Zaproszenie do składania ofert

Transkrypt

1 Zaproszenie do składania ofert Na realizację usług szkoleniowych z tematyki Ochrona dokumentów i danych osobowych w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego prowadzonym przez Atlantic Fund Services Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie " Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw" Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services Warszawa, dnia 16 kwietnia 2013 roku 1

2 ZASADY KONKURSU Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zwraca się do Państwa z propozycją przedstawienia oferty w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie podmiotu odpowiedzialnego za przeprowadzenie 3 szkoleń z Ochrony dokumentów i danych osobowych na terenie miasta Warszawy, w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Opis projektu: Regionalny zamknięty projekt Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services zakłada realizację szkoleń ogólnych dla 144 osób (66K i 78M) zatrudnionych na terenie woj. mazowieckiego, pracowników Atlantic Fund Services posiadającego siedzibę na terenie woj. mazowieckiego. Głównym celem projektu jest optymalizacja procesów zarządzania i podniesienia jakości obsługi klientów poprzez PODNIESIENIE KOMPETENCJI managerskich, technicznych oraz osobistych pracowników Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Okres realizacji projektu: Tryb udzielenia zamówienia: 1. Ogłoszenie zapytania i umieszczenie go na stronie www projektu 2. Wysyłka zapytań ofertowych do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców 3. Zebranie ofert 4. Wybór Wykonawcy 5. Poinformowanie Oferentów o wyniku konkursu i ewentualnym wyborze Oferenta do realizacji przedmiotu zamówienia. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania do dnia 31 maja 2013 roku. Zamawiający zastrzega, że termin podania informacji o wynikach oceny może ulec przesunięciu o czym zobowiązany jest poinformować Oferentów. 6. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie określonym w podrozdziale Zasada konkurencyjności Zasad finasowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia Kod wspólnego słownika zamówień (CPV): Usługi szkoleniowe 2

3 Opis przedmiotu Zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja 3 szkoleń z tematyki: Ochrona dokumentów i danych osobowych: 1. Grupa Compliance: 2 szkolenia: 2 grupy x 1 dzień (czas trwania szkolenia): Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: Jak zbudować odpowiednią strukturę danych osobowych w firmie Zasady przetwarzania danych osobowych Przetwarzanie danych kadrowych GIODO 2. Grupa informatyczna: 1 szkolenie: 1 grupa x 1 dzień (czas trwania szkolenia): Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: Ataki socjotechniczne, techniki manipulacyjne rozpoznawanie oraz przeciwdziałanie. Metody zbierania informacji - prywatność w Internecie. Ataki przez pocztę Ataki przez strony WWW Ataki przez telefon Ataki APT, phishing, smishing, spear-pshishing, pharming, spoofing, spam, spim, scam Polityka haseł zarządzanie bezpiecznym hasłem. Problem aktualnego oprogramowania (MS Windows, antywirus, zapora) i kopii zapasowych Bezpieczna praca z pakietem biurowym (Microsoft Office) Bezpieczna praca z programem pocztowym (Outlook, Thunderbird, GMail) Bezpieczna praca z przeglądarką internetową Bezpieczna praca z plikami graficznymi Bezpieczne korzystanie z urządzeń mobilnych (telefony, tablety, laptopy) Bezpieczne korzystanie z sieci bezprzewodowych (Wi-Fi, Bluetooth) Bezpieczne przechowywanie i usuwanie danych (na komputerze i na nośnikach zewnętrznych; szyfrowanie PGP, TrueCrypt i inne) Ocenie podlegać będzie zawartość programowa szkolenia. Zamówienie obejmuje przeprowadzenie łącznie 3 dni szkoleń; każde szkolenie zostanie przeprowadzone dla średnio 10 uczestników. 3

