PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI w BIAŁYMSTOKU 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3 Białystok, 05 sierpnia 2015 r. NK-III.431.5.13.2015.SD Pan Jerzy Iwanowiec Wójt Gminy Milejczyce ul. Szkolna 5 17-332 Milejczyce WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 3 ust. 2 i art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525) oraz art. 2 pkt 1 i art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), w dniach 22, 23 i 24 czerwca 2015 roku pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku: - Andrzej Jankowski - starszy inspektor wojewódzki, przewodniczący zespołu kontrolnego - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Nr 34/2015 znak NK-III.431.5.13.2015.SD z dnia 02.06.2015 roku wydane z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli, - Sylwia Duda - starszy inspektor wojewódzki - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Nr 33/2015 znak NK-III.431.5.13.2015.SD z dnia 02.06.2015 roku wydane z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli przeprowadzili kontrolę w Urzędzie Gminy Milejczyce i w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Milejczycach, ul. Szkolna 5, 17-332 Milejczyce. Zakres kontroli obejmował wykorzystanie dotacji udzielonych z budżetu państwa na finansowanie zadań zleconych i dofinansowanie zadań własnych gmin z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wykonanie dochodów budżetu państwa za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 roku. Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. 1
W ramach objętych kontrolą zadań realizowanych przez Gminę Milejczyce pozytywnie ocenia się wykorzystanie dotacji w rozdziałach 85212, 85213, 85214, 85216 i 85295. Nieprawidłowości stwierdzono w zakresie realizacji dochodów budżetu państwa (na konto Wojewody Podlaskiego nie przekazano zwrotu kosztów upomnienia od dłużników alimentacyjnych, a sprawozdania Rb-27ZZ za II i IV kwartał 2014 roku były niezgodne z ewidencją księgową). Ponadto, przy rozliczeniu dotacji otrzymanej w 2014 roku na wypłatę zasiłków okresowych Gmina dokonała zwrotu dotacji w niewłaściwej wysokości, zaniżając zwrot o 3,00 zł. Nie prowadzono też wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków dokonywanych z dotacji na realizację programu dożywiania. W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że: Wszystkie zadania objęte kontrolą realizował Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Milejczycach, zwany w dalej,,ośrodkiem. W dniu 31 grudnia 2013 roku Rada Gminy Milejczyce podjęła uchwałę Nr XXII/180/2013 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2014 rok. Plan dochodów na koniec grudnia 2014 roku w dziale 852 przedstawiał się następująco: Rozdział Plan pierwotny (kwota dotacji w zł) Plan dotacji na 31.12.2014 rok (kwota dotacji w zł) 85212 2010 616.000,00 751.000,00 85213 2010 6.000,00 8.035,00 85213 2030 4.000,00 5.367,00 85214 2030 108.000,00 181.822,00 85216 2030 37.000,00 58.107,00 85219 2030 36.000,00 36.000,00 85295 2010-18.420,70 85295 2030 29.000,00 51.200,00 W rozdziale 85212 2010 przyznana kwota dotacji (751.000 zł) na finansowanie świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych oraz składek na ubezpieczenia społeczne i koszty obsługi zadania została w całości uruchomiona, z czego wykorzystano 719.412,85 zł. Wypłacono następujące świadczenia: - zasiłki rodzinne (1.919 świadczeń) kwota 194.952,00 zł - dodatki do zasiłków rodzinnych (1.160 świadczeń) kwota 106.730,00 zł - zasiłki pielęgnacyjne (383 świadczenia) kwota 58.446,00 zł - świadczenia pielęgnacyjne (89 świadczeń) kwota 65.380,10 zł - specjalny zasiłek opiekuńczy (33 świadczenia) kwota 17.142,70 zł - jednorazowe zapomogi z tyt. urodzenia dziecka (6 świadczeń) kwota 6.000,00 zł - zasiłki dla opiekunów (dla 21 osób) kwota 168.878,77 zł - świadczenia z funduszu alimentacyjnego (128 świadczeń) kwota 45.200,96 zł 2
- składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacone za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy, świadczenie pielęgnacyjne i zasiłek dla opiekuna kwota 30.241,29 zł - odsetki wypłacone opiekunom kwota 5.519,03 zł Ponadto poniesiono koszty obsługi zadania na kwotę 20.922 zł. Prawidłowość przyznawania i naliczania powyższych świadczeń zbadano na przykładzie akt 10 osób - 9 pobierających świadczenia rodzinne i 1 pobierającej świadczenia z funduszu alimentacyjnego. Ustalono, że wszystkie świadczenia przyznano decyzjami zawierającymi m.in. okres zasiłkowy, kwotę świadczenia i termin wypłaty. Stwierdzono też, że wysokość świadczeń była zgodna z przepisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1456 z późn. zm.) i ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2012 r. poz. 1228 z późn. zm.). Na podstawie 9 list wypłat świadczeń, sporządzonych w marcu, czerwcu i grudniu, stwierdzono, że świadczenia naliczone za te miesiące dla osób objętych kontrolą wypłacono w terminie i w należnej wysokości. Na pokrycie kosztów obsługi zadania wydatkowano 20.922 zł, czyli nie więcej niż 3 % (2,995%) kwoty dotacji wypłaconej w formie świadczeń. Większość poniesionych kosztów obsługi (93,24 %) to wynagrodzenia (i ich pochodne) pracownika Ośrodka realizującego omawiane zadanie. Po przeanalizowaniu 5 dowodów księgowych dotyczących kosztów obsługi poniesionych w marcu, czerwcu i grudniu (2 listy wypłat wynagrodzeń i 3 faktury) stwierdzono, że wydatki na obsługę regulowano terminowo. Objęte kontrolą listy wypłat świadczeń i dowody księgowe dotyczące kosztów obsługi sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Prawidłowo klasyfikowano skontrolowane wydatki poniesione w rozdziale 85212. Powyższe ustalenia uzasadniają wniosek, że środki z dotacji wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Zwrotu niewykorzystanej dotacji (w kwocie 31.587,15 zł) dokonano 16 stycznia 2015 roku, tj. w terminie określonym w art. 168 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Sprawozdania finansowe Rb-50 (za I, II i IV kwartał 2014 r.) i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. (akta kontroli str. 25-26, 35, 40-59, 131-174) W ramach rozdz. 85213 2030 opłacono 135 składek na ubezpieczenie zdrowotne za 12 osób pobierających zasiłek stały na kwotę 5.102,40 zł (dotacja otrzymana 5.143,00 zł). Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Po zbadaniu akt 3 świadczeniobiorców (obejmujących okresy wypłaty świadczeń w marcu, czerwcu i grudniu 2014 roku) stwierdzono, że naliczenia i opłaty składki zdrowotnej dokonano zgodnie z art. 81 ust. 8 pkt. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.). Wysokość składki zdrowotnej zgodnie z art. 79 ust. 1 powyższej ustawy wynosiła 9% otrzymywanego świadczenia. Przekazywanie należności z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne następowało 3
bezpośrednio do ZUS w terminie wskazanym w art. 47 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.). Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków. Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową. Niewykorzystaną dotację w kwocie 40,60 zł zwrócono w dniu 16.01.2015 roku, co było zgodne z zapisem art. 168 ustawy o finansach publicznych. Środki przeznaczone na realizację ww. zadania zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. (akta kontroli str.31. 36, 40-45, 60-61, 63, 131, 163-174 ) W ramach rozdz. 85213 2010 opłacono 133 składki na ubezpieczenie zdrowotne za 14 osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy i zasiłek dla opiekuna na łączną kwotę 7.403,40 zł (dotacja otrzymana 8.035,00 zł). Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Po zbadaniu akt 3 świadczeniobiorców pobierających świadczenie pielęgnacyjne i specjalny zasiłek opiekuńczy (obejmujących okresy wypłaty świadczeń w marcu, czerwcu i grudniu 2014 roku) oraz akt 5 świadczeniobiorców pobierających zasiłek dla opiekuna (składka zdrowotna za maj) stwierdzono, że naliczenia i opłaty składki zdrowotnej dokonywano zgodnie z art. 81 ust. 8 pkt. 9 i 9c ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zgodnie z art. 79 ust. 1 powyższej ustawy wysokość składki zdrowotnej wynosiła 9% otrzymywanego świadczenia. Przekazywanie należności z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne następowało bezpośrednio do ZUS w terminie wskazanym w art. 47 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków. Sprawozdania Rb-50 (za I, II i IV kwartał 2014 r.) i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 631,60 zł zwrócono do budżetu w dniu 16.01.2015 roku, co było zgodne z zapisem art. 168 ustawy o finansach publicznych. Dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem. (akta kontroli str.31-32, 35-36, 40-45, 61-63, 131-174 ) W rozdz. 85214 2030 wypłacono zgodnie z przeznaczeniem zasiłki okresowe na kwotę 178.141,56 zł (dotacja otrzymana 181.822,00 zł). Wypłacono 477 świadczeń dla 56 osób. Po zbadaniu decyzji 6 osób otrzymujących świadczenia w marcu, czerwcu i grudniu 2014 roku stwierdzono, że naliczenia i wypłaty zasiłków dokonywano zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.). Prawo do zasiłku zostało przyznane decyzją administracyjną określającą kwotę świadczenia, okres wypłacania zasiłku i termin wypłaty. W jednym przypadku stwierdzono, że Ośrodek wypłacił świadczeniobiorcy zasiłek o 3,00 zł mniejszy niż wynikało to z wydanej decyzji (GOPS.5011.95.2014), co naruszyło art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że,,w jednostce księgowanie prowadzi jedna z pracownic urzędu. Natomiast przelewy dotyczące wydatków przygotowuje i realizuje inna osoba. Księgując wyciąg bankowy nr 127 z dnia 15 grudnia 2014 r. pracownica zauważyła mylnie przelaną 4
kwotę na zasiłek okresowy. Był to już miesiąc styczeń 2015 roku i trudno było dokonać korekty. Należną kwotę 3 zł wypłaciliśmy w dniu 30 stycznia 2015 roku ze środków własnych gminy. Listy wypłat zasiłków okresowych objęte kontrolą (5 szt.) sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków, a sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 3.677,44 zł zwrócono do budżetu państwa 16 stycznia 2015 roku (czyli w terminie określonym w art. 168 ustawy o finansach publicznych), jednak wobec zaniżonej o 3 zł wypłaty zasiłku okresowego (przyznanego na podstawie ww. decyzji) Gmina dokonała nieprawidłowego rozliczenia dotacji zaniżając zwrot niewykorzystanej dotacji o 3,00 zł. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy,,dotacja została zwrócona bez uwzględnienia pomyłki w wypłacie zasiłku (uwzględniono kwotę z decyzji, a nie z faktycznego przelewu). W dniu 25.06.2015 r. dokonano zwrotu powyższej kwoty. (akta kontroli str. 30. 36-37, 40-45, 64-75, 131, 163-174) W rozdz. 85216 2030 wypłacono zgodnie z przeznaczeniem zasiłki stałe na kwotę 56.692,80 zł (dotacja otrzymana 58.107,00 zł). Opłacono 135 świadczeń dla 12 osób. Po zbadaniu decyzji 3 świadczeniobiorców (dotyczących wypłaty świadczenia za marzec, czerwiec i grudzień 2014 roku) stwierdzono, że naliczenia i wypłaty zasiłków dokonywano zgodnie z art. 37 ustawy o pomocy społecznej. Prawo do zasiłku zostało przyznane decyzją administracyjną określającą kwotę świadczenia, okres wypłacania zasiłku i termin wypłaty. Wszystkie listy wypłat objęte kontrolą (3 szt.) sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków. Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 1.414,20 zł zwrócono do budżetu dnia 16.01.2015 roku, co było zgodne z zapisem art. 168 ustawy o finansach publicznych. (akta kontroli str. 30. 