SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (zwana dalej siwz)

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (zwana dalej siwz) I. Informacje o Zamawiającym. Województwo Małopolskie z siedzibą w Krakowie, ul. Basztowa 22, zwane w dalszej części Zamawiającym, zaprasza do składania ofert na zamówienie pn.: Kompleksowa organizacja minimum 2, a maksymalnie 4 posiedzeń Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego na lata (KM RPO WM ) na terenie województwa małopolskiego w 2015 roku, z zastrzeżeniem możliwości dodatkowego noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia dla części lub wszystkich uczestników. II. Tryb udzielenia zamówienia. Zamówienie publiczne udzielane jest zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), zwaną dalej ustawą, w trybie przetargu nieograniczonego. III. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja minimum 2, a maksymalnie 4 posiedzeń Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego na lata (KM RPO WM ) na terenie województwa małopolskiego w 2015 roku, z zastrzeżeniem możliwości dodatkowego noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia dla części lub wszystkich uczestników. 2. Organizacja minimum 2, a maksymalnie 4 posiedzeń oznacza, że Zamawiający za pośrednictwem Wykonawcy może zorganizować mniej niż 4 posiedzenia KM RPO WM w 2015 r., z zastrzeżeniem jednak, że nie mniej niż 2 posiedzenia. 3. Posiedzenia będą 2-dniowe, z zastrzeżeniem możliwości dodatkowego noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia dla części lub wszystkich uczestników. 4. Przez termin posiedzenia należy rozumieć dni, w których prowadzone są obrady KM. 5. Wykonawca, każdorazowo w terminie 3 dni kalendarzowych od daty uzyskania informacji o planowanym terminie każdego posiedzenia, przedstawi Zamawiającemu propozycję 3 hoteli spełniających niżej opisane wymagania. Spośród przedstawionych hoteli Zamawiający w terminie do 3 dni roboczych wybierze 1 hotel do realizacji zamówienia w zakresie danego posiedzenia. 6. Szczegóły zamówienia: Uczestnicy posiedzenia: Maksymalna możliwa liczba uczestników posiedzenia (nie mniej niż 35 osób, nie więcej niż 70), w tym także maksymalna możliwa liczba uczestników korzystających z noclegów i kolacji w przeddzień posiedzenia, zostanie wskazana Wykonawcy wraz z terminem każdego posiedzenia do 21 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia lub w terminie krótszym, za zgodą Wykonawcy. O ostatecznej liczbie uczestników każdego posiedzenia Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego najpóźniej na 5 dni roboczych przed terminem posiedzenia lub w terminie krótszym, zgodnie ze złożoną ofertą. Powiadomienie, o którym mowa powyżej, nastąpi w drodze telefonicznej lub mailowej. Zamawiający w dniu organizacji posiedzenia może zwiększyć lub zmniejszyć liczbę uczestników posiedzenia o ok. 10 % w stosunku do zgłoszonej w tym trybie liczby osób (nie więcej niż 70 osób łącznie). O ostatecznej liczbie uczestników korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień każdego posiedzenia Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego najpóźniej na 5 dni roboczych przed dniem poprzedzającym termin każdego posiedzenia lub w terminie krótszym zgodnie ze złożoną ofertą. Termin wskazany w formularzu oferty, jako termin zgłaszania przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników danego posiedzenia, będzie stosowany odpowiednio w zakresie zgłaszania uczestników korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia. Odpowiednie stosowanie oznacza, że termin zgłaszania ostatecznej liczby uczestników posiedzenia i termin zgłaszania ostatecznej liczby uczestników korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia nie będzie tym samym dniem, zachowana natomiast będzie ilość dni, z jakim wyprzedzeniem należy zgłaszać uczestników. PRZYKŁAD: Jeżeli posiedzenie będzie się odbywać w dniach miesiąca, a Wykonawca w ofercie zobowiązał się, że ostateczną liczbę uczestników Zamawiający będzie mógł zgłosić 2 dni przed posiedzeniem, to Zamawiający 18 dnia miesiąca wskaże liczbę uczestników danego posiedzenia, natomiast w zakresie zgłoszenia osób korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia zgłoszenie nastąpi w dniu 17 miesiąca). Powiadomienie, o którym mowa powyżej, nastąpi w drodze telefonicznej lub mailowej. Zamawiający w przeddzień posiedzenia może zwiększyć lub zmniejszyć liczbę uczestników korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia o ok. 10 % w stosunku do zgłoszonej w tym trybie liczby osób (nie więcej niż 70 osób łącznie). 1

