Opis przedmiotu zamówienia Przez organizację posiedzenia należy rozumieć wykonanie następujących czynności: 1.Zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem: a) sala konferencyjna, umożliwiająca przeprowadzenie posiedzenia dla minimum 35, maksymalnie 60 osób, wielkość sali powinna być dostosowana do liczby uczestników, b) ustawienie stołów w kształcie litery U Zamawiający dopuszcza możliwość ustawienia w kształcie litery O, c) klimatyzacja/ogrzewanie, d) nagłośnienie, e) projektor multimedialny, f) stolik pod projektor - Zamawiający dopuszcza możliwość innego ustawienia/ zamontowania projektora, o ile pozwoli to na bardzo dobrą widoczność projekcji), g) ekran zapewniający bardzo dobrą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania (Zamawiający dopuszcza możliwość wyświetlenia projekcji na ścianie, o ile zapewni to bardzo dobrą widoczność dla uczestników posiedzenia), h) tablica typu flipchart wraz z flamastrami i blokiem, i) laptop kompatybilny z projektorem, z podłączeniem do Internetu, wyposażony w oprogramowanie biurowe, aplikację do odtwarzania filmów wideo, w tym DVD, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo oraz aplikację umożliwiającą odczyt plików wideo w formacie FLV, bezprzewodowy dostęp do Internetu, przenośne mikrofony (min. 4 sztuki ) oraz minimum 10 mikrofonów na stołach lub zapewnienie multifonów (1 multifon na 2 osoby), j) zaplecze sanitarne, k) dostęp do szatni, Wykonawca odpowiada za prawidłowość działania sprzętów i instalacji, o których mowa w lit. c)-k), w tym w razie potrzeby zapewnia obsługę ww. sprzętu i zaplecza. 2. Zapewnienie wyżywienia: a) przygotowanie miejsca na przerwę kawową w formie bufetu w sali, w której będzie odbywać się posiedzenie, lub obok sali według decyzji Zamawiającego, b) zapewnienie wyżywienia dla uczestników posiedzenia, tj.: Serwis kawowy ciągły w sali posiedzeń lub obok sali wg decyzji Zamawiającego: kawa, herbata, soki tłoczone w buteleczkach, woda gazowana i niegazowana w buteleczkach, śmietanka, mleko do kawy, cukier, cytryna, świeże ciasteczka (3 rodzaje kruchych, 2 rodzaje bankietowych), kanapki/koreczki/tartinki, owoce filetowane Serwis dostępny w trakcie trwania całego posiedzenia, systematycznie sprzątany i uzupełniany. Obiad w formie bufetu lub obiadu zasiadanego, menu składające się przynajmniej z:
1 przystawki, 1 zupy, 1 ciepłego dania głównego, 1 deseru, napojów. Uroczysta kolacja w formie zasiadanej, menu składające się przynajmniej z: 2 rodzajów przystawek, 2 rodzajów zup, 2 rodzajów gorącego dania głównego, 2 rodzajów deseru, napojów, deska wędlin, deska serów, 2 rodzaje sałatek, pieczywa. Śniadanie w formie szwedzkiego stołu. c) usługi związane z zapewnieniem wyżywienia powinny być świadczone przez profesjonalną obsługę oraz przy zapewnieniu odpowiedniej zastawy stołowej, szkła oraz dekoracji kwiatowej, d) do przygotowania posiłków winny być użyte produkty najwyższej jakości, produkty żywnościowe powinny być świeże, potrawy przyrządzane tego samego dnia, co świadczenie usługi. Bezwzględnie winny być zachowywane normy na składniki pokarmowe i produkty spożywcze określone przez Instytut Żywności i Żywienia, 3. Zapewnienie noclegu: a) zapewnienie noclegu w obiekcie, w którym będzie organizowane posiedzenie dla minimum 35, a maksymalnie 60 uczestników posiedzenia, b) noclegi powinny być w pokojach 1-osobowych i/lub 2-osobowych do wykorzystania przez jedną osobę, z pełnym węzłem sanitarnym, przy czym Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania 10 osób w pokojach dwuosobowych przy maksymalnej liczbie uczestników posiedzenia (60 osób). 4. Zapewnienie miejsc postojowych dla Zamawiającego (min. 18), w miejscu gdzie będzie odbywało się posiedzenie. 5. Zapewnienie przestrzeni biurowej dla Zamawiającego (biurko, krzesło, fax, kserokopiarka, drukarka, papier do drukarki 2 ryzy), telefon, Internet) do wykorzystania w trakcie trwania posiedzenia. 6. Przygotowanie recepcji posiedzenia (w tym m.in. wskazanie uczestnikom miejsca posiedzenia, dystrybucja materiałów będących przedmiotem posiedzenia, itd.). 7. Rejestracja audio w systemie dźwięku stereo każdego posiedzenia, w sposób umożliwiający jego prawidłowe odsłuchanie i przekazanie Zamawiającemu w ciągu 2 dni roboczych od zakończenia posiedzenia nagrania na nośniku Mp3/CD. 8. Przewóz publikacji i materiałów (np. książki, broszury, foldery, roll-up) z miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie Krakowa na miejsce posiedzenia i z miejsca posiedzenia do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie Krakowa. Zamawiający wskaże szczegóły dotyczące przewozu materiałów najpóźniej w przeddzień posiedzenia.
