WYDATEK WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO ORAZ BUDśETU WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO 2007-2013 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi 1 konferencji i 2 seminariów w Warszawie oraz 10 konferencji w Oddziałach Zamiejscowych (OZ) (po dwie konferencje w kaŝdym z OZ) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (RPO WM) 2007-2013. Przedmiot zamówienia obejmuje: wynajęcie sal konferencyjnych i seminaryjnych wraz z wyposaŝeniem, zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji i seminariów, przygotowanie i wysłanie zaproszeń, zapewnienie recepcji konferencji i seminariów, przygotowanie i przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej, wykonanie identyfikatorów dla prelegentów i uczestników, udokumentowanie fotograficzne i filmowe przebiegu poszczególnych imprez. Cele zamówienia: Przygotowanie projektu ma na celu: przekazanie potencjalnym beneficjentom aktualnych informacji dotyczących RPO WM; podsumowanie dotychczasowego wdraŝania tego programu oraz zaprezentowanie działalności Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych (MJWPU); zaprezentowanie regionu jako skutecznego beneficjenta funduszy pomocowych; budowę pozytywnego wizerunku Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, oraz instytucji; promocja Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz promocja instytucji zaangaŝowanej w jego wdraŝanie. 1
Opis przedmiotu zamówienia Konferencje i seminaria będą informować o Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Mazowieckiego 2007-2013. Adresowane są do wszystkich potencjalnych beneficjentów środków unijnych oraz do instytucji centralnych i samorządowych. Źródła finansowania konferencji i seminariów: organizacja i obsługa imprez będzie finansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŝetu Województwa Mazowieckiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 2013 (w części dotyczącej RPO WM). Zamówienie składa się z dwóch części: I część zamówienia obejmuje organizację 1 konferencji i 2 seminariów w Warszawie; II część zamówienia obejmuje organizację 10 konferencji w Oddziałach Zamiejscowych (po 2 konferencje w kaŝdym z OZ). I CZĘŚĆ ZAMÓWIENIA Konferencja w Warszawie Przedmiotem zamówienia jest organizacja 1 jednodniowej konferencji informacyjnej dotyczącej stopnia wdraŝania programu RPO WM na Mazowszu. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniŝej: 1) Liczba uczestników: 300 osób. 2) Miejsce wydarzenia: Warszawa, centrum miasta i okolice centrum. 3) Rodzaj imprezy: konferencja informacyjna. 4) Termin: IV kwartał 2009 r. 5) Czas trwania: ok. 8 godzin zegarowych: przewidziane są 2 przerwy kawowe po pół godziny kaŝda i 1 godzinna przerwa na lunch; a) 8.30 9.00 rejestracja uczestników, rozdanie materiałów konferencyjnych, poczęstunek powitalny (napoje* zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków, kawa, herbata); b) I panel konferencyjny c) 2 podania napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana) na salę konferencyjną podczas jej trwania (butelki 0,2 l. - 0,33 l.); 2
d) 11.00 11.30 pierwsza przerwa kawowa: napoje zimne i gorące j/w, przekąski słone (min. 120 g/1 os.), tartinki (min. 6 szt./ 1 os.), ciasteczka coctailowe (min. 100 g/1 os.) (w koszulkach papierowych), koreczki ( min. 100 g/1 os.); e) II panel konferencyjny f) 13.30 14.30 lunch [posiłek min. 550 g/1 os.(bez stołu słodkiego), napoje min. 400 ml/os]: stół zimny: 2 rodzaje przystawek mięsnych, 2 przystawki wegetariańskie, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane; stół ciepły: 1 zupa, 2 dania mięsne, 2 dania wegetariańskie, 3 rodzaje dodatków skrobiowych, 3 rodzaje warzyw na gorąco, (uwagi: na stole ciepłym zupy w kociołkach elektrycznych, dania gorące i dodatki w bemarach); stół słodki (min. 200 g/1 os.): ciasteczka coctailowe, drobne owoce, deski serów; stół z napojami: napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków), napoje gorące ( kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna. g) III panel konferencyjny Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa cateringowa min. 6 osób, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). Stoliki coctailowe na obrzeŝach Sali Cateringowej. * Napoje przewidziane na całą konferencję min. 1500 ml/1 os. 7) Wybrany wykonawca zobowiązany jest: a) wskazanie dwóch miejsc na konferencję do wyboru Zamawiającego; wskazanie miejsca nazwa, adres, mapa dojazdowa; b) zdjęcia lub foldery proponowanych obiektów - co najmniej cztery zdjęcia przedstawiające obiekt, wnętrze obiektu, salę konferencyjną i salę cateringową; c) opis dojazdu (rodzaj środków lokomocji). 1) Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej ( z dworca PKP i PKS), jak najmniej przesiadek. 2) Dostęp do bezpłatnych miejsc parkingowych, zapewnienie min. 10 % w stosunku do załoŝonej liczby uczestników, w tym oznaczone miejsca parkingowe dla VIP ilość miejsc poda Zamawiający tydzień przed imprezą). 3) Zamówienie w odniesieniu do warunków organizacyjnych obejmuje: a) zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z następującym wyposaŝeniem: wielkość sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy sala konferencyjna, ustawienie krzeseł teatralne; stół prezydialny dla 5 6 osób (kształt prostokątny); 3
