INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU PRZEDSZKOLE Uruchomienie programu Po uruchomieniu programu wyświetlane jest okno logowania, w którym wprowadza się nazwę użytkownika (opis w dalszej części instrukcji) i jego hasło. Od tej chwili wszystkie operacje wykonywane w programie będą przypisane do zalogowanego użytkownika. Rejestracja programu Z głównego menu wybieramy Pomoc Rejestracja programu i postępujemy zgodnie z opisem jak na rysunku
Wybór roku szkolnego Przed rozpoczęciem każdego roku szkolnego należy go zdefiniować w programie. W tym celu z głównego menu wybieramy Rozliczenia Rok szkolny Wyświetla się wtedy tabela ze zdefiniowanymi wcześniej okresami. Podczas instalacji program automatycznie definiuje pierwszy okres na podstawie bieżącej daty. Jeżeli w tabeli znajduje się żądany rok szkolny, wtedy przyciskiem [Wybierz] ustalamy wskazany przez nas okres. Program wyświetli jeszcze komunikat informujący o tym jaki okres został wybrany. Od tego momentu aż do następnej zmiany, program będzie pamiętał wybrany rok szkolny. Informacja ta wyświetlana jest także w lewym dolnym rogu głównego okna programu (rys. poniżej). W przypadku nowego roku szkolnego, należy go dopisać do tabeli. Po naciśnięciu przycisku [Dopisz] pod tabelą są wyświetlone pola do edycji, za pomocą których ustalamy parametry roku szkolnego.
Po zapisaniu danych przyciskiem [Zapisz], ustawiamy podświetlenie na wybranym roku i przyciskiem [Wybierz] zapisujemy go w systemie.
Konfiguracja programu Z głównego menu wybieramy Administracja Konfiguracja programu i wprowadzamy poszczególne dane wg opisów pól: gdzie: - czas otwarcia [hh:mm] oznacza czas otwarcia przedszkola w godzinach i minutach, - naliczanie odsetek jeżeli zostaną zaznaczone, program będzie automatycznie naliczał odsetki od nieterminowych wpłat, uwzględniając wyżej wprowadzony termin płatności. Odsetki ustawowe Z głównego menu wybieramy Administracja Odsetki ustawowe
Po zainstalowaniu programu powyższa tabela jest pusta. Użycie przycisku [Dopisz] otwiera okno do wprowadzania odsetek. W pierwszej linii wyświetlana jest poprzednia wartość procentowa odsetek (przy pierwszym dopisywaniu będzie to zero) i data, od której obowiązują (obydwa pola są niedostępne do edycji). Wielkość obowiązujących odsetek i datę od której obowiązują, wpisujemy w polach drugiej linii. Przy pierwszym dopisywaniu data ta powinna być mniejsza lub równa dacie, od której program będzie obliczał należności. Datę obowiązywania odsetek program automatycznie ustawia jako nadal. Użytkownicy programu Z głównego menu wybieramy Administracja Użytkownicy programu. Po wyświetleniu kartoteki użytkowników, przyciskiem [Dopisz] otwieramy okno edycji użytkownika. Dane wymagane to nazwisko i imię oraz login. Login jest łańcuchem znaków, za pomocą którego uruchamiamy program. Najwygodniej jest zastosować inicjały jako nazwę loginu. Hasło użytkownika wprowadza się w innym miejscu o czym w dalszej części opisu. Adresaci plików archiwum W opcji tej wprowadza się osoby i ich adresy mailowe, do których można będzie wysłać kopię bazy danych.
