SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ZZP - 63/15 ZAŁĄCZNIK NR 3 DO SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: w części 1 organizacja i obsługa 2 warsztatów i 1 konferencji w Warszawie; w części 2 organizacja i obsługa 18 szkoleń w Warszawie; w części 3 organizacja i obsługa 4 szkoleń w Krakowie; w części 4 organizacja i obsługa 4 szkoleń we Wrocławiu; w części 5 organizacja i obsługa 4 szkoleń w Gorzowie Wielkopolskim. w ramach projektu systemowego pn. Poprawa jakości zarządzania w OZ poprzez wsparcie procesu tworzenia Regionalnych Map Potrzeb Zdrowotnych jako narzędzia usprawniającego procesy zarządcze w systemie OZ - szkolenia z zakresu szacowania potrzeb zdrowotnych współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. I. Szczegóły dotyczące zamówienia w części 1 - organizacja 2 warsztatów i konferencji Zamawiający przewiduje organizację i obsługę: 1. Warsztatu z zakresu modelu prognostycznego w obszarze chorobowości w wybranych grupach chorób dla 240 osób, który odbędzie się w dniu 26 maja 2015 r. 2. Warsztatu z zakresu modelu prognozowania w obszarze optymalizacji kontraktowania usług medycznych dla 140 osób, który odbędzie się w dniu 29 maja 2015 r. 3. Konferencji podsumowującej projekt dla 120 osób, która odbędzie się w dniu 26 listopada 2015 r. zwanych dalej Wydarzeniami. Łączna liczba uczestników nie przekroczy podanych wyżej liczb. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia łącznej liczby uczestników wydarzeń maksymalnie o 20%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu warsztatów i konferencji w przypadkach określonych w umowie, o czym zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę w terminie nie później niż na 7 dni przed jego planowanym rozpoczęciem. Lokalizacja: Hotel/centrum konferencyjne o standardzie co najmniej 3 gwiazdek lub sala wykładowa/ konferencyjna przystosowana do organizacji wydarzeń o charakterze biznesowym, z odpowiednim zapleczem i infrastrukturą, o standardzie odpowiadającym co najmniej obiektom 3 gwiazdkowym - obiekty położone w Warszawie, w odległości do 5 km (w prostej linii) od 1

2 Dworca Centralnego w Warszawie, z możliwością dotarcia uczestników do budynku hotelu/centrum konferencyjnego/sali jednym środkiem komunikacji miejskiej. Sala konferencyjna oraz catering zostaną zorganizowane w jednym obiekcie/budynku. Warsztaty oraz konferencja podsumowująca projekt mogą zostać zorganizowane w różnych obiektach, przy założeniu, że każdy z tych obiektów spełnia minimalne wymagania określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Każdy z dwóch warsztatów zostanie zorganizowany w tym samym miejscu. Ramowy harmonogram każdego z wydarzeń Zamawiający przekaże najpóźniej na 14 dni przed jego datą. Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z odpowiednim wyposażeniem m.in. tablicą flipchart i minimum 4 pisakami (różne kolory), ekranem do rzutnika multimedialnego. 2. Oznaczenie miejsca wydarzenia, zapewnienie miejsca na organizację recepcji, czyli miejsca przeznaczonego na rejestrację uczestników przed salą konferencyjną. 3. Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. 4. Zapewnienie pomieszczenia na miejsce składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych maksymalnie na 3 dni przed każdym warsztatem/ konferencją. 5. Zapewnienie szatni dla uczestników wydarzeń. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym. Ad.1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z odpowiednim wyposażeniem m.in. tablicą flipchart, papierem do tablicy i pisakami (min. 4 różne kolory), ekranem do rzutnika multimedialnego. Sala warsztatowa/konferencyjna dostosowana będzie do liczby uczestników każdego wydarzenia w ustawieniu teatralnym, czyli: 1. Warsztatu z zakresu modelu prognostycznego w obszarze chorobowości w wybranych grupach chorób - ok. 240 osób, 2. Warsztatu z zakresu modelu prognozowania w obszarze optymalizacji kontraktowania usług medycznych - ok.140 osób, 3. Konferencji podsumowującej projekt - ok.120 osób. Sala dostępna będzie w dniu każdego wydarzenia - w godz (z możliwością przedłużenia do godz ) Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali konferencyjnej: stół prezydialny lub stolik pokryty tkaniną materiałową (estetyczną, bez oznak zniszczenia, długość do podłogi) na podwyższeniu z miejscem siedzącym dla maksymalnie 8 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, 2