mównica; klimatyzacja; dostęp do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym); zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem; zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.) i sanitarne (toalety damskie i męskie); zapewnienie obsługi osobowej imprezy (serwis techniczny 1 osoba, ochrona 2 osoby); zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji; nagłośnienie i inne sprzęty audio-video: 5 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących, z podstawkami + 1 mikrofon bezprzewodowy na sali na stojaku; projektor multimedialny z wskaźnikiem laserowym; ekran; komputer lub laptop współgrający z projektorem, kompatybilny z Internetem; inne sprzęty: tablica flipchart z kartkami i kompletem flamastrów; tablica suchościeralna (80-100/130-170 cm) + komplet mazaków ścieralnych (4 kolory) + gąbka; dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk z flagą Polski, 1 proporczyk z flagą Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym; Stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor materiału, długość materiału do podłogi; zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielkość (bez oznak zniszczenia): ilość: 6 sztuk; format: 150/200 x 80/100 mm; materiał: tworzywo pleksi; kształt (do ustalenia z Zamawiającym); wymienna wkładka imienna; 4
nadruk na wkładce czarno-biały + kolorowe logotypy RPO WM; b) zapewnienie szatni dla 300 osób, wraz z obsługą (2 osoby). 1) Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia (zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS logotypy zastaną przedstawione Wykonawcy przez Zamawiającego) na konferencję, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego; b) zapewnienie recepcji konferencji 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji (z logotypami RPO WM), 2 szklane kule na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość 160-180 cm): pierwszy stojak na format materiału informacyjnego A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego 100 x 50 cm. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów; logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały rozliczane przez Zamawiającego po zakończeniu imprezy); prowadzenie listy obecności (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883); sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu imprezy; c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji 2 osoby ze strony Wykonawcy; a) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych osób; b) udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym lustrzanką, min.8 mln pikseli, oraz filmowe kamerą cyfrową przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie 3 dni po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. 5
SEMINARIA w Warszawie Przedmiotem zamówienia jest organizacja 2 jednodniowych seminariów. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniŝej: II. Seminarium I termin: koniec II kwartału/początek III kwartału 2009 r. liczba uczestników: 150 osób. lokalizacja: Warszawa (centrum lub okolice centrum). III. Seminarium II termin: początek IV kwartału 2009 r. liczba uczestników: 150 osób. lokalizacja: Warszawa (centrum lub okolice centrum). 1) Czas trwania: 7 8 godzin zegarowych obejmuje: 2 podania napojów zimnych na salę seminaryjną podczas jej trwania, 2 przerwy kawowe po pół godziny kaŝda i 1 godzinna przerwa na lunch; a) 8.30 9.30 rejestracja uczestników, rozdanie materiałów szkoleniowych i informacyjnych, powitanie uczestników, poczęstunek powitalny* (napoje zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków, kawa, herbata); b) I panel seminaryjny; c) Na sale seminaryjne napoje gazowane i niegazowane zimne w butelkach (butelki poj. 0,2 l. - 0,33l.); d) 11.00 11.30 pierwsza przerwa kawowa: napoje zimne i gorące j/w, przekąski słone (min. 120 g/1 os.), tartinki (min. 6 szt./1os), ciasteczka coctailowe (w koszulkach papierowych) (min. 100 g/1 os.), koreczki (min. 100 g/ 1 os.); e) II panel seminaryjny; 6
f) 13.00 13.30 druga przerwa kawowa: napoje zimne i gorące i drobne ciasta coctailowe (min.100 g/1 os.); g) III panel seminaryjny; h) 15.00 16.00 obiad [posiłek min. 550 g/1 os.(bez stołu słodkiego), napoje min. 400 ml/1 os.]: stół zimny: 2 rodzaje przystawek mięsnych, 2 przystawki wegetariańskie, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane; stół ciepły: 1 zupa, 3 dania mięsne, 2 dania wegetariańskie, 3 rodzaje dodatków skrobiowych, 3 rodzaje warzyw na gorąco, (uwagi: na stole ciepłym zupy w kociołkach elektrycznych, dania gorące i dodatki w bemarach); stół słodki (min. 200 g/1 os.): ciasteczka coctailowe, drobne owoce, deski serów, napoje zimne i gorące; stół z napojami: napoje zimne: woda gazowana i niegazowana, soki owocowe, (napoje gorące: kawa i herbata z dodatkami; i) stoliki coctailowe na obrzeŝach Sali Cateringowej; j) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa cateringowa min. 4 osoby, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). * Napoje przewidziane na całe seminarium min. 1500 ml/1 os. 1) Opis realizacji przedmiotu zamówienia, który powinien zawierać minimum: a) wskazanie trzech miejsc na seminaria do wyboru Zamawiającego; wskazanie miejsca nazwa, adres, mapa dojazdowa; b) zdjęcia lub foldery proponowanych obiektów - co najmniej cztery zdjęcia przedstawiające obiekt, wnętrze obiektu, 2 sale seminaryjne; c) opis dojazdu (rodzaj środków lokomocji). 2) Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej (z dworca PKP i PKS), jak najmniej przesiadek. 3) W miejscu konferencji musi być zapewniony dostęp do miejsc parkingowych, zapewnienie min. 10 % w stosunku do załoŝonej liczby uczestników, w tym oznaczone miejsca parkingowe dla VIP ilość miejsc poda Zamawiający tydzień przed imprezą. 4) Zamówienie w odniesieniu do warunków organizacyjnych obejmuje: f) zapewnienie 1 sali konsumpcyjnej z podwyŝszeniem + nagłośnienie (demontaŝ podwyŝszenia po zakończonej części przywitania osób zaproszonych) oraz 2 sal seminaryjnych wraz z następującym wyposaŝeniem: 7
