Strona 1 z 7. Przedmiotem umowy jest organizacja i obsługa trzech 1-dniowych imprez typu seminarium/ konferencja prasowa w Krakowie.

Transkrypt

1 Strona 1 z 7 Załącznik nr 5 do SIWZ UMOWA (wzór) Zawarta w Krakowie w dniu... pomiędzy: Województwem Małopolskim, z siedzibą: ul. Basztowa 22, Kraków, NIP: ; REGON: ; adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, Kraków, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Małopolskiego, w imieniu którego działa: a zwanym dalej Wykonawcą. Niniejsza umowa zostaje zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). 1 Przedmiotem umowy jest organizacja i obsługa trzech 1-dniowych imprez typu seminarium/ konferencja prasowa w Krakowie Wykonawca w wykonaniu przedmiotu umowy zobowiązuje się do: a) organizacji i obsługi pierwszego seminarium według następujących wytycznych: I. Zapewnienie cateringu w formie bufetu obsługiwanego przez Wykonawcę dla 70 osób (+/- 5 osób, ostateczna liczba osób oraz godziny serowania posiłków zostaną podane przez Zamawiającego na co najmniej 7 dni przed terminem organizacji seminarium) w Międzynarodowym Centrum Kultury w Krakowie (ul. Rynek Główny 25): - Poczęstunek powitalny: świeżo parzona kawa w termosach ml/osobę, śmietanka do kawy, wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje) 200 ml/osobę; mleko, cukier, cytryna, woda mineralna w butelkach 250 ml/osobę, soki owocowe (co najmniej 3 rodzaje) 250 ml/osobę, drożdżówki z serem 30 sztuk, drożdżówki z owocami 30 sztuk; - Przerwa kawowa: tartinki lub kanapki na białym pieczywie 3 rodzaje (co najmniej dwa składniki, w tym 2 rodzaje tartinek z wędliną) - po 70 sztuk każdego rodzaju; koreczki na wykałaczkach (warzywa, ser, mięso) 150 szt.; małe ciasteczka bankietowe 50 sztuk, świeżo parzona kawa w termosach ml/osobę, śmietanka do kawy, wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje) 200 ml/osobę; mleko, cukier, cytryna, woda mineralna w butelkach 250 ml/osobę, soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje) 250 ml/osobę; - Lunch: 2 zupy/kremy do wyboru - po 35 porcji każdego rodzaju (ok. 250 ml porcja); 2 dania gorące (do wyboru mięso z drobiu/ danie z łososia, 1 porcja ok. 200 g) po 35 porcji każdego rodzaju; dodatki do wybory: ziemniaki zapiekane (40 porcji, ok. 150 g porcja), ryż (40 porcji, ok. 150 g porcja), sałatka warzywna (70 porcji, ok. 150 g porcja), pieczywo, 2 sosy do wyboru, ciasto deserowe (70 sztuk), świeżo parzona kawa w termosach ml/osobę, śmietanka do kawy,

2 Strona 2 z 7 wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje) 200 ml/osobę; mleko, cukier, cytryna, woda mineralna w butelkach 250 ml/osobę, soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje) 250 ml/osobę. II. Zapewnienie stolików z krzesłami dla gości i/lub stolików koktajlowych, przy których może przebywać przynajmniej 60 osób. III. Zapewnienie obsługi cateringowej do przygotowania stołów z cateringiem oraz do wydawania posiłków. Zapewnienie stołów do cateringu oraz ich ustawienie, a po zakończeniu uprzątnięcie miejsca seminarium, leży po stronie Wykonawcy. Zamawiający wymaga zapewnienia: zastawy stołowej stosownie do ilości uczestników seminarium (Zamawiający nie dopuszcza użycia plastikowych naczyń ani sztućców), obrusów z tkaniny na nakrycie stołów oraz serwetek jednorazowych w serwetnikach. IV. Poczęstunek powitalny i przerwa kawowa będą organizowane w innym pomieszczeniu niż lunch (pomieszczenia znajdują się w tym samym budynku). Wykonawca musi zadbać, aby stoły i obsługa były gotowe w tych pomieszczeniach na czas serwowania posiłków. V. Wykonawca jest zobowiązany do samodzielnego ustalenia wszystkich kwestii organizacyjnych dotyczących obsługi cateringowej