Zaproszenie do składania ofert Na realizację usług gastronomicznych, hotelarskich oraz wynajmu sali szkoleniowej świadczonych w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego prowadzonym przez Atlantic Fund Services Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services Warszawa, dnia 17 sierpnia 2012 roku 1
I. ZASADY KONKURSU Zamawiający - Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zwraca się do Państwa z propozycją przedstawienia oferty w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie firmy odpowiedzialnej za realizację usług gastronomicznych, hotelarskich i wynajmu sali szkoleniowej podczas 1 szkolenia 2-dniowego na terenie województwa mazowieckiego (nie obejmuje Warszawy) w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w dniach 5-6 października 2012 roku. Opis projektu: Regionalny zamknięty projekt Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services zakłada realizację szkoleń ogólnych dla 144 osób (66K i 78M) zatrudnionych na terenie woj. mazowieckiego, pracowników Atlantic Fund Services posiadającego siedzibę na terenie woj. mazowieckiego. Głównym celem projektu jest optymalizacja procesów zarządzania i podniesienia jakości obsługi klientów poprzez PODNIESIENIE KOMPETENCJI managerskich, technicznych oraz osobistych pracowników Atlantic Fund Services. Okres realizacji projektu: 01.2012-12.2013 Tryb udzielenia zamówienia: 1. Ogłoszenie zapytania i umieszczenie go na stronie www projektu 2. Wysyłka zapytań ofertowych, do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców 3. Zebranie ofert 4. Wybór Wykonawcy/Wykonawców 5. Poinformowanie Oferentów o wyniku konkursu i ewentualnym wyborze Oferenta do realizacji przedmiotu/części przedmiotu zamówienia. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania do 14 września 2012r. Zamawiający zastrzega, że termin podania informacji o wynikach oceny może ulec przesunięciu o czym zobowiązany jest poinformować Oferentów. 6. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie określonym w podrozdziale 3.1.3.1 Zasada konkurencyjności Wytycznych w zakresie kwalifikowania 2
wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15.12.2011. 7. Kod wspólnego słownika zamówień (CPV): a. 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków b. 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne c. 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji d. 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Opis przedmiotu Zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja (zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień CPV): 1. Wynajem sali szkoleniowej dla 13 osób (każdego dnia 12 osób + trener). Sala powinna posiadać powierzchnię wystarczającą do komfortowego pomieszczenia grup szkoleniowych do 15 osób przy założeniu, że stoły ustawione są w kształcie litery U (prosimy o padanie wymiarów sali) oraz mieć możliwość ułożenia stołów w kształcie litery U - stoły nie powinny być na stałe przymocowane do podłogi dając możliwość swobodnego ustawienia w zależności od potrzeb, np. w pracy w grupach. Sale powinny zawierać niezbędny sprzęt szkoleniowy tj. posiadać flipchart wraz z kompletem mazaków, projektor multimedialny oraz ekran do projektora. Prosimy o podanie ceny uwzględniającej wynajem sprzętu za dzień. Ponadto powinna posiadać klimatyzację i ogrzewanie, dostęp światła dziennego i otwierane okna, być dostępna, przez co najmniej 10 godzin dziennie, w godzinach od 8 do 18, być dostępna w okresie planowanej realizacji usługi - szczegółowe terminy do ustalenia oraz posiadać dogodną lokalizację i możliwość dojazdu komunikacją miejską. Prosimy o podanie ceny brutto/netto uwzględniającej wynajem sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem za 1 dzień szkoleniowy( co najmniej 10 godzin w godz. 8-18). 2. Całodniowe wyżywienie dla uczestników oraz trenera (łącznie 13 osób) tj. śniadanie (jeśli nie jest wliczone w cenę noclegu), lunch, kolacja (jedynie w pierwszym dniu szkolenia) oraz przerwy kawowe. Lunch powinien obejmować, co najmniej 2 dania np. zupę i danie główne. Przerwa kawowa powinna obejmować, co najmniej kawę, herbatę, mleko, cukier, wodę gazowaną i niegazowaną, soki, owoce i ciasteczka. Kolacja powinna obejmować co najmniej jedno danie ciepłe oraz napoje do posiłków. Prosimy o podanie ceny jednostkowej brutto/netto od osoby za lunch, kolację i osobno za przerwy kawowe. 3
