Narzędzia IT w Zarządzaniu Zasobami Ludzkimi Na rynku dostępnych jest coraz więcej ciekawych i mniej lub bardziej rozbudowanych narzędzi IT, dedykowanych różnym procesom Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZZL), w tym także systemom kompetencji. Spróbujmy przyjrzeć się proponowanym rozwiązaniom w tym zakresie, gdyż decyzje, dotyczące narzędzi IT, mogą istotnie wpłynąć na wszystkie procesy zarządzania kompetencjami pracowników w organizacji. Rola narzędzi IT w zarządzaniu kompetencjami Zacznijmy od podstawowej kwestii w jakich aspektach zarządzania kompetencjami warto sięgać po rozwiązania informatyczne. Wydaje się, że możemy wyróżnić co najmniej kilka zagadnień: 1. Spójność - zarządzanie zasobami ludzkimi w oparciu o kompetencje, wymaga spójnego połączenia wielu opracowań i konkretnych rozwiązań. Jednym z podstawowych błędów popełnianych przez wiele organizacji jest rozczłonkowanie rozwiązań w obszarze ZZL. Jeśli chcemy tego uniknąć, to warto sięgnąć po narzędzia IT. Połączenie opisów stanowisk, ocen okresowych z systemem szkoleń i rozwoju to jedno z przykładowych wyzwań w tym zakresie. Jeśli każde z tych opracowań prowadzimy w formie papierowej, to ich spójne połączenie jest po prostu bardzo trudne. 2. Myślenie i działanie w kategoriach kompetencji powoduje, że dowiadujemy się wielu ciekawych rzeczy, co jednak ma swój efekt uboczny w postaci olbrzymiej ilości różnorodnych danych, których, bez wsparcia informatycznego, po prostu nie jesteśmy w stanie przetworzyć. Same profile kompetencji dla stanowisk w organizacji to już rozbudowany zbiór opracowań. Jeśli do tego dodamy dane z ocen kompetencji, plany szkoleń i rozwoju, ścieżki karier, informacje o kandydatach do pracy itd., to otrzymamy pokaźny zbiór materiałów i danych, nad którym po prostu trudno jest zapanować. System IT powinien nam w tym wydatnie pomóc. 3. Bez archiwizacji danych szybko je tracimy. Oczywiście najważniejsze jest to, co dzieje się w chwili obecnej oraz planowane działania rozwojowe. Z drugiej strony warto czasem zobaczyć, jak w dłuższej perspektywie czasowej rozwijają się kompetencje poszczególnych osób, zespołów, a nawet całej firmy. System IT powinien zatem ułatwiać archiwizowanie ważnych danych oraz dowolne ich wykorzystanie. 4. Wyciąganie wniosków z dostępnych danych jest bardzo trudne. Wszelkiego rodzaju analizy jeśli robimy je ręcznie, zajmują mnóstwo czasu. Mniejsze problemy występują jeśli chcemy porównać wyniki ocen realizowane tą samą metodą, ale jeśli już chcemy sprawdzić korelację rozwoju kompetencji ze zmianami efektywności, to bez odpowiedniego wsparcia IT może to być bardzo uciążliwe.
5. Czas wdrożenia narzędzi i rozwiązań z obszaru zarządzania kompetencjami ma wielokrotnie kluczowe znaczenie. Jeśli np. zależy nam na szybkiej ocenie realizowanego procesu szkoleniowego i chcielibyśmy wykonać pre- i posttest kompetencji, to sięganie po wersje papier ołówek jest po prostu czasochłonne. System IT może i powinien zminimalizować czas wszelkich działań do absolutnie niezbędnego minimum. 6. Dostęp do danych i opracowań jest następną kwestią często decydującą o jakości funkcjonowania systemu badania kompetencji zawodowych. Jeśli pracownik ma utrudniony dostęp do opisu swojego stanowiska pracy, wyników ocen okresowych, materiałów rozwojowych etc., to znacznie trudniej jest wykorzystać wypracowane narzędzia w doskonaleniu własnej pracy. Odpowiednie narzędzia IT mogą całkowicie zrewolucjonizować ten obszar. Spójność Dostępność Zarządzanie danymi IT Czas Archiwizacja Analizy Obszary wykorzystania Do podstawowych obszarów wykorzystania systemów IT, wspierających zarządzanie kompetencjami w organizacji należy zaliczyć: 1. Opisy kompetencji i bazy wiedzy z zakresu kompetencji. 2. Kompetencyjne opisy stanowisk pracy. 3. Rekrutacja i selekcja. 4. System Ocen Pracowniczych. 5. Audyt kompetencji. 6. Szkolenia i rozwój. 7. Ścieżki karier.