4 Planowany termin realizacji szkoleń 1. Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego musi odbyć się w okresie pomiędzy dniem zawarcia umowy z Wykonawcą a maksymalnie do dnia W ofercie należy zastrzec, że oferta jest ważna do Planowany termin przeprowadzenia szkoleń zawarto poniżej termin szkolenia może ulec zmianie. 3. Szczegółowy harmonogram wykonania zamówienia i miejsce zostaną ustalone indywidualnie z wybranym Wykonawcą po zakończeniu niniejszej procedury zapytania ofertowego. TERMIN SZKOLENIA Sierpień 2013 Wrzesień 2013 Październik 2013 SZKOLENIE Ochrona dokumentów i danych osobowych Ochrona dokumentów i danych osobowych Ochrona dokumentów i danych osobowych Kryteria dostępu: W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie oferenci, którzy spełniają poniższe kryteria dostępu przedstawiając w tym celu opis kwalifikacji i doświadczenia trenera/ów dedykowanych do realizacji szkoleń, propozycję programu szkolenia, koszt szkolenia oraz referencje Klientów i podpisane Oświadczenia: Doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia (tematyka szkoleń): Wymagania dla każdego trenera dedykowanego do realizacji szkoleń: o przeprowadzenie, co najmniej 30 dni szkoleniowych z tematyki zgodnej z przedmiotem zamówienia w ciągu ostatnich 3 lat. o każdy dedykowany do przeprowadzenia szkolenia trener musi mieć udokumentowane przeprowadzenie min 30 dni szkoleniowych z tematyki objętej ofertą. W tym celu należy podać (dla każdego trenera osobno): nazwy/tytuły szkoleń wraz z krótkim opisem zawartości tematycznej; liczbę dni; krótki opis grupy docelowej, dla której realizowane były szkolenia; termin realizacji (miesiąc/rok); (wzór tabeli z wykazem doświadczenia trenera/trenerów dedykowanych do Projektu został załączony do niniejszego zaproszenia do składania ofert) 4

5 o Do oferty należy dołączyć Curiculum Vitae trenera/trenerów dedykowanych do realizacji przedmiotu zamówienia Wymagania dla oferenta w celu zapewnienia wysokiej, powtarzalnej jakości świadczonych usług oferent powinien na stałe współpracować z trenerem/ami dedykowanymi do Projektu - stała współpraca oznacza podpisaną umowę o współpracy pomiędzy trenerem a Oferentem przez okres min 1 rok (stwierdzone na podstawie podpisanego przez Oferenta oświadczenia - załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia do składania ofert). Ilość wskazanych w ofercie (i oświadczeniu) dedykowanych trenerów wpływa na przyznane punkty w kryteriach oceny, punkt C. Doświadczenie Oferenta, podpunkt 2 ranking. Przedstawienie propozycji założeń programowych szkoleń, które odpowiedzą na potrzeby szkoleniowe zawarte w opisie przedmiotu zamówienia. Potwierdzona skuteczność dotychczas prowadzonych usług szkoleniowych referencje Klientów. Należy przedstawić nie mniej niż 2 referencje, nie starsze niż 3 lata od daty opublikowania niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna zawierać cenę netto pojedynczego dnia szkoleniowego oraz cenę netto przeprowadzenia szkoleń, czyli całkowitą wartość netto zamówienia Cena za szkolenie obejmuje całkowity koszt logistyczny dla trenera: zakwaterowanie, wyżywienie, przejazd, parking, itp. oraz materiały szkoleniowe dla uczestników. Koszt wyżywienia trenera (wyłączając obiad i przerwy kawowe podczas szkolenia, których koszt pokrywa Zamawiający), powinny zostać ujęte w cenie szkolenia. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów poza zaoferowaną ceną szkolenia. Spełnienie wymogów formalnych - dotyczy złożenia podpisanej oferty zgodnie z powyższymi kryteriami dostępu oraz podpisanych oświadczeń Oferenta (załącznik nr 1 i 2 do niniejszego zaproszenia do składania ofert). Kryteria oceny oferty: A. Cena W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. 1/0 pkt.: oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu (kwota netto za szkolenie) / oferta przekracza kwotę założoną w budżecie projektu (kwota netto za szkolenie). Ocenie będzie podlegać wartość całego zamówienia, a nie pojedynczego dnia szkoleniowego. Zamawiający dopuszcza możliwość podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta uzyska w toku oceny najwyższą liczbę punktów, ale którego cena przekroczyła kwoty przeznaczone przez Zamawiającego na wykonanie usługi szkoleniowej. 5

