KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2010
Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax: (0-32) 209-07-15 Internet: http://www.kamsoft.pl 4250@kamsoft.pl
S P I S T R E Ś C I MODUŁ 15 Punkt pobrań 1. Wprowadzenie.......................................................................................................... 2 2. Przeglądanie............................................................................................................ 2 2.1. Rejestracja pobrań................................................................................................ 2 2.1.1. Wykonywanie skierowania..................................................................................... 4 2.2. Wyzwalanie HL7..................................................................................................5 2.3. Przeglądanie...................................................................................................... 5 2.4. Wyniki badań..................................................................................................... 6 3. Kasa.................................................................................................................... 6 4. Opcje................................................................................................................... 6 4.1. Opcje............................................................................................................. 6 4.2. Odświeżanie opcje................................................................................................ 7 iii
N O T A T K I iv
KS-SOMED MODUŁ15 Punktpobrań
MODUŁ 15 Punkt pobrań Moduł Punkt pobrań można zamówić, gdy użytkownik wykupił licencję systemu KS-SOMED w pakiecie B i przynajmniej jedno stanowisko medyczne. Do korzystania w pełni z modułu Punkt pobrań, konieczne jest zapewnienie komunikacji pomiędzy systemem KS-SOMED, a systemem obsługi laboratorium z wykorzystaniem protokołu HL7. Dla protokołu HL7 wymagane jest, aby podczas aktualizacji struktury bazy danych został ustawiony profil HL7. Protokół HL7 umożliwia komunikację pomiędzy aplikacjami medycznymi KAMSOFT, jak również wymianę danych z systemami innych producentów. Pozwala m.in. na przesyłanie zleceń pomiędzy zdalnymi jednostkami, wymianę informacji o pacjentach, lekarzach, jednostkach itd. 1. Wprowadzenie Moduł Punkt pobrań stanowi swego rodzaju bufor pomiędzy skierowaniami na badania wystawionych w systemie KS-SOMED, a podmiotem wykonującym (laboratorium) otrzymującym skierowania poprzez transmisję protokołem HL7. Funkcjonalność modułu umożliwia m.in: dodanie nowych oraz przeglądanie istniejących skierowań na badanie laboratoryjne w systemie, rejestrację pobranego materiału od pacjenta, przyjęcie opłaty za wykonane badania laboratoryjne oraz ich zafakturowanie, wysyłanie skierowań na badania laboratoryjne do podmiotu wykonującego (laboratorium) poprzez transmisję protokołem HL7, rejestrację wyników badań otrzymanych od podmiotu wykonującego (laboratorium) poprzez transmisję protokołem HL7. - listy niewykonanych skierowań na badania laboratoryjne, które zostały zarejestrowane: z poziomu modułu Gabinet zarówno w nowej wersji, jak i dotychczasowej wersji Wizyty, z poziomu modułu Zlecenia w oknie Wykonywanie zleceń, z poziomu modułu Terminarz w Karcie rezerwacji pacjenta, bezpośrednio w module Punkt pobrań. Podświetlenie danego skierowania spowoduje, że w dolnej tabeli zostanie wyświetlona lista badań, na które skierowanie zostało wystawione. W oknie Rejestracja pobrań wyświetlane są: skierowania wystawione na badania laboratoryjne (usługi) - które pełnią rolę usługi głównej w skierowaniach w kartach, których w zakładce Znaczniki-obsługa : w polu Typ usługi została ustawiona jedna z pozycji: skierowanie na badania laboratoryjne, lub skierowanie na badania laboratoryjne (HL7), w polu Typ wyniku została wybrana pozycja: wynik laboratoryjny. skierowania wystawione na badania laboratoryjne (usługi) o kierunku: wewnętrzne, zewnętrzne ( na zewnątrz ), z zewnątrz skierowania o kierunku z zewnątrz są rejestrowane jako przyjęcie. Włączenie opcji Pokaż wszystkie wykonane spowoduje, że na liście skierowań zostaną wyświetlone również skierowania, które zostały już wykonane. 