Kopia bazy danych Opcja służy do tworzenia kopii bieżącej bazy danych na lokalnym komputerze. Kopie są tworzone w postaci plików o nazwie PrzedszkoleRRRRMMDD_ggmm.bak, gdzie R rok, M miesiąc, D dzień, g godzina, m minuta utworzenia kopii. Odtworzenie bazy danych z kopii Opcja służy do przywrócenia danych z jednej, wcześniej wykonanej kopii na lokalnym komputerze. Po jej uruchomieniu wyświetlona zostaje tabela z plikami kopii wykonanymi dotychczas. Wskazując na kopię z danego dnia i naciskając przycisk wybierz, następuje odtwarzanie bazy z kopii. Przedtem jednak program poprosi jeszcze o potwierdzenie wykonania tej czynności. Funkcję tę należy stosować bardzo ostrożnie, gdyż kopia przywraca dane w bazie z czasu jej utworzenia. Zaleca się także sukcesywne usuwanie starszych wersji kopii stosując przycisk [Usuń]. Wyślij kopię bazy Opcja ta służy do wysłania kopii bazy na wybrany adres mailowy, zdefiniowany w opcji Adresaci plików archiwum. Może to być wykorzystywane jako tworzenie kopii bezpieczeństwa, niezależnej od komputera, na którym używany jest program a także, w razie ewentualnego uszkodzenia bazy, wysłania jej do producenta oprogramowania w celu naprawy. Aby wskazać adresata kopii bazy, należy kliknąć w pole znajdujące się w kolumnie Wybór przy danym adresacie zaznaczając je a następnie nacisnąć przycisk [Wyślij]. Program wykona kopię bazy i automatycznie wyśle powstały plik pod wskazany adres mailowy. Zmiana hasła
Program uruchomiony przez nowego użytkownika nie wymaga podania hasła. Wprowadzenia hasła lub zmiany dotychczasowego można dokonać z menu głównego System Zmiana hasła. Po ukazaniu się poniższego okna wprowadzamy stare hasło (puste dla nowego użytkownika) i dwukrotnie nowe hasło Zaleca się, by użytkownikowi ADMIN od razu nadać hasło, gdyż ma on wszystkie uprawnienia w obsłudze programu Kartoteki W następnej kolejności wypełniamy tablice słownikowe (kartoteki). Oczywiście można je uzupełnić w każdej chwili, gdy zaistnieje potrzeba wyboru pozycji z danego słownika, bez przerywanie pracy z właściwymi danymi. Wszystkie słowniki dostępne są w menu głównej formy, a niektóre z nich powtórzone na bocznej belce tej formy. Proponuje się wprowadzanie danych słownikowych w kolejności przedstawionej poniżej.
Grupy Wprowadzamy nazwy grup dzieci jakie stosuje się w danym przedszkolu. Dla prawidłowego działania programu należy wprowadzić przynajmniej jedną grupę o dowolnej nazwie (np. bez grupy, przedszkole, itp.). Przyciskiem [Dopisz] otwieramy okno do prowadzania nazwy grupy. Nr grupy jest wielkością umowną, stosowaną w zastępstwie nazwy grupy, dla poszczególnych grup nie może się powtarzać. Stawki za godziny Wprowadzamy stawkę za godzinę pobytu w danym miesiącu. Po zamknięciu danego miesiąca, stawka ta jest przypisana do kolejnego miesiąca jako domyślna.
Posiłki Przy wyświetlaniu danych w poszczególnych tablicach, do określenia posiłków przypisanych do danego dziecka, stosowane są łańcuchy utworzone ze skrótów nazw posiłków odpowiednio: ś, o, p. Wymagane jest, by nazwy posiłków zaczynały się właśnie od tych liter (wielkość liter nie odgrywa roli). Do obsługi tablicy posiłków używamy przycisków, umieszczonych pod tabelą, nazwanych zgodnie z przeznaczeniem. Po naciśnięciu przycisku [Dopisz] zostaje wywołane okno gdzie wprowadzamy rodzaj posiłku i jego cenę. Lp to kolejność w jakiej wydawane są posiłki począwszy od 1. Kalendarz dni wolnych Kalendarz dni wolnych w postaci sobót i niedziel jest tworzony automatycznie, natomiast dodatkowe święta wolne od pracy należy wprowadzić. Klikając przycisk [Dopisz] w dolnej części okna pojawia się pole wyboru dnia świątecznego w danym roku, przycisk [Zapisz], którym zapisujemy wybrany dzień do naszego kalendarza oraz przycisk [Anuluj], gdy nie chcemy dokonywać zmian. W kolumnie dzień poszczególne symbole oznaczają: S sobota, N niedziela, W wprowadzony dzień świąteczny.