z właścicielem miejsca organizacji seminarium. VI. Wydruk i bindowanie materiałów konferencyjnych zredagowanych i dostarczonych w formie elektronicznej przez Zamawiającego (100 sztuk wydruku, dwustronny, format A4, kolor 4+4, stron objętości, bindowane, z przodu przezroczysta przekładka, z tyłu utwardzana kartka), przygotowanie sześciu koziołków dla osób zasiadających przy stole prezydialnym. Zamawiający dostarczy treść do wydruku drogą elektroniczną nie później niż na 4 dni przed terminem organizacji seminarium. VII. Dostarczenie materiałów konferencyjnych i przewóz publikacji, materiałów promocyjnych z siedziby Zamawiającego (ul. Wielicka 72, Kraków) na miejsce seminarium oraz odwiezienie wskazanych przez Zamawiającego rzeczy po zakończeniu seminarium z powrotem. VIII. Seminarium będzie organizowane w godzinach między 8.00 a b) organizacji i obsługi drugiego seminarium według następujących wytycznych: I. Wynajem sali konferencyjnej umożliwiającej przeprowadzenia seminarium dla 70 osób (+/- 5 osób, ostateczna liczba osób oraz godziny serowania posiłków zostaną podane przez Zamawiającego na co najmniej 7 dni przed terminem organizacji seminarium), o powierzchni co najmniej 65 m 2 wraz z wyposażeniem obejmującym co najmniej: krzesła ustawione w rzędach w układzie kinowym, stół prezydialny dla co najmniej 6 osób wraz z krzesłami, nagłośnienie, projektor multimedialny, ekran, 2 bezprzewodowe mikrofony. Sala konferencyjna musi być zlokalizowana w obiekcie o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowego hotelu, położenie: centrum Krakowa (w promieniu do 5 kilometrów od Rynku Głównego w Krakowie). Lokalizację organizacji seminarium Wykonawca przekaże Zamawiającemu nie później niż do 14 listopada 2011 r. drogą elektroniczną na adres: II. Wynajem pomieszczenia dla zorganizowania cateringu na 60 osób, w obiekcie w którym znajduje się sala konferencyjna wymieniona w podpunkcie powyżej. III. Zapewnienie stolików z krzesłami dla gości i/lub stolików koktajlowych, przy których może przebywać przynajmniej 60 osób. IV. Zapewnienie obsługi cateringowej do przygotowania stołów z cateringiem oraz do wydawania posiłków. Zapewnienie stołów do cateringu oraz ich ustawienie, a po zakończeniu uprzątnięcie miejsca seminarium, leży po stronie Wykonawcy.

3 Strona 3 z 7 Zamawiający wymaga zapewnienia: zastawy stołowej stosownie do ilości uczestników seminarium (Zamawiający nie dopuszcza użycia plastikowych naczyń ani sztućców), obrusów z tkaniny na nakrycie stołów oraz serwetek jednorazowych w serwetnikach. V. Wykonawca zapewni co najmniej 5 miejsc parkingowych do dyspozycji Zamawiającego w najbliższym sąsiedztwie obiektu, w którym organizowane będzie seminarium, przez cały czas trwania seminarium zdefiniowany w pkt XII. VI. Zapewnienie cateringu w formie bufetu obsługiwanego przez Wykonawcę dla 70 osób (+/- 5 osób, ostateczna liczba osób zostanie podana przez Zamawiającego na co najmniej 7 dni przed terminem organizacji seminarium) serwowanego w pomieszczeniu wynajętym do cateringu: - Poczęstunek powitalny: świeżo parzona kawa w termosach ml/osobę, śmietanka do kawy, wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje) 200 ml/osobę; mleko, cukier, cytryna, woda mineralna w butelkach 250 ml/osobę, soki owocowe (co najmniej 3 rodzaje) 250 ml/osobę, drożdżówki z serem 30 sztuk, drożdżówki z owocami 30 sztuk; - Przerwa kawowa: tartinki lub kanapki na białym pieczywie 3 rodzaje (co najmniej dwa składniki, w tym 2 rodzaje tartinek z wędliną) - po 70 sztuk każdego rodzaju; koreczki na wykałaczkach (warzywa, ser, mięso) lub przekąska o równoważnym składzie 150 szt.; małe ciasteczka bankietowe 50 sztuk, świeżo parzona