wielkość 2 sal dostosowana do liczby uczestników (po ok. 75 osób w 2 salach) i do charakteru imprezy; miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej przez Zamawiającego (seminaria ustawienie teatralne); stół prezydialny dla 4 osób (kształt prostokątny); mównica; dostęp do światła dziennego; klimatyzacja; dostęp do Internetu (1 łącze przy stole prezydialnym); zapewnienie szatni dla 150 osób, wraz z obsługą (1 osoba); zapewnienie dekoracji na 2 sale seminaryjne i 1 konsumpcyjną z cateringiem zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.) i sanitarne (toalety damskie i męskie); zapewnienie obsługi osobowej imprezy (serwis techniczny 1 osoba, ochrona 2 osoby); zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca seminariów; nagłośnienie i inne sprzęty audio-video: o o o o inne sprzęty: o o 8 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących (po 3 na kaŝdą z sal z podstawkami i po jednym mikrofonie wolnym); 2 projektory multimedialne (po jednym na kaŝdą z sal seminaryjnych); 2 ekrany, 2 wskaźniki laserowe (po jednym komplecie na kaŝdą z sal seminaryjnych); 2 komputery lub laptopy (po jednym na kaŝdą z sal; 2 tablice flipchart z kartkami + 2 komplety flamastrów 4 kolory (po jednej na kaŝdą z sal seminaryjnych); 2 tablice suchościeralna (80-100/130-170 cm) + 2 komplety mazaków ścieralnych 4 kolory + 2 gąbki (po jednej na kaŝdą z sal seminaryjnych); dekoracje na kaŝdej z sal seminaryjnych: o 1 proporczyk z flagą Polski, 1 proporczyk z flagą Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym; o stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (kolor preferowany granatowy, tkanina bez oznak zniszczenia), długość materiału do podłogi; wykonanie stojących wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielkość (bez oznak zniszczenia): ilość: 6 sztuk; 8
format: 150-200 x 80-100 mm; materiał: tworzywo pleksi; kształt (do ustalenia z Zamawiającym); wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce czarno-biały + kolorowe logotypy RPO WM. 1) Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania seminariów: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia (zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS logotypy zastaną przedstawione Wykonawcy przez Zamawiającego) na konferencję, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego; b) zapewnienie recepcji konferencji 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja seminarium, 2 tabliczki z nazwą seminarium (z logotypami RPO WM), 2 szklane kule na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość 160-180 cm): pierwszy stojak na format materiałów informacyjnych A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego 10 x 21 cm. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów; logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały rozliczane przez Zamawiającego po zakończeniu imprezy); prowadzenie listy obecności (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883); sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji; c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji 1 osoba ze strony Wykonawcy; d) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych osób; e) udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym lustrzanką, min.8 mln pikseli, oraz filmowe kamerą cyfrową przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku 9
CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie 3 dni po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. II CZĘŚĆ ZAMÓWIENIA Konferencje w Ciechanowie Zamówienie obejmuje organizację i kompleksową obsługę 2 jednodniowych konferencji RPO WM w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w Ciechanowie w 2009 roku. III. Konferencja (RPO WM) termin: koniec II kwartału / początek III kwartału 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. IV. Konferencja (RPO WM) termin: IV kwartał 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposaŝeniem: a) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników 100 osób; 10
