Przedmiot zamówienia jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu państwa w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój i Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 2020. Sygnatura postępowania: BZP/113/DZK/2015 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 do SIWZ (Załącznik nr 1 do Umowy) Opis przedmiotu zamówienia na usługi hotelarsko gastronomiczno - konferencyjne dla pracowników BGK (uczestników szkoleń) na lata 2016/2017. 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa, polegająca na nabywaniu przez Wykonawcę i odsprzedaży Zamawiającemu usług hotelarsko gastronomiczno - konferencyjnych wraz z innymi usługami niezbędnymi do przeprowadzenia przez Zamawiającego szkoleń dla pracowników BGK. 2. Usługi hotelarsko gastronomiczno - konferencyjne będą realizowane każdorazowo w terminie wskazanym w zleceniu Zamawiającego, którego wzór określa załącznik nr 2 do IPU. 3. Zapewnienie wykonania usług hotelarsko gastronomiczno konferencyjnych obejmować będzie w szczególności: 3.1 zapewnienie obiektu co najmniej trzygwiazdkowego lub czterogwiazdkowego na terenie Polski, zgodnie z każdorazowym zleceniem Zamawiającego. W zależności od każdorazowego zlecenia Zamawiającego obiekt ten musi m.in: 3.1.1 spełniać wymogi zawarte w poniższej tabeli: liczba i pojemność sal szkoleniowych Dostępne w wyposażenie sali szkoleniowej liczba apartamentów dla uczestników szkolenia liczba pokoi 2-osobowych z łazienkami dla uczestników Dostępna liczba restauracji mieszczących się w Dostępne usługi dodatkowe/ DJ
Umożliwia prowadzanie szkoleń jednocześnie w następujący sposób do wyboru przez Zamawiającego: 1 sala dla co najmniej 400 osób oraz 1 sala dla co najmniej 200 osób, 3 sale dla co najmniej 70 osób lub 6 sal dla co najmniej 30 osób lub 9 sal dla co najmniej 25 osób - sprzęt do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny) - flipchart, mazaki - nagłośnienie - klimatyzacja szkolenia, z możliwością do pojedynczego i/ lub podwójnego wykorzystania 7 200-1 restauracja - 1 bar, - dodatkowe pomieszczenie na terenie obiektu, gdzie można zorganizować plenerowe spotkanie z kolacją - basen (min. 10 m x 4 m), sauna - spa - miejsce na wieczór taneczny/dyskot ekę wraz z parkietem mieszczące się w - DJ z niezbędnym sprzętem, oświetleniem, - karaoke - występ sceniczny (zespół, solista, kabaret itp.) z techniką, oświetleniem - scena - podest - mównica garderoba dla gwiazd - możliwość zorganizowania grilla/ogniska na terenie obiektu - kręgle (min. 2 tory) - ubezpieczenie 3.1.2 zapewnić salę/sale szkoleniowe z odpowiednim wyposażeniem: 1) stoły prezydialne; 2) możliwość ustawienia stołów dla uczestników w podkowę (uczestnicy szkolenia zasiadają tylko po jednej stronie stołu), układ kinowy, układ rozproszony (praca w podgrupach przy oddzielnych stołach, np. okrągłych); 3) dostęp do światła dziennego 4) możliwość zaciemnienia sali; 5) klimatyzacja; 6) rzutnik multimedialny, pilot do rzutnika, 7) ekran, 8) flipchart i mazaki; 9) system dźwiękowy konferencyjny (2 7 mikrofonów bezprzewodowych). 10) odtwarzacz CD/MP3 11) telewizor 12) odtwarzacz DVD/ VHS Strona 2 z 10