3. Wynajem pokoi dla uczestników szkolenia i trenera pomiędzy dniami szkoleniowymi (jeden nocleg) prosimy o przesłanie galerii zdjęć pokoi (cena za 1 osobowy pokój, cena za 2 osobowy pokój; cena jednostkowa brutto/netto za dzień). Noclegi: dostęp odpowiedniej liczby pokoi jednoosobowych (ok 3 pokoje) oraz dwuosobowych (ok 5 pokoi) dla zakwaterowania grupy w podanym terminie szkolenia. Liczba i rodzaj pokoi uzależniona jest od liczby kobiet i mężczyzn, którzy będą uczestniczyć w szkoleniu. Preferowany podział pokoi to pokoje 2-osobowe dla uczestników oraz jedynka dla trenera. Jeżeli liczba kobiet/mężczyzn nie będzie parzysta zakwaterowanie następi w pokojach 1 osobowych. Zamawiający potwierdzi dokładną listę uczestników szkolenia na tydzień przed planowanym terminem realizacji. KRYTERIA DOSTĘPU W celu zapewnienia odpowiedniej jakości Zamawianych usług oraz dokonania prawidłowego wyboru Wykonawcy, ustala się następujące kryteria dostępu: 1. Sala szkoleniowa: mieszcząca się na terenie hotelu, dostęp do światła dziennego, możliwość swobodnego wietrzenia sali (otwierane okna), klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury, stoły niezamocowane na stałe z możliwością ich przestawienia i ustawienia w podkowę, powierzchnia sali min. 30 m kw. (przy czym jedna ściana nie może być krótsza niż 5 metrów), sala przygotowana do przeprowadzenia prezentacji multimedialnej. 2. Wyżywienie: - lunch (pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podany w ustalonej godzinnej przerwie i składający się z dania pierwszego (zupa lub krem), dania drugiego (porcja mięsa lub ryby, warzywa lub surówka lub sałatka, makaron lub ziemniaki lub kasza), deseru oraz jednego napoju ciepłego lub zimnego, - przerwa kawowa (pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podana i uzupełniana zgodnie z harmonogramem szkolenia, złożona z herbaty, kawy, mleka/śmietanki, cukru, wody, ciasteczek kruchych; - kolacja (tylko pierwszego dnia szkolenia dla wszystkich uczestników i trenera/ki) podana zgodnie z ustaleniami dokonanymi przed szkoleniem. Kolacja powinna obejmować co najmniej jedno danie ciepłe oraz napoje do posiłków. 3. Noclegi: dostęp do odpowiedniej liczby pokoi jednoosobowych (ok 3 pokoje) oraz dwuosobowych (ok 5 pokoi) dla zakwaterowania grupy w podanym terminie szkolenia. 4. Standard hotelu/sali szkoleniowej: hotel minimum trzygwiazdkowy zlokalizowany na terenie województwa mazowieckiego (nie obejmuje Warszawy), z dogodnym dojazdem z Warszawy. 5. Pozostałe: - dostępność ośrodka w okresie planowanej realizacji usługi, - posiłki serwowane w restauracji hotelowej mieszczącej się na terenie hotelu/na terenie wynajmowanej sali, - faktura wystawiona nie później niż 7 dni po zakończeniu szkolenia z podziałem na poszczególne usługi zgodnie z obowiązującą stawką VAT. 4
- wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym ani kapitało ani osobowo. Kryterium będzie weryfikowane na postawie przesłanego Oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia - spełnienie wymogów formalnych - dotyczy złożenia podpisanej oferty zgodnie z powyższymi kryteriami dostępu oraz podpisanego oświadczenia Oferenta (załącznik nr 1 niniejszego zaproszenia do składania ofert). Spełnienie kryteriów dostępu będzie weryfikowane na postawie treści przesłanej Oferty jak również dołączonych do niej zdjęć, Oświadczeń, mapek dojazdu oraz wszelkiej dołączonej do Oferty dokumentacji, na postawie, której jednoznacznie będzie można stwierdzić spełnienie kryteriów. Kryteria oceny oferty: A. Cena W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. 