Przyciskiem [Usuń] można usunąć wskazaną w tablicy pozycję np. w przypadku błędnie podanej daty lub gdy dany dzień okazuje się dniem roboczym. Przedszkolaki Jest główna kartoteką programu. Dane w tablicy można przeglądać w dowolny sposób. Klikając w nagłówki poszczególnych kolumn powodujemy że dane będą posortowane wg tej kolumny, o czym informuje znak trójkąta przy nazwie kolumny. Wyszukiwanie danych jest wtedy możliwe wg posortowanej kolumny. Naciśnięcie klawiszy [Dopisz] lub [Popraw] wywołuje okno edycji danych przedszkolaka. Rozwijając listę Grupa można z niej wybrać daną grupę i wtedy przeglądanie kartoteki zostanie zawężone do przedszkolaków wybranej grupy.
Przycisk [Usuń] służy do kasowania wybranego dziecka z bazy danych łącznie z wszystkimi zapisami, dotyczącymi usuwanego dziecka (wyliczenia, płatności itp.). Przed faktycznym usunięciem danych program prosi jeszcze o potwierdzenie lub odrzucenie tej czynności. Jeżeli dziecko ma nieuregulowane należności to przy próbie usuwania jego danych z kartoteki, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Użytkownik ma wtedy możliwość zaniechania tej czynności przyciskiem [Zaniechaj] lub przyciskiem [Usuń] dokonać faktycznego usunięcia danych z bazy. Przycisk [Wydruki] służy do wydruku aktualnej listy przyjętych do przedszkola dzieci. Jeżeli w polu Grupa wybierze się konkretną grupę, wtedy wydruk zostanie zawężony do listy dzieci z tej grupy. Zaznaczenie pola Kartoteki archiwalne spowoduje wyświetlenie dzieci przeniesione do archiwum, natomiast jego odznaczenie spowoduje wyświetlenie bieżącej listy dzieci w przedszkolu. Jeżeli istnieje potrzeba np. przesunięcia dzieci z jednej grupy do innej (np. w nowym roku szkolnym), wtedy można się posłużyć kolumną W. Klikając w pola znajdujące się w tej kolumnie, dokonuje się zaznaczenia wybranych dzieci. Już przy zaznaczeniu jednego dziecka, pojawia się przycisk [Opcje]. Po kliknięciu przycisku [Opcje] wyświetlane jest okno wyboru opcji: Zaznaczając pierwszą opcję należy wybrać grupę, do której mają być przesunięte wybrane dzieci. Przy przenoszeniu do archiwum należy podać datę przeniesienia. Powinien to być ostatni dzień miesiąca, w którym istnieją naliczenia opłat dla wybranych dzieci. Wybór opcji usunięcie z kartoteki spowoduje trwałe usunięcie wybranych dzieci z bazy danych. Jeżeli któreś z usuwanych z bazy dzieci posiada nieuregulowane należności, program nie usuwa tych danych wyświetlając komunikat oraz pozostawiając zaznaczenia w kolumnie W. Po naciśnięciu przycisku [Zatwierdź] program prosi jeszcze o potwierdzenie wykonania wybranej czynności, usuwa zaznaczenie w kolumnie W oraz ukrywa przycisk [Opcje]. Naciśnięcie przycisku [Dopisz] wyświetla ekran z pustymi polami do wprowadzania danych. Po naciśnięciu przycisku [Popraw] w polach znajdują się wcześniej wprowadzone dane wybranego przedszkolaka, które można edytować.
Opis wybranych pól: * - pola wymagane Przeniesiony do archiwum - zaznaczenie powoduje przeniesienie danych dziecka do archiwum nie będzie widoczne w bieżącej liście, Religia zaznacza się gdy dziecko będzie uczęszczało na lekcję religii, Deklaracja żywienia zaznacza się pola posiłków jakie będzie otrzymywało dziecko w przedszkolu. Posiłki refundowane zaznacza się pola posiłków, które będą refundowane np. przez Urząd Pomocy Społecznej Rabat jeżeli w polu rabat za usługi wprowadzona jest wartość, naciśnięcie przycisku przepisuję tę wartość do pól rabatu za żywienie i zajęcia; oczywiście w pola te można wprowadzić różne wartości, W trybie dopisywania, po zapisaniu danych nowego przedszkolaka przyciskiem [Zapisz], okno ewidencji pozostaje widoczne a pola do wprowadzania są wyczyszczone. Umożliwia to dopisywanie do kartoteki większej liczby przedszkolaków bez konieczności używania za każdym razem przycisku [Dopisz]. Jeżeli dopisywanie zostało zakończone należy użyć przycisku [Anuluj], który zamyka okno edycji.