13) internet bezprzewodowy 14) mównica. 3.1.3 Zapewnić obsługę gastronomiczną dla uczestników szkoleń w szczególności: 1) W ramach organizowanego szkolenia serwisy herbaciano-kawowe, w tym: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, wybór soków, woda gazowana i niegazowana, owoce, ciasteczka, ciasto. 2) Możliwość zorganizowania przerwy ciągłej i/lub przerwy jednorazowej, wynikającej z przedstawionego harmonogramu dnia szkolenia. 3) Serwis herbaciano - kawowy musi być zorganizowany w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia, z dala od sanitariatów. 4) W ramach organizowanego szkolenia: wyżywienie wraz z pakietem napoi bezalkoholowych (kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, wybór soków), w formie szwedzkiego bufetu, tj. śniadanie, obiad, kolacja do wyboru przez Zamawiającego w zleceniu: w wersji zwykłej lub uroczystej (wersja dotyczy kolacji), w wyznaczonych miejscach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia. Wszyscy uczestnicy muszą mieć zapewnione miejsca siedzące przy stołach. 5) Kolacja uroczysta może mieć następujące formy, do wyboru przez Zamawiającego w zleceniu: a) zasiadana, serwowana przez kelnerów, b) zasiadana w formie szwedzkiego bufetu, c) piknik przy grillu/ognisku d) biesiada. 6) Kolacja uroczysta w formie bufetu zawiera: bufet zimny, bufet gorący, desery, owoce oraz pakiet napoi bezalkoholowych: kawa, herbata, wybór soków, woda gazowana i niegazowana. 7) Kolacja uroczysta serwowana przez kelnerów zawiera: przystawkę, zupę, danie główne, deser oraz pakiet napoi bezalkoholowych: kawa, herbata, wybór soków, woda gazowana i niegazowana, obsługę kelnerów. 8) Miejsce kolacji: a) kolacja zasiadana, serwowana przez kelnerów powinna być podawana w restauracji mieszczącej się w, z możliwością zorganizowania w niej ewentualnej dyskoteki; b) kolacja zasiadana w formie szwedzkiego bufetu powinna być podawana w restauracji mieszczącej się w, z możliwością zorganizowania w niej ewentualnej dyskoteki; c) kolacja w formie pikniku (grill/ognisko) powinna odbywać się w specjalnie przeznaczonym do tego miejscu znajdującym się na terenie obiektu, d) kolacja w formie biesiady powinna odbywać się w pomieszczeniu specjalnie do tego przeznaczonym (np. karczma), mieszczącym się na terenie obiektu, z możliwością zorganizowania w nim ewentualnej dyskoteki. 9) Wszystkie miejsca przeznaczone do spożywania posiłków znajdują się z dala od sanitariatów. 10) Restauracje znajdujące się w są kompleksowo wyposażone w stoły, krzesła, zastawę stołową, obrusy, sprzęt nagłaśniający, dekorację wnętrza i stołów, ewentualnie dodatkowe oświetlenie. 11) Godziny serwowania posiłków określone są w ramowym programie szkolenia, przekazanym na min. 3 dni przed każdym szkoleniem. 12) Liczba osób korzystających z posiłków będzie różna w przypadku poszczególnych szkoleń. O faktycznej liczbie uczestników szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę w terminie do 3 dni przed terminem każdego szkolenia. Strona 3 z 10
13) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż 3 dni przed każdym szkoleniem. 3.1.4 zapewnić zakwaterowanie dla uczestników szkoleń w miejscu organizacji szkoleń w pokojach jednoosobowych i/lub pokojach dwuosobowych, w których mieszczą się dwa pojedyncze łóżka. Wszystkie pokoje są z łazienkami. Przewidujemy również możliwość rezerwacji apartamentów dla min 7 osób. O faktycznej liczbie jednoosobowych apartamentów i/lub pokoi (jedno i dwuosobowych), które zostaną wykorzystane, Zamawiający poinformuje Wykonawcę na co najmniej 3 dni przed terminem każdego ze szkoleń. 3.1.5 w razie potrzeb Zamawiającego zapewnić możliwość wynajęcia w DJ a, który poprowadzi imprezę taneczną, zapewniając jednocześnie sprzęt niezbędny DJ owi, oświetlenie, parkiet taneczny (jeśli wymagają tego warunki w sali). 