Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA KONFERENCJA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA KONFERENCJA Wykonawca przygotuje i zorganizuje ogólnopolską konferencję informacyjno promocyjną w Warszawie pt. Metro czynnikiem miastotwórczym: zagrożenia i korzyści. Konferencja odbędzie się 22 września 2011 r Wymagania w zakresie organizacji konferencji 1. Uczestnicy konferencji: Łączna liczba uczestników konferencji (wraz z prelegentami) wyniesie 150 osób. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia / zwiększenia liczby uczestników o max 15%. Wykonawca zorganizuje system zgłoszeń na konferencje. Wykonawca przygotuje do akceptacji Zamawiającego listę kluczowych gości oraz listę instytucji i organizacji, do których zostaną wysłane zaproszenia na konferencję. Uczestnikami konferencji powinni być przede wszystkim przedstawiciele następujących podmiotów: izby branżowe budowlane (m. in. NOT, izby techników i inżynierów, etc.), wykładowcy i studenci uczelni wyższych, wykładowcy i słuchacze policealnych studiów technicznych, odpowiednie biura Urzędu m. st. Warszawy, przedstawiciele firm budowlanych zajmujących się budownictwem podziemnym, organizacje pozarządowe, w tym działające na rzecz środowiska naturalnego, etc Wykonawca zaproponuje również uzupełnienie listy o inne instytucje i firmy potencjalnie zainteresowane tematyką konferencji. Wykonawca przygotuje listę teleadresową potencjalnych uczestników konferencji, do których rozesłane zostaną zaproszenia do udziału w konferencji i przedstawi ją do akceptacji Zamawiającemu. Zgłoszenia na konferencje uczestnicy dokonywać będą na formularzu zgłoszeniowym. Formularz zgłoszeniowy zawierał będzie, co najmniej, następujące informacje o uczestniku: imię i nazwisko; nazwa podmiotu, który reprezentuje uczestnik; stanowisko, adres , telefon kontaktowy. Wykonawca przygotuje zaproszenia na konferencję. Wykonawca roześle zaproszenia do potencjalnych uczestników oraz gości specjalnych w wersji papierowej (poczta, kurier) oraz w wersji elektronicznej (poczta elektroniczna). Wykonawca uzyska akceptację Zamawiającego odnośnie treści oraz wyglądu zaproszenia. Ostateczna lista potwierdzonych uczestników zostanie przekazana Zamawiającemu na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. Wykonawca przygotuje listę obecności uczestników konferencji. Lista obecności zawierała będzie co najmniej następujące informacje: numer porządkowy, imię i nazwisko, nazwa podmiotu, miejsce na własnoręczny podpis.

2 Wykonawca przygotuje identyfikatory dla uczestników konferencji i prelegentów zawierające, co najmniej, imię i nazwisko uczestnika oraz nazwę podmiotu, który reprezentuje, a także zapewni tabliczki na stół prezydialny. 2. Wymagania techniczne: Konferencja zorganizowana zostanie w Warszawie i potrwa co najmniej 5 godzin. Konferencja zostanie zorganizowana w obiekcie o standardzie co najmniej 3- gwiazdkowym, położonym w odległości nie większej niż 2 km w linii prostej od Dworca Centralnego. Konferencja zorganizowana zostanie w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników, zapewniającym dogodny dojazd komunikacja miejską. Propozycja lokalizacji konferencji zostanie uzgodniona z Zamawiającym. Konferencja zorganizowana zostanie w sali konferencyjnej spełniającej następujące wymagania: o pojemność sali na co najmniej 150 osób (miejsc siedzących), o wydzielona część w ramach sali z mównicą, stołem i krzesłami, przy którym zasiądą prelegenci oraz prowadzący konferencję, o wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz system nagłośnieniowy wraz z mikrofonami bezprzewodowymi; o wyposażenie sali we flipchart oraz markery w rożnych kolorach, o wydzielone pomieszczenie w pobliżu sali na zorganizowanie cateringu, dla co najmniej 150 osób, o wydzielona część w ramach sali lub przed wejściem na salę umożliwiająca zorganizowanie recepcji konferencji o wydzielona przestrzeń w pobliżu sali lub