Opis stanowisk Ścieżki karier Rekrutacja Opisy kompetencji Szkolenia i rozwój Oceny pracownicze Audyt Można zaryzykować twierdzenie, że jeśli chcemy wdrożyć systemowe narzędzie wspomagające proces zarządzania kompetencjami pracowników w firmie, to powinniśmy szukać rozwiązania, które obejmuje wszystkie lub znakomitą większość tych obszarów. Oczywiście można do tej kwestii podejść zupełnie inaczej i wykorzystywać narzędzia dedykowane poszczególnym procesom. Jeśli zależy nam głównie na audycie kompetencji za pomocą testów, to można poszukać znacznie prostszego narzędzia zbudowanego i wykorzystywanego wyłącznie w tym celu. Jeśli z kolei chcemy wsparcia głównie w procesie oceny (np. 360 stopni), to możemy sięgnąć po rozwiązanie przygotowane do tego celu. Problemem, z którym należy się liczyć przy tym podejściu jest to, że poszczególne narzędzia mogą być niekompatybilne między sobą, co znacząco utrudnia realizację znacznej części zaleceń, opisanych w pierwszej części opracowania. Niemniej jednak w pewnych sytuacjach warto pomyśleć o tego typu narzędziach szczególnie jeśli zależy nam na czasie, a wdrożenie bardziej rozbudowanego systemu informatycznego tego czasu wymaga znacznie więcej. A co z treściami merytorycznymi? Innym zagadnieniem, nad którym warto się zastanowić, to kwestia materiałów i opracowań merytorycznych (czyli tzw. kontentu) powiązanych z narzędziem IT. Zdecydowana większość dostawców tego typu narzędzi w Polsce proponuje rozwiązania puste, bez własnego kontentu. Wychodzą oni z założenia, że każda firma może, a nawet powinna wypełnić narzędzie własnymi opracowaniami. Nieco inaczej do tej kwestii podchodzi wiele firm amerykańskich, proponując platformy IT oparte o własne koncepcje i rozwiązania z zakresu zarządzania kompetencjami. Dzięki temu dostajemy dwa w jednym : dobre narzędzie IT oraz gotowy system kompetencji. Można oczywiście kręcić nosem na tego typu rozwiązania, twierdząc, że system
kompetencji to bardzo indywidualna sprawa każdej organizacji i nie można stosować ogólnych opracowań. Z drugiej strony często przeceniamy naszą unikatowość i po dokładnym przyjrzeniu się proponowanym rozwiązaniom, może okazać się, że to co dostajemy, niemal w pełni spełnia nasze oczekiwania. Jeśli mamy już gotowy, indywidualnie wypracowany system kompetencji, to z pewnością warto sięgnąć po sam system IT, jeśli jednak dopiero się przymierzamy do systemu zarządzania kompetencjami, to być może warto poszukać takiego rozwiązania, które także w tym zakresie oszczędzi nam pracy. W dalszej części opracowania przedstawimy przykładowy system informatyczny, przygotowany do wsparcia procesów zarządzania kompetencjami. Jest to opracowanie w całości powstałe w Polsce i rozwijane w oparciu o doświadczenia z polskich firm, co dodatkowo zwiększa jego potencjał. Platforma HR_sys Ogólna charakterystyka System HRsys.pl, to aktualnie jeden z najbardziej zaawansowanych i przede wszystkim kompleksowych systemów do zarządzania procesami miękkimi w organizacji. System jest przeznaczony dla pracowników działów personalnych, menedżerów i dyrektorów, a także dla wszystkich osób odpowiedzialnych w organizacji za realizowanie projektów badawczych i rozwojowych, dedykowanych dla jej pracowników. Narzędzie, które na polskim rynku jest dostępne do 2005 r. daje organizacjom wiele korzyści. Optymalizacja pracy. Dzięki swojej rozbudowanej funkcjonalności pomaga w optymalizacji szybszej organizacji, łatwiejszej koordynacji, lepszej dostępności do wyników wszystkich projektów HR. Dostęp do danych prezentowanych na różnych szczeblach zarządzania, daje menedżerom szerokie możliwości. Pozwala m.in. na analizę informacji o pracownikach na każdym poziomie organizacji, co wpływa na efektywne wykorzystanie ich potencjału w swoich działach. HRsys.pl dostarczy informacji na temat luk kompetencyjnych, dzięki czemu łatwiej będzie można uzupełnić wiedzę i umiejętności pracowników w stosunku do wymagań na danym stanowisku pracy. W rezultacie będzie można skupić się na rozwoju wybranych kompetencji, bez konieczności inwestowania czasu i pieniędzy w niepotrzebne szkolenia. Pełna dostępność. Zgodnie z aktualnymi trendami platforma HRsys.pl jest aplikacją webową, do której dostęp jest możliwy w każdym miejscu i czasie. Aby się na nią zalogować wystarczy każda, powszechnie stosowana przeglądarka internetowa i dostęp do Internetu. Można to zrobić z dowolnego komputera na świecie, co pozwala na przyśpieszenie realizowanych w organizacji projektów HR. Platforma HRsys.pl oferowana jest zarówno jako aplikacja instalowana na serwerach Klienta, ale także w trybie SaaS (Software as a Service rozwiązanie polegające na udostępnianiu użytkownikom oprogramowania bezpośrednio przez producenta poprzez Internet, bez potrzeby jego instalowania na własnych komputerach). Firma HRtec odpowiada za utrzymanie i administrację platformy na własnych serwerach, czyli nie potrzebne jest żadne dodatkowe oprogramowanie, ani sprzęt po stronie Klienta.