3.1.6 zapewnić usługi dodatkowe zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, w szczególności: 1) basen i sauna mieszczące w się na terenie obiektu z których, w ramach kupowanej usługi, korzystanie jest bezpłatne (minimum w wymiarze 1 godziny w ramach rozpoczętej doby hotelowej); 2) miejsce, w którym można zorganizować wieczór taneczny/dyskotekę z parkietem o wielkości dostosowanej do liczby osób przewidzianych na wieczorze tanecznym/dyskotece, którego minimalne wymiary to: szerokość 8 m, długość 3 m, powierzchnia 24 m 2 ; 3) możliwość zorganizowania grilla/ogniska na terenie obiektu; 4) możliwość zorganizowania karaoke w wymiarze do 3 godzin w miejscu (sali) znajdującym się na terenie obiektu; 5) możliwość gry w kręgle (min. 2 tory) mieszczące się na terenie obiektu; 6) występ sceniczny (zespół, solista, kabaret itp.) wraz z techniką, oświetleniem, sceną, podestem, mównicą, garderobą dla gwiazd; 7) ubezpieczenie. 3.1.7 dysponować potencjałem zapewniającym odpowiedni standard zamawianych usług, w tym co najmniej: 1) bezpieczeństwo, w tym obiekt musi być strzeżony (ochrona całodobowa) 2) obiekt czynny całą dobę; 3) co najmniej 100 miejsc parkingowych dla samochodów osobowych oraz 3 miejsca parkingowe dla autokarów dla uczestników szkolenia/ wykładowców (miejsca parkingowe są wliczone w cenę organizacji usługi hotelarsko-gastronomicznokonferencyjnej); 4) zapewnienie do momentu zakwaterowania oraz od godziny wykwaterowania zamkniętego pomieszczenia na terenie obiektu na przechowanie bagaży; 5) bezprzewodowy Internet w całym - bezpłatnie do dyspozycji gości; 6) wysoka jakość kuchni i serwowanych posiłków, w tym również dla wegetarian. 3.2 zapewnienie obiektów mieszczących się w granicach administracyjnych miasta Warszawy, w dzielnicy Śródmieście, max 5 km od siedziby Zamawiającego - liczonej poprzez dojazd drogami publicznymi, które spełniają standard hotelu co najmniej trzygwiazdkowego lub czterogwiazdkowego, zgodnie z każdorazowym zleceniem Zamawiającego. W zależności od każdorazowego zlecenia Zamawiającego obiekt ten musi: 3.2.1. spełniać wymogi zawarte w poniższej tabeli: liczba i Dostępne w Dostępna Dostępne w Strona 4 z 10
pojemność sal szkoleniowych Umożliwia prowadzanie szkoleń jednocześnie w następujący sposób do wyboru przez Zamawiającego: 1 sala dla co najmniej 150 osób oraz 3 sale dla co najmniej 50 osób lub 5 sal dla co najmniej 30 osób lub 8 sal dla co najmniej 25 osób wyposażenie sali szkoleniowej - sprzęt do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny ) - flipchart, mazaki - nagłośnienie - klimatyzacja liczba pokoi 2-osobowych z łazienkami dla uczestników szkolenia, z możliwością do pojedynczego i/ lub podwójnego wykorzystania 100 liczba restauracji mieszczących się w - 1 restauracja - 1 bar usługi dodatkowe/dj - miejsce na wieczór taneczny/dysk otekę wraz z parkietem mieszczące się w - DJ z niezbędnym sprzętem, oświetleniem 3.2.2. zapewnić salę/sale szkoleniowe z odpowiednim wyposażeniem: 1) stoły prezydialne; 2) możliwość ustawienia stołów dla uczestników w podkowę (uczestnicy szkolenia zasiadają tylko po jednej stronie stołu), układ kinowy, układ rozproszony (praca w podgrupach przy oddzielnych stołach np. okrągłych); 3) możliwość zaciemnienia sali; 4) klimatyzacja; 5) rzutnik multimedialny, pilot do rzutnika; 6) ekran; 7) flipchart i mazaki; 8) system dźwiękowy konferencyjny (2-7 mikrofonów bezprzewodowych); 9) odtwarzacz CD/MP3; 10) telewizor; 11) odtwarzacz DVD/ VHS; 12) internet bezprzewodowy. 