1/0 pkt.: oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu (kwota netto za szkolenie) / oferta przekracza kwotę założoną w budżecie projektu (kwota netto za szkolenie). Zamawiający dopuszcza możliwość podjęcia negocjacji z Oferentem/Oferentami, których oferty uzyskają w toku oceny najwyższą liczbę punktów, ale których cena przekroczyła kwoty przeznaczone przez Zamawiającego na wykonanie zamawianych usług. 2. Ranking wg cen usług w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. B. Standard świadczenia usługi gastronomicznej, hotelowej i wynajmu sali ze sprzętem W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem: 1. Ranking wg jakości oferty posiłków, przerw kawowych oraz sal szkoleniowych stwierdzone na podstawie nadesłanych propozycji menu, opisów sali i zdjęć sali oraz pokoi; W przypadku n ofert, oferta o najwyższej jakości otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. Uwaga. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wizytacji sal dwóch firm, których oferty zdobędą najwyższą liczbę punktów w celu sprawdzenia standardu oferowanych usług. C. Doświadczenie w świadczeniu usług w ramach projektów EFS W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: - 1 punkt - oferta spełnia kryterium i posiada doświadczenie w świadczeniu usług w ramach projektów EFS z Poddziałania 2.1.1 lub 8.1.1 z ostatnich dwóch lat licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 15 dni szkoleniowych obejmujących pełne wyżywienie oraz udostępnianie sal szkoleniowych). - 0 punktów - oferta nie spełnia kryterium i nie posiada doświadczenia w świadczeniu podobnych usług w ramach projektów EFS z Poddziałania 2.1.1 lub 8.1.1 z ostatnich dwóch 5
lat licząc od dnia ogłoszenia niniejszego zapytania (zrealizowanych minimum 15 dni szkoleniowych obejmujących pełne wyżywienie oraz udostępnianie sal szkoleniowych). Uwaga. Kryterium będzie weryfikowane na podstawie informacji zamieszczonych w składanej ofercie. D. Dotychczasowa dobra współpraca z Zamawiającym W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób:. 1. 0-1 pkt.: spełnia/nie spełnia dotyczy zakresu świadczonych usług udokumentowanych oświadczeniem wskazującym czego dotyczyła współpraca i terminu wykonania usługi. Atlantic Fund Services zastrzega sobie prawo wizytacji hoteli i uwzględnienia w ocenie ofert wyników osobistej weryfikacji złożonych ofert. Prosimy o przesyłanie ofert sporządzonych w sposób czytelny i uporządkowany - w oparciu o kryteria dostępu oraz kryteria oceny ofert. WYKAZ MINIMALNEGO ZAKRESU INFORMACJI, KTÓRE POWINNY ZNALEŹĆ SIĘ W OFERCIE ZAWIERA ZAŁACZNIK DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia pod warunkiem spełnienia kryterium dostępu uzależniona jest od liczby ofert (n), jakie wpłyną w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Wzór przyznawania punktacji maksymalnej max 2*n+ 2 punkty Wzór przyznawania punktacji minimalnej min 2 punkty Oferent o największej liczbie punktów zostanie zaproszony do współpracy (tabela przyznawania punktacji w załączeniu). Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na uzyskanie tej samej punktacji przez więcej niż jednego oferenta Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentami. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty/ofert zostanie przekazana w formie pisemnej (elektronicznej) w zależności od formy złożenia oferty. Zamawiający zobowiązuje się do zachowania tajemnicy handlowej. Oferentom zostanie przekazana informacja o zakończeniu i wyniku postępowania, natomiast nie będą przekazywane protokoły wyboru ani inne dokumenty związane z postępowaniem, mogące mieć wpływ na ujawnienie szczegółów złożonych ofert. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy: Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. 6
