Spis treści Przedmowa 7 Symbole zastosowane w podręczniku 8 Rozdział 1. Gospodarka zapasami 9 1.1. Przyczyny gromadzenia zapasów 10 1.2. Klasyfikacja zapasów 16 1.3. Struktura zapasu 23 1.4. Cykl życia produktu a wielkość gromadzonego zapasu 31 Rozdział 2. Zarządzanie zapasami 37 2.1. Selektywne zarządzanie zapasami Analiza ABC 38 2.2. Analiza XYZ 49 2.3. Analiza ABC i XYZ 52 2.4. Zasady i strategie zarządzania zapasami wynikające z analizy ABC 55 Rozdział 3. Popyt i poziom obsługi klienta 63 3.1. Poziom obsługi klienta 64 3.2. Analiza zmienności i wielkości zapotrzebowania jak określić charakter popytu? 67 3.3. POK1, POK2 85 Rozdział 4. Metody prognozowania logistycznego 91 4.1. Prognozowanie zasady i wytyczne 92 4.2. Proces budowy i zastosowania opracowanych prognoz 98 4.3. Metody ilościowe prognozowania dla popytu stałego 102 4.4. Metody ilościowe prognozowania dla popytu o charakterze trendu 114 4.5. Metody ilościowe prognozowania dla popytu sezonowego 118 4.6. Śledzenie błędu prognozy 125 3
SPIS TREŚCI Rozdział 5. Systemy sterowania zapasami SCS (Stock Control Systems) 133 5.1. Założenia modelowe systemów sterowania zapasami 134 5.2. System ciągłego przeglądu 137 5.3. System okresowego przeglądu 148 5.4. System min-max 159 5.5. System wizualny zamawiania system dwóch skrzynek 161 5.6. System zapasu jednookresowego 163 Rozdział 6. Wprowadzenie do zarządzania magazynem 166 6.1. Magazyn i magazynowanie 167 6.2. Funkcje i zadania realizowane przez magazyny w systemie logistycznym 173 6.3. Opakowania i oznakowania w gospodarce magazynowej 178 6.4. Zasoby ludzkie w gospodarce magazynowej 184 Rozdział 7. Procesy magazynowe krok po kroku 189 7.1. Procesy magazynowe 190 7.2. Przyjęcie towaru 191 7.3. Składowanie 201 7.4. Kompletowanie 204 7.5. Wydanie towaru 207 7.6. Inwentaryzacja 212 Rozdział 8. Rozmieszczenie towaru w magazynie 222 8.1. Obszary magazynowe strefy i układy w magazynie 223 8.2. Moduł magazynowy 227 8.3. Metody rozmieszczania zapasu w strefie składowej 231 Rozdział 9. Wyposażenie techniczne w procesie magazynowania 242 9.1. Klasyfikacja wyposażenia 243 9.2. Dobór wyposażenia do wykonywania czynności magazynowych w systemie ręcznym 248 9.3. Dobór wyposażenia do wykonywania czynności magazynowych w systemie zmechanizowanym 251 9.4. Dobór wyposażenia specjalnego 262 9.5. Fronty załadunkowe i wyładunkowe 266 4
Spis treści Rozdział 10. Planowanie pracy i analiza efektywności pracy magazynu 272 10.1. Ocena gospodarki magazynowej 273 10.2. Analiza zagospodarowania zapasów na podstawie mierników efektywności 275 10.3. Analiza wskaźnikowa pracy magazynu 286 10.4. Zapobieganie błędom i marnotrawstwu analiza procesowa pracy magazynu 296 10.5. Analiza kosztów magazynowych 300 Rozdział 11. Automatyzacja procesów magazynowych 306 11.1. Elektroniczna wymiana danych 307 11.2. Automatyczna identyfikacja 311 11.3. System zarządzania magazynem WMS (Warehouse Management System) 316 Tablica 1. Tablica 2. Bibliografia 323 5
1.3. Struktura zapasu 1.3. Struktura zapasu W tej części zwrócono uwagę na strukturę zapasu utrzymywanego w przedsiębiorstwach. Dla każdej pozycji asortymentowej można wydzielić zapas rotujący i zapas nierotujący (rys. 1.9). całkowity cykliczny (rotujący) zabezpieczający (nierotujący) Czas Rys. 1.9. rotujący i nierotujący rotujący jest regularnie wykorzystywany do produkcji lub sprzedaży. Określić go można jako zapas systematycznie pobierany i cyklicznie uzupełniany w toku zaspokajania bieżących potrzeb. Jest uzasadniony ekonomicznie, istotny i niezbędny do właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Poziom zapasu cyklicznego wynika z wielkości dostaw i okresowego zużycia. Jeśli zapasy rotują, nazywane są zapasami cyklicznymi (cycle stock). Tworzy się je w celu bieżącego i przyszłego wykorzystania. Wielkość zapasu cyklicznego zależy od wielkości otrzymanej dostawy. Wielkość ta może wynikać z ograniczeń pojemności (ładowności) środka transportu zewnętrznego lub wielkości minimalnych zamówień/dostaw narzuconych przez dostawcę. Nie analizowano tu wielkości popytu lub pojemności magazynu. 23