3.2.3. zapewnić obsługę gastronomiczną dla uczestników szkoleń: 1) W ramach organizowanego szkolenia serwisy herbaciano-kawowe, w tym: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, wybór soków, ciasteczka, ciasto. 2) Możliwość zorganizowania przerwy ciągłej i/lub przerwy jednorazowej wynikającej z przedstawionego harmonogramu dnia szkolenia. 3) Serwis herbaciano-kawowy musi być zorganizowany w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia, z dala od sanitariatów. 4) W ramach organizowanego szkolenia: wyżywienie wraz z pakietem napoi bezalkoholowych (kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, wybór soków) w formie szwedzkiego bufetu, tj. śniadanie, obiad, kolacja do wyboru przez Zamawiającego w zleceniu: zwykła lub uroczysta, w wyznaczonych miejscach Strona 5 z 10
zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia. W trakcie posiłków wszyscy uczestnicy muszą mieć zapewnione miejsca siedzące przy stołach. 5) Kolacja uroczysta może mieć następujące formy, do wyboru przez Zamawiającego w zleceniu: a) zasiadana, serwowana przez kelnerów, b) zasiadana w formie szwedzkiego bufetu. 6) Kolacja uroczysta w formie bufetu zawiera: bufet zimny, bufet gorący, desery, owoce oraz pakiet napoi bezalkoholowych: kawa, herbata, wybór soków, woda gazowana i niegazowana. 7) Kolacja uroczysta w formie serwowanej zawiera: przystawkę, zupę, danie główne, deser oraz pakiet napoi bezalkoholowych: kawa, herbata, wybór soków, woda gazowana i niegazowana, obsługę kelnerów. 8) Miejsce kolacji: a) kolacja zasiadana, serwowana przez kelnerów powinna być podawana w restauracji mieszczącej się w, z możliwością zorganizowania ewentualnej dyskoteki; b) kolacja zasiadana w formie szwedzkiego bufetu powinna być podawana w restauracji mieszczącej się w, z możliwością zorganizowania ewentualnej dyskoteki, 9) Restauracje znajdujące się w są kompleksowo wyposażone w stoły, krzesła, zastawę stołową, obrusy, sprzęt nagłaśniający, dekorację wnętrza i stołów, ewentualnie dodatkowe oświetlenie. 10) Wszystkie miejsca, przeznaczone do spożywania posiłków znajdują się z dala od sanitariatów. 11) Godziny serwowania posiłków określone są w ramowym programie szkolenia, przekazanym na min. 3 dni przed każdym szkoleniem. 12) Liczba osób korzystających z posiłków będzie różna w przypadku poszczególnych szkoleń. O faktycznej liczbie uczestników szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę w terminie do 3 dni przed terminem każdego szkolenia. 13) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż 3 dni przed każdym szkoleniem. 3.2.4. zapewnić zakwaterowanie dla uczestników szkoleń w miejscu organizacji szkoleń w pokojach jednoosobowych i/lub pokojach dwuosobowych, z możliwością pojedynczego i/lub podwójnego wykorzystania, w których mieszczą się dwa pojedyncze łóżka. Wszystkie pokoje są z łazienkami. O faktycznej liczbie pokoi (jedno i dwuosobowych), które zostaną wykorzystane, Zamawiający poinformuje Wykonawcę w terminie 3 dni przed terminem każdego ze szkoleń. 3.2.5. zapewnić możliwość wynajęcia w DJ a, który poprowadzi imprezę taneczną, zapewniając jednocześnie sprzęt niezbędny DJ owi, oświetlenie, parkiet taneczny (jeśli wymagają tego warunki w sali). 