Uwaga! Z postępowania wykluczeni są oferenci, którym na mocy Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zmawiający nie może udzielić zamówienia. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wizytacji ośrodków i uwzględnienia w ocenie ofert wyników osobistej weryfikacji złożonych ofert. Zawartość oferty Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych kryteriów dostępu i oceny ofert. Dane Oferenta Opis potwierdzający spełnienie wszystkich kryteriów dostępu Ceny brutto/netto na poszczególne części Przedmiotu Zamówienia Opis proponowanych sal szkoleniowych (dodatkowo zdjęcie)opis proponowanego wyżywienia (ewentualnie dodatkowo zdjęcie) Opis proponowanych pokoi (dodatkowo zdjęcia) Opis doświadczenia Oświadczenie Oferenta wg dołączonego wzoru (załącznik nr 1) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. Oferta oraz załączone do niej Oświadczenia musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli Oferenta reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania, jak również po jego zakończeniu udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów- o ile nie wpływa to na zmianę danych z Kryterium dostępu oraz Kryterium oceny ofert, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć oświadczenie, którego wzór załączono do zapytania. 7
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, tzn. brane będą pod uwagę tylko oferty złożone zarówno na wynajem sal jak i zapewnienie wyżywienia uczestnikom i trenerowi. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Z Oferentem, którego oferta uzyska największą liczbę punktów, zostanie podpisana Umowa o współpracy. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Atlantic Fund Services Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Atlantic Fund Services Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent. Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia. Termin składania ofert: Oferty powinny być dostarczone do Atlantic Fund Services Sp. z o.o. drogą elektroniczną na adres mailowy: projekt.efs@atlanticfundservices.eu lub pocztą zwykłą na nazwisko Ewa Wiśniewska lub osobiście do siedziby Zamawiającego w terminie do 31 sierpnia 2012 roku. Pytania dotyczące zaproszenia do składania ofert prosimy kierować wyłącznie drogą mailową na adres projekt.efs@atlanticfundservices.eu do dnia 24 sierpnia 2012 roku. Odpowiedzi będą udzielane mailowo na adres mailowy podany przez zgłaszającego pytanie w ciągu 3 dni od wpłynięcia zapytania. Dane zamawiającego: Atlantic Fund Services Sp. z o.o. ul. Cybernetyki 21 02-677 Warszawa NIP: 527-103-37-87 8
ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta: Oświadczenie Oświadczamy, że..pełna nazwa Oferenta 1. Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert 5. Posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Oferenta 9
ZAŁĄCZNIK SIĘ W OFERCIE MINIMALNY ZAKRES INFORMACJI, KTÓRE POWINNY ZNALEŹĆ 1. Opis sali szkoleniowej zgodnie z podanymi w zapytaniu kryteriami (zdjęcia) oraz określenie jej dostępności w podanym terminie 2. Propozycje wyżywienia uczestników szkolenia w podziale na śniadanie, lunch, kolacje i przerwy kawowe w restauracji mieszczącej się na terenie ośrodka 3. Określenie dostępności pokoi dla uczestników szkolenia oraz trenera zgodnie z zamieszczonymi wytycznymi (przesłane zdjęcia potwierdzające ich standard) 4. Określenie standardu ośrodka/hotelu (gwiazdki) 5. Podanie cen netto/brutto wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym elementów (sala szkoleniowa, wyżywienie, pokoje) 6. Opisanie dotychczasowego doświadczenia- jeśli Oferent takowego posiada - w realizacji usług dla projektów dofinansowanych z EFS 7. Oświadczenie Oferenta o braku powiazań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym - Atlantic Fund Services Sp. z o.o. (ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta) W ofercie należy zastrzec, że oferta jest ważna do 31.12.2013. Oferta, jak również załączone Oświadczenie powinna zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. 10