kawa w termosach ml/osobę, śmietanka do kawy, wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje) 200 ml/osobę; mleko, cukier, cytryna, woda mineralna w butelkach 250 ml/osobę, soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje) 250 ml/osobę; - Lunch: 2 zupy/kremy do wyboru - po 35 porcji każdego rodzaju (ok. 250 ml porcja); 2 dania gorące (do wyboru mięso / ryba lub pierogi, 1 porcja ok. 200 g) po 35 porcji każdego rodzaju; dodatki do wybory: ziemniaki zapiekane lub inny rodzaj ziemniaków (40 porcji, ok. 150 g porcja), ryż (40 porcji, ok. 150 g porcja), sałatka warzywna (70 porcji, ok. 150 g porcja), pieczywo, 2 sosy do wyboru, ciasto deserowe (70 sztuk), świeżo parzona kawa w termosach ml/osobę, śmietanka do kawy, wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje) 200 ml/osobę; mleko, cukier, cytryna, woda mineralna w butelkach 250 ml/osobę, soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje) 250 ml/osobę. VII. Zapewnienie możliwości korzystania przez uczestników seminarium z zaplecza sanitarnego oraz szatni. VIII. Zorganizowanie i obsługa stolika rejestracyjnego w okolicach wejścia sali konferencyjnej, w której będzie odbywać się seminarium. IX. Wydruk i bindowanie materiałów konferencyjnych zredagowanych i dostarczonych w formie elektronicznej przez Zamawiającego (100 sztuk wydruku, dwustronny, format A4, kolor 4+4, stron objętości, bindowane, z przodu przezroczysta przekładka, z tyłu utwardzana kartka), przygotowanie sześciu koziołków dla osób zasiadających przy stole prezydialnym. Zamawiający dostarczy treść do wydruku drogą elektroniczną nie później niż na 5 dni przed terminem organizacji seminarium. X. Dostarczenie materiałów konferencyjnych i przewóz publikacji, materiałów promocyjnych z siedziby zamawiającego (Kraków) na miejsce seminarium oraz odwiezienie wskazanych przez Zamawiającego rzeczy po zakończeniu seminarium z powrotem. XI. Przygotowanie projektu graficznego (w formie pliku.pdf) oraz druk zaproszeń wg. następujących parametrów: format 297 mm x 210 mm (+/- 5mm odstępstwa na każdym wymiarze), nakład druku: 500 sztuk, papier: kreda błysk (co najmniej

4 Strona 4 z g/m2), kolor 4+4, Uszlachetnianie: foliowanie mat, bigowanie na trzy lub dwie części. Zaproszenia dostarczone zostaną do Zamawiającego w kopertach nie później niż do dnia 24 listopada 2011 r. Zamawiający dostarczy treść do zaproszeń nie później niż do 17 listopada 2011 r. XII. Seminarium będzie organizowane w godzinach między 8.00 a Zamawiający wymaga dostęp do zarezerwowanych sal od w dniu organizacji spotkania. c) obsługi konferencji prasowej według następujących wytycznych: I. Obsługa cateringowa konferencji prasowej organizowanej w siedzibie Zamawiającego przy ul. Basztowej 22 lub ul. Racławickiej 56 w Krakowie dla 40 osób (+/- 5 osób, ostateczna liczba osób zostanie podana przez Zamawiającego na co najmniej 7 dni przed terminem organizacji seminarium): tartinki lub kanapki na białym pieczywie 3 rodzaje (co najmniej dwa składniki, w tym 2 rodzaje tartinek z wędliną) - po 60 sztuk każdego rodzaju; koreczki na wykałaczkach (warzywa, ser, mięso) 120 szt.; świeżo parzona kawa w termosach ml/osobę, śmietanka do kawy, wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje) 200 ml/osobę; mleko, cukier, cytryna, woda mineralna w butelkach 250 ml/osobę, soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje) 250 ml/osobę, małe ciasteczka bankietowe 50 sztuk. II. Zapewnienie stolików do cateringu. III. Zapewnienie obsługi cateringowej do przygotowania stołów z cateringiem oraz do wydawania posiłków. Zapewnienie stołów do cateringu oraz ich ustawienie, a po zakończeniu uprzątnięcie miejsca konferencji, leży