ROZDZIAŁ 1. Gospodarka zapasami cykliczny nazywany jest bieżącym, rotującym lub obrotowym. To zapas utrzymywany przez przedsiębiorstwo, wynikający z cyklicznie powtarzających się dostaw (uzupełnień zapasu) i systematycznych pobrań. Jest on regularnie wykorzystywany. Im mniejszy zapas cykliczny średni, tym mniejsze są zapasy średnio utrzymywane w magazynie, a więc tym większe oszczędności. Im mniejsza wielkość dostawy, tym mniejszy zapas cykliczny średni. Jeśli zużycie zapasu jest równomiernie rozłożone w czasie, to wielkość średniego zapasu cyklicznego stanowi połowę dostawy (rys. 1.10). Jeśli natomiast dostawy są różnej wielkości, to należy wpierw obliczyć średnią wielkość dostaw, a następnie określić zapas cykliczny średni. Przedstawia to wzór: Z c = 1 Q 2, w którym: Z c zapas cykliczny średni, Q średnia wielkość dostawy. Wielkość dostawy cykliczny średni zabezpieczający Czas Rys. 1.10. cykliczny średni 24
1.3. Struktura zapasu Korzystne dla każdego przedsiębiorstwa jest rozwiązanie, które pozwoli na zmniejszenie wielkości dostawy i zapasu cyklicznego średniego. Przeanalizuj przykład 1.1. Przedsiębiorstwo handlowe działa na terenie dwóch województw. Menedżer zarządza oddziałem handlowym oraz magazynem towarów. Planuje wielkość sprzedaży, a co za tym idzie wielkość potrzeb towarowych. Renegocjuje on warunki dostaw z dostawcą towaru. Dostawca proponuje zmienić dotychczasowy harmonogram dostaw jednej dostawy na miesiąc na wariant jednej dostawy na dwa tygodnie. Menedżer przeanalizował dwie sytuacje: 1. sytuacja dotychczasowa dostawa realizowana raz na cztery tygodnie w ilości 120 jednostek paletowych, 2. sytuacja potencjalna dostawa realizowana raz na dwa tygodnie w ilości 60 jednostek paletowych. Analizę przeprowadził na bazie danych z ostatniego kwartału. Tabela do przykładu przedstawia zapotrzebowanie na towar Miesiąc 1 2 3 Tygodnie 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 zapotrzebowanie tygodniowe (jednostki paletowe) 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 Tabela do przykładu analiza porównawcza Miesiąc 1 2 3 Tygodnie 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Wariant 1 sytuacja dotychczasowa dostawy (jednostki paletowe) 120 120 120 zapas cykliczny średni (jednostki paletowe) Z c = 1 Q 2 60 25
ROZDZIAŁ 1. Gospodarka zapasami Wariant 2 sytuacja potencjalna dostawy (jednostki paletowe) 60 60 60 60 60 60 zapas cykliczny średni (jednostki paletowe) Z c = 1 Q 2 30 Przykład pokazuje, że menedżerowi warto renegocjować dotychczasową umowę i przyjąć proponowane warunki dostaw w odstępach dwutygodniowych. Jest to wariant lepszy, gdyż zapewnia mniejszy zapas cykliczny. Nie przeanalizowano tu jednak, jak zmiana wielkości dostawy wpłynie na koszty transportu towaru. utrzymywany na bieżąco w magazynie nazywany jest zapasem dysponowanym Z d (blocked stock), zapasem wolnym (free stock) lub aktualnie składowanym w magazynie (rys. 1.11). dysponowany w chwili T1 Partia pobrania Partia dostawy maksymalny Średni zapas magazynowy T1 T2 T3 T4 T5 Czas Cykl realizacji zamówienia Rys. 1.11. dysponowany w momencie T oraz inne poziomy zapasów informacyjny zabezpieczający Na rysunku 1.11 zaprezentowano również inne ważne poziomy zapasów. Są nimi: zapas zabezpieczający Z z (safety stock), zapas informacyjny Z inf (reorder stock) oraz zapas maksymalny Z max (maximum stock level, maximum stock). Każdy z nich spełnia określoną funkcję. 26