Rozliczenia Opcje związane z rozliczaniem pobytu dziecka w przedszkolu dostępne są w menu głównym Rozliczenia Rozliczenie wstępne W pierwszej kolejności, na początku miesiąca należy dokonać prognozowanych obliczeń należności za dany miesiąc obliczeniowy (menu główne Rozliczenia Rozliczenie wstępne). Dla nowego miesiąca obliczeniowego powyższa tabela jest pusta. Po naciśnięciu przycisku [Aktualizuj] program oblicza należności dla wszystkich dzieci znajdujących się w kartotece przedszkolaków. Algorytm naliczeń przedstawia się następująco: - należność za godziny to: ilość dni x ilość godzin na dzień x stawka za godziny - należność za wyżywienie to: ilość dni x stawka za wyżywienie gdzie: - ilość dni roboczych określana jest na podstawie zdefiniowanego kalendarza, - ilość godzin na dzień wyliczana jest jako różnica zadeklarowanych godzin pobytu dziecka w przedszkolu i godzin bezpłatnych, - stawka za godziny ponadnormatywne,
- stawka za wyżywienie na dzień jest wyliczana na podstawie zadeklarowanych posiłków i cen poszczególnych posiłków wprowadzonych w opcji menu głównego Kartoteki posiłki. Jeżeli jest to kolejny miesiąc rozliczeniowy następuje przepisanie odliczeń za godziny i wyżywienie z poprzedniego miesiąca. Odliczenia te odpowiednio pomniejszają naliczenia za godziny i wyżywienie w bieżącym miesiącu obliczeniowym. Natomiast nieuregulowane należności i ewentualne odsetki za poprzednie okresy odpowiednio powiększają naliczenia. W polu rachunki za okres domyślnie jest wyświetlany bieżący miesiąc obliczeniowy. Przyciskiem można przeglądać wyliczenia z poprzednich miesięcy lub otworzyć nowy miesiąc obliczeniowy. Otwarcia nowego miesiąca można dokonać po zatwierdzeniu wszystkich rachunków (przycisk [Wszystkie]) i zaznaczeniu pola niezatwierdzone (nad tabelą). Informacja o tym, czy rachunek dla danego przedszkolaka jest zatwierdzony, jest wyświetlana w kolumnie Zatw. (należy przesunąć tabelę do prawej strony). Klikając w pola kolumny Zatw. można zaznaczyć lub odznaczyć zatwierdzenie rachunku. Kolejne użycie przycisku [Aktualizuj] aktualizuje dane tylko dla niezatwierdzonych rachunków; dokonane w nich modyfikacje są wtedy anulowane. Jeżeli przy próbie zatwierdzenia całości rozliczeń w polu niezatwierdzone (nad tabelą) choć jeden rachunek jest niezatwierdzony, program wyświetli odpowiedni komunikat. Przycisk [Zestawienia], który jest tożsamy z przyciskiem [Zestawienia] na lewej belce głównego okna, wywołuje okno wyboru zestawień. Zestawienia zostaną opisane w dalszej części instrukcji. Przycisk [Płatności] wyświetla historię płatności wybranego przedszkolaka. Jeżeli zachodzi potrzeba modyfikacji rozliczeń, wtedy przyciskiem [Rozliczenie] otwiera się okno edycji danych wybranego przedszkolaka. Okno umożliwia modyfikację danych zarówno za poprzedni miesiąc (po lewej) jak i za miesiąc bieżący (po prawej). W górnej części wyświetlana jest deklaracja żywienia oraz posiłki refundowane przez Pomoc Społeczną. Zaznaczając pola przy wybranym posiłku (przedstawionym skrótowo) można zmienić dzienną stawkę żywieniową a program automatycznie zaktualizuje należność. Opis pozostałych pól. 1. Deklaracja godzin ponadnormatywnych w poprzednim miesiącu. 2. Stawka za godziny i żywienie w poprzednim miesiącu.
