Pani Marlena Paczek Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Domanicach Domanice

Transkrypt

1 Warszawa,12 grudnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VII HF Pani Marlena Paczek Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Domanicach Domanice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r., poz. 1851) w dniach 26, 27, 29 września oraz 3 października 2017 roku pracownicy Wydziału Polityki Społecznej: Hanna Furman starszy inspektor wojewódzki, Beata Trzcińska - starszy inspektor wojewódzki oraz Julita Kokieć ekspert, przeprowadzili kontrolę problemową w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Domanicach. Przedmiot kontroli obejmował organizację i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 roku o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych w okresie od dnia 17 lutego 2016 roku do dnia kontroli, tj. do dnia 26 września 2017 roku. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne.

2 W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki ocenił pozytywnie pomimo uchybień działalność Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Domanicach w zakresie organizacji i realizacji zadania, rzetelności sporządzanej sprawozdawczości oraz prawidłowości ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania. W okresie podlegającym kontroli Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Domanicach kierowała Pani, jako Kierownik Ośrodka, zatrudniona na zajmowanym stanowisku od 01 maja 2014 roku. Głównym księgowym Ośrodka jest Pani Katarzyna Karpiarz. 1. Organizacja realizacji zadania. W gminie Domanice zadania z zakresu ustawy z dnia 11 lutego 2016 roku o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci realizuje Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Domanicach na podstawie Zarządzenia Nr 16/2016 Wójta Gminy Domanice z dnia 31 marca 2016 roku w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej właściwej do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. Powyższe jest realizacją art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Domanicach, zwany dalej Ośrodkiem działa na podstawie Statutu przyjętego Uchwałą Nr XXX/187/2013 Rady Gminy Domanice z dnia 15 listopada 2013 roku, zmienionego Uchwałą Nr XXXVII/217/2014 Rady Gminy Domanice z dnia 27 czerwca 2014 roku. W 8 Statutu w katalogu ustaw, na podstawie których Ośrodek realizuje zadania nie wymieniono ustawy z dnia 11 lutego 2016 roku o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Strukturę organizacyjną oraz zasady działania kontrolowanej jednostki określa Regulamin Organizacyjny Ośrodka wprowadzony Zarządzeniem Nr 1/2016 Kierownika GOPS w Domanicach z dnia 4 stycznia 2016 roku. Zmiany do Regulaminu wprowadzono Zarządzeniem Nr 2/2016 z dnia 30 marca 2016 r. oraz Zarządzeniem Nr 2/2017 z dnia 13 marca 2017 roku. W 3 ust. 2 Regulaminu zawarto zapis, że Ośrodek realizuje między innymi zadania własne gminy oraz zadania zlecone gminie zgodnie z udzielonymi upoważnieniami, natomiast w 12 1 Regulaminu wyodrębniono zakres zadań i kompetencji pracownika wykonującego zadania z zakresu świadczeń wychowawczych. W kontrolowanym okresie zadania z zakresu świadczeń wychowawczych wykonywały w Ośrodku 3 osoby: Pani jako kierownik, główny księgowy oraz jedna osoba zatrudniona na stanowisku aspiranta pracy socjalnej w wymiarze 0,75 etatu (z tego 0,70 etatu na realizację zadań 2

3 wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz 0,05 etatu na realizację zadań własnych gminy określonych w ustawie o pomocy społecznej). Należy jednak uwagę, że stanowisko aspiranta pracy socjalnej zostało wyznaczone do realizacji zadań z pomocy społecznej na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej i nie jest stanowiskiem urzędniczym w rozumieniu przepisów ustawy o pracownikach samorządowych. Wyjaśniła Pani, że w momencie zatrudnienia w Ośrodku pracownika do realizacji zadań określonych w ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w strukturze Ośrodka określonej w Regulaminie Organizacyjnym uwzględnione było stanowisko aspiranta pracy socjalnej, na którym to zatrudniono nowego pracownika do realizacji zadań z zakresu świadczeń wychowawczych. Jeżeli wewnętrzne przepisy jednostki uniemożliwiają uregulowanie sytuacji w tym zakresie należy je znowelizować, stosownie do przepisów prawa pracy i regulacji przedmiocie wynagradzania pracowników samorządowych Upoważnienie Wójta Gminy Domanice do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego, a także do wydawania decyzji w tych sprawach posiada Pani jako Kierownik jednostki (upoważnienie nadane Zarządzeniem Nr 17/2016 z dnia 1 kwietnia 2016 r.), natomiast pracownik realizujący kontrolowane zadanie posiada upoważnienie Wójta do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego (upoważnienie nadane Zarządzeniem nr 16/2016 z dnia 1 kwietnia 2016 r.). Powyższe jest realizacją art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Dowód-akta kontroli str Dane osobowe beneficjentów świadczenia wychowawczego Ośrodek gromadzi w systemie,,tt świadczenia rodzinne firmy Top-Team TT. Z zaświadczenia Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych Sygn. akt DRZDO/403/001194/16/AL./29687 z dnia 13 kwietnia 2016 roku wynika, że zarejestrowano zbiór danych osobowych o nazwie Świadczenia wychowawcze dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Domanicach. Powyższe jest realizacją art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Ponadto, Zarządzeniem Nr 5/2016 z dnia 7 kwietnia 2016 roku kierownik Ośrodka upoważnił pracownika do przetwarzania danych osobowych między innymi w zakresie świadczeń wychowawczych. Dowód-akta kontroli str

4 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości. Zgodnie z przepisem 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego (Dz. U. z 2016 r., poz. 212) obowiązującego do 31 lipca 2017 r., gmina była zobowiązana do sporządzania i przekazywania do 7 dnia miesiąca następującego po upływie każdego miesiąca, miesięcznego sprawozdania rzeczowo-finansowego z realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego. Podstawą uzyskania danych do sprawozdań rzeczowo finansowych jest system dziedzinowy,,tt świadczenia rodzinne służący do obsługi i realizacji przyjętych wniosków, wydawania decyzji, tworzenia list wypłat oraz sprawozdań. W czasie trwania kontroli weryfikacji poddano następujące dane zawarte w miesięcznym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za lipiec 2017 r.: A.1. kolumna 5 Świadczenia wychowawcze przekazane w formie pieniężnej (441 świadczeń), A.2. kolumna 5 Świadczenia wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy (3 świadczenia), C.1.1. kolumna 3 Liczba wniosków o przyznanie świadczenia wychowawczego (4 wnioski), D.1. kolumna 3 Liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko (179 rodzin), D.2. kolumna 3 Liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko (8 rodzin), E.1. kolumna 3 Liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze (250 rodzin). W przekazanym Wojewodzie Mazowieckiemu w dniu 9 sierpnia 2017 roku za pośrednictwem CAS Miesięcznym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc lipiec 2017 r. stwierdzono (na podstawie przedstawionych wydruków 4

5 z systemu dziedzinowego, faktur i list wypłat), że dane wykazane w w/w sprawozdaniu tj.: część A.1. kolumna 5, C.1.1. kolumna 3 oraz D.2. kolumna 3 - są zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu z systemu dziedzinowego Top Team. W części A.2. kolumna 5, D.1. kolumna 3 oraz E.1. kolumna 3 sprawozdania z systemu dziedzinowego Top Team stwierdzono następujące rozbieżności ze sprawozdaniem sporządzonym w CAS: A.2. kolumna 5 - liczba świadczeń wychowawczych przekazanych w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy nie wykazano żadnych świadczeń, natomiast w sprawozdaniu przekazanym w CAS wykazano 3 świadczenia, D.1. kolumna 3 liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko wykazano 178 rodzin, natomiast w sprawozdaniu przekazanym w CAS wykazano 179 rodzin, E.1. kolumna 3 liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze - wykazano 249 rodzin, natomiast w sprawozdaniu przekazanym w CAS wykazano 250 rodzin. Z przestawionych dokumentów (lista wypłat nr: GOPS na świadczenie wychowawcze za miesiąc lipiec 2017 z dnia 21 lipca 2017, faktura VAT nr 2/07/2017 z dnia , faktura nr F/000279/17 z dnia ) wynika, że dane wykazane w sprawozdaniu sporządzonym w aplikacji CAS były prawidłowe, zgodne ze stanem faktycznym. Jak Pani wyjaśniła, dane do powyższego sprawozdania zostały wygenerowane z systemu dziedzinowego,,tt świadczenia rodzinne i wgrane do Centralnej Aplikacji Statystycznej, gdzie stwierdzono rozbieżności w poszczególnych tabelach. Przyczyną powyższych rozbieżności był błąd w systemie dziedzinowym, który uniemożliwił wprowadzenie do systemu danych dotyczących przyznania świadczeń wychowawczych w formie rzeczowej (były to 3 świadczenia przyznane jednej rodzinie). W sprawozdaniu sporządzonym w aplikacji CAS dokonano korekty danych uwzględniając przyznane świadczenia rzeczowe. Dane wykazane w sprawozdaniu są zgodne ze stanem faktycznym, a zaistniałą nieprawidłowość zgłoszono do informatyka obsługującego program systemu dziedzinowego,,tt świadczenia rodzinne. Sporządzone sprawozdanie było zgodne z objaśnieniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo- 5

6 finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego (powyższe rozporządzenie obowiązywało do dnia 31 lipca 2017 r.). Dowód-akta kontroli str Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania. W okresie podlegającym kontroli Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Domanicach wydał łącznie 491 decyzji w sprawach świadczeń wychowawczych. Na dzień 26 września 2017 r. świadczenie wychowawcze pobierało 246 rodzin, w tym 209 rodzin - świadczenie na pierwsze dziecko. Kontroli poddano dokumentację losowo wybranych z rejestru wniosków 21 1 spraw (26 decyzji), w tym 10 spraw (10 decyzji), w których przyznano świadczenie na drugie i kolejne dziecko oraz 11 spraw (16 decyzji), w których przyznano świadczenie na pierwsze dziecko, tj. z uwzględnieniem kryterium dochodowego, w tym w jednej sprawie (2 decyzje) nastąpiła zmiana sposobu realizacji świadczenia z formy pieniężnej na formę rzeczową w związku z marnotrawieniem środków. Postępowania w sprawach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego każdorazowo wszczynano na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze (Dz. U. z 2016 r., poz. 214) obowiązującego do dnia 31 lipca 2017 r. oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 2017 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o przyznanie świadczenia wychowawczego oraz zakresu informacji, jakie mają być zawarte we wniosku, zaświadczeniach i oświadczeniach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego (Dz. U. poz. 1465). Wszystkie skontrolowane wnioski były prawidłowo wypełnione przez osoby ubiegające się oraz zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika przyjmującego wniosek. Do wniosków dołączone były wymagane przepisami prawa załączniki. W sprawach dotyczących 1 Sprawy zakończone wydaniem decyzji nr: GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r., GOPS z dnia r. 6

7 przyznania świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko ww. świadczenie przyznano osobom, które spełniały ustawowe warunki do jego otrzymania. Dochód rodziny w przeliczeniu na osobę nie przekraczał kwoty, o której mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, tj. 800 zł, natomiast w przypadku gdy członkiem rodziny jest dziecko niepełnosprawne, zgodnie z art. 5 ust. 4 cyt. ustawy dochód rodziny w przeliczeniu na osobę nie przekraczał kwoty 1200 zł. Dochody wnioskodawców wyliczano w sposób prawidłowy. Świadczenia przyznawano w prawidłowej wysokości 500 zł miesięcznie na dziecko. Właściwie ustalano także kwotę świadczenia wychowawczego przysługującą za niepełny miesiąc, w sytuacji kiedy dziecko kończyło 18 lat. We wszystkich 21 sprawach prawo do świadczenia wychowawczego zostało ustalone na właściwy okres, tj.: - w 13 sprawach świadczenie przyznano na cały okres świadczeniowy od r. do r. zgodnie ze złożonym wnioskiem, - w 8 sprawach świadczenie przyznano na okres krótszy niż okres świadczeniowy: w sprawie zakończonej decyzją nr GOPS z dnia r. świadczenie na pierwsze dziecko przyznano od r. do r., tj. na czas ważności orzeczenia o niepełnosprawności jednego dziecka; kolejną decyzją nr GOPS z dnia r. kontynuowano wypłatę świadczenia od r. do r. w związku z uzyskaniem nowego orzeczenia o niepełnosprawności dziecka, w sprawie zakończonej decyzją nr GOPS z dnia r. świadczenie dla pierwszego dziecka zostało przyznane od r. do r., a od r. odmówiono przyznania świadczenia z powodu przekroczenia kryterium dochodowego (uzyskanie dochodu przez rodzinę); kolejną decyzją nr GOPS z dnia r. przyznano świadczenie dla tego dziecka od r. do r. w związku z utratą dochodu w rodzinie, w sprawie. zakończonej decyzją nr GOPS z dnia r. przyznano świadczenie dla drugiego dziecka od r. do r. z uwagi na ukończenie przez pierwsze dziecko 18 roku życia, w sprawie zakończonej decyzją nr GOPS z dnia r. świadczenie dla drugiego dziecka przyznano od r. do r. z uwagi na ukończenie przez pierwsze dziecko 18 roku życia, 7

8 w sprawie zakończonej decyzją nr GOPS z dnia r. świadczenie dla drugiego dziecka przyznano od r. do r. z uwagi na ukończenie przez pierwsze dziecko 18 roku życia, w sprawie zakończonej decyzją nr GOPS z dnia r. przyznano świadczenie dla pierwszego dziecka od r. do r. z uwagi na ukończenie przez to dziecko 18 lat, w 1 sprawie, tj. zakończonej decyzją nr GOPS z dnia r. świadczenie przyznano od r. do r., gdyż rodzina w kwietniu 2016 r. przekraczała kryterium dochodowe, w sprawie zakończonej decyzją nr GOPS z dnia r. przyznano świadczenie od r. do r. zgodnie ze złożonym wnioskiem w dniu r. Skontrolowane decyzje administracyjne zawierały oznaczenie organu właściwego, datę wydania, oznaczenie strony, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie prawne i faktyczne oraz pouczenie zawierające informację o konieczności informowania przez stronę o wszelkich zmianach mających wpływ na prawo do świadczenia. W pouczeniu zawarta była również informacja dla strony, że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi. Nie mniej jednak w 3 decyzjach: nr GOPS z dnia r., nr GOPS z dnia r. oraz nr GOPS z dnia r., pomimo przyznania świadczenia na drugie dziecko na prawidłowy okres lecz nie do końca okresu świadczeniowego, z uwagi na ukończenie przez pierwsze dziecko 18 roku życia nie zawarto uzasadnienia faktycznego, z których wynikałoby dlaczego nie przyznano świadczeń do końca okresu świadczeniowego. Decyzje zostały odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru, zgodnie z art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeksu postępowania administracyjnego. Ustalono, że wszystkie skontrolowane sprawy zostały załatwione w terminach określonych w art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Dowód-akta kontroli str

9 Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponoszą: Pan Jerzy Zabłocki - Wójt Gminy Domanice - w zakresie uchybień w Statucie oraz Pani jako Kierownik GOPS w Domanicach w zakresie pozostałych uchybień. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią do podjęcia następujących działań: 1. Podjąć działania w celu zaktualizowania Statutu oraz Regulaminu Organizacyjnego tak, aby zawierały odniesienie do aktualnie obowiązujących przepisów prawa. 2. Pracownika realizującego zadania z zakresu świadczeń wychowawczych zatrudnić na stanowisku odpowiednim do wykonywanych zadań. 3. Decyzje administracyjne wydawać zgodnie z przepisami art i 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257), tj. poza uzasadnieniem prawnym uzasadniać je także faktycznie. W przypadku odstępowania od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony, w podstawie prawnej oraz pod rozstrzygnięciem decyzji wskazywać art Kodeksu postępowania administracyjnego. POUCZENIE Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Jerzy Zabłocki Wójt Gminy Domanice 9