2. Przeglądanie W menu głównym Przeglądanie znajdują się najważniejsze funkcje modułu Punktu pobrań. 2.1. Rejestracja pobrań Głównym zadaniem funkcji Rejestracja pobrań jest weryfikowanie wystawionych przez lekarza skierowań na badania laboratoryjne, ewentualne usunięcie badań, które np. z powodów finansowych nie będą pacjentowi wykonane, dodanie nowych skierowań na badania laboratoryjne, lub badań do już istniejących skierowań. Funkcja Rejestracja pobrań wyświetla okno o tym samym tytule, w którym w polu Pacjent, należy wybrać właściwego pacjenta. Spowoduje to wyświetlenie w górnej tabeli Rys. 1. Okno: Rejestracja pobrań. Tabela z listą skierowań zawiera kolumny z następującymi danymi: Data i godzina skierowania, Nazwisko i imię lekarza kierującego, Nazwa poradni kierującej, 2
MODUŁ 15 Punkt pobrań Kierunek skierowania, CITO, Cena dla pacjenta, Wartość skierowania ogólny koszt wszystkich badań wykonanych w ramach danego skierowania, Status skierowania w oknie widoczne są skierowania: Wykonane status wykonane posiadają skierowania o kierunku zewnętrzne ( na zewnątrz ), wystawione w modułach: Gabinet, Zlecenia, Terminarz oraz Punkt pobrań. Niewykonane status niewykonane posiadają skierowania o kierunkach wewnętrzne oraz z zewnątrz, wystawione w modułach Gabinet, Zlecenia, Terminarz oraz Punkt pobrań. Po prawej stronie tabeli znajdują się przyciski: Przycisk SF2 Dodaj umożliwia dodanie nowego skierowania na badania laboratoryjne o kierunkach: zewnętrzne ; wewnętrzne oraz z zewnątrz. Skierowania o kierunku z zewnątrz są rejestrowane jako przyjęcie. Skierowanie wystawia się w identyczny sposób jak np. w module Gabinet. W wyświetlonym oknie Skierowanie oprócz standardowo wypełnionych pól, do każdego dodanego badania w polu Typ wyniku należy wybrać pozycję: wynik laboratoryjny. Skierowanie może być wystawione: z płatnościami wówczas należy włączyć opcję Skierowanie z płatnościami. W tym przypadku następujące dane: sposób, wysokość opłaty za badania pobierane są z danej umowy komercyjnej, bezpłatne wówczas należy włączyć opcję Bezpłatne. Przed wykonaniem zlecenia, istnieje jednak możliwość ustalenia ceny poszczególnych badań skierowania więcej informacji w dalszej części instrukcji. Określenie skierowania z płatnościami lub jako bezpłatne, jest możliwe gdy w Opcjach wizyty (moduł Gabinet) w zakładce Inne, została włączona opcja Skierowanie z płatnościami. Rys. 2. Okno: Skierowanie. Przycisk SF3 Pokaż umożliwia przeglądanie zaznaczonego skierowania, Przycisk SF5 Wykonaj umożliwia wykonanie zaznaczonego skierownia, Przycisk SF8 Ukryj umożliwia usunięcie zaznaczonego skierowania. Skierowanie może zostać usunięte wraz ze wszystkimi badaniami, gdy w Opcjach wizyty (moduł Gabinet) w zakładce Inne została włączona opcja Usuwanie wyników badań, skierowań oraz zleceń. Przycisk SF9 Drukuj umożliwia wydrukowanie skierowania na badania laboratoryjne. Na wydruku skierowania o statusie wykonane pozycja Data i godzina pobrania materiału jest automatycznie uzupełniona, natomiast pozycje Rodzaj materiału, Pochodzenie materiału są wypełnione danymi, jeżeli dane te zostały wprowadzone przed zatwierdzeniem Karty wykonania usługi. Na wydruku skierowania o statusie niewykonane pozycje te pozostają puste. Tabela z badaniami zaznaczonego skierowania zawiera kolumny z następującymi danymi: Kolumna do wprowadzenia znacznika zaznaczenia, Typ wyniku, Nazwa badania jeżeli badanie zostało dodane do istniejącego już skierowania podczas w oknie Rejestracja pobrań, wówczas w kolumnie tej widoczna jest ikona, Wynik gdy wynik badania został wprowadzony do systemu, wówczas w kolumnie tej pojawi się ikonka. Cena dla pacjenta, Wartość badania, Symbol umowy w ramach, której badanie będzie rozliczane. 3