3. Ilość dni nieobecności w poprzednim miesiącu 4. Razem odpisy za poprzedni miesiąc: - dla godzin: 1 x 2 x 3 + 5 - dla żywienia : 2 x 3 5. Godziny zajęć bezpłatnych (religia) w poprzednim miesiącu. 6. Godziny pobytu dziecka w przedszkolu przekraczające ilość godzin zadeklarowanych. 7. Należność za godziny dodatkowe: 5 x stawka za godziny dodatkowe. 8. Nadpłata wynikająca z wpłaty przekraczającej należność w poprzednim okresie. 9. Bilans należności i zobowiązań za poprzedni miesiąc - dla godzin: 4 7 + 8 - dla żywienia: 4 + 8 10. Możliwość korekty odsetek +/-. 11. Deklaracja godzin ponadnormatywnych w bieżącym miesiącu. 12. Stawka za godziny i żywienie w bieżącym miesiącu. 13. Ilość dni roboczych w bieżącym miesiącu (na podstawie kalendarza). 14. Należności bieżące - dla godzin: 11 x 12 x 13 - dla żywienia : 12 x 13 15. Razem odliczenia wartość bilansu przeniesiona z poz. 9. 16. Razem należność bieżąca w danym miesiącu: 14 15. 17. Naliczanie odsetek zaznaczenie spowoduje naliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty. 18. Należności nie zapłacone w poprzednim okresie. 19. Należne odsetki nie zapłacone w poprzednim okresie. 20. Ogółem należność do zapłaty, łącznie z odsetkami, w bieżącym miesiącu: 16 + 18 + 19. Uwagi. Pola, które są wyliczane przez program są nieaktywne, nie można ich edytować. Pola oznaczone - zaznaczenie tych pól umożliwia korektę wyliczanych wartości w polach, przy których są umieszczone (automatyczne przeliczanie jest wyłączone). Rozliczenie końcowe Na koniec miesiąca należy wprowadzić dane dotyczące rzeczywistej obecności dziecka w danym miesiącu. Należy użyć opcji z menu głównego Rozliczenia Rozliczenie końcowe. Przyciskiem [Edytuj] otwieramy okno do wprowadzania danych.
Pola, które można edytować to: - dni nieobecności, - godziny zajęć wprowadzamy ilość godzin bezpłatnych (np. religia), - godziny dodatkowe ilość godzin pobytu dziecka, przekraczająca ilość godzin zadeklarowanych. Pola oznaczone - zaznaczenie tych pól umożliwia korektę wyliczanych wartości w polach, przy których są umieszczone (automatyczne przeliczanie jest wyłączone). Przycisk [Wydruki] umożliwia wydruk odliczeń za wybrany miesiąc rozliczeniowy. Płatności Opcja ta umożliwia rejestrację opłat za pobyt dziecka w przedszkolu. Główne okno płatności jest podzielone na trzy części. Okno Przedszkolaki wyświetla listę dzieci uczęszczających do przedszkola. Tu wybieramy przedszkolaka, dla którego będą dokonywane wpłaty. W pozostałych dwóch oknach są wyświetlane dane dotyczące płatności wybranego przedszkolaka. W oknie Rachunki są wyświetlane należności do zapłaty w poszczególnych miesiącach roku szkolnego i kwoty pozostałe do zapłaty natomiast w oknie Wpłaty są wyświetlane dokonane dotychczas wpłaty.