3 miejsca siedzące wraz z blatem do pisania lub ze stołami dla uczestników, w ustawieniu teatralnym, umożliwiającym swobodny widok na ekran i na wykładowcę. Zamawiający dopuszcza możliwość rezygnacji z blatów i stołów, w przypadku braku możliwości zapewnienia sali o odpowiedniej wielkości, sala bez kolumn ograniczających widoczność, klimatyzacja, ekran do rzutnika multimedialnego, tablica flipchart z minimum 4 pisakami w kolorach: czarny, niebieski, zielony, czerwony, papier do tablicy, nagłośnienie minimum 3 multifony bezprzewodowe ustawione na stole prezydialnym, minimum 2 mikrofony bezprzewodowe, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, szatnia (poza salą konferencyjną), dostęp do Internetu bezprzewodowego, co najmniej w sali konferencyjnej/warsztatowej, zapewnienie obsługi technicznej na minimum 1 godzinę przed i w trakcie każdego wydarzenia. Ad. 2. Recepcja Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali warsztatowej/konferencyjnej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla minimum trzech osób) w celu zorganizowania recepcji jako miejsca, umożliwiającego odbieranie od uczestników spotkania kompletu dokumentów i sprawdzania poprawności ich wypełnienia, podpisywania się uczestników na liście obecności, a także dystrybucję materiałów wśród uczestników. Wykonawca oznaczy to miejsce napisem Rejestracja Uczestników. Jednocześnie Wykonawca zapewni minimum 5 stolików wraz z krzesłami, służącymi wypełnianiu przez uczestników dokumentów, które będą musieli złożyć przed otrzymaniem materiałów szkoleniowych. Ad. 3. Zapewnienie usług cateringowych i kelnerskich oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. Całodniowy bufet kawowy zapewniony zostanie dla około: 240 osób w przypadku warsztatu z zakresu modelu prognostycznego w obszarze chorobowości w wybranych grupach chorób 3 przerwy kawowe, 140 osób w przypadku warsztatu z zakresu modelu prognozowania w obszarze optymalizacji kontraktowania usług medycznych 3 przerwy kawowe, 120 osób w przypadku konferencji podsumowującej projekt 2 przerwy kawowe. Bufet kawowy zaopatrzony będzie w następujące produkty: minimum 3 rodzaje ciasteczek (deserowe, tortowe, kruche), świeżo parzoną, gorącą kawę i herbatę (min. 3 rodzaje herbat w torebkach, w tym zielona, czarna i owocowa), mleko, cukier, cytryna, uzupełniane w razie potrzeby, 3

4 soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy, uzupełniane w razie potrzeby), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, uzupełnianą na bieżąco, serwis gastronomiczny (zapewnienie stołu, na którym serwowany będzie catering wraz z dekoracją, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna oraz szklana, wymieniana w razie potrzeby na czystą, sprzątanie). Bufet kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali warsztatowej/konferencyjnej - dostępny od rozpoczęcia rejestracji uczestników i uzupełniany na bieżąco. Wykonawca zapewni lunch dla: 240 osób w przypadku warsztatu z zakresu modelu prognostycznego w obszarze chorobowości w wybranych grupach chorób, 140 osób w przypadku warsztatu z zakresu modelu prognozowania w obszarze optymalizacji kontraktowania usług medycznych, 120 osób w przypadku konferencji podsumowującej projekt. W ramach ww. kosztu cateringu Zamawiający zapewni lunch dla ok. 5 wykładowców. Dokładną liczbę wykładowców Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni przed każdym szkoleniem. Lunch zostanie zorganizowany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi dla wszystkich uczestników warsztatów/konferencji, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników warsztatów/konferencji lub z wyraźnie wydzielonym miejscem dla uczestników warsztatów/konferencji. Miejsce to będzie odrębne od sali, w której prowadzony jest warsztat/konferencja. Lunch w formie bufetu składać się będzie co najmniej z: 2 rodzajów zup do wyboru, 3 drugich (ciepłych) dań do wyboru, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie, 2 surówek, 3 rodzajów przekąsek, w tym sałatka, deseru (minimum 2 rodzaje), świeżo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej (uzupełniane w razie potrzeby), serwisu gastronomicznego (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Lunch zostanie zorganizowany zgodnie z harmonogramem wydarzenia, przekazanym przez Zamawiającego Wykonawcy najpóźniej na 14 dni przed jego datą). 4