pomieszczenie na szatnię z nadzorem, o w przypadku sali o dużym naświetleniu słonecznym w godzinach organizacji konferencji w oknach sali powinny być zainstalowane rolety zapewniające dobrą widoczność treści prezentowanych na ekranie multimedialnym, o położenie sali oraz infrastruktura towarzysząca umożliwiająca samodzielny dostęp niepełnosprawnym. o wykonawca zapewni odpowiednie przygotowanie sali do konferencji (w porozumieniu z Zamawiającym oraz personelem instytucji wynajmującej salę), w tym ustawi krzesła i stoły w sali, sprawdzi działanie klimatyzacji, sprzętu audiowizualnego oraz nagłaśniającego, w tym projektora multimedialnego, ekranu, tablicy typu flipchart, etc. W trakcie konferencji zapewniony zostanie catering składający się z następujących elementów: o poczęstunek podczas rejestracji uczestników w formie bufetu (kawa, herbata, cukier, mleko, cytryna, ciasteczka kruche) o przerwa kawowa kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, ciastka, ciasteczka kruche, paluszki, śmietanka lub mleko do kawy, cukier, cytryna; o lunch/obiad w formie bufetu, menu składające się z jednego ciepłego dania typu boeuf strogonow oraz kanapek, deseru, owoców, a także soku i wody mineralnej;

3 Szczegółowe menu zostanie przedstawione do akceptacji Zamawiającego przez Wykonawcę najpóźniej na 5 dni roboczych przed datą rozpoczęcia konferencji. Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić ewentualne uwagi do menu i przedłożyć poprawione menu w ciągu 1 dnia. Wykonawca wyznaczy koordynatora odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację organizacji konferencji, zarządzającego zespołem osób zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia, sprawującego nadzór nad całością przebiegu konferencji. Wykonawca zapewni moderatora na cały czas trwania konferencji oraz osobę podającą mikrofon uczestnikom zabierającym głos podczas konferencji. Wykonawca zapewni obsługę techniczną (elektryk i informatyk) zapewniającą sprawny przebieg konferencji i bezawaryjne funkcjonowanie sprzętu Wykonawca zapewni dostęp do faxu, xero, drukarki oraz bezpłatnego bezprzewodowego Internetu dla wszystkich uczestników w trakcie trwania konferencji. Wykonawca zapewni parking dla Zamawiającego (min. 10 miejsc parkingowych) w miejscu, gdzie będzie odbywała się konferencja. 3. Informacja i promocja: Wykonawca przygotuje szczegółowy program konferencji. Program konferencji zawierać będzie, co najmniej: tytuł konferencji, miejsce i termin organizacji konferencji, tytuły poszczególnych części, tytuły prezentacji, imiona i nazwiska prelegentów, wraz z informacją, jaką instytucję reprezentują. Ponadto w programie konferencji umieszczona zostanie nazwa i logo Zamawiającego oraz oznaczenia i opisy dotyczące współfinansowania konferencji z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej zgodne z wymogami wskazanymi dla Programu. Wykonawca, w uzgodnieniu z Zamawiającym, zapewni w sali konferencyjnej i jej otoczeniu oraz na zewnątrz budynku wizualizację z wykorzystaniem materiałów własnych oraz należących do Zamawiającego - banery z tytułem konferencji do wywieszenia w sali konferencyjnej, potykacze, a także tabliczki i strzałki informacyjne z wymaganą szatą graficzną w sposób gwarantujący bezproblemowe dotarcie uczestników do sali konferencyjnej Wykonawca zorganizuje przewóz z siedziby Zamawiającego banerów, publikacji papierowych i elektronicznych oraz innych materiałów dla uczestników na miejsce konferencji, a po zakończeniu przewóz banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego. Wykonawca przygotuje banery elektroniczne na stronę WWW informujące o konferencji. Wykonawca przygotuje dokumentację fotograficzną konferencji: zdjęcie każdego prelegenta oraz min. 20 zdjęć ogólnych dokumentujących konferencje. 4. Materiały konferencyjne Wykonawca odbierze od prelegentów prezentacje do umieszczenia w materiałach konferencyjnych bez pośrednictwa Zamawiającego.