2 Miejsce posiedzenia: obszar województwa małopolskiego, w odległości powyżej 20 km od miasta Krakowa, przy czym każde posiedzenie musi odbywać się w innej miejscowości; hotel, co najmniej 3-gwiazdkowy, zgodnie z Ewidencją Obiektów Hotelarskich prowadzoną przez Marszałka Województwa Małopolskiego (stan na dzień proponowania hoteli do organizacji posiedzeń przez Wykonawcę). Hotel powinien być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych; sala konferencyjna, noclegi oraz wyżywienie w ramach jednego posiedzenia powinny być zapewnione na terenie tego samego obiektu; liczba pokoi w proponowanych hotelach do realizacji zamówienia powinna być dostosowana do maksymalnej możliwej liczby uczestników danego posiedzenia. ZAMÓWIENIE OBEJMUJE: a) Wynajęcie sali konferencyjnej, umożliwiającej przeprowadzenie posiedzenia dla minimum 35, a maksymalnie 70 osób, przy czym wielkość sali powinna być dostosowana do maksymalnej możliwej liczby uczestników, zgłoszonej przez Zamawiającego, dostępność sali przez 2 dni wskazane w agendzie, b) Zapewnienie wyposażenia sali oraz zaplecza umożliwiającego przeprowadzenie posiedzenia, tj. - ustawienie stołów w kształcie litery U, - klimatyzacja/ogrzewanie, - nagłośnienie, - projektor multimedialny, - stolik pod projektor (Zamawiający dopuszcza możliwość innego ustawienia/zamontowania projektora, o ile pozwoli to na bardzo dobrą widoczność projekcji), - ekran zapewniający bardzo dobrą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania (Zamawiający dopuszcza możliwość wyświetlenia projekcji na ścianie, o ile zapewni to bardzo dobrą widoczność dla uczestników posiedzenia), - tablica typu flipchart wraz z flamastrami i blokiem, - laptop kompatybilny z projektorem, z podłączeniem do Internetu, wyposażony w oprogramowanie biurowe, aplikację do odtwarzania filmów wideo, w tym DVD, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo oraz aplikację umożliwiającą odczyt plików wideo w formacie FLV, - bezprzewodowy dostęp do Internetu, - sprawnie działające i ustawione na odpowiednich częstotliwościach przenośne mikrofony (min. 8 sztuk ) lub zapewnienie multifonów (1 multifon na 2 osoby), - pilot do zmiany slajdów prezentacji wraz ze wskaźnikiem, zapewniający możliwość zmiany slajdów z każdego miejsca na sali konferencyjnej, - zaplecze sanitarne, - dostęp do szatni. Za prawidłowe działanie wymienionych sprzętów i instalacji, odpowiada Wykonawca. c) Przygotowanie miejsca na przerwę kawową w formie bufetu w sali, w której odbywa się posiedzenie, lub obok sali, wg decyzji Zamawiającego, przekazanej na 10 dni roboczych przed każdym posiedzeniem. d) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników posiedzenia: Wykonawca na 5 dni roboczych przed datą rozpoczęcia posiedzenia przedstawi Zamawiającemu menu do akceptacji. Zamawiający zastrzega, aby dodatkowo dla zainteresowanych przygotowana została wersja wegetariańska śniadania, lunchu i kolacji. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń przez Zamawiającego do menu, Wykonawca w ciągu 1 dnia roboczego zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia Zamawiającemu w terminie 1 dnia roboczego od otrzymania uwag lub zastrzeżeń. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników posiedzenia, zgodnie z menu i ramowym planem posiedzenia: MENU: Kolacja (przeddzień posiedzenia) w formie zasiadanej, menu składające się przynajmniej z: 1 przystawki, 1 gorącego dania głównego, 1 deseru, napojów. Serwis kawowy (2 dni posiedzenia) ciągły w sali posiedzeń lub obok sali wg decyzji Zamawiającego: 2