Aby dokonać ewidencji wpłaty należy w oknie Rachunki wskazać okres za jaki wpłata jest dokonywana i przyciskiem [Wpłata] otwieramy okno do wprowadzania danych. Poszczególne pola oznaczają: - Opłata za m-c/rok wskazuje za jaki miesiąc dokonywana jest wpłata, - Data wpłaty datę wybieramy, rozwijając kalendarz, - Termin płatności jest to pole nieedytowalne, jego wartość ustalana jest na podstawie zdefiniowanego w ustawieniach terminu płatności, - Dni po terminie jest to pole nieedytowalne, jego wartość wyliczana jest automatycznie jako różnica daty wpłaty i terminu płatności,
- Należność tu wprowadzamy podstawową kwotę odpłatności; może ona być większa od wyliczonej należności i wtedy powstaje nadpłata lub mniejsza gdy odpłatność dokonywana jest w kilku transzach, - Odsetki Nalicz. zaznaczone pole wskazuje, że będą wyliczane odsetki w przypadku płatności dokonywanej po terminie; pole to jest ustawiane domyślnie na podstawie ustawień dokonanych w konfiguracji programu - Odsetki Bieżące w przypadku, gdy pole Nalicz. jest zaznaczone i wpłata dokonywana jest po terminie, w tym polu wyświetlana jest wartość odsetek od dokonywanej wpłaty (pole nieedytowalne); odsetki te zostaną wykazane jako zaległe w następnym miesiącu, - Odsetki Zaległe w tym polu są wyświetlane odsetki niezapłacone, naliczone od nieterminowych wpłat w poprzednich miesiącach (pole nieedytowalne), - Odsetki Wpłacone w tym polu wprowadzamy kwotę wpłaty za odsetki zaległe; kwota ta nie może być większa od wartości odsetek zaległych. Program umożliwia również dokonanie przeksięgowań pomiędzy składnikami opłat. Okno edycji przeksięgowania otwieramy przyciskiem [Przeksięg.]. W polu składnika, z którego pobieramy kwotę, wpisujemy ją ze znakiem ujemnym. W polu Uwagi można zapisać uwagi dotyczące przeksięgowania. Przycisk [Zestawienia], znajdujący się w dolnej części okna płatności, umożliwia wydruk listy dokonanych wpłat i przeksięgowań dokonanych w wybranym miesiącu. Zestawienia Wydruki zestawień dostępne są w opcji menu głównego Rozliczenia Zestawienia lub na lewej belce ekranu głównego.
Wyliczone należności/rachunki zestawienie wyliczeń należności za pobyt dziecka w przedszkolu, pomocne przy wypisywaniu rachunków dla rodziców. Rozliczenie wstępne zestawienie przedstawiające szczegółowe wyliczenie należności, osobno dla godzin pobytu i osobno dla wyżywienia. Zestawienie posiłków przedstawia wyliczenie ilości posiłków jakie zostaną wydane w danym miesiącu w rozbiciu na rodzaj posiłku. Bilans końcowy przedstawia saldo należności i zobowiązań wg nazwisk, osobno dla godzin pobytu i osobno dla wyżywienia. Przeksięgowania zestawienie przeksięgowań dokonanych w danym miesiącu do danego dnia. Zapotrzebowanie na środki finansowe do MOPS zestawienie tworzone na podstawie ilości dni roboczych w danym miesiącu i zadeklarowanych, refundowanych posiłków. Rozliczenie środków finansowych z MOPS zestawienie tworzone na koniec miesiąca na podstawie rzeczywistej ilości dni obecności w danym miesiącu i zadeklarowanych, refundowanych posiłków. Wykaz obecności zestawienie ilości dni pobytu w przedszkolu dla wszystkich dzieci. Opis ogólnych funkcji obsługi programu Okna wyświetlające dane w postaci tabeli. O tym, który wiersz tabeli został wybrany, świadczy podświetlenie tego wiersza. Klikając w obszarze tytułu kolumny powodujemy posortowanie danych w tej kolumnie i wyświetlenie w tytule niebieskiego trójkąta. Przy pierwszym kliknięciu uzyskujemy posortowanie tabeli wg wybranej kolumny narastająco, przy kolejnym kliknięciu, malejąco. Posortowanie danych wg wybranej kolumny umożliwia szybkie wyszukiwanie danych w tej kolumnie. Jeżeli mamy np. posortowanie tabeli wg nazwisk, wystarczy wtedy zacząć pisać na klawiaturze jakieś nazwisko a podświetlenie ustawia się na wierszu odpowiadającym wpisywanemu łańcuchowi znaków. Można zmienić szerokość kolumn tabeli. W tym celu ustawiamy kursor na linię oddzielającą dwie kolumny (w obrębie nagłówka) tak by kształt kursora się zmienił i przytrzymując lewy przycisk myszy przesuwać go w lewo lub w prawo do uzyskania pożądanej szerokości kolumny. Zmiana kolejności wyświetlanych kolumn. W tym celu ustawiamy kursor w obrębie nagłówka kolumny i przytrzymując lewy przycisk myszy przesuwamy go w lewo lub w prawo. - Przycisk służy do odświeżania danych w tabeli. - Przycisk wywołuje okno do wyboru kryteriów wyszukiwania danych w tabeli. - Przycisk wywołuje okno do wyboru kryteriów filtra, wg którego dane będą wyświetlane.
