WZP/WIS/U /13. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest : wynajęcie sal konferencyjnych wraz z wyposaŝeniem oraz usługa restauracyjna w Warszawie na potrzeby szkoleń eksperckich w ramach RPO WM organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę WdraŜania Programów Unijnych. Symbol dostaw i usług zgodnie z CPV: usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŝ mieszkalne. II. ZałoŜenia zamówienia: Przeprowadzenie przez Mazowiecką Jednostkę WdraŜania Programów Unijnych 10 szkoleń eksperckich w Warszawie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego organizowanych dla beneficjentów zainteresowanych aplikowaniem o środki w ramach RPO WM. Przewidywana ilość uczestników ogółem max. 250 osób ( 10 szkoleń x 25 osób) oraz max. 20 osób ze strony Zamawiającego (10 szkoleń x 2 osoby). Wykonawca zobowiązany jest wycenić koszt max. 250 osób, tj. uczestników szkolenia. III. Termin wykonania zamówienia : Zamówienie powinno zostać wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 27 listopada 2013 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą. Zamówienie powinno zostać wykonane z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel. IV. Wykonawca jest zobligowany do: 1. Zapewnienia sal szkoleniowych na min. 10 godzin zegarowych dziennie na kaŝde z 10 szkoleń wraz z niezbędnym wyposaŝeniem: stoły, krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu podkowa dla minimum 25 uczestników (miejsca siedzące tylko po zewnętrznej części stolików, a przestrzeń w sali musi pozwalać na swobodne przemieszczanie się); Strona 1 z 5

2 krzeseł z miękkim siedziskiem i stolika dla 2 prelegentów; podwieszany rzutnik multimedialny; podwieszany ekran do rzutnika multimedialnego; tablicę typu flipchart (wraz z min. 30 kartkami- w razie potrzeby niezwłocznie naleŝy uzupełnić) oraz mazaki (min. 3 sztuki w róŝnych kolorach); odpowiednie nagłośnienie (w tym mikrofon na Ŝyczenie prowadzącego); klimatyzacja/ogrzewanie jako stałe elementy infrastruktury pomieszczenia (nie dopuszcza się moŝliwości stosowania urządzeń przenośnych); system zaciemniania i sterowania oświetleniem; moŝliwość pozostawienia płaszczy i kurtek w osobnym, zamykanym, bezpiecznym miejscu np. szafa, szatnia; toaleta dostępna poza salą szkoleniową, ale w bezpośrednim jej sąsiedztwie; dostęp do internetu bezprzewodowego, co najmniej w sali szkoleniowej- jeŝeli sieć jest zastrzeŝona hasłem Wykonawca jest zobowiązany do podania hasła Zamawiającemu; zapewnienie obsługi organizacyjnej wchodzącej w skład usługi hotelarskiej (serwis techniczny, obsługa cateringowa) oraz z ramienia Wykonawcy min. 1 osoba, której obowiązkiem będzie w szczególności rejestracja uczestników i wydawanie materiałów szkoleniowych, współpraca z obsługą hotelu oraz przedstawicielami Zamawiającego w kwestiach dotyczących organizacji szkolenia itp. w zaleŝności od potrzeb; zapewnienie w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsca wraz z wyposaŝeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla co najmniej 2 osób) w celu zorganizowania rejestracji uczestników, umoŝliwiającej podpisywanie się na liście obecności oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych; moŝliwość zorganizowania 2 szkoleń w 2 salach szkoleniowych jednocześnie w trakcie 1 dnia w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą. Zapewnienia kaŝdorazowo sali szkoleniowej dostosowanej do przeprowadzenia szkolenia dla minimum 25 uczestników oraz osób prowadzących. W salach nie moŝe być kolumn, filarów i innych elementów architektonicznych, które będą ograniczały widoczność lub uniemoŝliwią ustawienia stołów w sposób zapewniający swobodne przemieszczanie się uczestników i/lub osoby prowadzącej. Sale szkoleniowe w centrum Warszawy, ale nie dalej niŝ 3 kilometry od Dworca Centralnego (licząc od ul. Aleje Jerozolimskie 54, Warszawa za pomocą portali umoŝliwiających pomiar odległości, tj lub podobnych). 2. Zapewnienia wyŝywienia kaŝdorazowo dla wszystkich uczestników szkolenia, obejmującego: a) obiad zasiadany składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godziny 13:30 (bufet oraz przestrzeń restauracyjna poza salą szkoleniową, ale w tym samym budynku). KaŜdorazowo minimum 2 rodzaje zup (min. po 350 ml na osobę), min. 2 rodzaje mięs lub mięsa i ryby (min. po 150 g na osobę), min. 2 rodzaje surówek/ warzyw (min. po 100 g na osobę), min. 2 rodzaje dodatków skrobiowych np. ziemniaki, ryŝ, makaron, frytki itp. (min. 200 g na osobę); Strona 2 z 5