2. Przeglądanie Po prawej stronie tabeli znajdują się przyciski: Przycisk F2 Dodaj umożliwia dodanie badania do zaznaczonego skierowania. W oknie Dodaj badanie w polu Usługa, należy wybrać właściwe badanie i zatwierdzić przyciskiem OK. Pozostałe pola są automatycznie uzupełnione danymi pobranymi ze skierowania. W dolnej części okna Rejestracja pobrań znajduje się przycisk Opłaty. Użycie przycisku umożliwia z poziomu okna Rejestracja badań przyjęcie od pacjenta łącznej opłaty oraz wystawienie jednego dokumentu finansowego np. faktury VAT za wszystkie: badania, które zostały wykonane pacjentowi w dniu dzisiejszy. badania, które zostały zarejestrowane na dzień dzisiejszy oraz następny i nie zostały jeszcze wykonane. Rys. 3. Okno: Dodaj badanie. Aby do dodanego badania podpięła się umowa oraz opłata, należy użyć przycisku Przelicz. Spowoduje to wyświetlenie okna Przeliczanie opłat, w którym użytkownik może wybrać odpowiednią umowę (dwukrotne kliknięcie w rekord umowy), wówczas system automatycznie pobierze ceny badań z tej umowy. Dla badania można również ustawić rozliczenie prywatne, w tym celu należy posłużyć się przyciskiem. Zatwierdzenie umowy oraz cen badań przyciskiem OK spowoduje, że dane te zostaną automatycznie przekazane do odpowiednich pozycji badań na liście w oknie Rejestracja pobrań. Rys. 4. Okno: Przeliczanie opłat. Rys. 5. Okno: Pobieranie opłaty. 2.1.1. Wykonywanie skierowania Aby wykonać skierowanie należy zaznaczyć skierowanie oraz badania, które mają być wykonane w ramach tego skierowania. W tym celu w pierwszej kolumnie należy ustawić znaczniki zaznaczania. Ponadto należy uzupełnić widoczne pola: Pole Podmiot wykonujący należy wybrać jednostkę zewnętrzną, której zlecono wykonanie badań, Pole Miejsce dostarczenia pole domyślnie uzupełniane jest podmiotem głównym. W przypadku gdy przychodnia posiada kilka oddziałów, istnieje możliwość zmiany miejsca dostarczenia wyników badań. W tym celu należy posłużyć się ikoną, Pole Rodzaj materiału wskazanie materiału, który posłuży do wykonania zleconego badania np. krew, osocze. Materiał można wybrać z listy lub dodać nowy, zostanie on wówczas zapamiętany przez system, Pole Pochodzenie materiału np. krew, krew żylna, krew tętnicza. Pochodzenie materiału podobnie jak rodzaj można wybrać z listy lub dodać nowy. Przycisk F8 Ukryj umożliwia usunięcie pojedyńczego badania, które nie zostanie wykonane. Przycisk Przelicz umożliwia przeliczenia opłat badań zaznaczonego skierowania. Wykonanie skierowania jest równoznaczne z pobraniem materiału od pacjenta. 4
MODUŁ 15 Punkt pobrań Zatwierdzenie Karty wykonania usługi przyciskiem OK spowoduje, że w oknie Rejestracja pobrań status skierowania zmieni się na wykonane. Wykonane skierowanie jest gotowe do wysyłania do laboratorium przy użyciu funkcji Wyzwalanie HL7. Jeżeli w Opcjach modułu Punkt pobrań została włączona opcja Tryb w pełni automatyczny, wówczas po zatwierdzeniu Karty zlecenia automatycznie zostanie uruchomiony proces wysyłania skierowania (z badaniami) do laboratorium, poprzez transmisję protokołem HL7. 2.2. Wyzwalanie HL7 Rys. 6. Okno: Rejestracja pobrań. Następnie należy użyć przycisku SF5 Wykonaj. Spowoduje to wyświetlenie Karty wykonania usługi na główną usługę skierowania. Podczas rejestracji zlecenia w oknie Karta wykonania usługi czytnikiem można wczytać z etykiety samoprzylepnej otrzymanej z laboratorium kod kreskowy badania laboratoryjnego. Wczytany kod kreskowy automatycznie trafia do pola Kod badania laboratoryjnego, dostępnym w zakładce Informacje dodatkowe. Kod kreskowy można również wprowadzić ręcznie. Powyższa funkcjonalność jest dostępna, gdy Użytkownik wykupił licencję systemu w pakiecie B, oraz licencję na dodatkowa funkcję Kody kreskowe dla skierowań do laboratorium. W zakładce Laboratorium pola: Miejsce dostarczenia, Rodzaj materiału oraz Pochodzenie materiału, zostaną automatycznie uzupełnione danymi wprowadzonymi w oknie Rejestracja pobrań. Dane te można również wprowadzić ręcznie do tej zakładki. Funkcja Wyzwalanie HL7 umożliwia przeglądanie skierowań, które zostały wykonane w systemie KS-SOMED w danym okresie, ale jeszcze nie wysłane do podmiotu wykonującego (laboratorium). W oknie Wyzwalanie HL7 wyświetloną listę