ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT CENOWYCH

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT CENOWYCH (dla zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty euro) znak sprawy: APP_12_EOG07_EL_9975_2014 I. ZAMAWIAJĄCY: Warszawski Uniwersytet Medyczny ul. Żwirki i Wigury Warszawa REGON: NIP: Osoba do kontaktu z Wykonawcami Bogusława Mazurkiewicz Tel. 22 / Fax: 22/ boguslawa.mazurkiewicz@wum.edu.pl Biuro Projektów ul. Żwirki i Wigury 61, Warszawa II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Usługa wynajmu sal na szkolenia w ramach projektu Edukacja, promocja, profilaktyka w kierunku zdrowia jamy ustnej skierowana do małych dzieci, ich rodziców, opiekunów i wychowawców Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: PAKIET A Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wynajem sal konferencyjnych wraz z zapewnieniem serwisu kawowego na potrzeby organizacji 13 jednodniowych szkoleń na terenie województwa mazowieckiego, zgodnie z poniższymi wymaganiami: 1. Termin realizacji : 13 jednodniowych szkoleń w okresie od do Zamawiający będzie wskazywać z wyprzedzeniem 4-tygodniowym terminy poszczególnych szkoleń oraz region, w jakim się odbędzie, np. poprzez podanie powiatu lub określenie max. X km od.. Dla pierwszego szkolenia wskazania te mogą nastąpić z wyprzedzeniem krótszym, jednak nie krótszym niż dwa tygodnie. Sale winny być dostępne w godzinach 9,30-15, Liczba uczestników szkolenia 80 os. +/- 20%. 3. Wymagania dot. obiektów, w których realizowane będą szkolenia: a. zlokalizowane na terenie województwa mazowieckiego, w miejscu dostępnym dla osób korzystających z komunikacji publicznej (nie więcej niż 1 km od najbliższego przystanku komunikacji publicznej), b. oferujące bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników konferencji, c. w przypadku hotelu standard nie niższy niż 3 gwiazdki, d. dysponujące zapleczem sanitarnym dostosowanym do liczby uczestników: osobne toalety dla mężczyzn i kobiet znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, 1

2 e. zapewniające możliwość wcześniejszego (najpóźniej w dniu poprzedzającym szkolenie) odbioru materiałów szkoleniowych. Adres odbioru materiałów szkoleniowych: Warszawa, ul. Żwirki i Wigury Wymagania dot. sali konferencyjnej: a. dostosowana do zgłoszonej liczby uczestników, b. dostępna dla osób niepełnosprawnych, c. klimatyzowana, ogrzewana w okresie zimowym, z dostępem do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, spełniająca niezbędne wymogi akustyczne i bezpieczeństwa, d. posiadająca miejsca siedzące dla uczestników szkolenia w ilości odpowiadającej przewidywanej liczbie uczestników szkolenia przy teatralnym ustawieniu krzeseł, e. posiadająca nagłośnienie: dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali, f. posiadająca laptop (komputer) z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym odczyt plików prezentacji (.pptx) oraz odczyt plików dokumentów (.docx), g. posiadająca projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (komputerem) oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali), h. posiadająca tablicę suchościeralną typu flipchart", flamastry (co najmniej 3 kolory: czarny, czerwony, zielony) i gąbkę, i. posiadająca stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników i rozmieszczenie materiałów dla uczestników. 5. Wymagania dotyczące serwisu kawowego: a. serwis kawowy bez ograniczeń dla wszystkich uczestników szkolenia, w pomieszczeniu odrębnym od sali konferencyjnej, w której prowadzone jest szkolenie, na bieżąco uzupełniany o: i. świeżo parzoną gorącą kawę i herbatę (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach), cukier, cytrynę do herbaty, mleko/śmietankę do kawy, ii. sok 100% - 3 rodzaje, wodę mineralną butelkowaną niegazowaną i gazowaną (małe butelki), iii. min. 3 rodzaje kanapek, min. 2 rodzaje kruchych ciasteczek 6. Pozostałe wymagania dotyczące usługi: a. Wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali, wykonane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, b. Wykonawca zapewni montaż przekazanych przez Zamawiającego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem szkolenia plakatów ( do 10 plakatów), c. Wykonawca zapewni obsługę akustyczno - techniczną podczas szkolenia. PAKIET B Wynajem sal konferencyjnych wraz z zapewnieniem serwisu kawowego na potrzeby organizacji 6 jednodniowych szkoleń na terenie województwa mazowieckiego, zgodnie z poniższymi wymaganiami: 1. Termin realizacji : 6 jednodniowych szkoleń w okresie od do