1.3. Struktura zapasu zabezpieczający nazywany jest zapasem minimalnym: powinien być zawsze dostępny. Zapewnia on ciągłość działalności przedsiębiorstwa i chroni przed losowymi sytuacjami (np. opóźnieniem dostawy, niedoborem zapasu w magazynie dostawcy). informacyjny określa, w którym momencie należy złożyć zamówienie na kolejną dostawę. Informuje także, że zapas dysponowany ulega zmniejszeniu do poziomu ryzykownego i może nastąpić jego niedobór. maksymalny nawiązuje do liczby przydzielonych miejsc składowych w magazynie dla konkretnej pozycji asortymentowej. Jest określony, aby nie zamawiać i nie gromadzić więcej dóbr niż jest miejsca w magazynie. Średni zapas magazynowy określa przeciętną liczbę zapasu przechowywanego w magazynie. Zależy od wielkości magazynowanego zapasu dysponowanego. y zabezpieczający, informacyjny i maksymalny są określane na podstawie specjalnych modeli, które jednocześnie służą do zarządzania zapasami. Zostaną zaprezentowane w dalszej części podręcznika. Na rysunku 1.11 zaznaczono także zapas dysponowany w momencie T1. W momencie T2 zapas dysponowany jest równy zapasowi informacyjnemu. To sygnał, który wskazuje, że należy złożyć zamówienie na dane dobro u dostawcy. Od momentu złożenia zamówienia do momentu przekazania towaru klientowi upływa tzw. cykl realizacji zamówienia (supplier s lead time). W momencie T3 zapas zostaje uzupełniony. Cykl realizacji zamówienia to czas, który obejmuje prace administracyjne związane z obsługą zamówienia oraz prace fizyczne związane z załadunkiem, transportem i rozładunkiem zamówionych towarów. Nazywany jest także czasem uzupełniania zapasów. jest sukcesywnie zużywany (pobierany) oraz zamawiany i uzupełniany (rys. 1.11). Dostawa jest wielokrotnie większa od wielkości jednorazowego pobrania. Zaprezentowany graficznie cykl zużycia i odnowy zapasu dotyczy przedsiębiorstw, w których zapotrzebowanie na dane dobro jest rozłożone w czasie. Nie obowiązuje natomiast przedsiębiorstw, które gromadzą zapas pod konkretne i jednorazowe zlecenia. W praktyce zdarza się, że utrzymywany zapas jest większy niż bieżące potrzeby. Jest on uzasadniony ekonomicznie, pod warunkiem że dotyczy zapasu antycypacyjnego. Do zapasów uzasadnionych zalicza się w takim razie zapasy speku- 27
ROZDZIAŁ 1. Gospodarka zapasami lacyjne (kupowane i utrzymywane w nadmiarze), zapasy sezonowe (dostępne na rynku przez określony czas, a gromadzone w celu zaspokojenia wahań sezonowych popytu) i zapasy promocyjne. W przedsiębiorstwach utrzymywany jest zapas określany jako nierotujący. Nie jest on regularnie wykorzystywany. Jest to w założeniu teoretycznym zapas zabezpieczający. Ten zapas (zabezpieczający) jest uzasadniony potrzebą zabezpieczenia ciągłości wytwarzania i sprzedaży w przedsiębiorstwie. Problemem i znacznym obciążeniem wielu przedsiębiorstw stają się zapasy nierotujące i jednocześnie zapasy nieuzasadnione. Do grupy zapasów nieuzasadnionych (nieprawidłowych) zaliczyć można zapasy nadmierne i zapasy zbędne. y nadmierne to takie, których przedsiębiorstwo nie jest w stanie lub nie może wykorzystać na własne potrzeby. y nadmierne są pełnowartościowe, chociaż ich wielkość przekracza normę. Ich utrzymywanie nie jest uzasadnione ustalonym przez menedżerów poziomem obsługi klienta. y te często są efektem nadprodukcji, błędnych prognoz lub błędnych decyzji, np. zamawianie towaru na magazyn. y nadmierne powstają niekiedy w rezultacie błędnych decyzji i dokonywania niewłaściwych (ilościowo zawyżonych) zakupów. Magazynowanie zapasów nadmiernych podnosi niestety koszty operacyjne przedsiębiorstwa. To sprawia, że zapasy nadmierne są znacznym ciężarem finansowy dla przedsiębiorstwa; zamrażają pieniądze, które mogłyby przynieść odsetki na rachunku bankowym. Dlatego też w interesie firmy jest jak najszybsze pozbycie się ich. y nadmierne to nieuzasadnione zapasy utrzymywane w zawyżonej ilości. y nieuzasadnione to również zapasy zbędne. Były one kiedyś wykorzystywane, lecz utrzymywane w nadmiarze, przestały być użyteczne. Nie znajdują już zastosowania w działalności przedsiębiorstwa. y zbędne to zapasy nieprzydatne w procesie produkcji lub sprzedaży. Rozpoznanie przyczyn powstawania zapasów zbędnych i nadmiernych ma istotne znaczenie dla przeciwdziałania dalszemu ich gromadzeniu. W strukturze zapasów zapas nieuzasadniony jest najbardziej niepożądany. Określony jest wzorem: 28