b) miejsca siedzące dla uczestników ustawienie miejsc teatralne; c) stół prezydialny dla 5 6 osób (kształt prostokątny); d) dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; e) klimatyzacja; f) nagłośnienie 5 mikrofonów bezprzewodowych (3 mikrofony na stole prezydialnym i 2 mikrofony dla uczestników na sali); g) projektor multimedialny; h) ekran, wskaźnik laserowy; i) tablica typu flipchart (mobilna) z kompletem mazaków do pisania (4 kolory); j) tablica suchościeralna (80-100/130-170 cm) + komplet mazaków ścieralnych (4 kolory) + gąbka; k) komputer stacjonarny lub laptop z dostępem do Internetu i podłączeniem do ww. projektora; l) zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.) i sanitarne (toalety damskie i męskie); m) zapewnienie szatni dla 100 osób, wraz z obsługą (1 osoba); n) bezpłatny parking (zapewnienie minimum 10 % w stosunku do załoŝonej liczby uczestników, w tym oznaczone miejsca parkingowe dla VIP ilość miejsc poda Zamawiający tydzień przed imprezą); o) zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem; p) zapewnienie obsługi osobowej imprezy (serwis techniczny 1 osoba, ochrona 2 osoby);dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk z flagą Polski, 1 proporczyk z flagą Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym; stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (bez oznak zniszczenia), preferowany kolor granatowy, długość materiału do podłogi; zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielkość (bez oznak zniszczenia): ilość: 5 sztuk; format: 150-200 x 80-100 mm; materiał: tworzywo pleksi; kształt (do ustalenia z Zamawiającym); wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce czarno-biały + kolorowe logotypy RPO WM. 11
2. Zapewnienie wyŝywienia stosownie do ilości uczestników*: a) poczęstunek powitalny (napoje zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków, kawa, herbata) przed rozpoczęciem konferencji, z wyłączeniem naczyń jednorazowych; b) w trakcie konferencji 2 podania napojów zimnych w butelkach (poj. 0,2 l. - 0,33 l.) na salę konferencyjną, (3 rodzaje soków do uzgodnienia z zamawiającym, woda gazowana, woda niegazowana); c) 2 przerwy kawowe (jedna przed, druga po lunchu): świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach w tym herbata zielona), dodatki: mleko, śmietanka do kawy, cytryna, cukier, 3 rodzaje soków, woda gazowana i niegazowana; 4 rodzaje tartinek (po min. 6 szt./1 os. na kaŝdej z przerw) i koreczki (po min. 100g/1os. na kaŝdej z przerw); 4 rodzaje ciast coctailowych (po min. 100g/1 os. na kaŝdej z przerw), drobne przekąski słone (po min. 120 g/1 na kaŝdej z przerw); d) lunch w formie bufetu (dojście do niego min. z trzech stron) obejmujący**: zakąski zimne (rybne, mięsne i warzywne); 3 rodzaje sałat; pieczywo mieszane; dania ciepłe (1 zupa, 2 dania mięsne, 1 danie rybne i 1 danie wegetariańskie); dodatki (np. ratatouille warzywne, risotto, ziemniaki opiekane i z wody, warzywa z wody); desery (ciasta coctailowe, owoce) (min. 150 g/1 os.); 3 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana; napoje gorące: kawa i herbata (dodatki: cytryna, mleko, śmietanka do kawy, cukier); e) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska min. 3 osoby, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie); f) stoliki coctailowe na obrzeŝach Sali Cateringowej. * Napoje przewidziane na całą konferencję min. 1500 ml/1 os. ** Posiłek min. 550g/1 os. (bez deserów), napoje min. 400 ml/1 os. 1. Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia (zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS logotypy zastaną przedstawione Wykonawcy przez 12
Zamawiającego) na konferencję, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego; b) zapewnienie recepcji konferencji 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji z logotypami RPO WM, 2 szklane kule na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość 160-180 cm): pierwszy stojak na format materiałów informacyjnych A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego 10 x 21 cm. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały rozliczane przez Zamawiającego po zakończeniu imprezy); prowadzenie listy obecności (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883); sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji; c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji 1 osoba ze strony Wykonawcy; a) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych osób; b) udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym lustrzanką, min.8 mln pikseli, oraz filmowe kamerą cyfrową przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie 3 dni po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. Konferencje w Ostrołęce Zamówienie obejmuje organizację i kompleksową obsługę 2 jednodniowych konferencji RPO WM w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w Ostrołęce w 2009 roku. I. Konferencja (RPO WM) 13
termin: koniec II kwartału/początek III kwartału 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. II. Konferencja (RPO WM) termin: IV kwartał 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposaŝeniem: a) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników 100 osób; b) miejsca siedzące dla uczestników ustawienie miejsc teatralne; c) stół prezydialny dla 5 6 osób (kształt prostokątny); d) dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; e) klimatyzacja; f) nagłośnienie 5 mikrofonów bezprzewodowych (3 mikrofony na stole prezydialnym i 2 mikrofony dla uczestników na sali); g) projektor multimedialny; h) ekran, wskaźnik laserowy; i) tablica typu flipchart (mobilna) z kompletem mazaków do pisania (4 kolory); j) tablica suchościeralna (80-100/130-170 cm) + komplet mazaków ścieralnych (4 kolory) + gąbka; k) komputer stacjonarny lub laptop z dostępem do Internetu i podłączeniem do ww. projektora; l) zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.) i sanitarne (toalety damskie i męskie); m) zapewnienie szatni dla 100 osób, wraz z obsługą (1 osoba); n) bezpłatny parking (zapewnienie minimum 10 % w stosunku do załoŝonej liczby uczestników, w tym oznaczone miejsca parkingowe dla VIP ilość miejsc poda Zamawiający tydzień przed imprezą); o) zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem; 14