Okna tego typu można otwierać dowolnie, bez konieczności otwierania uprzednio otwartych okien. Okna tego typu można zamknąć przyciskami [Zamknij] lub [X] czy naciskając klawisz Esc. Ustawienie rozmiaru okna, kolejność czy szerokość kolumn zostaną zapamiętane i przy ponownym otwarciu okna te ustawienia zostaną zastosowane. Okna służące do edycji danych (dopisywanie lub poprawianie). Okna te są otwierane w trybie wyłączności tzn. nie są wtedy dostępne inne funkcje programu nie związane z tym oknem. Do przechodzenia kursorem pomiędzy polami edycyjnymi można użyć klawisza Tab, Enter lub poprzez kliknięcie myszką w dane pole. Przycisk [Zapisz] zapisuje wprowadzone dane do tabeli i zamyka okno. Przycisk [Anuluj] zamyka okno bez zapisu danych. Obsługa wydruków. Przy uruchomieniu dowolnego wydruku w pierwszej kolejności wyświetlane jest okno do ustawienia parametrów wydruku: wybór drukarki, ilość kopii i zakres drukowanych stron. Naciśnięcie przycisku [Podgląd] powoduje, że wydruk jest wyświetlony na ekranie w takiej formie jaka będzie drukowana na papierze. Oczywiście można bezpośrednio z podglądu uruchomić wydruk na drukarce. Przyciskiem [Drukuj] uruchamiamy druk bezpośrednio na drukarce. Na podglądzie wydruku dostępne są przyciski jak na rysunku poniżej. - zamyka okno podglądu, - przewijanie stron, - wydruk podglądu na drukarkę, - ustawienia drukarki, - eksport wydruku np. do formatu PDF, Excel itp. Opis czynności przy obliczaniu należności W pierwszej kolejności, na początku miesiąca należy dokonać prognozowanych obliczeń należności za dany miesiąc obliczeniowy (menu główne Rozliczenia Rozliczenie wstępne). Jeżeli wyświetlona tabela jest pusta, naciskamy przycisk [Aktualizuj] co spowoduje, że program oblicza należności dla wszystkich dzieci znajdujących się w kartotece przedszkolaków. Jeżeli były wykonywane obliczenia w poprzednim miesiącu, wtedy odliczenia i ewentualne zadłużenia zostaną uwzględnione w wyliczeniu bieżącego miesiąca. Jeżeli obliczenia były wykonywane po raz pierwszy, wtedy odliczenia bądź zadłużenia rejestrowane do tej pory innym sposobem można wprowadzić dla każdego dziecka indywidualnie otwierając okno edycji przyciskiem [Edytuj]. W oknie edycji można oczywiście zmodyfikować dowolny element wyliczenia należności. Przyciskiem [Wszystkie] zatwierdzamy dokonane obliczenia dla wszystkich dzieci co będzie widoczne w kolumnie Zatw.. Kolejne naciśnięcie przycisku [Aktualizuj] nie przelicza na nowo zaznaczonych rachunków. Mając tak przygotowane naliczenia możemy przejść do menu zestawień i wybrać opcję Wyliczone należności/rachunki i na podstawie otrzymanego wydruku wystawić rachunki dla rodziców.
Na koniec miesiąca należy wprowadzić ilość dni nieobecności poszczególnych dzieci oraz ilość godzin zajęć bezpłatnych (menu główne Rozliczenia Rozliczenie końcowe). Dane te jako odliczenia zostaną przeniesione do obliczeń należności w następnym miesiącu. Przed otwarciem nowego miesiąca, należy zaznaczyć pole miesiąc niezatwierdzony znajdujący się nad tabelą rozliczeń wstępnych oraz nad tabelą rozliczeń końcowych. Pole zmieni nazwę na miesiąc zatwierdzony. Korzystając z przycisku przy wyborze miesiąca ustawiamy następny miesiąc obliczeniowy. Tabela obliczeń jest pusta i można przystąpić do wykonywania obliczeń kolejnego miesiąca.