3 Zamawiający będzie wskazywać z wyprzedzeniem 4-tygodniowym terminy poszczególnych szkoleń oraz region, w jakim się odbędzie, np. poprzez podanie powiatu lub określenie max. X km od.. Dla pierwszego szkolenia wskazania te mogą nastąpić z wyprzedzeniem krótszym, jednak nie krótszym niż dwa tygodnie. Sale winny być dostępne w godzinach 9,30-15, Liczba uczestników szkolenia 30 os. +/- 20% 3. Wymagania dot. obiektów, w których realizowane będą szkolenia: a. zlokalizowane na terenie województwa mazowieckiego, w miejscu dostępnym dla osób korzystających z komunikacji publicznej (nie więcej niż 1 km od najbliższego przystanku komunikacji publicznej), b. oferujące bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników konferencji, c. w przypadku hotelu standard nie niższy niż 3 gwiazdki, d. dysponujące zapleczem sanitarnym dostosowanym do liczby uczestników: osobne toalety dla mężczyzn i kobiet znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, e. zapewniające możliwość wcześniejszego (najpóźniej w dniu poprzedzającym szkolenie) odbioru materiałów szkoleniowych. Adres odbioru materiałów szkoleniowych: Warszawa, ul. Żwirki i Wigury Wymagania dot. sali konferencyjnej: a. dostosowana do zgłoszonej liczby uczestników, b. dostępna dla osób niepełnosprawnych, c. klimatyzowana, ogrzewana w okresie zimowym, z dostępem do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, spełniająca niezbędne wymogi akustyczne i bezpieczeństwa, d. posiadająca miejsca siedzące dla uczestników szkolenia w ilości odpowiadającej przewidywanej liczbie uczestników szkolenia przy teatralnym ustawieniu krzeseł, e. posiadająca nagłośnienie: dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali, f. posiadająca laptop (komputer) z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym odczyt plików prezentacji (.pptx) oraz odczyt plików dokumentów (.docx), g. posiadająca projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (komputerem) oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali), h. posiadająca tablicę suchościeralną typu flipchart", flamastry (co najmniej 3 kolory: czarny, czerwony, zielony) i gąbkę, i. posiadająca stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników i rozmieszczenie materiałów dla uczestników. 5. Wymagania dotyczące serwisu kawowego: a. serwis kawowy bez ograniczeń dla wszystkich uczestników szkolenia, w pomieszczeniu odrębnym od sali konferencyjnej, w której prowadzone jest szkolenie, na bieżąco uzupełniany o: i. świeżo parzoną gorącą kawę i herbatę (co najmniej 3 rodzaje herbat w torebkach), cukier, cytrynę do herbaty, mleko/śmietankę do kawy, ii. sok 100% - 3 rodzaje, wodę mineralną butelkowaną niegazowaną i gazowaną (małe butelki), 3

4 iii. min. 3 rodzaje kanapek, min. 2 rodzaje kruchych ciasteczek 6. Pozostałe wymagania dotyczące usługi: a. Wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali, wykonane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, b. Wykonawca zapewni montaż przekazanych przez Zamawiającego najpóźniej dzień przed rozpoczęciem szkolenia plakatów ( do 10 plakatów), c. Wykonawca zapewni obsługę akustyczno - techniczną podczas szkolenia. III. TERMIN: Zamawiający oczekuje wykonania usługi w terminie określonym w opisie przedmiotu zamówienia. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I OPIS SPOSOBU DOKONANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW: Zamawiający nie stawia dodatkowych warunków udziału w postępowaniu. V. KRYTERIA OCENY OFERT ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: cena 100% 2. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie wybrana oferta z najniższą łączną ceną brutto. 3. Oferta najkorzystniejsza (z najniższą ceną) otrzyma 100 pkt, każda następna oferta otrzyma liczbę punktów proporcjonalnie mniejszą, obliczoną według wzoru: 4. Liczba punktów oferty badanej = cena min XA = 100pkt cena badana 5. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez niego ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. Oferta złożona w postępowaniu, przestaje wiązać w przypadku wyboru innej oferty lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru wykonawcy. VII. MIEJSCE DOSTAWY towaru/usługi, która jest przedmiotem zapytania ofertowego: Według opisu przedmiotu zamówienia. VIII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z postanowieniami niniejszego zaproszenia. 3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. 4

