświadczam, że podmiot, który reprezentuję nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Lubelskim Ośrodkiem Samopomocy. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między Lubelskim Ośrodkiem Samopomocy lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Lubelskiego Ośrodka Samopomocy lub osobami wykonującymi w imieniu Lubelskiego Ośrodka Samopomocy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli... (podpis osoby reprezentującej Wykonawcę)

12 Załącznik nr 3 do Zaproszenia nr 6/LOS/Z/PIR (aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert) Załącznik nr 4 do Zaproszenia nr 6/LOS/Z/PIR Proponowane menu