6 2. Ranking wg cen usług w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. B. Jakość proponowanych usług W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem założeń programowych szkolenia i referencji klientów w następujący sposób: 1. 0 lub 2 pkt.: oferta spełnia minimalne wymagania (zawarte w kryterium dostępu) oferta spełnia dodatkowe działania (wykraczające poza zakres i pułap z kryterium dostępu) Co oznacza, że: Oferent nie otrzymuje punktów, jeżeli oferta spełnia wymagania zawarte w kryterium dostępu. Oferent może otrzymać 2 punkty, jeżeli jego oferta spełnia dodatkowe działania, nie wymienione w kryterium dostępu. 2. Ranking wg informacji przedstawionych w ofercie - w przypadku n ofert, oferta o najwyższej jakości otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. C. Doświadczenie Oferenta W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem kwalifikacji Trenera/ów dedykowanych do projektu (zgodnie z załącznikiem nr 2)(liczba dni przeprowadzonych szkoleń - min 30 dni wymaganych w ramach kryterium dostępu) w prowadzeniu szkoleń zgodnych z tematyką przedmiotu zamówienia: 1. 0 lub 2 pkt.: oferta spełnia minimalne wymagania (kryterium dostępu) oferta spełnia dodatkowe działania (wykraczające poza zakres i pułap z kryterium dostępu) Co oznacza, że: Oferent nie otrzymuje punktów, jeżeli oferta spełnia wymagania zawarte w kryterium dostępu. Oferent może otrzymać 2 punkty, jeżeli jego oferta spełnia dodatkowe działania, nie wymienione w kryterium dostępu. 2. Ranking wg liczby dni szkoleniowych przeprowadzonych przez trenera/ów dedykowanych do projektu (zgodnie z załącznikiem nr 2) z tematyki objętej zapytaniem ofertowym - w przypadku n ofert, oferta z największym doświadczeniem otrzymuje n punktów, a kolejne n pkt -1, n pkt -2, itd. Prosimy o przesyłanie ofert sporządzonych w sposób czytelny i uporządkowany - w oparciu o kryteria dostępu oraz kryteria oceny ofert. WYKAZ MINIMALNEGO ZAKRESU INFORMACJI, KTÓRE POWINNY ZNALEŹĆ SIĘ W OFERCIE ZAWIERA ZAŁACZNIK DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia pod warunkiem spełnienia kryterium dostępu uzależniona jest od liczby ofert (n), jakie wpłyną w odpowiedzi na zapytanie ofertowe: 6

7 Wzór przyznawania punktacji maksymalnej max 3*n + 5 punktów Wzór przyznawania punktacji minimalnej min 3 punkty Oferent o największej liczbie punktów zostanie zaproszony do współpracy (tabela przyznawania punktacji w załączeniu). Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na uzyskanie tej samej punktacji przez więcej niż jednego oferenta Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentami. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przekazana w formie pisemnej (elektronicznej) w zależności od formy złożenia oferty. Zamawiający zobowiązuje się do zachowania tajemnicy handlowej. Oferentom zostanie przekazana informacja o zakończeniu i wyniku postępowania, natomiast nie będą przekazywane protokoły wyboru ani inne dokumenty związane z postępowaniem, mogące mieć wpływ na ujawnienie szczegółów złożonych ofert. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy: Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. Uwaga! Z postępowania wykluczeni są oferenci, którym na mocy Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Zamawiający nie może udzielić zamówienia. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 7