3 kawa, herbata, soki tłoczone w buteleczkach, woda gazowana i niegazowana w buteleczkach, mleko do kawy, cukier, cytryna, świeże ciasteczka (3 rodzaje kruchych, 2 rodzaje bankietowych), kanapki/koreczki/tartinki, owoce filetowane. Serwis dostępny w trakcie trwania całego posiedzenia, systematycznie sprzątany i uzupełniany. Obiad (2 dni posiedzenia) w formie obiadu zasiadanego, menu składające się przynajmniej z: 1 przystawki 1 zupy, 1 gorącego dania głównego, 1 deseru, napojów. Kolacja (1 dzień posiedzenia) w formie zasiadanej, menu składające się przynajmniej z: 1 przystawki, 1 gorącego dania głównego, 1 deseru, napojów, deski wędlin, deski serów, 2 rodzajów sałatek, pieczywa. Śniadanie (II dzień posiedzenia oraz w I dzień posiedzenia dla osób korzystających z noclegu w przeddzień posiedzenia) w formie szwedzkiego stołu. Obiad i serwis kawowy należy zapewnić na każdy dzień posiedzenia. Usługi związane z zapewnieniem wyżywienia powinny być świadczone przez profesjonalną obsługę oraz przy zapewnieniu odpowiedniej zastawy stołowej, szkła oraz dekoracji kwiatowej. Do przygotowania posiłków winny być użyte produkty najwyższej jakości, produkty żywnościowe powinny być świeże, potrawy przyrządzane tego samego dnia, co świadczenie usługi. Bezwzględnie winny być zachowywane normy na składniki pokarmowe i produkty spożywcze określone przez Instytut Żywności i Żywienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. e) Zapewnienie noclegu w obiekcie, w którym będzie organizowane posiedzenie: zapewnieniu 1 lub 2 noclegów dla uczestników posiedzenia w obiekcie, w którym będzie organizowane posiedzenie, przy czym w przeddzień posiedzenia nocleg powinien być zapewniony dla minimum 10 osób, a maksymalnie 70 osób, natomiast w pierwszy dzień posiedzenia nocleg powinien być zapewniony dla minimum 35 a maksymalnie 70 osób, noclegi powinny być w pokojach 1-osobowych i/lub 2-osobowych do wykorzystania przez jedną osobę, z pełnym węzłem sanitarnym, przy czym Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania 18 osób w pokojach dwuosobowych przy maksymalnej liczbie uczestników posiedzenia (70 osób), zapewnienie zakwaterowania w tych samych pokojach dla osób korzystających z dwóch noclegów podczas jednego posiedzenia. f) Zapewnienie miejsc postojowych dla Zamawiającego (min. 18) w miejscu, gdzie będzie odbywało się posiedzenie. g) Przygotowanie recepcji posiedzenia (w tym m.in. stół, 3 krzesła lub fotele), h) Zapewnienie przestrzeni biurowej dla Zamawiającego, tj. stół, krzesło, fax, kserokopiarka, drukarka, papier do drukarki (2 ryzy), Internet do wykorzystania w trakcie trwania posiedzenia w pobliżu sali konferencyjnej. i) Rejestracja audio w systemie dźwięku stereo każdego posiedzenia, w sposób umożliwiający jego prawidłowe odsłuchanie i przekazanie Zamawiającemu w ciągu 2 dni roboczych od zakończenia posiedzenia nagrania na nośniku Mp3/CD lub przez serwer FTP. j) Zapewnienie transportu dla uczestników posiedzenia z Krakowa do miejsca posiedzenia i z miejsca posiedzenia do Krakowa (transport busem lub autobusem, transport na obszarze województwa małopolskiego, dla maksymalnie 15 osób). Wykonawca jest zobowiązany dokonać we własnym 3

4 zakresie płatności związanych z przejazdem, w tym również opłaty parkingowe, płatne odcinki autostrady itp. Wykonawca zapewnieni pasażerom odpowiednie warunki bezpieczeństwa, wygody i należytej obsługi w czasie przewozu. Informacja na temat transportu zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed terminem realizacji usługi transportu dla uczestników. Transport uczestników stanowi usługę dodatkową i nie musi być wykorzystywany przez Zamawiającego przy organizacji każdego posiedzenia. W przypadku korzystania z transportu dla uczestników, usługa obejmie jeden kurs z Krakowa na miejsce posiedzenia w przeddzień posiedzenia albo w pierwszym dniu posiedzenia oraz jeden kurs z miejsca posiedzenia do Krakowa w drugi dzień posiedzenia. k) Wyznaczenie koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę i koordynację organizacji posiedzeń, obecnego podczas posiedzeń, pozostającego w stałym kontakcie z Zamawiającym. l) Oznaczenie miejsca posiedzenia, zgodnie z zasadami i wymaganiami w zakresie informacji i promocji obowiązującymi dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata Stosowne informacje i materiały przekaże Zamawiający najpóźniej w dniu posiedzenia, przed jego rozpoczęciem. RAMOWY PLAN POSIEDZENIA (może