37, 40-45, 76-80, 131, 163-174) W 2014 roku przekazano Gminie Milejczyce dotację w rozdz. 85219 w wysokości 36.000 zł. W kontrolowanym okresie na utrzymanie Ośrodka wydatkowano łącznie 158.731,56 zł, w tym 36.000,00 zł z dotacji. Środki te stanowią 22,7 % wszystkich kosztów utrzymania Ośrodka, nie przekraczają więc 80% łącznych wydatków poniesionych na realizację zadania (art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Wypłata dodatku dla jedynego pracownika socjalnego następowała zgodnie z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej. W aktach tego pracownika znajduje się pismo informujące o przyznaniu dodatku w wysokości 250,00 zł. Kontrolą objęto listy płac za marzec, czerwiec i grudzień 2014 roku oraz 2 dowody księgowe dotyczące szkolenia pracowników i zakupu materiałów biurowych. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków, a zobowiązania z tym związane opłacano terminowo. Dowody objęte kontrolą sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby 5
upoważnione. W wyniku kontroli ustalono również, iż dane zawarte w sprawozdaniach Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. Dotacja przeznaczona na dofinansowanie utrzymanie Ośrodka została wydatkowana zgodnie z przeznaczeniem. (akta kontroli str. 30-31, 37-38, 40-45, 81-108, 163-174) Celem dofinansowania wieloletniego programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania dnia 20 lutego 2014 roku Wojewoda Podlaski zawarł z Gminą Milejczyce umowę dotacji Nr 60/2014, w której określono wysokość przyznanej dotacji (29.700,00 zł) i wysokość środków własnych Gminy (co najmniej 24.000,00 zł). W wyniku podpisania trzech aneksów minimalne zaangażowanie Gminy obniżono do 12.800,00 zł, natomiast dotację zwiększono do 51.200,00 zł. Do 31 grudnia uruchomiono i wykorzystano całą przyznaną dotację. Wbrew obowiązkowi wynikającemu z 4 ust. 2 umowy dotacji nie prowadzono wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków dokonywanych z dotacji na realizację zadania. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że Aneks określający ostateczny podział środków dostaliśmy pod koniec roku budżetowego (9 grudnia 2014 r.). W 2014 roku prowadzono ewidencję całości wydatków na jednym paragrafie 3110, a w końcu roku były one rozliczane procentowo na wydatki poniesione z dotacji oraz na wydatki ze środków własnych w celu prawidłowego rozliczenia dotacji. Od 2015 roku prowadzimy wyodrębnioną ewidencję. Z ewidencji wydatków (rozdział 85295 3110) wynika, że w 2014 roku całkowity koszt realizacji programu dożywiania wyniósł 64.000,00 zł, z tego wydatki w kwocie 51.200,00 zł sfinansowano z dotacji, a 12.800,00 zł ze środków własnych Gminy. Procentowy udział wydatków dokonanych z dotacji (80 %) był zgodny z umową zawartą z Wojewodą Podlaskim. Za 55.188,00 zł (86,23 % środków wydanych w ramach programu) udzielono wsparcia w formie posiłku, natomiast pozostałe środki (8.812,00 zł) wypłacono w postaci świadczeń pieniężnych przeznaczonych na zakup posiłku lub żywności (wypłacono 39 takich zasiłków 16 osobom). W 2014 roku pomoc w formie posiłku przyznano 107 dzieciom. Realizację wydatków poniesionych z tytułu zakupu posiłków sprawdzono na podstawie 20 dowodów księgowych (14 faktur, 3 rachunków i 3 not księgowych) opłaconych w marcu, czerwcu i grudniu (placówki oświatowe prowadzące dożywianie wystawiały i przesyłały do Ośrodka miesięczne faktury, rachunki i noty księgowe wraz z wykazami uczniów korzystających z posiłków). Zbadano też akta 7 uczniów objętym programem dożywiania (wybranych losowo z list osób korzystających z posiłków) i stwierdzono, że świadczenie (w formie jednego posiłku dziennie) przyznano im stosownymi decyzjami posiadającymi rygor natychmiastowej wykonalności. Prawidłowość przyznawania i wypłacania świadczeń pieniężnych sprawdzono na podstawie wszystkich (3) list wypłat sporządzonych w marcu, czerwcu i grudniu oraz akt 3 wybranych osób ujętych na tych listach. Stwierdzono, że każdej z tych osób pomoc przyznano decyzją administracyjną (posiadającą rygor natychmiastowej wykonalności) określającą rodzaj świadczenia, jego wysokość oraz sposób i termin wypłaty, a przyznane świadczenie wypłacono gotówką w kasie Urzędu Gminy w kwocie zgodnej z wydaną decyzją. Objęte kontrolą dowody księgowe (faktury, rachunki, noty księgowe i listy wypłat) 6
sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Prawidłowo klasyfikowano wydatki poniesione na realizację omawianego programu (rozdział 85295 3110). Ustalono też, że Ośrodek terminowo regulował zobowiązania wynikające z analizowanych faktur, rachunków, not księgowych i decyzji, ponieważ płatności dokonywano w terminach wskazanych w tych dokumentach. Wszystkie przeanalizowane wydatki były związane z realizacją programu dożywiania, co wskazuje na to, że otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. (akta kontroli str. 26-28, 38-45, 109-124, 163-174) Na realizację rządowego programu wspierania osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne (rozdział 85295 2010) Wojewoda Podlaski przyznał dotację w kwocie 18.128,00 zł. W 2014 roku uruchomiono całość planowanej dotacji, z czego wykorzystano 18.122,00 zł. Pomoc finansową realizowaną w ramach tego programu przyznano 8 osobom. Wypłacono 88 świadczeń po 200,00 zł na łączną kwotę 17.600,00 zł. Na podstawie teczek 8 świadczeniobiorców stwierdzono, że prawo do pomocy finansowej przyznano decyzjami określającymi m.in. okres zasiłkowy, kwotę świadczenia i termin wypłaty. Celem zbadania prawidłowości wykorzystania dotacji skontrolowano 7 list wypłat tych świadczeń z marca, czerwca i grudnia. Ustalono, że przyznana pomoc finansowa została w miesiącach objętych kontrolą zrealizowana (wypłacona gotówką lub przekazana na rachunki podopiecznych). Na pokrycie kosztów obsługi omawianego zadania wydatkowano z dotacji 522,00 zł, co stanowi 2,97 % dotacji wypłaconej w formie świadczeń. Całą kwotę stanowiącą koszty obsługi wydano na zakup materiałów biurowych (z 4210). Jedyna faktura dotycząca realizacji zadania (z grudnia) została opłacona w terminie. Wyniki kontroli wskazują, że wszystkie analizowane wydatki dokonane w marcu, czerwcu i grudniu (na świadczenia i koszty obsługi zadania) zostały sfinansowane z dotacji, były też zgodne z jej przeznaczeniem i nie przekroczyły planowanych kwot. Wydatki te zaklasyfikowano prawidłowo, a objęte kontrolą listy wypłat świadczeń zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Sprawozdania finansowe Rb-50 (za I, II i IV kwartał 2014 r.) i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki. Zwrotu niewykorzystanej dotacji (w kwocie 6 zł) dokonano 16 stycznia 2015 roku, tj. w terminie określonym w art. 168 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. (akta kontroli str. 28-29, 38, 40-45, 125-127, 131-174) Na realizację rządowego programu dla rodzin wielodzietnych (w rozdziale 85295 2010) Wojewoda Podlaski przyznał dotację w kwocie 292,70 zł. W 2014 roku Gmina otrzymała z tych środków 258,57 zł, które wykorzystała w całości. Od 16 czerwca do 31 grudnia 2014 roku wpłynęło 31 wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny - wszystkie zostały załatwione pozytywnie do końca 2014 roku, co uprawniało do naliczenia kosztów z tego tytułu. Gmina Milejczyce nie wprowadziła 7
dodatkowych, własnych uprawnień dla rodzin wielodzietnych, nie wykorzystuje więc Karty jako dokumentu potwierdzającego prawo do korzystania z tych uprawnień. W analizowanym okresie nie ubiegano się o wydanie duplikatu Karty, nie było też przypadków zmiany liczby członków rodziny wielodzietnej po wydaniu Kart jej członkom, odnotowano natomiast jeden przypadek wydania nowej Karty z powodu upływu terminu ważności poprzedniej. Sprawdzając zasadność naliczenia kosztów realizacji zadania przeanalizowano akta 6 losowo wybranych spraw wniesionych w 2014 roku. Stwierdzono, że znajdowały się w nich m.in. wnioski, zaświadczenia o nauce pełnoletnich dzieci i pokwitowania odbioru Kart. Wszystkie wnioski objęte kontrolą złożyły rodziny wielodzietne mieszkające w Gminie Milejczyce, która jest właściwa ze względu na miejsce zamieszkania jej członków (o czym stanowi 10 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 maja 2014 r. w sprawie szczegółowych warunków realizacji rządowego programu dla rodzin wielodzietnych - Dz. U. poz. 755 z późn. zm.). Z tytułu załatwienia 31 wniosków Gminie przysługiwała (na podstawie 25 ust. 2 rozporządzenia) dotacja w wysokości 276,83 zł, z czego wykorzystano 258,57 zł (na zakup materiałów biurowych). Jedyna faktura dotycząca realizacji zadania została sprawdzona pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzona przez osoby uprawnione, opłacona w terminie, a dokonany wydatek zaklasyfikowano prawidłowo (do rozdziału 85295 4210). Ustalenia kontroli wskazują, że otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Ponadto ustalono, że pierwsze sprawozdanie z realizacji programu (za okres od 16 czerwca do 31 sierpnia 2014 roku) wysłano do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w terminie, natomiast drugie sprawozdanie, sporządzone 7 stycznia, wysłano dopiero 31 marca 2015 roku, zamiast do 15 stycznia, jak stanowił 26 ust. 1 rozporządzenia. Kierownik Ośrodka wyjaśnił, że nastąpiło to z powodu problemów technicznych systemu CAS niezależnych od GOPS. Drugie sprawozdanie obejmowało okres od 16 czerwca do 31 grudnia 2014 roku, podczas gdy 26 ust. 1 rozporządzenia przewidywał dla niego okres od 1 września do 31 grudnia. Przyczyną tej rozbieżności była aplikacja komputerowa nieprzewidująca możliwości edytowania tytułu czy okresu. Powyższe uchybienia nie miały żadnych negatywnych skutków finansowych czy prawnych. Sprawozdania finansowe Rb-50 (za IV kwartał 2014 r.) i Rb-28S (na dzień 31 grudnia 2014 r.) były zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki. Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach omawianego zadania. (akta kontroli str. 29, 38, 40-45, 127-130, 132-174) Na podstawie objętych kontrolą dowodów wpływu uzyskanych dochodów i ewidencji księgowej Urzędu Gminy Milejczyce ustalono, że w okresie od 01.01.2014 roku do 31.12.2014 roku wysokość wykonanych dochodów budżetu państwa w związku z realizacją zadań zleconych w dziale 852 wyniosła 6.848,93 zł, w tym 11,60 zł tytułem zwrotu kosztów upomnienia od dłużnika alimentacyjnego. Uzyskane dochody budżetowe pomniejszone o dochody przysługujące jednostkom samorządowym (kwota 2.490,02 zł) wraz z odsetkami zostały przekazane do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w łącznej kwocie 4.347,33 zł. Kontrola wykazała, że w marcu, 8
czerwcu i grudniu 2014 roku dochody budżetu państwa (stan kont na 10 i 20 dzień miesiąca) były odprowadzone w należnej części określonej odrębnymi przepisami i w terminach zgodnych z art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W 2014 roku Ośrodek otrzymał dochód z tytułu zwrotu kosztu upomnienia w wysokości 11,60 zł, które w części należnej budżetowi państwa (11,02 zł) nie zostały odprowadzone na rachunek dochodów dysponenta głównego (wbrew treści art. 255 ustawy o finansach publicznych). Skarbnik Gminy wyjaśniła, że,,koszty upomnienia zostały sfinansowane ze środków własnych - wydatek poniesiony był w rozdz. 85219 4300, zwrot kosztów upomnienia nastąpił 6 października 2014 roku i potraktowany został jako dochód własny oraz zaksięgowany w rozdz. 85202 0690. W związku z tym, iż w literaturze występują różne interpretacje i opinie ekspertów są podzielone, zwrot kosztów upomnienia uznaliśmy jako dochód własny, a nie należny budżetowi państwa. Dlatego też koszty te nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-27ZZ. Przyznawanie i wypłata świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz podejmowanie działań wobec dłużników alimentacyjnych jest zadaniem zleconym gminom z zakresu administracji rządowej, dlatego egzekucja zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności pieniężnych z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń z funduszu alimentacyjnego nie może być ich zadaniem własnym. Stwierdzono też, że dane wykazane w sprawozdaniach Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami nie były zgodne z ewidencją księgową tj.: w sprawozdaniu za IV kwartał nie ujęto dochodu z tytułu zwrotu kosztu upomnienia od dłużnika alimentacyjnego, a w sprawozdaniach za II i IV kwartał wykazano błędne kwoty uzyskanych dochodów z tytułu odsetek od funduszu alimentacyjnego (dochody zaniżono o 0,02 zł, jednak przekazano w prawidłowej wysokości wynikającej z ewidencji księgowej), co naruszyło 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119). Ośrodek prawidłowo dokonywał klasyfikacji budżetowych. Wbrew zapisom 6 ust. 1 pkt. 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej w sprawozdaniach kwartalnych Rb-27ZZ Ośrodek wykazywał dochody w kolumnie,,dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że nieprawidłowość spowodowana była tym, że,,gops nie posiada wyodrębnionej obsługi księgowej. Pracownik Urzędu Gminy prowadzi bieżące księgowanie w jednostce, natomiast sprawozdania zbiorcze, jak i jednostkowe sporządzane są przez skarbnika gminy. W sprawozdaniach jednostkowych omyłkowo wykazano dochody potrącone na rzecz jednostki samorządu terytorialnego. W sprawozdaniach Rb-27ZZ za II i IV kwartał 2014 r. został popełniony błąd pisarski. Do 31 grudnia 2014 roku Gmina Milejczyce zrealizowała i przekazała na konto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku dochody budżetu państwa z tytułu nienależnie pobranych świadczeń z lat ubiegłych w wysokości 3.653,25 zł. (akta kontroli str. 75, 175-214) 9
Mając na uwadze powyższe oceny i uwagi wnoszę o: 1. sporządzanie sprawozdań Rb-27ZZ przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej zgodnie z 6 ust. 1 pkt. 6 załącznika nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 z późn. zm.), 2. ujmowanie w sprawozdaniu Rb-27ZZ wykonanych dochodów zgodnie z ewidencją księgową, jak stanowi 9 ust. 2 powyższego rozporządzenia, 3. przekazanie do budżetu państwa (w terminie 15 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego) dochodów pobranych z tytułu zwrotu kosztów upomnienia (11,02 zł), 4. prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji i wydatków dokonywanych z tych środków, zgodnie z umową dotacji zawartą z Wojewodą Podlaskim na dofinansowanie z budżetu państwa rządowego programu w zakresie dożywiania, 5. terminowe przesyłanie do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdania z realizacji rządowego programu dla rodzin wielodzietnych. Pozostałe stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości zostały usunięte w trakcie kontroli, wobec czego odstępuję od wydania zaleceń w tym zakresie. Informując o powyższym, uprzejmie proszę o podjęcie działań mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości. Jednocześnie proszę poinformować Wojewodę Podlaskiego, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania w/w uwag i wniosków oraz o wykonaniu zaleceń, a także o podjętych działaniach lub wskazanie terminu, w którym działania te zostaną wykonane. Z up. WOJEWODY PODLASKIEGO Urszula Dunaj Kierownik Zespołu Radców Prawnych 10