5 Dodatkowo w czasie trwania spotkania (w godzinach ) Wykonawca zapewni na stole prowadzących wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w szklanych butelkach 0,33l (uzupełniane na bieżąco w trakcie każdej przerwy) oraz szklanki. Ponadto: wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych, podczas trwania lunchu Wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań ciepłych, napoje zimne serwowane będą w szklankach, do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe, użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana, użyte obrusy oraz skirtingi muszą być czyste, nieuszkodzone, wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane, wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże i przyrządzone w dniu świadczenia usługi, użyte składniki muszą być wysokiej jakości. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Menu do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 14 dni przed datą każdego wydarzenia. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń będzie zobowiązany do ich uwzględnienia i ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu, w terminie do 2 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przez Zamawiającego. Ad. 5. Zapewnienie pomieszczenia przy sali warsztatowej/konferencyjnej - miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych przed każdym wydarzeniem. Wykonawca zapewni zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, zamykane pomieszczenie o powierzchni min. 7 m2 w budynku, w którym znajduje się sala konferencyjna/warsztatowa, służące jako skład materiałów warsztatowych/konferencyjnych (segregatory, publikacje) na minimum 3 dni przed datą każdego wydarzenia. Ad. 6. Wykonawca udostępni lub zorganizuje szatnię dla uczestników każdego wydarzenia zapewniając bezpieczne przechowywanie, odbiór i wydawanie pozostawionych rzeczy. Ad. 7. Wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym. 5

6 Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia osoby (osób) odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi warsztatów/konferencji. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. II. Szczegóły dotyczące zamówienia w części 2: organizacja 18 szkoleń w Warszawie Zamawiający przewiduje organizację 18 szkoleń, każde z nich dla 40 uczestników, co daje łączną liczbę 720 uczestników szkoleń. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia łącznej liczby uczestników szkoleń maksymalnie o 20%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu szkoleń, o czym zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę w terminie nie później niż na 7 dni przed jego planowanym rozpoczęciem. Szkolenia będą przebiegały według następującego harmonogramu: I dzień rejestracja i obiad zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa kolacja II dzień śniadanie zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe obiad zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe kolacja III dzień śniadanie zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa Szkolenia w każdym tygodniu będą odbywały się w dniach poniedziałek środa i środa piątek w następujących termiach. L.p. Data czerwca 2015 r czerwca 2015 r. 6

7 czerwca 2015 r czerwca 2015 r czerwca 2015 r czerwca 2015 r czerwca 2015 r czerwca 1 lipca 2015 r lipca 2015 r września 2015 r września 2015 r września 2015 r września 2 października 2015 r października 2015 r października 2015 r października 2015 r października 2015 r listopada 2015 r. Lokalizacja: Hotel / centrum konferencyjno - szkoleniowe o standardzie co najmniej 3 gwiazdek, położony maksymalnie do 9 km od Dworca Centralnego w Warszawie w linii prostej. Jeżeli nie będzie możliwe dotarcie z Dworca Centralnego w Warszawie na miejsce szkolenia jednym środkiem komunikacji miejskiej lub czas podróży na miejsce szkolenia z Dworca Centralnego w Warszawie będzie przekraczał 15 minut jednym środkiem komunikacji miejskiej (wg rozkładu jazdy ZTM), Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić bezpłatny transport uczestników z Dworca Centralnego w Warszawie na miejsce szkolenia (pierwszego dnia szkolenia) i z miejsca szkolenia na Dworzec Centralny w Warszawie (ostatniego dnia szkolenia). Sala szkoleniowa, noclegi oraz wyżywienie zostaną zorganizowane w jednym budynku / na terenie tego samego obiektu. Hotel/centrum konferencyjno - szkoleniowe powinien posiadać zaplecze umożliwiające spędzenie wolnego czasu po szkoleniu na koszt uczestników, po godzinach zajęć. Wykonawca dopuszcza organizację szkoleń w różnych hotelach/centrach szkoleniowo konferencyjnych, o standardzie nie niższym niż w podanym opisie przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że szkolenia odbywające się w jednym tygodniu będą zlokalizowane w tym samym miejscu (obiekcie). Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników szkoleń. 7