po stronie Wykonawcy. Zamawiający wymaga zapewnienia: zastawy stołowej stosownie do ilości uczestników seminarium (Zamawiający nie dopuszcza użycia plastikowych naczyń ani sztućców), obrusów z tkaniny na nakrycie stołów oraz serwetek jednorazowych w serwetnikach. IV. Przygotowanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego materiałów drukowanych w teczkach dla dziennikarzy. Materiał zredagowany przez Zamawiającego. Po stronie Wykonawcy: wydruk, połączenie kartek za pomocą listwy zaciskającej lub spirali (60 sztuk pełnego wydruku, dwustronny, format A4, kolor 4+4, 20 stron objętości, z przodu przezroczysta przekładka, z tyłu utwardzana kartka) i umieszczenie kompletu materiałów w teczkach. Zamawiający dostarczy teczki, w których umieszczony będzie drukowany materiał Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy nie później niż do 15 grudnia 2011 r., w tym zachowania terminów pośrednich: a) pierwsze seminarium, o którym mowa w 2 ust. 1 lit. a) wybrany dzień w terminie od 18 do 25 listopada 2011 roku (dni od poniedziałku do piątku, ostateczny termin ustalony przez Zamawiającego na co najmniej 7 dni przed seminarium); b) drugie seminarium, o którym mowa w 2 ust. 1 lit. b) wybrany dzień w terminie od 5 do 15 grudnia 2011 roku (dni od poniedziałku do piątku, ostateczny termin ustalony przez Zamawiającego na co najmniej 14 dni przed seminarium); c) konferencja prasowa, o której mowa w 2 ust. 1 lit. c) wybrany dzień w terminie od 1 do 15 grudnia 2011 roku (dni od poniedziałku do piątku, ostateczny termin ustalony przez Zamawiającego na co najmniej 10 dni przed konferencją). 2. O ostatecznych terminach wydarzeń wymienionych w 2 ust. 1 lit a) - c)

5 Strona 5 z 7 Zamawiający poinformuje Wykonawcę przesyłając informację na adres elektroniczny Wykonawcy:. 3. Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia otrzymania wiadomości, o której mowa w ust Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej umowy. 2. Wykonawca zapewni wykwalifikowany personel niezbędny do właściwego i terminowego wykonania umowy. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za nadzór nad zatrudnionym przez siebie personelem oraz nad współpracującymi z Wykonawcą podwykonawcami a także za dopełnienie wszelkich zobowiązań związanych z zatrudnieniem personelu oraz z zawarciem umów z podwykonawcami. 4. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia w ramach usług cateringowych wysokiej jakości produktów spożywczych. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za dostarczone posiłki. W przypadku zgłoszenia przez osoby trzecie jakichkolwiek roszczeń z tytułu jakości dostarczonych produktów żywnościowych Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia na swój koszt i ryzyko wszelkich kroków prawnych zapewniających należytą ochronę Zamawiającego przed takimi roszczeniami osób trzecich. Wykonawca zobowiązuje się także zrekompensować Zamawiającemu wszelkie koszty, jakie Zamawiający może ponieść lub jakie będzie zobowiązany zapłacić osobie trzeciej w związku z roszczeniem lub pozwem sądowym. 5. Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o trudnościach w realizacji usług, w szczególności o zamiarze zaprzestania ich świadczenia Za wykonanie całości przedmiotu umowy opisanego w 1 i 2 Zamawiający zapłaci Wykonawcy łączną kwotę wynagrodzenia w wysokości... zł brutto (słownie:...00/100), w tym kwotę podaktu VAT wg stawki... %. 2. Za wykonanie pierwszej części zamówienia, o której mowa w 2 ust. 1 lit. a) Zamawiający zapłaci Wykonawcy 40% wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 tj.... zł brutto (słownie:...00/100), w tym kwotę podatku VAT wg stawki... %. 