3 3 przerwy kawowe w formie bufetu kawowego podawanego: przed rozpoczęciem zajęć ok. godz. 8:00 trwająca 30 minut (kawa z ekspresu- świeŝo parzona, herbata ekspresowa- min. 3 rodzaje/ smaki, soki owocowe- min. 2 smaki, woda niegazowana butelkowana (po max. 0,5 l), mleko do kawy, cukier, cytryna, min. 3 rodzaje ciasta (np. sernik, szarlotka, pączki, mini droŝdŝówki, babeczki z nadzieniem)- porcja dla 1 osoby min. 300 g, kanapki dekorowane z pieczywem mieszanym, masłem oraz np. z wędliną, serem Ŝółtym (nie dopuszcza się wyrobów seropodobnych), warzywami, dopuszcza się moŝliwość stosowania jajka oraz past kanapkowych)- min. 2 kanapki. na osobę, kaŝda kanapka min. 80 g)- kanapki nie mogą być układane jedna na drugiej oraz podczas dwóch kolejnych przerw trwających po 15 minut (ok. godz.11:00 oraz po obiedzie) kawa z ekspresu- świeŝo parzona, herbata ekspresowa- min. 3 rodzaje/ smaki, soki owocowe min. 2 smaki, woda niegazowana butelkowana (po max. 0,5 l), mleko do kawy, cukier, cytryna, min. 3 rodzaje ciasta- porcja dla 1 osoby min. 300 g; w ramach przerw kawowych ciepłe napoje - dostępne przez cały czas trwania szkolenia- uzupełnianie w ramach potrzeb; wyŝywienie (obiady oraz przerwy kawowe) powinno być dostępne poza salą szkoleniową, jednak w jej bezpośrednim sąsiedztwie. 3. Zapewnienia realizacji usługi w hotelach posiadających przyznaną kategorię minimum trzygwiazdkową (kategoryzacja obiektów hotelarskich zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r w sprawie obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006r Nr 22, poz.169)). 4. Zapewnienia kaŝdorazowo 3 bezpłatnych miejsc parkingowych na czas trwania szkolenia. Miejsca parkingowe musza znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu hotelowego. Informacja o formie korzystania z ww. miejsc parkingowych musi zostać przekazana Zamawiającemu przez Wykonawcę drogą mailową najpóźniej na 2 dni robocze przed terminem pierwszego szkolenia oraz jeŝeli nastąpią jakieś zmiany w korzystaniu z parkingu kaŝdorazowo nie później niŝ na 2 dni robocze przed terminem szkolenia. 5. Zapewnienia obiektu do prowadzenia szkoleń dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych. 6. Oznakowania sali szkoleniowej, gdzie będą odbywać się szkolenia oraz zamieszczenie widocznej informacji w holu budynku, w którym będą odbywać się szkolenia zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. 7. BieŜącego informowania Zamawiającego drogą mailową na temat działań realizowanych przez Wykonawcę w związku z organizacją szkoleń w sposób zapewniający stały kontakt i nadzór Zamawiającego nad realizacją umowy. 8. Zapewnienia transportu materiałów szkoleniowych na miejsce szkolenia. Wykonawca jest zobowiązany do odebrania od Zamawiającego materiałów szkoleniowych na jeden dzień roboczy przed terminem kaŝdego szkolenia (godzina będzie kaŝdorazowo ustalona przez Zamawiającego i podana Wykonawcy drogą mailową) i dostarczenia ich na miejsce szkolenia najpóźniej w dniu Strona 3 z 5