p) zapewnienie obsługi osobowej imprezy (serwis techniczny 1 osoba, ochrona 2 osoby); q) dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk z flagą Polski, 1 proporczyk z flagą Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym; stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (bez oznak zniszczenia), preferowany kolor granatowy, długość materiału do podłogi; zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielkość (bez oznak zniszczenia): ilość: 5 sztuk; format: 150-200 x 80-100 mm; materiał: tworzywo pleksi; kształt (do ustalenia z Zamawiającym); wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce czarno-biały + kolorowe logotypy RPO WM. 2. Zapewnienie wyŝywienia stosownie do ilości uczestników*: a) poczęstunek powitalny (napoje zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków, kawa, herbata) przed rozpoczęciem konferencji, z wyłączeniem naczyń jednorazowych; b) w trakcie konferencji 2 podania napojów zimnych w butelkach (poj. 0,2 l. - 0,33 l.) na salę konferencyjną, (3 rodzaje soków do uzgodnienia z zamawiającym, woda gazowana, woda niegazowana); c) 2 przerwy kawowe (jedna przed, druga po lunchu): świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach w tym herbata zielona), dodatki: mleko, śmietanka do kawy, cytryna, cukier, 3 rodzaje soków, woda gazowana i niegazowana; 4 rodzaje tartinek (po min. 6 szt./1 os. na kaŝdej z przerw) i koreczki (po min. 100g/1os. na kaŝdej z przerw); 4 rodzaje ciast coctailowych (po min. 100g/1 os. na kaŝdej z przerw), drobne przekąski słone (po min. 120 g/1 na kaŝdej z przerw); d) lunch w formie bufetu (dojście do niego min. z trzech stron) obejmujący**: zakąski zimne (rybne, mięsne i warzywne); 3 rodzaje sałat; pieczywo mieszane; dania ciepłe (1 zupa, 2 dania mięsne, 1 danie rybne i 1 danie wegetariańskie); 15
dodatki (np. ratatouille warzywne, risotto, ziemniaki opiekane i z wody, warzywa z wody); desery (ciasta coctailowe, owoce) (min. 150 g/1 os.); 3 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana; napoje gorące: kawa i herbata (dodatki: cytryna, mleko, śmietanka do kawy, cukier); e) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska min. 3 osoby, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie); f) stoliki coctailowe na obrzeŝach Sali Cateringowej. * Napoje przewidziane na całą konferencję min. 1500 ml/1 os. ** Posiłek min. 550g/1 os. (bez deserów), napoje min. 400 ml/1 os. 3. Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia (zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS logotypy zastaną przedstawione Wykonawcy przez Zamawiającego) na konferencję, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego; b) zapewnienie recepcji konferencji 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji z logotypami RPO WM, 2 szklane kule na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość 160-180 cm): pierwszy stojak na format materiałów informacyjnych A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego 10 x 21 cm. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały rozliczane przez Zamawiającego po zakończeniu imprezy); prowadzenie listy obecności (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883); sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji; 16
c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji 1 osoba ze strony Wykonawcy; d) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych osób; e) udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym lustrzanką, min.8 mln pikseli, oraz filmowe kamerą cyfrową przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie 3 dni po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. Konferencje w Płocku Zamówienie obejmuje organizację i kompleksową obsługę 2 jednodniowych konferencji RPO WM w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w Płocku w 2009 roku. I. Konferencja (RPO WM) termin: koniec II kwartału / początek III kwartału 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. II. Konferencja (RPO WM) termin: IV kwartał 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposaŝeniem: a) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników 100 osób; b) miejsca siedzące dla uczestników ustawienie miejsc teatralne; c) stół prezydialny dla 5 6 osób (kształt prostokątny); d) dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; e) klimatyzacja; 17