9. Zapewnienie transportu dla uczestników z miejsca wskazanego przez Zamawiającego do miejsca posiedzenia i z miejsca posiedzenia do miejsca wskazanego przez Zamawiającego zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego (transport na obszarze województwa małopolskiego, bez limitów kilometrów). Wykonawca zobowiązany jest dokonać we własnym zakresie płatności związanych z przejazdem, w tym również opłaty parkingowe, płatne odcinki autostrady itp. Informacja na temat transportu zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej w przeddzień posiedzenia. 10. Oddelegowanie co najmniej 1 osoby ze strony Wykonawcy, obecnej w miejscu posiedzenia, odpowiedzialnej za jego organizację. Oddelegowana osoba powinny posiadać doświadczenie w organizacji spotkań obejmujących co najmniej noclegi, wyżywienie i zapewnienie sal konferencyjnych. 11. Oznaczenie miejsca posiedzenia, zgodnie z zasadami i wymaganiami w zakresie informacji i promocji obowiązującymi dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020. Stosowne informacje i materiały przekaże Zamawiający najpóźniej w dniu posiedzenia, przed jego rozpoczęciem. Planowany program posiedzenia (może ulec drobnym modyfikacjom): Dzień I 25 maja 10:00 11:00 Rejestracja uczestników Powitalna kawa 11:00 14:30 Szkolenie z zakresu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020, część I 14:30 15:30 Obiad 15:30 17:30 Szkolenie z zakresu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020, część II 18:00 20:00
1. Otwarcie posiedzenia i przywitanie zebranych Marek Sowa, Marszałek Województwa Małopolskiego, Przewodniczący Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego 2. Wręczenie nominacji członkom Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego 3. Przyjęcie porządku obrad 4. Przedstawienie koncepcji funkcjonowania Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego 5. Dyskusja i podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia Regulaminu Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego 6. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia harmonogramu prac Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego 7. Przedstawienie założeń badania ewaluacyjnego pn. Aktualizacja analizy w zakresie możliwości zastosowania zwrotnych instrumentów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 8. Sprawy różne 20:00 Uroczysta kolacja 8:00 9:00 Śniadanie Dzień II 26 maja 9:00 10:30 1. Prezentacja kryteriów wyboru projektów dla Działania 6.2 Ochrona różnorodności biologicznej 3. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia kryteriów wyboru projektów dla Działania 6.2 Ochrona różnorodności biologicznej w ramach 6. Osi priorytetowej Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 pn. Dziedzictwo regionalne 10:30 12:00 1. Prezentacja kryteriów wyboru projektów dla Poddziałania 7.1.1 Drogi regionalne, w ramach Działania 7.1 Infrastruktura drogowa 3. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia kryteriów wyboru projektów dla Poddziałania 7.1.1 Drogi regionalne, w ramach 7. Osi priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 pn. Infrastruktura transportowa 12:00 13:30 1. Prezentacja kryteriów wyboru projektów dla Działania 8.1 Aktywizacja zawodowa projekty powiatowych urzędów pracy 3. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia kryteriów wyboru projektów dla Działania 8.1 Aktywizacja zawodowa projekty powiatowych urzędów pracy w ramach 8. Osi priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 pn. Rynek pracy 14:00 15:00 Obiad 15:00 16:30 1. Prezentacja kryteriów wyboru projektów dla Działania 13.1 Wsparcie realizacji RPO WM 3. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia kryteriów wyboru projektów dla Działania 13.1 Wsparcie realizacji RPO WM w ramach 13. Osi priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 pn. Pomoc techniczna
16:30 17:00 Podsumowanie obrad Zakończenie