skierowań można ograniczyć do: Pola Wykonania z okresu od... do, Pole Gabinet wykonujący. Funkcja Wyzwalanie HL7 umożliwia przede wszystkim uruchomienie procesu wysyłania wykonanych skierowań do podmiotu wykonującego badania (laboratorium) poprzez transmisję protokołem HL7. W tym celu przy wybranych skierowaniach w pierwszej kolumnie, należy ustawić znacznik i użyć przycisku F5 Wyślij. Możliwe jest pominięcie skierowań z badaniami, nawet jeżeli pobrano już materiał od pacjenta. Nie można natomiast wysłać skierowania tylko z wybranymi badaniami. Jeżeli badania zostały powiązane z danym skierowaniem i mają właściwy tryb wyniku (tryb laboratoryjny), wówczas wszystkie badania są wysyłane ze skierowaniem. Zakładka Laboratorium w oknie Karta wykonania usługi dostępna jest, gdy w Opcjach modułu Zlecenia w zakładce Zakładki, została włączona opcja Widoczność zakładki Laboratorium. Rys. 8. Okno: Wyzwalanie HL7. 2.3. Przeglądanie Rys. 7. Okno: Karta wykonania usługi. Funkcja Przeglądanie umożliwia przeglądanie skierowań wystawionych na badania laboratoryjne. Wyświetloną listę skierowań można ograniczyć przez ustawienie parametrów: Pole Skierowania z okresu od... do, Pole Gabinet wyk., 5
3. Kasa Pole Status realizacji dostępne są następujące statusy: wszystkie, wstępny etap realizacji, błąd wysyłania, w realizacji, błąd realizacji, realizacja zakończona. W celu przejrzenia skierowania należy zaznaczyć dane skierowanie i użyć przycisku SF3 Pokaż. W sytuacji, gdy nie jest możliwe otrzymanie wyników badań od podmiotu wykonującego poprzez transmisję protokołem HL7 i wyniki otrzymano w formie papierowej, wówczas można ręcznie dodać wyniki badań. W tym celu należy zaznaczyć odpowiednie skierowanie przez dwukrotne kliknięcie skierowanie wówczas zostanie podświetlone na zielono, a w sekcji Wyniki badań zostaną wyświetlone tylko badania skojarzone z tym skierowaniem, następnie należy wybrać właściwe badanie i użyć przycisku F4 Popraw. Dodawanie wyników badań szczegółowo opisano w instrukcji do modułu Gabinet. Rys. 9. Okno: Przeglądanie. Natomiast otrzymane wyniki badań można przeglądać, gdy wyniki zostały wprowadzone do systemu o czym świadczy pojawienie się ikonki w kolumnie Wynik danego badania. Wówczas należy zaznaczyć dane badanie i użyć aktywnego wtedy przycisku F3 Wynik. Rys. 11. Okno: Rejestracja wyników badn laboratoryjnych. 3. Kasa Funkcja pozwala na dokumentowanie wpłat, przeglądanie dokumentów kasowych, rachunków i faktur VAT, list zaliczek oraz listy zaległości w płatnościach pacjenta, bez konieczności przechodzenia do modułu Kasa. Elementy zawarte w menu głównym Kasa zostały opisane w instrukcji do modułu Kasa. 4. Opcje 4.1. Opcje W oknie Opcje modułu Punkt pobrań na zakładce Ogólne znajdują się opcje: 2.4. Wyniki badań Rys. 10. Okno: Karta wyniku badania. Funkcja Wyniki badań umożliwia rejestrację wyników badań wykonanych przez podmiot wykonujący. Po wybraniu pacjenta zostaje wyświetlone okno Rejestracja wyników badań laboratoryjnych, w którym w sekcji Skierowania przechowywane są wszystkie skierowania wystawione pacjentowi, natomiast w sekcji Wyniki badań znajdują się badania skojarzone ze skierowaniami wraz z wynikami, otrzymanymi z laboratorium poprzez transmisję protokołem HL7. Opcja Tryb w pełni automatyczny - włączenie opcji spowoduje, że po wykonaniu zlecenia, automatycznie zostanie uruchomiony proces wysyłania skierowań do podmiotu wykonującego (laboratorium) poprzez transmisję protokołem HL7. Opcja Korzystaj z rozbudowanych uprawnień modułu lekarskiego podczas pracy ze zleceniami włączenie opcji spowoduje, że przed wejściem do modułu Punkt pobrań zostanie wyświetlone okno Wybierz poradnię oraz gabinet, w którym można dokonać zmiany lekarza oraz gabinetu logującego się do modułu. 6
MODUŁ 15 Punkt pobrań 4.2. Odświeżanie opcje Funkcja czyści podręczną pamięć dla opcji, co powoduje pobranie ich aktualnej wartości z bazy danych. Szczegółowy opis działania funkcji Odśwież opcje przedstawiono w instrukcji do modułu Administrator. Rys. 12. Okno: Opcje modułu Punkt pobrań. 7
N O T A T K I 8