3.2.6. zapewnić usługi dodatkowe zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, w szczególności: W musi być dostępne miejsce, w którym można zorganizować wieczór taneczny/dyskotekę z parkietem o wielkości dostosowanej do liczby osób przewidzianych na wieczorze/dyskotece, którego minimalne wymiary to szerokość 8 m, długość 3 m, powierzchnia 24 m 2 ; 3.2.7. dysponować potencjałem zapewniającym odpowiedni standard zamawianych usług, w tym co najmniej: 1) bezpieczeństwo, w tym obiekt musi być strzeżony (ochrona całodobowa); 2) obiekt czynny całą dobę; 3) co najmniej 50 miejsc parkingowych dla uczestników szkolenia/wykładowców (miejsca parkingowe są wliczone w cenę organizacji usługi hotelarskogastronomiczno-konferencyjnej); Strona 6 z 10
4) zapewnienie do momentu zakwaterowania oraz od godziny wykwaterowania zamkniętego pomieszczenia na terenie obiektu na przechowanie bagaży; 5) bezprzewodowy Internet w całym - bezpłatnie do dyspozycji gości; 6) wysoka jakość kuchni i serwowanych posiłków, w tym również dla wegetarian. 3.3 zapewnienie obiektów mieszczących się w granicach administracyjnych miasta Warszawy, w dzielnicy Śródmieście, max 5 km od siedziby Zamawiającego - liczonej poprzez dojazd drogami publicznymi. W zależności od każdorazowego zlecenia Zamawiającego obiekt musi: 3.3.1 spełniać wymogi zawarte w poniższej tabeli: liczba i pojemność sal szkoleniowych Umożliwia prowadzenie szkoleń jednocześnie w następujący sposób do wyboru przez Zamawiającego: 1 sala dla co najmniej 60 osób 3 sale dla co najmniej 30 osób lub 8 sal dla co najmniej 15 osób 2 sale komputerowe dla co najmniej 12 osób Dostępne w wyposażenie sali szkoleniowej - sprzęt do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny) - flipchart, mazaki - nagłośnienie - klimatyzacja liczba miejsc umożliwiająca spożycie obiadu 1 3.3.2 zapewnić salę/sale szkoleniowe z odpowiednim wyposażeniem: 1) stoły prezydialne; 2) możliwość ustawienia stołów dla uczestników w podkowę (uczestnicy szkolenia zasiadają tylko po jednej stronie stołu), układ kinowy, układ rozproszony( praca w podgrupach przy oddzielnych stołach), (praca w podgrupach przy oddzielnych stołach, np. okrągłych); 3) dostęp do światła dziennego, 4) możliwość zaciemnienia sali, 5) klimatyzacja, 6) rzutnik multimedialny, pilot do rzutnika, 7) ekran, 8) flipchart i mazaki, 9) system dźwiękowy konferencyjny (3 mikrofony bezprzewodowe), 10) sprzęt audio-video, 11) w sali komputerowej sprzęt komputerowy - min 12 stanowisk, 12) internet bezprzewodowy. 3.3.3 zapewnić obsługę gastronomiczną dla uczestników szkoleń: 1) W ramach organizowanego szkolenia serwisy herbaciano-kawowe, w tym: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, ciasteczka. 2) Serwis herbaciano-kawowy musi być zorganizowany w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia, z dala od sanitariatów. 3) W ramach organizowanego szkolenia: wyżywienie; obiad zasiadany w formie szwedzkiego bufetu lub serwowany. Posiłek podawany jest w wyznaczonych miejscach zarezerwowanych dla uczestników szkolenia, z dala od sanitariatów. Strona 7 z 10