8 Zawartość oferty Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych kryteriów dostępu i oceny ofert. Oferta nie spełniająca kryteriów dostępu nie będzie brana pod uwagę w ocenie. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. Oferta oraz załączone do niej Oświadczenia musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli Oferenta reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania, jak również po jego zakończeniu udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów- o ile nie wpływa to na zmianę danych z Kryterium dostępu oraz Kryterium oceny ofert, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć Oświadczenia, których wzór załączono do zapytania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Atlantic Fund Services Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Atlantic Fund Services Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent. Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia. Termin składania ofert: Oferty powinny być dostarczone do Atlantic Fund Services Sp. z o.o. drogą elektroniczną na adres mailowy: projekt.efs@atlanticfundservices.eu lub pocztą zwykłą na nazwisko Ewa Wiśniewska lub osobiście do siedziby Zamawiającego w terminie do 30 kwietnia 2013 roku. Pytania dotyczące zaproszenia do składania ofert prosimy kierować wyłącznie drogą mailową na adres projekt.efs@atlanticfundservices.eu do dnia 22 kwietnia 2013 roku. Odpowiedzi będą udzielane mailowo na adres mailowy podany przez zgłaszającego pytanie w ciągu 3 dni roboczych od wpłynięcia zapytania. Pytania nadesłane po upływie wskazanego terminu, lub przesłane na inny adres mailowy, niż ten wskazany w Zapytaniu, pozostaną bez odpowiedzi, 8

9 Dane zamawiającego: Atlantic Fund Services Sp. z o.o. ul. Cybernetyki Warszawa NIP:

10 ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta: Oświadczenie Oświadczamy, że..pełna nazwa Oferenta 1. Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert 5. Posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Oferenta 10

11 ZAŁĄCZNIK NR 2. Wzór oświadczenia oferenta: Oświadczenie Oświadczamy, że..pełna nazwa Oferenta na stałe współpracuje (przez okres min 1 rok) z trenerem/trenerami imię i nazwisko dedykowanym/i do realizacji przedmiotu zamówienia w ramach Projektu Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services. Podpis i pieczątka Oferenta 11

12 ZAŁĄCZNIK Wzór tabeli z wykazem doświadczenia trenera/trenerów dedykowanych do Projektu Trener trener 1 Tematyka szkoleń Zawartość merytoryczna szkolenia Grupa docelowa Ilość dni szkoleniowych Termin realizacji (miesiąc/rok) trener 2 trener 3 12

13 ZAŁĄCZNIK SIĘ W OFERCIE MINIMALNY ZAKRES INFORMACJI, KTÓRE POWINNY ZNALEŹĆ 1. Opis doświadczenia każdego trenera dedykowanego do realizacji szkoleń (ZAŁĄCZNIK Wzór tabeli z wykazem doświadczenia trenera/trenerów dedykowanych do Projektu); 2. CV trenera/trenerów dedykowanych do Projektu; 3. Ogólna liczba dni szkoleniowych przeprowadzonych przez trenera/trenerów z tematyki objętej zapytaniem ofertowym; 4. Oświadczenie Oferenta o stałej współpracy z trenerem/trenerami dedykowanymi do Projektu (ZAŁĄCZNIK NR 2. Wzór oświadczenia oferenta); 5. Przedstawienie propozycji założeń programowych szkoleń, które odpowiedzą na potrzeby szkoleniowe zawarte w opisie przedmiotu zamówienia; 6. Potwierdzona skuteczność dotychczas prowadzonych usług szkoleniowych referencje Klientów; 7. Cena netto pojedynczego dnia szkoleniowego oraz cena netto przeprowadzenia szkoleń, czyli całkowita wartość netto zamówienia; 8. Oświadczenie Oferenta o braku powiazań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym - Atlantic Fund Services Sp. z o.o. (ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta). W ofercie należy zastrzec, że oferta jest ważna do Oferta, jak również wszystkie załączone Oświadczenia powinna zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji 13