f) nagłośnienie 5 mikrofonów bezprzewodowych (3 mikrofony na stole prezydialnym i 2 mikrofony dla uczestników na sali); g) projektor multimedialny; h) ekran, wskaźnik laserowy; i) tablica typu flipchart (mobilna) z kompletem mazaków do pisania (4 kolory) + gąbka; j) tablica suchościeralna (80-100/130-170 cm) + komplet mazaków ścieralnych (4 kolory); k) komputer stacjonarny lub laptop z dostępem do Internetu i podłączeniem do ww. projektora; l) zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.) i sanitarne (toalety damskie i męskie); m) zapewnienie szatni dla 100 osób, wraz z obsługą (1 osoba); n) bezpłatny parking (zapewnienie minimum 10 % w stosunku do załoŝonej liczby uczestników, w tym oznaczone miejsca parkingowe dla VIP ilość miejsc poda Zamawiający tydzień przed imprezą); o) zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem; p) zapewnienie obsługi osobowej imprezy (serwis techniczny 1 osoba, ochrona 2 osoby); q) dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk z flagą Polski, 1 proporczyk z flagą Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym; stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (bez oznak zniszczenia), preferowany kolor granatowy, długość materiału do podłogi; zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielkość (bez oznak zniszczenia): ilość: 5 sztuk; format: 150-200 x 80-100 mm; materiał: tworzywo pleksi; kształt (do ustalenia z Zamawiającym); wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce czarno-biały + kolorowe logotypy RPO WM. 2. Zapewnienie wyŝywienia stosownie do ilości uczestników*: a) poczęstunek powitalny (napoje zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków, kawa, herbata) przed rozpoczęciem konferencji, z wyłączeniem naczyń jednorazowych; 18
b) w trakcie konferencji 2 podania napojów zimnych w butelkach (poj. 0,2 l. - 0,33 l.) na salę konferencyjną, (3 rodzaje soków do uzgodnienia z zamawiającym, woda gazowana, woda niegazowana); c) 2 przerwy kawowe (jedna przed, druga po lunchu): świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach w tym herbata zielona), dodatki: mleko, śmietanka do kawy, cytryna, cukier, 3 rodzaje soków, woda gazowana i niegazowana; 4 rodzaje tartinek (po min. 6 szt./1 os. na kaŝdej z przerw) i koreczki (po min. 100g/1os. na kaŝdej z przerw); 4 rodzaje ciast coctailowych (po min. 100g/1 os. na kaŝdej z przerw), drobne przekąski słone (po min. 120 g/1 na kaŝdej z przerw); d) lunch w formie bufetu (dojście do niego min. z trzech stron) obejmujący**: zakąski zimne (rybne, mięsne i warzywne); 3 rodzaje sałat; pieczywo mieszane; dania ciepłe (1 zupa, 2 dania mięsne, 1 danie rybne i 1 danie wegetariańskie); dodatki (np. ratatouille warzywne, risotto, ziemniaki opiekane i z wody, warzywa z wody); desery (ciasta coctailowe, owoce) (min. 150 g/1 os.); 3 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana; napoje gorące: kawa i herbata (dodatki: cytryna, mleko, śmietanka do kawy, cukier); e) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska min. 3 osoby, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie); f) stoliki coctailowe na obrzeŝach Sali Cateringowej. * Napoje przewidziane na całą konferencję min. 1500 ml/1 os. ** Posiłek min. 550g/1 os. (bez deserów), napoje min. 400 ml/1 os. 3. Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia (zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS logotypy zastaną przedstawione Wykonawcy przez Zamawiającego) na konferencję, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego; b) zapewnienie recepcji konferencji 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji z logotypami RPO WM, 2 szklane kule na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków 19
(wysokość 160-180 cm): pierwszy stojak na format materiałów informacyjnych A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego 10 x 21 cm. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały rozliczane przez Zamawiającego po zakończeniu imprezy); prowadzenie listy obecności (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883); sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji; c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji 1 osoba ze strony Wykonawcy; d) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych osób; udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym lustrzanką, min.8 mln pikseli, oraz filmowe kamerą cyfrową przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie 3 dni po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. Konferencje w Radomiu Zamówienie obejmuje organizację i kompleksową obsługę 2 konferencji RPO WM w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w Radomiu w 2009 roku. I. Konferencja (RPO WM) termin: koniec II kwartału / początek III kwartału 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. II. Konferencja (RPO WM) termin: IV kwartał 2009 r. 20
liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposaŝeniem: j) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników 100 osób; k) miejsca siedzące dla uczestników ustawienie miejsc teatralne; l) stół prezydialny dla 5 6 osób (kształt prostokątny); m) dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; n) klimatyzacja; o) nagłośnienie 5 mikrofonów bezprzewodowych (3 mikrofony na stole prezydialnym i 2 mikrofony dla uczestników na sali); p) projektor multimedialny; q) ekran, wskaźnik laserowy; r) tablica typu flipchart (mobilna) z kompletem mazaków do pisania (4 kolory) + gąbka; s) tablica suchościeralna (80-100/130-170 cm) + komplet mazaków ścieralnych (4 kolory); t) komputer stacjonarny lub laptop z dostępem do Internetu i podłączeniem do ww. projektora; u) zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.) i sanitarne (toalety damskie i męskie); v) zapewnienie szatni dla 100 osób, wraz z obsługą (1 osoba); w) bezpłatny parking (zapewnienie minimum 10 % w stosunku do załoŝonej liczby uczestników, w tym oznaczone miejsca parkingowe dla VIP ilość miejsc poda Zamawiający tydzień przed imprezą); x) zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem; y) zapewnienie obsługi osobowej imprezy (serwis techniczny 1 osoba, ochrona 2 osoby); z) dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk z flagą Polski, 1 proporczyk z flagą Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym; stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (bez oznak zniszczenia), preferowany kolor granatowy, długość materiału do podłogi; zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielkość (bez oznak zniszczenia): ilość: 5 sztuk; 21