ulec modyfikacjom): PRZEDDZIEŃ POSIEDZENIA Przyjazd części lub wszystkich uczestników Zakwaterowanie Kolacja DZIEŃ I Śniadanie dla osób korzystających z noclegu w przeddzień posiedzenia Rejestracja uczestników, szkolenie, zakwaterowanie Rozpoczęcie posiedzenia KM Obrady, zakwaterowanie Obiad, zakwaterowanie Obrady Uroczysta Kolacja DZIEŃ II Śniadanie Obrady Obiad Obrady Zakończenie posiedzenia KM Agenda każdego posiedzenia zostanie przekazana drogą elektroniczną najpóźniej na 10 dni przed terminem danego posiedzenia. Posiedzenia planowane są do realizacji w odstępstwach czasowych ok. 1 miesiąca. Dokładna informacja o terminie każdego posiedzenia oraz maksymalnej możliwej liczbie uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 21 dni roboczych przed terminem danego posiedzenia lub w terminie krótszym za zgodą Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu posiedzenia lub odwołanie danego posiedzenia, o czym poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 10 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia. Odwołane posiedzenie nie będzie liczone do minimalnej liczby posiedzeń zleconych Wykonawcy do organizacji. Warunki wykonania zamówienia zawarte są we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 7 do siwz. 7. Oznaczenie wg CPV: Usługi w zakresie organizowania seminariów 8. Przedmiot zamówienia współfinansowany jest z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata Zamawiający dopuszcza możliwość odwołania posiedzenia. IV. Składanie ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4

5 V. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: Zamówienie należy wykonać w terminie do r. Informacja o dokładnym terminie każdego posiedzenia zostanie przekazana Wykonawcy do 21 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia lub w terminie krótszym za zgodą Wykonawcy. VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. 2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy, zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże się doświadczeniem w należytym wykonaniu (lub wykonywaniu w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej dwóch usług, odpowiadających swoim rodzajem i wartością usłudze, stanowiącej przedmiot zamówienia. Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, uważa się usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania obejmującego co najmniej nocleg, pełne wyżywienie (minimalnie śniadanie i obiadokolacja) i zapewnienie sali konferencyjnej, o wartości usługi nie niższej niż ,00 zł brutto. Poprzez spotkanie Zamawiający rozumie: konferencje, warsztaty, szkolenia, eventy, posiedzenia, itp. b) warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 22 ust 1 pkt 3 ustawy, zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że dysponuje osobą zdolną do wykonania zamówienia, tj. 1 osobą, przeznaczoną do pełnienia funkcji koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym, posiadającą doświadczenie w organizacji co najmniej 2 spotkań obejmujących, co najmniej nocleg, wyżywienie i zapewnienie sali konferencyjnej w ramach każdego spotkania. 3. Wykonawca w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu może polegać na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy. 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna), wskazane wyżej warunki udziału w postępowaniu mogą spełniać łącznie. 5. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia nie mogą podlegać wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. 6. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonywana będzie w formule spełnia nie spełnia, w oparciu o dokumenty załączone do oferty, a których wykaz zawiera punkt VII siwz. 7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia czego niezbędne będzie załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. VII. Oświadczenia i dokumenty, jakie mają załączyć do oferty wykonawcy 1. Wraz z ofertą wykonawca winien złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr 2 do siwz oraz dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz, których usługi zostały wykonane załącznik nr 5 do siwz, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. b) wskazanie osoby, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnej za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat jej doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nią czynności, oraz informację o podstawie do dysponowania tą osobą. 2. Dowodami, o których mowa w pkt VII ppkt 1 lit. a) siwz, są: a) poświadczenie, z tym, że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, 5