8 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart i minimum 4 pisakami (różne kolory), papierem do tablicy, ekranem do rzutnika multimedialnego oraz możliwością podłączenia sprzętu komputerowego (40 laptopów dla uczestników) w ustawieniu w podkowę lub w ustawieniu szkolnym. 3. Oznaczenie miejsca szkolenia, zapewnienie miejsca na organizację recepcji, czyli miejsca przeznaczonego na rejestrację uczestników przed salą szkoleniową. 4. Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. 5. Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych maksymalnie na 3 dni przed każdym szkoleniem. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym. 7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed zniszczeniem i kradzieżą. 8. Zapewnienie bezpłatnego transportu uczestników. Ad. 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników szkoleń Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników szkoleń w pokojach jednoosobowych z łazienkami. W pokojach dostępny będzie bezpłatny Internet bezprzewodowy. Nocleg i wyżywienie zapewnione zostaną w tym samym budynku/ na terenie tego samego obiektu, w którym znajduje się sala szkoleniowa. Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników szkolenia od godz w pierwszym dniu szkolenia i wykwaterowanie po godz ostatniego dnia szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić miejsce na pozostawienie bagaży (w obiekcie, w którym odbywa się szkolenie) dla osób wymeldowujących się ostatniego dnia szkolenia. Ad. 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z: odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart, papierem do tablicy i pisakami, ekranem do rzutnika multimedialnego, możliwością podłączenia 40 laptopów, łączem internetowym. Sala szkoleniowa dostosowana będzie wielkością do liczby 40 uczestników oraz ok. 6 prowadzących. Sala dostępna będzie w dniu każdego wydarzenia na minimum 1 godzinę przed rozpoczęciem zajęć. Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali szkoleniowej: stół prezydialny na podwyższeniu lub stolik z miejscem siedzącym dla maksymalnie 6 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, miejsca siedzące dla 40 uczestników oraz stoły w ustawieniu w podkowę, lub w ustawieniu szkolnym, umożliwiającym swobodny widok na ekran i na wykładowcę. 8

9 W przypadku ustawienia szkolnego zapewnione będzie swobodne przejście pomiędzy stołami, dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali oraz zapewnienia oświetlenia sztucznego, klimatyzacja, ekran, flipchart z minimum 4 pisakami w kolorach: czarny, niebieski, zielony, czerwony, nagłośnienie minimum 2 mikrofony bezprzewodowe, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, wydzielone bezprzewodowe łącze internetowe, korzystające ze standardu g lub z możliwością wyboru standardu, o przepustowości minimum 25 Mbps, lub nie wydzielone o odpowiadającej wydajności, zapewniające bezproblemowe korzystanie z platformy e-learningowej przez ok. 40 jednoczesnych użytkowników; możliwość bezprzewodowego podłączenia do sieci internetowej 40 komputerów na sali szkoleniowej, możliwość podłączenia do sieci elektrycznej i ustawienia na stołach 40 laptopów dla uczestników szkoleń, zapewnienie obsługi technicznej na 1 godzinę przed i w trakcie każdego wydarzenia. Ad. 3. Recepcja Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania recepcji spotkania, umożliwiającej odbieranie od uczestników spotkania kompletu dokumentów i sprawdzanie poprawności ich wypełnienia, podpisywanie się uczestników na liście obecności, a także dystrybucję materiałów wśród uczestników. Wykonawca oznaczy to miejsce napisem Rejestracja Uczestników. Jednocześnie Wykonawca zapewni minimum 2 stoliki wraz z krzesłami, służące wypełnianiu dokumentów przez uczestników, które będą musieli złożyć przed otrzymaniem materiałów szkoleniowych. Ad. 4. Zapewnienie usług cateringowych i kelnerskich oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. Wykonawca zapewni śniadania drugiego i trzeciego dnia każdego szkolenia, dla osób nocujących w hotelu (40 uczestników), składające się co najmniej z: pieczywa 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzajów wędlin, 3 rodzajów sera, 9