format: 150-200 x 80-100 mm; materiał: tworzywo pleksi; kształt (do ustalenia z Zamawiającym); wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce czarno-biały + kolorowe logotypy RPO WM. 2. Zapewnienie wyŝywienia stosownie do ilości uczestników*: a) poczęstunek powitalny (napoje zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków, kawa, herbata) przed rozpoczęciem konferencji, z wyłączeniem naczyń jednorazowych; b) w trakcie konferencji 2 podania napojów zimnych w butelkach (poj. 0,2 l. - 0,33 l.) na salę konferencyjną, (3 rodzaje soków do uzgodnienia z zamawiającym, woda gazowana, woda niegazowana); c) 2 przerwy kawowe (jedna przed, druga po lunchu): świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach w tym herbata zielona), dodatki: mleko, śmietanka do kawy, cytryna, cukier, 3 rodzaje soków, woda gazowana i niegazowana; 4 rodzaje tartinek (po min. 6 szt./1 os. na kaŝdej z przerw) i koreczki (po min. 100g/1os. na kaŝdej z przerw); 4 rodzaje ciast coctailowych (po min. 100g/1 os. na kaŝdej z przerw), drobne przekąski słone (po min. 120 g/1 na kaŝdej z przerw); d) lunch w formie bufetu (dojście do niego min. z trzech stron) obejmujący**: zakąski zimne (rybne, mięsne i warzywne); 3 rodzaje sałat; pieczywo mieszane; dania ciepłe (1 zupa, 2 dania mięsne, 1 danie rybne i 1 danie wegetariańskie); dodatki (np. ratatouille warzywne, risotto, ziemniaki opiekane i z wody, warzywa z wody); desery (ciasta coctailowe, owoce) (min. 150 g/1 os.); 3 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana; napoje gorące: kawa i herbata (dodatki: cytryna, mleko, śmietanka do kawy, cukier); e) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska min. 3 osoby, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie); f) stoliki coctailowe na obrzeŝach Sali Cateringowej. * Napoje przewidziane na całą konferencję min. 1500 ml/1 os. 22
** Posiłek min. 550g/1 os. (bez deserów), napoje min. 400 ml/1 os. 3. Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia (zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS ( logotypy zastaną przedstawione Wykonawcy przez Zamawiającego) na konferencję, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego; b) zapewnienie recepcji konferencji 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji z logotypami RPO WM, 2 szklane kule na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość 160-180 cm): pierwszy stojak na format materiałów informacyjnych A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego 10 x 21 cm. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały rozliczane przez Zamawiającego po zakończeniu imprezy); prowadzenie listy obecności (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883); sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji; c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji 1 osoba ze strony Wykonawcy; d) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych osób; e) udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym lustrzanką, min.8 mln pikseli, oraz filmowe kamerą cyfrową przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie 3 dni po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. Konferencje w Siedlcach 23
Zamówienie obejmuje organizację i kompleksową obsługę 2 konferencji RPO WM w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w Siedlcach w 2009 roku. IV. Konferencja (RPO WM) termin: koniec II kwartału / początek III kwartału 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. V. Konferencja (RPO WM) termin: IV kwartał 2009 r. liczba uczestników: 100 osób. lokalizacja: w obrębie granic miasta. Zamówienie obejmuje: 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z następującym wyposaŝeniem: a) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników 100 osób; b) miejsca siedzące dla uczestników ustawienie miejsc teatralne; c) stół prezydialny dla 5 6 osób (kształt prostokątny); d) dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; e) klimatyzacja; f) nagłośnienie 5 mikrofonów bezprzewodowych (3 mikrofony na stole prezydialnym i 2 mikrofony dla uczestników na sali); g) projektor multimedialny; h) ekran, wskaźnik laserowy; i) tablica typu flipchart (mobilna) z kompletem mazaków do pisania (4 kolory) + gąbka; j) tablica suchościeralna (80-100/130-170 cm) + komplet mazaków ścieralnych (4 kolory); k) komputer stacjonarny lub laptop z dostępem do Internetu i podłączeniem do ww. projektora; l) zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.) i sanitarne (toalety damskie i męskie); 24