6 b) oświadczenie wykonawcy jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa wyżej w lit. a). 3. W przypadku, gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz, którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa w pkt VII ppkt 1 lit. a) siwz, zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa w ppkt Wraz z ofertą wykonawca winien złożyć następujące dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania: a) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia załącznik nr 3 do siwz, b) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 5. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt VII ppkt 4 lit b) siwz: składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości. Dokumenty te powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ppkt 5, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Przepis dotyczący terminów wystawienia dokumentów stosuje się odpowiednio. 6. Wykonawca, wraz z ofertą, winien złożyć listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.) załącznik nr 4a do siwz, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej załącznik nr 4b do siwz. 7. W przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, każdy z wykonawców, musi załączyć do oferty dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy. 8. Dokumenty należy składać w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem, że oświadczenie, o którym mowa w pkt 1, oraz dokumenty wskazane w pkt 6 i 11.1, winny posiadać formę oryginału. 9. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje Pełnomocnik, wraz z ofertą winno być złożone pełnomocnictwo dla tej osoby określające jego zakres. Pełnomocnictwo winno być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 10. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku innych podmiotów, na zasobach, których wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub te podmioty. 11. Jeżeli wykonawca polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy: 1) zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, że będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, 2) Zamawiający, w celu oceny, czy wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, żąda dokumentów dotyczących w szczególności: a) zakresu dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, c) charakteru stosunku, jaki będzie łączył wykonawcę z innym podmiotem, d) zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia. 12. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 13. Wszelkie pełnomocnictwa winny być załączone do oferty w formie oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa (notarialnie art. 96 ustawy z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2008 r. Nr 189 poz z późniejszymi zmianami)). 6

7 VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. 1. Wszelkie zawiadomienia, wnioski, oświadczenia i informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują sobie w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. 2. Jeżeli Zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 3. Poprzez przekazanie oświadczenia, wniosku, zawiadomienia oraz informacji, drogą elektroniczną, Zamawiający rozumie, tylko i wyłącznie przekazanie skanu dokumentu, który został sporządzony w formie pisemnej. 4. Adres Zamawiającego do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Departament Zarządzania programami Operacyjnymi, ul. Wielicka 72, Kraków. 5. Znak sprawy: ZPO-X Adres poczty elektronicznej: malgorzata.posluszna@umwm.pl 7. Nr faksu Zamawiającego: Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami są: Pani Katarzyna Ptasznik tel. 12/ , Pani Małgorzata Posłuszna tel. 12/ Zespół ds. Wsparcia Procesowego, Departament Zarządzania Programami Operacyjnymi. IX. Wymagania dotyczące wadium. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. X. Termin związania ofertą. Składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. XI. Opis sposobu przygotowywania ofert. Na ofertę składa się formularz oferty załącznik nr 1 do siwz. W Formularzu oferty oprócz maksymalnej ceny brutto całego zamówienia należy wskazać: a) cenę: - cenę ryczałtową brutto za 1 uczestnika 1 posiedzenia z 1 noclegiem i kolacją, - cenę ryczałtową brutto za 1 uczestnika 1 posiedzenia z 2 noclegami i 2 kolacjami, - cenę brutto za transport uczestników 1 posiedzenia, - cenę brutto za rejestrację audio 1 posiedzenia, - maksymalną cenę brutto za organizację 1 posiedzenia, b) termin zgłoszenia przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników danego posiedzenia. 1. Do oferty należy również załączyć wszystkie wymagane oświadczenia i dokumenty wskazane w pkt VII siwz. 2. Pozostałe informacje dotyczące przygotowania oferty: 1/ Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2/ Oferta musi być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej. 3/ Oferta winna być podpisana przez osoby uprawnione lub upoważnione do reprezentowania wykonawcy. 4/ Jeżeli wykonawca składając ofertę, zastrzega sobie prawo do nie udostępnienia innym uczestnikom postępowania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, musi to wyraźnie wskazać w ofercie, poprzez złożenie stosownego oświadczenia zawierającego wykaz zastrzeżonych dokumentów i wykazanie, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnice przedsiębiorstwa. Dokumenty opatrzone klauzulą; Dokument zastrzeżony winny być załączone łącznie z oświadczeniem, o którym mowa powyżej, na końcu oferty. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy. 5/ Forma oferty winna spełniać następujące wymagania: a) wszystkie strony oferty oraz oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, należy spiąć lub zszyć, w sposób uniemożliwiający przypadkowe ich rozpięcie, b) poprawki muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisami osób uprawnionych lub upoważnionych do reprezentowania wykonawcy, c) wszystkie strony zawierające treść należy kolejno ponumerować, d) ofertę należy składać w jednym egzemplarzu, w opakowaniu. Na opakowaniu należy zamieścić informacje: 7

8 Nazwa i adres wykonawcy Nazwa i adres zamawiającego Adres na który należy składać oferty Oferta na:...(wpisać nazwę zamówienia).. Nie otwierać przed: (wpisać datę otwarcia ofert).. 3. W dowolnym momencie przed upływem terminu składania ofert każdy wykonawca może zmienić lub wycofać swoją ofertę. XII. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert. XII.1. Miejsce oraz termin składania ofert. Oferty należy składać, nie później niż do dnia 24 sierpnia 2015 r. do godz. 12:30 Adres: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Sekretariat Departamentu Zarządzania Programami Operacyjnymi, Kraków, ul. Wielicka 72a. XII.2. Miejsce oraz termin otwarcia ofert. 1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 24 sierpnia 2015 r. o godz. 13:00 w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, ul. Wielicka 72, Kraków, w pok. nr Otwarcie ofert nastąpi na zasadach i w trybie art. 86 ust. 2, 3 i 4 ustawy. XIII. Opis sposobu obliczenia ceny. 1. Wykonawcy zobowiązani są do bardzo starannego zapoznania się z przedmiotem zamówienia, warunkami wykonania i wszystkimi czynnikami mogącymi mieć wpływ na cenę zamówienia. 2. Cena wykonania zamówienia podana w ofercie musi być ceną brutto (razem z podatkiem VAT). Cena zamówienia winna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia. Cenę brutto zamówienia powinien stanowić iloczyn maksymalnej liczby posiedzeń, tj. 4 i ceny brutto za 1 posiedzenie, obliczonej z uwzględnieniem wszystkich elementów składających się na zrealizowanie przedmiotu zamówienia przypadających na jedną osobę w zakresie 1 posiedzenia (przy uwzględnieniu maksymalnej liczby uczestników 1 posiedzenia, tj. 70 osób oraz maksymalnej ilości noclegów, tj. 2 i maksymalnych ilości kolacji, tj. 2), kosztów transportu oraz rejestracji audio. Cena jednostkowa brutto za 1 uczestnika 1 posiedzenia z 1 noclegiem i kolacją oraz cena jednostkowa brutto za 1 uczestnika 1 posiedzenia z 2 noclegami i 2 kolacjami stanowią ceny ryczałtowe. XIV. Opis