W trakcie posiłków wszyscy uczestnicy muszą mieć zapewnione miejsca siedzące przy stołach. 4) Godziny serwowania posiłków określone są w ramowym programie szkolenia, przekazanym nie później niż na 3 dni przed każdym szkoleniem. 5) Liczba osób korzystających z posiłków będzie różna w przypadku poszczególnych szkoleń. O faktycznej liczbie uczestników szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 3 dni przed terminem każdego szkolenia. 3.3.4 zapewnić usługi dodatkowe zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, w szczególności: 1) laptop, 2) wskaźnik do prezentacji, 3) pilot do zdalnego przerzucania slajdów w czasie prezentacji. 3.3.5 dysponować potencjałem zapewniającym odpowiedni standard zamawianych usług, w tym co najmniej: 1) spełniać podstawowe zasady bezpieczeństwa; 2) posiadać windę; 3) posiadać strzeżoną szatnię dla uczestników szkolenia. 3.4 zapewnienie obiektów na terenie Polski. W zależności od każdorazowego zlecenia Zamawiającego obiekt musi: 3.4.1 spełniać wymogi zawarte w poniższej tabeli: liczba i pojemność sal szkoleniowych Umożliwia prowadzenie szkoleń jednocześnie w następujący sposób do wyboru przez Zamawiającego: 1 sala dla co najmniej 60 osób 3 sale dla co najmniej 30 osób lub 8 sal dla co najmniej 15 osób 2 sale komputerowe dla co najmniej 12 osób Dostępne w wyposażenie sali szkoleniowej - sprzęt do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny) - flipchart, mazaki - nagłośnienie - klimatyzacja liczba miejsc umożliwiająca spożycie obiadu 1 3.4.2 zapewnić salę/sale szkoleniowe z odpowiednim wyposażeniem: 1) stoły prezydialne; 2) możliwość ustawienia stołów dla uczestników w podkowę (uczestnicy szkolenia zasiadają tylko po jednej stronie stołu), układ kinowy, układ rozproszony( praca w podgrupach przy oddzielnych stołach), (praca w podgrupach przy oddzielnych stołach, np. okrągłych); 3) dostęp do światła dziennego, 4) możliwość zaciemnienia sali, 5) klimatyzacja, 6) rzutnik multimedialny, pilot do rzutnika, 7) ekran, 8) flipchart i mazaki, 9) system dźwiękowy konferencyjny (3 mikrofony bezprzewodowe), 10) sprzęt audio-video, 11) w sali komputerowej sprzęt komputerowy - min 12 stanowisk, 12) internet bezprzewodowy. Strona 8 z 10
3.4.3 zapewnić obsługę gastronomiczną dla uczestników szkoleń: 1) W ramach organizowanego szkolenia serwisy herbaciano-kawowe, w tym: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, ciasteczka. 2) Serwis herbaciano-kawowy musi być zorganizowany w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia, z dala od sanitariatów. 3) W ramach organizowanego szkolenia: wyżywienie; obiad zasiadany w formie szwedzkiego bufetu lub serwowany. Posiłek podawany jest w wyznaczonych miejscach zarezerwowanych dla uczestników szkolenia, z dala od sanitariatów. W trakcie posiłków wszyscy uczestnicy muszą mieć zapewnione miejsca siedzące przy stołach. 4) Godziny serwowania posiłków określone są w ramowym programie szkolenia, przekazanym nie później niż na 3 dni przed każdym szkoleniem. 5) Liczba osób korzystających z posiłków będzie różna w przypadku poszczególnych szkoleń. O faktycznej liczbie uczestników szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 3 dni przed terminem każdego szkolenia. 3.4.4 zapewnić usługi dodatkowe zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, w szczególności: 1) laptop, 2) wskaźnik do prezentacji, 3) pilot do zdalnego przerzucania slajdów w czasie prezentacji. 3.4.5 dysponować potencjałem zapewniającym odpowiedni standard zamawianych usług, w tym co najmniej: 1) spełniać podstawowe zasady bezpieczeństwa; 2) posiadać windę; 3) posiadać strzeżoną szatnię dla uczestników szkolenia. 