m) zapewnienie szatni dla 100 osób, wraz z obsługą (1 osoba); n) bezpłatny parking (zapewnienie minimum 10 % w stosunku do załoŝonej liczby uczestników, w tym oznaczone miejsca parkingowe dla VIP ilość miejsc poda Zamawiający tydzień przed imprezą); o) zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem; p) zapewnienie obsługi osobowej imprezy (serwis techniczny 1 osoba, ochrona 2 osoby); q) dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk z flagą Polski, 1 proporczyk z flagą Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym; stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (bez oznak zniszczenia), preferowany kolor granatowy, długość materiału do podłogi; zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielkość (bez oznak zniszczenia): ilość: 5 sztuk; format: 150-200 x 80-100 mm; materiał: tworzywo pleksi; kształt (do ustalenia z Zamawiającym); wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce czarno-biały + kolorowe logotypy RPO WM. 2. Zapewnienie wyŝywienia stosownie do ilości uczestników*: a) poczęstunek powitalny (napoje zimne i gorące: woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków, kawa, herbata) przed rozpoczęciem konferencji, z wyłączeniem naczyń jednorazowych; b) w trakcie konferencji 2 podania napojów zimnych w butelkach (poj. 0,2 l. - 0,33 l.) na salę konferencyjną, (3 rodzaje soków do uzgodnienia z zamawiającym, woda gazowana, woda niegazowana); c) 2 przerwy kawowe (jedna przed, druga po lunchu): świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach w tym herbata zielona), dodatki: mleko, śmietanka do kawy, cytryna, cukier, 3 rodzaje soków, woda gazowana i niegazowana; 4 rodzaje tartinek (po min. 6 szt./1 os. na kaŝdej z przerw) i koreczki (po min. 100g/1os. na kaŝdej z przerw); 4 rodzaje ciast coctailowych (po min. 100g/1 os. na kaŝdej z przerw), drobne przekąski słone (po min. 120 g/1 na kaŝdej z przerw); d) lunch w formie bufetu (dojście do niego min. z trzech stron) obejmujący**: 25
zakąski zimne (rybne, mięsne i warzywne); 3 rodzaje sałat; pieczywo mieszane; dania ciepłe (1 zupa, 2 dania mięsne, 1 danie rybne i 1 danie wegetariańskie); dodatki (np. ratatouille warzywne, risotto, ziemniaki opiekane i z wody, warzywa z wody); desery (ciasta coctailowe, owoce) (min. 150 g/1 os.); 3 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana; napoje gorące: kawa i herbata (dodatki: cytryna, mleko, śmietanka do kawy, cukier); e) serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska min. 3 osoby, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie); f) stoliki coctailowe na obrzeŝach Sali Cateringowej. * Napoje przewidziane na całą konferencję min. 1500 ml/1 os. ** Posiłek min. 550g/1 os. (bez deserów), napoje min. 400 ml/1 os. 3. Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia (zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS logotypy zastaną przedstawione Wykonawcy przez Zamawiającego) na konferencję, następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich wraz z ankietą zgłoszeniową do uczestników wskazanych przez Zamawiającego; b) zapewnienie recepcji konferencji 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji z logotypami RPO WM, 2 szklane kule na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość 160-180 cm): pierwszy stojak na format materiałów informacyjnych A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego 10 x 21 cm. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały rozliczane przez Zamawiającego po zakończeniu imprezy); 26
prowadzenie listy obecności (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883); sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji; c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji 1 osoba ze strony Wykonawcy; d) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych osób; e) udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym lustrzanką, min.8 mln pikseli, oraz filmowe kamerą cyfrową przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie 3 dni po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. III. Informacje uzupełniające dotyczą Części A i Części B. Podczas realizacji zlecenia obowiązują następujące standardy: 1) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu, nie później niŝ w ciągu 10 dni roboczych od podpisania umowy, do akceptacji wstępnego harmonogramu imprez. Szczegółowy program poszczególnych imprez będzie akceptowany 6 tygodni przed dniem konferencji/seminarium. 2) 3 dni po akceptacji szczegółowego programu poszczególnych imprez Strony kaŝdorazowo ustalą harmonogram prac, który będzie zawierał obowiązki i czasowy podział pracy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. 3) Wykonawca moŝe zlecić wykonanie części zamówienia osobom trzecim (podwykonawcom) po uprzedniej akceptacji i wyraŝeniu pisemnej zgody przez Zamawiającego. 4) Wystawienie faktury przez Wykonawcę nastąpi kaŝdorazowo po podpisaniu przez strony protokołu zdawczo-odbiorczego tj. po przekazaniu Zamawiającemu w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia poszczególnych imprez: dokumentacji fotograficznej i filmowej, ankiety ewaluacyjnej, listy obecności uczestników, listy dystrybucyjnej materiałów informacyjnopromocyjnych oraz po rozliczeniu się z Zamawiającym z rozdanych podczas konferencji / seminarium materiałów informacyjno-promocyjnych (na podstawie imiennych potwierdzeń odbioru przez uczestników). 5) Realizacja poszczególnych imprez odbędzie się po kaŝdorazowej akceptacji planu imprezy przez Zamawiającego. 6) Wykonawca wyznaczy dwóch koordynatorów (koordynator główny i zastępca) odpowiedzialnych za kontakty z Zamawiającym. 27