4 Wykonawca przygotuje, wydrukuje i dostarczy na miejsce spotkania materiały konferencyjne w Ilości co najmniej odpowiadającej liczbie uczestników konferencji. Materiały będą przygotowane w języku polskim. Materiały konferencyjne dla uczestników składać się będą z: segregatora formatu A4, długopisu, smyczy, programu konferencji, prezentacji prelegentów, czystych kartek na notatki lub notatnika, identyfikatorów z etui, toreb papierowych na materiały konferencyjne Wykonawca uzupełni materiały konferencyjne o inne opracowania i materiały dostarczone przez Zamawiającego oraz długopisy i smycze. Wykonawca umieści na materiałach konferencyjnych nazwę i logo Zamawiającego oraz oznaczenia i opisy dotyczące współfinansowania konferencji z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej zgodne z wymogami wskazanymi dla Programu, a także logotyp POiŚ i II linii metra. Wykonawca uzyska od Zamawiającego akceptację materiałów konferencyjnych przed ich wytworzeniem, w tym pod względem ich graficznego wyglądu. 5. Recepcja konferencji Wykonawca zorganizuje na miejscu konferencji recepcję oraz zapewni personel do jego obsługi. Zadaniem recepcji będzie wydawanie materiałów konferencyjnych, ewidencjonowanie uczestników na listach obecności, wydawanie identyfikatorów, potwierdzanie delegacji służbowych, informowanie uczestników o przebiegu konferencji oraz innych sprawach organizacyjnych. 6. Ramowy harmonogram prac Najpóźniej do 10 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu: o szczegółowy harmonogram prac związanych z organizacja konferencji o skład personalny zespołu odpowiedzialnego za organizację konferencji wraz z danymi pozwalającymi na bezpośrednią komunikacje (telefon, ). o W harmonogramie uwzględnione zostaną spotkania z Zamawiającym, podczas których omawiane będą kluczowe dla organizacji konferencji zadania. Harmonogram wymagał będzie zatwierdzenia przez Zamawiającego. o Zamawiający wyznaczy swojego przedstawiciela, z którym Wykonawca będzie konsultował realizację poszczególnych zadań. Przedstawiciel Zamawiającego upoważniony będzie, do zatwierdzania zadań realizowanych przez Wykonawce. Najpóźniej na 40 dni przed terminem konferencji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia: o Informację o miejscu konferencji wraz z wizualizacją ustawienia sali konferencyjnej oraz pomieszczeń dodatkowych (szatnia, sekretariat, pomieszczenie do konsumpcji); o Propozycje wizualizacji sali konferencyjnej oraz oznakowanie budynku (zewnątrz i wewnątrz) o Ramowy program konferencji;

5 o Przygotowane materiały naboru uczestników: zaproszenia, komunikat, formularz zgłoszenia, lista obecności; o listę teleadresowa podmiotów, do których rozesłane zostaną zaproszenia na konferencje; o wzory ankiet ewaluacji konferencji; o Ewentualne uwagi zostaną zgłoszone przez Zamawiającego w ciągu 2 dni od dnia ich przedłożenia przez Wykonawcę. Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia uwag Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 2 dni. Najpóźniej na 30 dni przed terminem konferencji Wykonawca roześle zaproszenia do potencjalnych uczestników konferencji Ostateczna lista potwierdzonych uczestników zostanie przedstawiona przez Wykonawcę najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji Nie później niż W ciągu 3 dni po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemne sprawozdanie z realizacji Konferencji, do którego będą dołączone: o lista obecności podpisana przez uczestników konferencji, o ankiety oceny konferencji wypełnione przez uczestników podczas konferencji, o trzy komplety materiałów konferencyjnych, o wszystkie prezentacje prelegentów w formie elektronicznej na płycie CD/DVD, o zdjęcia dokumentujące przebieg konferencji, na płycie CD/DVD, o dokumentacje związaną z organizacją konferencji, w tym wzory zaproszeń, formularzy, etc. w wersji elektronicznej na płycie CD/DVD o notatka podsumowująca konferencję do umieszczenia na stronach internetowych Zamawiającego w wersji elektronicznej,