10 dżemów owocowych, jogurtów owocowych, wyboru warzyw krojonych, 2 ciepłych dań, płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka, świeżo parzonej, gorącej kawy z ekspresu i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), mleka, cukru, cytryny, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby. Wykonawca zapewni bufet kawowy dla ok. 40 osób każdego dnia szkolenia, rozumiany jako 6 przerw kawowych na każde szkolenie (zgodnie z rozpisanym wyżej harmonogramem), zaopatrzony co najmniej w następujące produkty: minimum 4 rodzaje kruchych ciasteczek, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (min. 3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, uzupełniania w razie potrzeby, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy), uzupełniane w razie potrzeby, woda mineralna gazowana i niegazowana uzupełniana na bieżąco, serwis gastronomiczny (zapewnienie stołu, na którym serwowany będzie catering, wraz z dekoracją, obsługą kelnerską, zastawą ceramiczną oraz szklaną, sprzątaniem). Bufet kawowy musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej - dostępny od rozpoczęcia rejestracji uczestników i uzupełniany na bieżąco przed każdą przerwą. Wykonawca zapewni lunch pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla 40 osób (uczestników szkoleń). W ramach ww. kosztu cateringu Zamawiający zapewni lunch dla ok 5 wykładowców. Dokładną liczbę wykładowców Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni przed każdym szkoleniem. Lunch zostanie zorganizowany w formie bufetu, zorganizowanego w odrębnym od sali szkoleniowej pomieszczeniu, z miejscami siedzącymi dla wszystkich uczestników i wykładowców lub w specjalnie wydzielonej części sali restauracyjnej, zarezerwowanej wyłącznie dla uczestników szkolenia. Lunch składać się będzie co najmniej z: 2 rodzajów zup do wyboru, 3 rodzajów drugich dań do wyboru, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie, 2 rodzajów surówek, 3 rodzajów przekąsek, w tym sałatka, deseru, 10

11 świeżo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby, serwisu gastronomicznego (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Dodatkowo: w czasie trwania szkolenia, zgodnie z jego harmonogramem, Wykonawca zapewni na stołach uczestników oraz wykładowców szkolenia (uzupełniane na bieżąco w trakcie każdej przerwy): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w szklanych butelkach 0,33 l, filiżanki i szklanki, wymieniane w razie potrzeby na czyste. Wykonawca zapewni kolację pierwszego i drugiego dnia każdego szkolenia dla 40 osób składająca się co najmniej z: przystawki, ciepłego dania drugiego (minimum 2 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), półmiska wędlin, pieczywa białego i ciemnego, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków owocowych: jabłkowego i pomarańczowego, napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa z ekspresu, herbata w torebkach minimum 2 rodzaje, mleko do kawy, cytryna, cukier). Ponadto: wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych, wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań gorących podczas trwania lunchu i kolacji, napoje zimne serwowane będą w szklankach, do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe, użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana, użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone, wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane, wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi a użyte składniki muszą być wysokiej jakości, 11

12 śniadania, lunch i kolacje serwowane będą w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkoleń lub w pomieszczeniu/ sali restauracyjnej z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkoleń z miejscami siedzącymi w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników oraz wykładowców. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Menu do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 14 dni przed datą każdego szkolenia. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń będzie zobowiązany do ich uwzględnienia oraz ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu, w terminie do 2 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przez Zamawiającego. Ad. 5 Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych przed każdym szkoleniem. Wykonawca zapewni zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, zamykane pomieszczenie w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa, służące jako skład materiałów promocyjnych/szkoleniowych (segregatory, publikacje), na minimum 3 dni przed datą każdego szkolenia. Ad. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia osoby (osób) odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi szkoleń. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Ad.7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed zniszczeniem i kradzieżą. Zamawiający będzie miał możliwość pozostawienia na sali szkoleniowej sprzętu komputerowego (minimum 40 laptopów i rzutnik multimedialny) każdego dnia szkolenia, przed jego rozpoczęciem i po jego zakończeniu. Sala, w której odbywało się będzie szkolenie będzie zamykana na czas wolny od zajęć i zabezpieczona przed niepowołanym dostępem. Ad. 8. Zapewnienie transportu na miejsce szkolenia. Jeżeli nie będzie możliwe dotarcie z Dworca Centralnego w Warszawie na miejsce szkolenia jednym środkiem komunikacji miejskiej lub czas podróży na miejsce szkolenia z Dworca Centralnego w Warszawie będzie przekraczał 15 minut jednym środkiem komunikacji miejskiej (wg rozkładu jazdy ZTM), Wykonawca w ramach przedmiotu umowy zobowiązany jest zapewnić jeden bezpłatny transport autokarowy spod Dworca Centralnego w Warszawie na miejsce szkolenia (pierwszego dnia każdego szkolenia) oraz z miejsca szkolenia pod Dworzec Centralny w Warszawie (ostatniego dnia każdego szkolenia). Szczegóły dotyczące rzeczywistej liczby osób 12