3. Za wykonanie drugiej części zamówienia, o której mowa w 2 ust. 1 lit. b) Zamawiający zapłaci Wykonawcy 40% wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 tj.... zł brutto (słownie:... 00/100), w tym kwotę podatku VAT wg stawki...%. 4. Za wykonanie trzeciej części zamówienia, o której mowa w 2 ust. 1 lit. c) Zamawiający zapłaci Wykonawcy pozostałą część wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 tj.... zł brutto (słownie:...00/100), w tym kwotę podatku VAT wg stawki...%. 5. Majątkowe prawa autorskie do projektów graficznych wymienionych w niniejszej umowie, wynoszą... złotych brutto i są wliczone w wynagrodzenie, o którym mowa w ust Kwota, o której mowa w ust. 1, wyczerpuje wszelkie roszczenia Wykonawcy do Zamawiającego związane z wykonaniem niniejszej umowy. 7. Realizacja każdej części zamówienia wymienionej w ust. 2 4 zostanie potwierdzona podpisaniem protokołu zdawczo odbiorczego przez osoby

6 Strona 6 z 7 wymienione w Zamawiający oświadcza, że jest podatnikiem podatku VAT. 9. Wykonawca oświadcza, że jest podatnikiem VAT. 10. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Strony ustalają następujący sposób rozliczenia finansowego: Należności, o których mowa w 5 ust. 2-4 umowy, zostaną przekazane przelewem po wykonaniu każdej z części przedmiotu umowy na konto bankowe Wykonawcy:... w terminie do 30 dni po przedłożeniu prawidłowo wystawionej faktury VAT przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego i po podpisaniu protokołu zdawczo - odbiorczego przez osoby wymienione w 9. Fakturę należy wystawić na: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Polityki Regionalnej ul. Basztowa 22, Kraków adres do korespondencji: ul. Racławicka Kraków NIP: REGON: Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7 Wykonawca ponosi odpowiedzialność cywilną za szkody na osobach i rzeczach pozostające w związku z wykonaniem przedmiotu umowy W przypadku niewykonania części przedmiotu umowy określonych w 2 ust. 1 lit. a) c) w terminach uzgodnionych między Wykonawcą a Zamawiającym zgodnie z 3 ust. 2 Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od pozostałej części niewykonanej umowy. 2. Zamawiający może skorzystać z prawa do odstąpienia od umowy w terminie 7 dni od dnia zaistnienia przyczyny odstąpienia. 3. Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy kary umownej w wysokości 30% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 5 ust. 1 niniejszej umowy, w przypadku skorzystania Zamawiającego z prawa do odstąpienia od umowy z winy lub przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 4. Kara umowna z tytułu odstąpienia od umowy jest płatna w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. 5. Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy kary umownej za nienależyte wykonanie przedmiotu umowy wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 5 ust. 1 niniejszej umowy, za każdą nieprawidłowość tj. niezgodność lub niezrealizowanie przedmiotu umowy opisanego w 2 ust 1 lit. a) c) oraz 4 ust. 2 i 4, jednak nie więcej niż 30% łącznego wynagrodzenia brutto.

7 Strona 7 z 7 6. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach Osobą upoważnioną do podpisania protokołu zdawczo odbiorczego ze strony Zamawiającego jest: Osobą upoważnioną do podpisania protokołu zdawczo odbiorczego ze strony Wykonawcy jest: W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Zmiany w umowie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 3. Spory mogące wyniknąć przy realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. Umowę sporządza się w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których trzy otrzymuje Zamawiający, a jeden otrzymuje Wykonawca. Zamawiający: Wykonawca: