SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 1. Przedmiot zamówienia SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest wynajęcie powierzchni konferencyjnej oraz zapewnienie usług cateringu w związku z organizacją międzynarodowej Konferencji Korytarze sieci bazowej TEN-T przez Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa. Wydarzenie odbędzie się w dniu 19 października 2016 roku (termin wstępny). W konferencji wezmą udział przedstawiciele Rządu RP, KE oraz Rep. Czeskiej, Słowacji, Węgier i polskich regionów. Tematem wydarzenia będzie rozwój transportowych korytarzy TEN-T Bałtyk Adriatyk i Morze Północne - Bałtyk. Konferencja będzie trwała w godzinach 8:30-17:00, wliczając w to rejestrację uczestników i lunch. Zamawiający zapewnia rekrutację uczestników na spotkania oraz program merytoryczny i moderację konferencji. Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby uczestników, o czym poinformuje Wykonawcę do 3 dni roboczych przed planowanym terminem konferencji. 2. Cechy przedmiotu zamówienia A. TERMIN KONFERENCJI Konferencja odbędzie się (termin wstępny) w godzinach Miejsce konferencji powinno być dostępne dla organizatorów w dniu poprzedzającym konferencję od godz. 16:00 do godz. 20:00 oraz w dniu konferencji od godziny 7:00 do godziny 20:00. B. MIEJSCE KONFERENCJI Obiekt hotelarski zaszeregowany do kategorii: hotel, zlokalizowany w centrum Warszawy, zlokalizowany przy głównych trasach komunikacyjnych. Miejsce powinno posiadać kompleksową infrastrukturę techniczną wraz z niezbędnym wyposażeniem umożliwiającym realizację całego projektu. Standard obiektu powinien odpowiadać standardowi hotelu minimum trzygwiazdkowego zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t. j. Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, z późn. zm.). Sala konferencyjna, sala na spotkania bilateralne i wielostronne, pomieszczenie dla organizatorów oraz foyer muszą znajdować się w tym samym budynku. C. SALA KONFERENCYJNA Zapewnienie jednej dużej sali konferencyjnej dla 220 osób z pełnym wyposażeniem: krzesła dla uczestników konferencji (ustawienie kinowe), projektory multimedialne, oświetlenie konferencyjne, nagłośnienie, mikrofony bezprzewodowe, mównica, meble konferencyjne: stoliki i krzesła dla panelistów, kabiny do tłumaczenia symultanicznego lub miejsce do wstawienia przez zewnętrzną firmę, obsługującą Zamawiającego,

2 ogrzewanie i klimatyzacja, laptop, obsługa techniczna sprzętu konferencyjnego. D. FOYER Foyer powinno umożliwić organizację 2 przerw kawowych i lunchu dla uczestników konferencji. Jeżeli nie jest to możliwe, to wykonawca zapewni inną salę, w której będą mogły odbyć się przerwy kawowa i lunch dla 220 osób. E. POMIESZCZENIE DLA ORGANIZATORÓW Pomieszczenie wyposażone w stół i krzesła dla 6 osób, 2 laptopy z dostępem do Internetu i 1 drukarkę. F. SALA NA SPOTKANIA BILARETALNE I WIELOSTRONNE Zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla ok. 20 osób w celu organizacji spotkań bilateralnych i wielostronnych z następującym wyposażeniem: stoliki tworzące 1 stół, otoczony 20 krzesłami możliwość rozłączenia stolików i utworzenia mniejszego stołu, oświetlenie konferencyjne, ogrzewanie i klimatyzacja, napoje ustawione na stole (kawa w dzbankach, śmietanka, cukier, woda gazowania i niegazowana, herbata) uzupełniane po zakończeniu każdego spotkania, filiżanki do kawy i herbaty, szklanki na wodę - wymienianie po zakończeniu każdego spotkania. G. CATERING Zapewnienie 2 przerw kawowych w godz i (do potwierdzenia) dla 220 osób. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia na każdą przerwę kawową każdej osobie co najmniej: a) 1 filiżankę świeżo parzonej kawy o pojemności około 150 ml; b) 1 filiżankę świeżo parzonej herbaty o pojemności około 150 ml do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach (o wadze 1,5 2 g); c) 0,25 l 100 % soku owocowego, zapewnionego w minimum 3 smakach w tym, co najmniej, sok pomarańczowy, jabłkowy oraz z czarnej porzeczki, podawane w równych ilościach; d) 0,25 l wody mineralnej do wyboru spośród wody niegazowanej oraz gazowanej. Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej; e) Wybór ciastek (minimum 4 rodzaje, np. rogaliki francuskie, rogaliki nadziewane, babeczki z kremem i owocami, lub inne propozycje z wyłączeniem drożdżówek) w ilości minimum 2 sztuki na osobę; Zapewnienie lunchu w godz (do potwierdzenia) dla 220 osób Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia: a) Sałatek (4 rodzaje w tym dwie surówki) w ilości co najmniej 50 g na osobę, każda składająca się z minimum 4 składników; b) Dań głównych na gorąco (3 rodzaje), w tym: 2 dania mięsne, 1 danie niemięsne; c) Ciepłych dodatków do dań na gorąco (3 rodzaje, np. ziemniaki opiekane, makaron, ryż,) w ilości co najmniej 150 g na osobę;

3 d) Zup (2 rodzaje) w ilości 150 ml na osobę; e) Deseru, składającego się z: minimum 3 rodzajów ciast porcjowanych (w ilości 50 g na osobę), minimum 4 rodzajów owoców krojonych (w ilości co najmniej 50 g na osobę); f) Napoi gorących (minimum 1 filiżanka świeżo parzonej kawy o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i minimum 1 filiżanka świeżo parzonej herbaty dla każdej osoby do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach o wadze 1,5 2 g); g) Napoi zimnych (minimum 3 rodzaje 100 % soków owocowych pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby. Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej); Przerwy kawowe i lunch będą miały charakter bufetowy, w związku z tym Wykonawca zapewni: obsługę kelnerską w trakcie trwania lunchu i przerw kawowych; stoły koktajlowych w liczbie dopasowanej do liczby osób wraz z nakryciem (skirtingi); stoły bufetowe nakryte obrusami wraz ze skirtingami; użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone oraz wysterylizowane; drobną dekorację florystyczną na stolikach koktajlowych. H. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY Wykonawca zapewni: Szatnię wraz z obsługą (w tym ok. 220 wieszaków), Oznakowanie kierujące uczestników na miejsce konferencji, Punkt umożliwiający rejestrację uczestników (stand z 2 krzesłami barowymi), Parking, Ochronę obiektu, Sprzątanie po zakończeniu konferencji. 3. Koszty W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę realizacji zamówienia brutto i netto. Ponadto w ofercie powinna zostać wyodrębniona cena za wynajęcie powierzchni konferencyjnej (netto i brutto) oraz za organizację przerw kawowych i lunchu (netto i brutto) w rozbiciu na 1 os. oraz na 220 os. Oferta powinna zawierać 2 propozycję menu lunchu i 1 propozycję menu przerwy kawowej. 4. Warunki udziału w zamówieniu O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wykonali co najmniej 3 usługi oznaczone kodem CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji dla co najmniej 100 uczestników spotkań/konferencji (wykaz zrealizowanych zamówień, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty). 5. Kryteria oceny ofert Nadesłane oferty ocenione zostaną według poniższych kryteriów: LOKALIZACJA ORAZ STANDARD OBIEKTU: 40% (1% = 1 pkt) W kryterium Lokalizacja oraz standard obiektu oceniona zostanie odległość obiektu od centrum Warszawy, za które przyjmuje się przecięcie ul. Marszałkowskiej i Al. Jerozolimskich oraz standard obiektu, na który składa się wyposażenie i wystrój pomieszczeń. Maksymalną liczbę punktów (40) otrzyma propozycja najbardziej odpowiadająca kryterium bliskiej odległości od centrum Warszawy, oferująca pomieszczenia o najwyższym standardzie (czyste, zadbane

4 pomieszczenia, urządzone w sposób prosty, wyposażone w sprzęt najwyższej jakości). Pozostałe oferty dostaną odpowiednio po 5 pkt. mniej w zależności od zaproponowanych warunków. DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY: 30% (1% = 1 pkt) W kryterium Doświadczenie Wykonawcy Oferta otrzyma 5 pkt za każdą usługę powyżej 3 w organizacji konferencji dla co najmniej 100 uczestników wykonaną przez Wykonawcę w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, jednak nie więcej niż 30 pkt. Oferty ze zrealizowanymi 3 usługami w organizacji konferencji dla co najmniej 100 uczestników otrzymają 15 pkt. CENA: 30% (1% = 1 pkt) Punkty za kryterium cena zostaną obliczone według wzoru: Cena oferty najtańszej x 30 = liczba punktów Cena badanej oferty 6. Zasady wyboru wykonawcy 1. Kryteriami oceny złożonych ofert będą: lokalizacja oraz standard obiektu, doświadczenie Wykonawcy oraz cena. 2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez podania przyczyny. 4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia. 5. Zamawiający informuje, że nie uiszcza żadnych zaliczek na poczet organizowanego spotkania. Płatność jest dokonywana po odbytym spotkaniu na podstawie zawartej umowy z Wykonawcą. 6. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 7. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferta stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i nie podlega zastrzeżeniu jako tajemnica przedsiębiorstwa. 7. Postanowienia umowy Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w Ministerstwie. 8. Termin i forma składania ofert Oferta powinna zawierać co najmniej: wskazanie obiektu hotelarskiego, opis powierzchni konferencyjnej wraz z wyposażeniem (zdjęcia, wizualizacje), wykaz usług zrealizowanych przez Wykonawcę w ciągu ostatnich 3 lat dla co najmniej 100 uczestników spotkań/konferencji przed upływem terminu składania ofert usług oznaczonych kodem CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, propozycję menu lunchu (2) i przerwy kawowej (1), całościową kwotę realizacji zamówienia brutto i netto oraz cenę za wynajęcie powierzchni konferencyjnej (netto i brutto) oraz za organizację przerw kawowych i lunchu (netto i brutto) w rozbiciu na 1 os. oraz na 220 os., wypełniony formularz ofertowy.

5 Oferty należy przesyłać w wersji elektronicznej do 21 lipca 2016 r. do końca dnia na adres katarzyna.miskur@mib.gov.pl z tematem wiadomości Zapytanie ofertowe składanie ofert na wynajęcie powierzchni konferencyjnej oraz zapewnienie cateringu podczas Konferencji TEN-T r." 9. Kontakt Katarzyna Miskur Departament Strategii Transportu i Współpracy Międzynarodowej Ministerstwo Infrastruktury i Budownictwa ul. Chałubińskiego 4/ Warszawa Tel.: katarzyna.miskur@mib.gov.pl