w którym: Z n zapas nieuzasadniony (zbędny i w nadmiarze), Z c zapas całkowity, Z cr zapas cykliczny (rotujący), Z z zapas zabezpieczający. Przeanalizuj przykład 1.2. 1.3. Struktura zapasu Z n = Z c Z cr Z z, Alternatywą kapitału zamrożonego w zapas może być ulokowanie gotówki na lokacie bankowej. W ten sposób można określić koszty utraconych korzyści. Koszty te porównuje się z odsetkami możliwymi do uzyskania w banku. Przedsiębiorstwo zamroziło kapitał w zapasach o wartości 40 000 PLN na dwa miesiące. W banku na lokacie dwumiesięcznej przedsiębiorstwo mogłoby otrzymać odsetki rzędu 5 proc. w skali roku. Określimy koszt utraconych korzyści. Krok 1. Obliczenie odsetek wynikające z oprocentowania 0,05/6 = 0,0083 Odsetki w skali roku wynoszą 5%. Dwa miesiące stanowią jedną szóstą roku. Żeby uzyskać rzeczywiste oprocentowanie z lokaty na dwa miesiące należy ten procent podzielić przez 6. Daje to wynik 0,0083. Krok 2. Obliczenie kosztu utraconych korzyści 0,0083 40 000 = 332 PLN Rzeczywiste oprocentowanie należy pomnożyć przez wartość zamrożonego kapitału. Koszt utraconych korzyści stanowią odsetki bankowe w wysokości 332 PLN. Zaprezentowany przykład jest najprostszym sposobem wyliczenia utraconych korzyści. Koszty te można wyliczyć w odniesieniu do korzyści z przedsięwzięcia, które przedsiębiorstwo mogłoby uzyskać. Należy brać pod uwagę, że zapasy mogą być finansowane z zaciągniętego kredytu. W takim przypadku dodatkowo należy uwzględnić, ile kosztuje przedsiębiorstwo taki kredyt. 29
ROZDZIAŁ 1. Gospodarka zapasami Czy można zmniejszyć lub wyeliminować zapas nadmierny i zbędny? Można, lecz nie jest to proste. Oto przykładowe działania: obniżenie ceny pozycji asortymentowych przeznaczonych na sprzedaż (typowe działanie w przypadku sklepów i przedsiębiorstw dystrybucyjnych), dołączenie pozycji asortymentowych do innych produktów jako element promocji, przekazanie zapasów w postaci darowizny rzeczowej, utylizowanie zapasów (np. złomowanie), zamieszczenie informacji o wyprzedaży zapasów na stronie internetowej przedsiębiorstwa, na internetowych aukcjach lub przetargach, korzystanie z internetowych portali pośrednictwa w sprzedaży, poznanie metod i sposobów efektywnego planowania zapasów. Należy się upewnić, że wielkość zapasów jest wystarczająca dla potrzeb przedsiębiorstwa (produkcji i sprzedaży). Warto unikać utrzymywania nadwyżek zapasów. w nadmiarze i zapas zbędny przynoszą straty przedsiębiorstwu. y nieuzasadnione (nadmierne i zbędne) powodują wzrost kosztów. W skrajnych przypadkach mogą doprowadzić do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwa ponoszą (oprócz zamrożonego kapitału) koszty ubezpieczenia tego zapasu. Im poziom utrzymywanych zapasów większy, tym wyższe koszty ubezpieczenia. Wielkość ubezpieczenia (jego koszt) jest zależna od ubezpieczyciela, który bierze pod uwagę wartość zapasów. Jeśli więc przedsiębiorstwo ponosi bardzo wysokie koszty ubezpieczenia, powinno przemyśleć i podjąć działania minimalizujące poziom zapasów. Pytania do przemyślenia 1. Czy zapas zabezpieczający jest uzasadniony? Skomentuj odpowiedź. 2. W jaki sposób można zmniejszyć lub pozbyć się zapasów nierotujących i nieuzasadnionych? 3. Jakie są sposoby określania kosztów utraconych korzyści? 30