5 4. Oferta powinna być napisana w sposób czytelny wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zaproszenia. 5. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania ofert, a upoważnienie do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów dołączonych do oferty. 6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 7. Oferta musi być oznaczona znakiem sprawy: APP_01_EOG07_EL_9975_ Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa powinny zostać oznaczone dopiskiem Informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa dokument niejawny nie może być udostępniany innym uczestnikom postępowania. IX. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE NALEŻY DOSTARCZYĆ WCELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Zamawiający nie wymaga złożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnienia warunków udziału w postępowaniu. X. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy złożyć nie później niż do 30 września 2014 roku do godz. 14, Oferty można składać: a. W wersji papierowej na adres: Biuro Projektów WUM ul. Żwirki i Wigury Warszawa pokój 214A Prosimy oznaczyć ofertę na kopercie: APP_01_EOG07_EL_9975_2014. Zamawiający dopuszcza przesłanie ofert: b. Faksem na nr 22 / pocztą w pliku zabezpieczonym przed edycją np. pdf. na adres boguslawa.mazurkiewicz@wum.edu.pl. Prosimy oznaczyć ofertę w tytule wiadomości : sala APP_01_EOG07_EL_9975_ W przypadku wyboru przez Wykonawcę formy dostarczenia opisanej w X. p-kt. 2 b Zamawiający może zażądać dostarczenia oryginału oferty w terminie nie późniejszym niż do dnia wykonania usługi. 4. Oferty złożone po terminie będą niezwłocznie zwrócone Wykonawcy. 5. Wykonawca przed upływem terminu do składania ofert ma prawo: wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert zmienić ofertę - powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZAMIANA. XI. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY 1. Dla potrzeb niniejszego postępowania, Wykonawca na druku Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zaproszenia, zobowiązany jest podać łączną cenę ofertową netto, kwotę podatku VAT oraz cenę z VAT. 2. W cenie ofertowej Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia, w tym podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wszystkie inne koszty wynikające z zapisów zaproszenia, bez których realizacja zamówienia nie byłaby możliwa. 3. Ceny należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych. 5

6 5. Cenę oferty należy podać netto i brutto z uwzględnieniem podatku od towarów i usług (VAT). Do porównania ofert będzie brana cena brutto (tj. z podatkiem VAT). 6. Ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności oferty i nie będą podlegały zmianom. 7. Zamawiający w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską ceną w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 8. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. XII. WYBÓR WYKONAWCY i SPOSÓB OGŁOSZENIA 1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszej zaproszeniu. 2. O Wyborze Wykonawcy Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. 3. Informację o których mowa w pk-t 2, Zamawiający zamieści na stronie XIII. ISTOTNE POSTANPOWIENIA UMOWY 1. Z Wykonawcą zostanie zawarta umowa. 2. Informacja o terminie i sposobie płatności: 30 dni od wpływu do siedziby Zamawiającego, prawidłowo wystawionej faktury VAT. Adres dla dostarczenia faktury VAT: Warszawski Uniwersytet Medyczny, ul. Żwirki i Wigury 61, Warszawa, Kancelaria -pok. 009 XIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia lub zamknięcia postępowania o udzielenie zamówienia, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. 2. Do spraw nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu mają zastosowanie przepisy ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, ze zm.), ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 178, poz. 1478). 3. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca. 4. Oferta złożona w postępowaniu przestaje wiązać w przypadku wyboru innej oferty lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru wykonawcy. Sporządził: Bogusława Mazurkiewicz Zatwierdził: Dorota Szubstarska 6