Kompleksowe narzędzie. Platforma HRsys.pl pozwala na zarządzanie wszystkimi procesami HR w organizacji. Posiada budowę modułową: badania 180/360, oceny okresowe, szkolenia, elearning, monitoring personalny, rekrutacje, rozmowy rozwojowe, badanie satysfakcji pracowników, zarządzanie poprzez cele. Dla pracowników został zaprojektowany specjalny pulpit personalny, gdzie mają dostęp do swoich wyników, a także mogą uczestniczyć w różnych projektach. Dla administratorów są dostępne banki kompetencji, ankiet, testów i dokumentów. Zaawansowany kalendarz pozwala zarządzać wszystkimi projektami w czasie i śledzić proces ich realizacji. Filozofia HR. HRsys.pl to także pewna koncepcja, która wyznacza politykę zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Rdzeń platformy został oparty na opisach stanowisk pracy, które uzupełnione o modele kompetencyjne ułatwiają i przyśpieszają realizację poszczególnych projektów tj. ocen okresowych, monitoringu personalnego, badania 180/360, procesu rekrutacji i innych. Na bazie naszych doświadczeń zdobytych podczas wdrażania tego typu projektów w wielu organizacjach, zaprojektowaliśmy platformę tak, by wszystkie projekty można było zaprojektować i przeprowadzić samodzielnie bez wsparcia zewnętrznej firmy doradczej na każdej podstronie dostępne są instrukcje i opcja pomocy, która pomoże przeprowadzić dany proces szybko i łatwo. Wsparcie merytoryczne. Wybierając aplikację warto wziąć pod uwagę zaplecze eksperckie jej dostawcy. Jesteśmy jedną z nielicznych firm w Polsce, która oferuje Klientom zarówno aplikację, ale także wsparcie w zakresie zaprojektowania wszystkich procesów, jakie będą na niej prowadzone. Nasi konsultanci i trenerzy doradzą najlepsze rozwiązania, które przy wykorzystaniu platformy HRsys.pl pozwolą na maksymalizację korzyści, wynikających z prowadzonych projektów w organizacji. Dla naszych Klientów oferujemy również możliwość administrowania platformą zarówno na poziomie technicznym, jak również merytorycznym. Realizując projekty doradcze lub szkoleniowe wszystkie raporty i dane są automatycznie wprowadzane na platformę naszego Klienta. Dopasowanie funkcjonalności. Pomimo, iż procesy takie jak: oceny okresowe, badanie 360, rozmowy rozwojowe, które są identycznie nazywane w większości organizacji, bardzo często są zupełnie inaczej realizowane. Dlatego też, w prawie każdej organizacji istnieje potrzeba dopasowania platformy do istniejących procesów. Platforma HRsys.pl jest narzędziem w pełni adaptacyjnym - w łatwy, a przede wszystkim szybki sposób można ją modyfikować, a także dodawać nową funkcjonalność. Każda nowa opcja zamówiona przez Klienta pojawia się bezpłatnie także dotychczasowym użytkownikom platformy, co czyni ją szczególnie atrakcyjnym i dynamicznie rozwijającym się narzędziem tego typu. Sprawdzone narzędzie. Platforma HRsys.pl zdobyła uznanie już wielu organizacji. Modułowa struktura platformy pozwala wykorzystać zarówno jej wszystkie funkcje, jak również wybrane moduły. Dzięki elastycznej polityce cenowej jest wykorzystywana zarówno w dużych firmach, jak również w małych i średnich organizacjach. Platforma otrzymała już dwie nagrody za najbardziej innowacyjne narzędzie HR. Według naszych Klientów jest najbardziej rozbudowanym tego typu narzędziem w Polsce. Przyjazny wygląd, intuicyjny panel, pomoc na każdej podstronie to tylko niektóre z wielu funkcji, które sprawiają, iż korzystanie z platformy jest łatwe i przyjemne. Oszczędność pracy. Nasze narzędzie to oszczędność czasu i pracy, a za tym idąca oszczędność pieniędzy. Wdrażając platformę HRsys.pl nie będzie już potrzebne przygotowywanie raportów dla Zarządu lub menedżerów, nie będzie trzeba pytać się menedżerów czy dokonali już oceny lub spotkali