kryteriów, którymi będzie kierował się zamawiający przy wyborze ofert, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Oferty będą oceniane według następujących kryteriów. L.p. Kryterium Waga (pkt) 1. Cena brutto wykonania zamówienia 80 pkt 2. Termin zgłoszenia przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników 20 pkt 2. Sposób oceny ofert: a) Ocena ofert w kryterium Cena brutto wykonania zamówienia, z wagą maksymalną 80 pkt zostanie dokonana według wzoru: C minimalna C = x 80,00 pkt C oferty gdzie: C minimalna najniższa cena spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, C oferty cena oferty ocenianej b) Ocena ofert w kryterium termin zgłoszenia przez Zamawiającego ostatecznej liczby uczestników, z maksymalną wagą 20,00 pkt, zostanie dokonana według zasad: 8

9 Za możliwość zgłoszenia ostatecznej liczby uczestników danego posiedzenia w dniu posiedzenia zostanie przyznanych 20 pkt., w przeddzień posiedzenia 16 pkt., 2 dni przed planowanym terminem 12 pkt, 3 dni przed planowanym terminem - 8 pkt, 4 dni przed planowanym terminem - 4 pkt, 5 dni przed planowanym terminem - 0 pkt. Maksymalnie za to kryterium można otrzymać 20 punktów, minimalnie 0 pkt. W przypadku, gdy w ofercie nie zostanie wskazany żaden termin, wykonawca nie otrzyma punktów za to kryterium, a zgłoszenie uczestników będzie następować zgodnie z terminem wskazanym w pkt. III, tj. na 5 dni przed planowanym terminem posiedzenia. Przeliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wynik przedstawiany będzie w punktach. Jako najkorzystniejsza, zostanie uznana oferta z najwyższą łączną liczbą punktów. XV. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi niezwłocznie wykonawców, którzy złożyli oferty, na zasadach i w trybie art. 92 ustawy. 2. Umowa zostanie zawarta na warunkach określonych we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 7 do siwz. 3. Wykonawcy występujący wspólnie winni, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, dostarczyć zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych wykonawców. 4. Wybrany wykonawca zostanie powiadomiony o miejscu i terminie zawarcia umowy jak również o wszelkich ewentualnych dodatkowych formalnościach, jakie winny zostać dopełnione w celu zawarcia umowy. XVI. Wymagania dotyczące zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy XVII. Istotne dla stron postanowienia treści umowy - wzór umowy. 1. Wzór umowy stanowi załącznik nr 7 do siwz. 2. Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru wykonawcy. Dopuszczalna jest zmiana osoby pełniącej funkcję koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym, o ile zastępująca osoba będzie spełniała wymagania określone w SIWZ, a Zamawiający wyrazi na to zgodę. XVIII. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia. 1. Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy. 2. W przypadkach wskazanych w art. 180 ust. 2 ustawy przysługuje odwołanie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której jest obowiązany na podstawie ustawy. 3. Na orzeczenie KIO stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. XIX. Zamówienia uzupełniające. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających do niniejszego postępowania, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. Zamówienia uzupełniające będą polegały na powtórzeniu tego samego rodzaju usług, co zamówienie podstawowe. Wielkość lub zakres zamówień uzupełniających: nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego. XX. Oferty wariantowe. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej. XXI. Udział podwykonawców w realizacji zamówienia. Wykonawca winien w ofercie wskazać części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. 9

10 XXII. Wykaz załączników do siwz. 1. Formularz oferty zał. nr 1, 2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zał. nr 2, 3. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia zał. nr 3, 4. Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej zał. nr 4a lub informacja o braku przynależności do grupy kapitałowej zał. nr 4b, 5. Wykaz wykonanych usług zał. nr 5, 6. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia zał. nr 6, 7. Wzór umowy zał. nr 7. 10