4 szkolenia na 30 minut przed rozpoczęciem rejestracji uczestników (zgodnie z programem szkolenia otrzymanym od Zamawiającego). Najpóźniej 2 dni robocze po realizacji szkolenia Wykonawca jest zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu niewykorzystanych materiałów i rozliczenia się z ich ilości (zgodnie z listą obecności, przy załoŝeniu, Ŝe kaŝda z obecnych na szkoleniu osób moŝe otrzymać wyłącznie jeden egzemplarz materiałów). Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania protokołu przekazania niewykorzystanych materiałów szkoleniowych zawierający min. datę szkolenia, datę przekazania niewykorzystanych materiałów, liczbę materiałów przekazanych na szkolenie, liczbę uczestników szkolenia oraz liczbę zwróconych, niewykorzystanych materiałów. 9. Rozdania wszystkim uczestnikom ankiet oceny szkolenia oraz ich zebranie po zakończeniu szkolenia. Na ich podstawie Wykonawca zobligowany jest do opracowania raportu z przeprowadzonego szkolenia. KaŜdy raport powinien dotyczyć jednego szkolenia i być stworzony w formie opisowej (minimalnie informacja o miejscu szkolenia, o zapewnionych materiałach, o cateringu, temat, data szkolenia, liczba uczestników zapisanych oraz obecnych, liczba rozdanych ankiet oceny oraz liczba zwróconych/ wypełnionych ankiet, informacja o odczuciach i potrzebach uczestników- najczęściej zadawane pytania, sugestie, zmian w szkoleniach, potrzeby szkoleniowe uczestników oraz średnie ocen z poszczególnych aspektów ocenianych w ww. ankietach itp. zagadnienia wynikające z wnikliwej analizy ankiet oceny oraz z opinii wyraŝanych na szkoleniu) oraz liczbowej (min. tabela zawierająca oceny uczestników z zakresu wszystkich ocenianych aspektów, średnia ocena kaŝdego z aspektów, średnia ocena szkolenia itp.). Strona 4 z 5 Raporty za szkolenia zorganizowane w danym miesiącu powinny zostać przekazane Zamawiającemu wraz z ankietami oceny, na podstawie których zostały stworzone oraz z fakturą za szkolenia zorganizowane w danym miesiącu. Raporty kaŝdorazowo powinny uzyskać akceptację Zamawiającego w zakresie ich formy treści oraz projektu graficznego. W celu uzyskania ww. akceptacji projektu graficznego Wykonawca jest Zobowiązany do przedstawienia projektu raportu Zamawiającemu najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od daty podpisania umowy. Zamawiający w ciągu max. 3 dni roboczych zaakceptuje lub przedstawi uwagi do proponowanego projektu. JeŜeli przedstawiony projekt nie uzyska akceptacji Wykonawca jest zobligowany w ciągu max. 3 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o braku akceptacji przedstawić kolejny projekt raportu. Akceptacja raportów za przeprowadzone szkolenia będzie polegała na szczegółowej analizie dostarczonych Zamawiającemu raportów. W przypadku pojawienia się w nich błędów, nieścisłości itp. Zamawiający przedstawi w ciągu 4 dni roboczych swoje uwagi Wykonawcy, który będzie zobowiązany w ciągu max. 5 dni roboczych dostarczyć poprawione raporty uwzględniające wszystkie uwagi Zamawiającego. Wszelkie akceptacje lub uwagi będą przesyłane drogą mailową. W przypadku uwag do raportów za przeprowadzone szkolenia termin płatności wystawione faktury VAT będzie przedłuŝony o czas dostarczenia poprawnych raportów i będzie biegł od momentu otrzymania poprawnej, pełnej dokumentacji szkoleń. Raporty muszą być opatrzone informacją o współfinansowaniu, hasłem oraz logo RPO WM (zgodnie z instrukcją Zamawiającego przesłaną em). Zmiana któregokolwiek z ww. oznaczeń nie moŝe powodować zmiany ceny usługi.

5 10. Wykonawca zobowiązuje się do złoŝenia ostatniej faktury wraz z niezbędnymi dokumentami do dnia r. 11. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia osoby do stałego kontaktu w sprawie realizacji przedmiotu umowy. Zamawiający zgłosi Wykonawcy na dzień roboczy (najpóźniej do godziny 12:00) przed planowanym terminem szkolenia ilość zrekrutowanych uczestników na szkolenie, która będzie podstawą do zapłaty. Zgłoszona liczba uczestników nie moŝe być mniejsza niŝ 13 osób, ani większa niŝ 25 osób. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie zamówione usługi, co oznacza, Ŝe Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielenie zamówień do maksymalnych ilości. 12. Wykonawca przygotuje i przedstawi ofertę uwzględniającą: - kwotę za 1 uczestnika x ilość uczestników ogółem. Strona 5 z 5