się z pracownikiem, nie będzie trzeba wysyłać dokumentów lub wiadomości do pracowników. To wszystko i wiele innych praktycznych funkcji dostarczy Ci HRsys.pl. Automatyczne raporty, statystyki, zestawienia, monitorowanie logowania, przypomnienia dla pracowników o ich zadaniach lub postawionych celach w ten i na wiele innych sposobów platforma pomoże Ci w efektywnym zarządzaniu pracownikami w organizacji. Zakres wykorzystania Jak zostało już to zauważone dzisiaj system HRsys.pl pozwala na zarządzanie wszystkimi procesami HR w organizacji. Dodatkową funkcjonalnością jest tzw. portal pracowniczy, który umożliwia pracownikom dostęp do wszystkich danych i procesów z jakich korzystają w swojej pracy. HRsys.pl można zatem traktować jako nakładkę na system kadrowo-płacowy, który do tej pory był wyłącznie wykorzystywany do wewnętrznej pracy działu personalnego. System HRsys.pl posiada budowę modułową każdy moduł odpowiada za realizację określonego procesu HR-owego - i w zależności od potrzeb Klienci mogę korzystać z wybranych modułów lub całego systemu. Do najczęściej wykorzystywanych modułów w organizacjach należą: 1. Rekrutacja i selekcja - moduł archiwizacji i preselekcji aplikacji kandydatów o pracę. Pozwala na efektywne zarządzanie całym procesem rekrutacji na różne stanowiska, począwszy od zaprojektowania formularza aplikacyjnego, aż do archiwizacji i filtrowania aplikacji w oparciu o precyzyjne kryteria wyszukiwania. 2. Badania 180/360 - moduł tworzenia i realizacji systemu ocen pracowników w organizacji. Badanie z wykorzystaniem tej metody jest spojrzeniem na pracę i kompetencje pracownika z perspektywy innych osób, zatrudnionych na różnych poziomach organizacji. 3. Szkolenia bezpośrednie - moduł dostępu do materiałów i informacji o szkoleniach. Każdy z pracowników posiada dostęp do swoich lub wszystkich zarchiwizowanych szkoleń i kursów, zrealizowanych w organizacji może je oceniać, pobierać materiały szkoleniowe, kontaktować się z trenerami. 4. Szkolenia on-line- moduł projektowania i administracji szkoleń e-learning. Kreator szkoleń e- learning, to intuicyjne narzędzie, pozwalające na łatwe i szybkie tworzenie szkoleń on-line dla pracowników organizacji, a także proste administrowanie ich wynikami. 5. Monitoring personalny - moduł oceny procesu rozwoju kompetencji pracowników. Stosując to rozwiązanie, menedżerowie mogą cyklicznie archiwizować wszystkie opinie i oceny na temat swoich pracowników, monitorując poziom realizacji zdefiniowanych celów biznesowych. 6. Badania satysfakcji klientów - moduł badania opinii obecnych i przyszłych Klientów. To zaawansowane narzędzie dostarcza informacji na temat oferowanych usług lub produktów, a także pozwala na weryfikację, obowiązujących w organizacji standardów obsługi Klienta. 7. Badania pracowników - moduł analizy satysfakcji i motywacji pracowników zatrudnionych w organizacji. Pozwala na stworzenie ankiety o dowolnej treści, która dostarczy informacji na temat preferencji pracowników w wybranym temacie. 8. Zarządzanie przez cele - moduł monitorowania celów strategicznych organizacji na różnych poziomach zarządzania. Przy wykorzystaniu różnych wskaźników platforma dostarcza aktualnych danych o poziomie ich realizacji.
9. Rozmowy rozwojowe - moduł wspomagający realizację projektów rozwojowych, opartych na metodzie coachingu. Cele indywidualne są określane poprzez cykl działań, które pomagają w osiągnięciu zdefiniowanego celu głównego. Kontent System jest w wersji podstawowej wdrażany w organizacjach bez żadnej zawartości. Innymi słowy Klient otrzymuje system pusty i cała jego zawartość opisy stanowisk pracy, modele kompetencyjne, arkusze oceny, testy kompetencyjne, itd. są wprowadzane do system przez Klienta. Oczywiście w przypadku pojawienia się takiej potrzeby po stronie Klienta system może zawierać wszystkie niezbędne materiały i opracowania merytoryczne, które powodują, że jest on gotowy do automatycznego wykorzystywania w organizacji. Jak już zostało to wcześniej zauważone wybór opcji jest zawsze po stronie Klienta i jednocześnie nie zawsze jest prosty, ale z pewnością jest on uzależniony od funkcjonujących w danym momencie rozwiązań HR w firmie. Grzegorz Filipowicz HRport