4. W ramach zapewnienia wykonania usług hotelarsko gastronomiczno - konferencyjnych Wykonawca zobowiązany jest: 4.1 każdorazowo przedstawić Zamawiającemu propozycje ofertowe wraz z kosztorysem co najmniej 3 usługodawców działających na rynku usług hotelarskich/gastronomicznych/ konferencyjnych, gwarantujących realizację usługi na poziomie wymaganym przez Zamawiającego. W propozycjach tych Wykonawca poda ceny brutto poszczególnych elementów niezbędnych do wykonania usługi oraz wskaże wszystkie znane mu istotne warunki świadczenia usług. Wybór oferty uzgodniony będzie przez strony w złożonym zleceniu. Wszelkie zmiany dotyczące złożonego zlecenia będą dokonywane drogą mailową bez ponownego wypełniania zlecenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania potwierdzenia przez Wykonawcę dokonania wstępnej rezerwacji usługi, przed złożeniem zlecenia. 4.2 zapewnić prawidłowe wykonanie usługi zgodnie ze wszystkimi wymaganiami Zamawiającego, przekazanymi szczególnie w treści OPZ, specyfikacji i zleceniu; 4.3 zapewnić opiekuna posiadającego wystarczające doświadczenie, kompetencje oraz dysponującego wystarczającą ilością czasu dla należytej realizacji zleceń Zamawiającego. Opiekun będzie odpowiadał za sprawy organizacyjne, kontakty z Zamawiającym oraz każdorazowo zapewni w całkowitą opiekę uczestnikom szkolenia, w szczególności: 1) obecność w podczas całego okresu trwania rezerwacji, w tym na min. godzinę przed rozpoczęciem rezerwacji; 2) dopilnowanie oznakowania sal szkoleniowych logo przekazanym przez Zamawiającego; Strona 9 z 10
3) sprawowanie kontroli nad otwarciem/ zamknięciem oraz wyposażeniem sal szkoleniowych przed rozpoczęciem szkolenia i w trakcie jego trwania (rzutnik, flipchart, mazaki, rozstawienie stołów, nagłośnienie itp.) 4) pilnowanie godzin serwowania, jakości oraz zgodności z zaakceptowanym przez Zamawiającego menu posiłków; 5) zgłaszanie potrzeby uzupełnienia dziennej i/lub jednorazowej przerwy kawowej; 6) nadzór nad przebiegiem zakwaterowania, w tym interwencje w przypadku niezgodności z listą hotelową przesłaną przez Zamawiającego; 7) nadzór nad jakością i terminowością świadczenia pozostałych usług zamówionych przez Zamawiającego. 4.4 zapewnić usługę transportową w zależności od potrzeb Zamawiającego. Środki transportu np. autokary, busy zapewnione przez Wykonawcę powinny: 1) spełniać wymogi techniczne i bezpieczeństwa przewozu, zgodne z obowiązującymi przepisami 2) posiadać odpowiednie badania techniczne, 3) być w należytym stanie czystości. Kierowca jest zobowiązany do posiadania wszystkich ważnych i aktualnych dokumentów pojazdu oraz dokumentu uprawniającego go do kierowania pojazdem w odpowiedniej kategorii. Kierowca powinien być w stanie psychofizycznym pozwalającym mu na bezpiecznie kierowanie pojazdem. W przypadku awarii autokarów, uniemożliwiającej wykonanie zleconego przewozu, Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie, tzn. w czasie zapewniającym terminową realizacje zleconej usługi transportowej, podstawić pojazd zastępczy o co najmniej tym samym standardzie. Wszelkie koszty z tym związane pokrywa Wykonawca. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo wystąpienia w trakcie realizacji umowy z wnioskiem o zmianę opiekuna, którego kwalifikacje okażą się zbyt niskie lub nie będą spełniać oczekiwań uczestników szkoleń i/lub merytorycznych wymagań Zamawiającego. 7. Zamawiający ma prawo określenia każdorazowo w zleceniu wymagań mniejszych niż wskazane w niniejszym Opisie przedmiotu zamówienia, np. obiekt z mniejszą liczbą pokoi lub sal szkoleniowych. Strona 10 z 10