13 objętych transportem zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie na 5 dni przed rozpoczęciem każdego szkolenia. Transport będzie odbywał się pojazdem dopuszczonym do przewozu osób, w liczbie odpowiadającej zgłoszonemu przez Zamawiającego zapotrzebowaniu. Godziny odjazdów zostaną dopasowane do potrzeb zgłoszonych przez Zamawiającego. III. Szczegóły dotyczące zamówienia w częściach 3-5: w części 3: 4 szkoleń w Krakowie; w części 4: 4 szkoleń we Wrocławiu; w części 5: 4 szkoleń w Gorzowie Wielkopolskim. Zamawiający przewiduje organizację 4 szkoleń w każdej części, każde z nich dla 40 uczestników i 4 osób prowadzących, co daje łączną liczbę 160 uczestników szkoleń i 16 osób prowadzących w każdej części zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia łącznej liczby uczestników szkoleń w każdej części zamówienia maksymalnie o 20%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu szkoleń, o czym zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę w terminie nie później niż na 7 dni przed jego planowanym rozpoczęciem. Szkolenia będą przebiegały według następującego harmonogramu: I dzień rejestracja i obiad zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa kolacja II dzień śniadanie zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe obiad zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe kolacja III dzień śniadanie zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa Szkolenia w każdym tygodniu będą odbywały się w dniach poniedziałek środa i środa piątek w następujących termiach: 13

14 w części 3 Kraków: L.p. Data 1 31 sierpnia 2 września 2015 r września 2015 r października 2015 r października 2015 r. w części 4 Wrocław: L.p. Data wrzesień 2015 r wrzesień 2015 r października 2015 r października 2015 r. w części 5 Gorzów Wielkopolski: L.p. Data wrzesień 2015 r wrzesień 2015 r listopad 2015 r listopad 2015 r. Lokalizacja: Hotel/centrum konferencyjno-szkoleniowe o standardzie co najmniej 3 gwiazdek, położony maksymalnie do 6 km w linii prostej od głównego dworca kolejowego w mieście właściwym dla danej części zamówienia. Miejsce, do którego można dotrzeć jednym środkiem komunikacji miejskiej. Sala szkoleniowa, noclegi oraz wyżywienie zostaną zorganizowane w jednym budynku/na terenie tego samego obiektu. Hotel/centrum konferencyjno - szkoleniowe powinien posiadać zaplecze umożliwiające spędzenie wolnego czasu po szkoleniu na koszt uczestników, po godzinach zajęć. Wykonawca dopuszcza organizację szkoleń w różnych hotelach/centrach szkoleniowokonferencyjnych, o standardzie nie niższym niż w podanym opisie przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że szkolenia odbywające się w jednym tygodniu będą zlokalizowane w tym samym miejscu (obiekcie). Zamówienie obejmuje: 14

15 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników szkoleń i wykładowców. 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart i minimum 4 pisakami (różne kolory), papierem do tablicy, ekranem do rzutnika multimedialnego oraz możliwością podłączenia sprzętu komputerowego (40 laptopów dla uczestników) w ustawieniu w podkowę lub w ustawieniu szkolnym. 3. Oznaczenie miejsca szkolenia, zapewnienie miejsca na organizację recepcji, czyli miejsca przeznaczonego na rejestrację uczestników przed salą szkoleniową. 4. Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. 5. Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych maksymalnie na 3 dni przed każdym szkoleniem. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym. 7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed zniszczeniem i/lub kradzieżą. Ad. 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników szkoleń i wykładowców Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników szkoleń i wykładowców w pokojach jednoosobowych z łazienkami. W pokojach dostępny będzie bezpłatny Internet bezprzewodowy. Nocleg i wyżywienie zapewnione zostaną w tym samym budynku/ na terenie tego samego obiektu, w którym znajduje się sala szkoleniowa. Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników szkolenia od godz w pierwszym dniu szkolenia i wykwaterowanie po godz ostatniego dnia szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić miejsce na pozostawienie bagaży (w obiekcie, w którym odbywa się szkolenie) dla osób wymeldowujących się ostatniego dnia szkolenia. Ad. 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z: odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart, papierem do tablicy i pisakami, ekranem do rzutnika multimedialnego, możliwością podłączenia 40 laptopów, łączem internetowym. Sala szkoleniowa dostosowana będzie wielkością do liczby 40 uczestników oraz ok. 4 osób prowadzących. Sala dostępna będzie w dniu każdego wydarzenia na minimum 1 godzinę przed rozpoczęciem zajęć. Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali szkoleniowej: stół prezydialny na podwyższeniu lub stolik z miejscem siedzącym dla maksymalnie 4 osób w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, 15

16 miejsca siedzące dla 40 uczestników oraz stoły w ustawieniu w podkowę, lub w ustawieniu szkolnym, umożliwiającym swobodny widok na ekran i na wykładowcę. W przypadku ustawienia szkolnego zapewnione będzie swobodne przejście pomiędzy stołami, dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali oraz zapewnienia oświetlenia sztucznego, klimatyzacja, ekran, flipchart z minimum 4 pisakami w kolorach: czarny, niebieski, zielony, czerwony, nagłośnienie minimum 2 mikrofony bezprzewodowe, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, wydzielone bezprzewodowe łącze internetowe, korzystające ze standardu g lub z możliwością wyboru standardu, o przepustowości minimum 25 Mbps, lub nie wydzielone o odpowiadającej wydajności, zapewniające bezproblemowe korzystanie z platformy e-learningowej przez ok. 40 jednoczesnych użytkowników; możliwość bezprzewodowego podłączenia do sieci internetowej 40 komputerów na sali szkoleniowej, możliwość podłączenia do sieci elektrycznej i ustawienia na stołach 40 laptopów dla uczestników szkoleń, zapewnienie obsługi technicznej na 1 godzinę przed i w trakcie każdego wydarzenia. Ad. 3. Recepcja Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu zorganizowania recepcji spotkania, umożliwiające odbieranie od uczestników spotkania kompletu dokumentów i sprawdzanie poprawności ich wypełnienia, podpisywanie się uczestników na liście obecności, a także dystrybucję materiałów wśród uczestników. Wykonawca oznaczy to miejsce napisem Rejestracja Uczestników. Jednocześnie Wykonawca zapewni minimum 2 stoliki wraz z krzesłami, służące wypełnianiu dokumentów przez uczestników, które będą musieli złożyć przed otrzymaniem materiałów szkoleniowych. Wykonawca oddeleguje jedną osobę pierwszego dnia szkolenia do rejestracji uczestników szkolenia, wydawania identyfikatorów oraz materiałów promocyjnych. Ad. 4. Zapewnienie usług cateringowych i kelnerskich oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług. Wykonawca zapewni śniadania drugiego i trzeciego dnia każdego szkolenia, dla osób nocujących w hotelu (40 uczestników), składające się z co najmniej z: pieczywa 2 rodzaje: jasne i ciemne, 16

17 3 rodzajów wędlin, 3 rodzajów sera, dżemów owocowych, jogurtów owocowych, wyboru warzyw krojonych, 2 ciepłych dań, płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka, świeżo parzonej, gorącej kawy z ekspresu i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), mleka, cukru, cytryny, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby. Wykonawca zapewni bufet kawowy dla ok. 40 osób każdego dnia szkolenia, rozumiany jako 6 przerw kawowych na każde szkolenie (zgodnie z rozpisanym wyżej harmonogramem), zaopatrzony co najmniej w następujące produkty: minimum 4 rodzaje kruchych ciasteczek, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (min. 3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, uzupełniania w razie potrzeby, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy), uzupełniane w razie potrzeby, woda mineralna gazowana i niegazowana, serwis gastronomiczny (zapewnienie stołu, na którym serwowany będzie catering, wraz z dekoracją, obsługą kelnerską, zastawą ceramiczną oraz szklaną, sprzątaniem). Bufet kawowy musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej - dostępny od rozpoczęcia rejestracji uczestników i uzupełniany na bieżąco przed każdą przerwą. Wykonawca zapewni lunch pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla 40 osób (uczestników szkoleń). W ramach ww. kosztu cateringu Zamawiający zapewni lunch dla ok 4 wykładowców. Dokładną liczbę wykładowców Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni przed każdym szkoleniem. Lunch zostanie zorganizowany w formie bufetu, zorganizowanego w odrębnym od sali szkoleniowej pomieszczeniu, z miejscami siedzącymi dla wszystkich uczestników i wykładowców lub w specjalnie wydzielonej części sali restauracyjnej, zarezerwowanej wyłącznie dla uczestników szkolenia. Lunch składać się będzie co najmniej z: 2 rodzajów zup do wyboru, 3 rodzajów drugich dań do wyboru, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie, 2 rodzajów surówek, 3 rodzajów przekąsek, w tym sałatka, 17

18 deseru, świeżo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby, serwisu gastronomicznego (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Dodatkowo: w czasie trwania szkolenia, zgodnie z jego harmonogramem, Wykonawca zapewni na stołach uczestników oraz wykładowców szkolenia (uzupełniane na bieżąco w trakcie każdej przerwy): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w szklanych butelkach 0,33l, filiżanki i szklanki, wymieniane w razie potrzeby na czyste. Wykonawca zapewni kolację pierwszego i drugiego dnia każdego szkolenia dla 40 osób składająca się co najmniej z: przystawki, ciepłego dania drugiego (minimum 2 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), półmiska wędlin, pieczywa białego i ciemnego, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków owocowych: jabłkowego i pomarańczowego, napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa z ekspresu, herbata w torebkach minimum 2 rodzaje, mleko do kawy, cytryna, cukier). Ponadto: wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych, wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań gorących podczas trwania lunchu i kolacji, napoje zimne serwowane będą w szklankach, do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe, użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana, użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone, wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane, wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, 18

19 przyrządzone w dniu świadczenia usługi a użyte składniki muszą być wysokiej jakości, śniadania, lunch i kolacje serwowane będą w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkoleń lub w pomieszczeniu/ sali restauracyjnej z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkoleń z miejscami siedzącymi w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników oraz wykładowców. Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Menu do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 14 dni przed datą każdego szkolenia. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń będzie zobowiązany do ich uwzględnienia i ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu, w terminie do 2 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przez Zamawiającego. Ad. 5 Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych przed każdym szkoleniem. Wykonawca zapewni zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, zamykane pomieszczenie w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa, służące jako skład materiałów promocyjnych/szkoleniowych (segregatory, publikacje), na minimum 3 dni przed datą każdego szkolenia. Ad. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia osoby (osób) odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi szkoleń. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Ad.7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed zniszczeniem i kradzieżą. Zamawiający będzie miał możliwość pozostawienia na sali szkoleniowej sprzętu komputerowego (minimum 40 laptopów i rzutnik multimedialny) każdego dnia szkolenia, przed jego rozpoczęciem i po jego zakończeniu. Sala, w której odbywało się będzie szkolenie będzie zamykana na czas wolny od zajęć i zabezpieczona przed niepowołanym dostępem. UWAGA: ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA SOBIE PRAWO PRZEPROWADZENIA WIZJI LOKALNEJ OBIEKTÓW BĘDĄCYCH MIEJSCEM ORGANIZACJI WYDARZEŃ W RAMACH CZĘŚCI 1 ZAMÓWIENIA ORAZ SZKOLEŃ W RAMACH CZĘŚCI 2-5 ZAMÓWIENIA W ZAKRESIE SPEŁNIENIA WARUNKÓW OKREŚLONYCH W NINIEJSZYM SZCZEGÓŁOWYM OPISIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, PRZED WYBOREM OFERTY. 19