Materiały szkoleniowe dotyczące modyfikacji w oprogramowaniu Wydziału Gospodarczego II instancji Sądu Okręgowego pod kątem integracji z systemem Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO)
Spis treści I. Wstęp... 3 Opis systemu EPO... 3 Założenia... 3 II. Aplikacja wydziałowa... 4 Obsługa korespondencji przygotowanej... 4 Automatyczne wyznaczanie atrybutu EPO na podstawie kodu pocztowego adresata... 4 Ręczne wyłączenie trybu EPO dla wybranej przesyłki... 5 Aktualizacja atrybutu EPO przy zmianie adresu w piśmie... 5 Wydruk koperty dla pisma doręczanego w trybie EPO... 6 Wydruk zwrotek dla pism... 7 Wyszukanie korespondencji przygotowanej według atrybutu EPO... 7 Obsługa korespondencji wysłanej... 8 Wyszukanie korespondencji wysłanej według atrybutu EPO... 8 Sprawdzenie historii pisma doręczanego w trybie EPO... 8 Wydruk historii obiegu doręczanego pisma... 9 Wydruk historii dla kilku wybranych pism... 9 Wydruk elektronicznej zwrotki zawierającej potwierdzenie odbioru... 10 Wydruk elektronicznej zwrotki zawierającej potwierdzenie dla wybranej grupy pism... 10
I. Wstęp Opis systemu EPO Celem wdrożenia systemu Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO) jest usprawnienie wykonywania w sądach powszechnych procesów towarzyszących rozpoznawaniu spraw poprzez poprawę szybkości i jakości realizacji doręczania dokumentów sądowych za potwierdzeniem odbioru z zachowaniem gwarancji prawnych dla stron postępowania. Osiągnięcie celu projektu oznacza osiągniecie następujących korzyści: Skrócenie czasu rozpoznawania spraw sądowych przez ograniczenie liczby czynności, które nie mogą zostać przeprowadzone ze względu na brak informacji o doręczeniu (np. tzw. spadanie spraw z wokandy), Skrócenie czasu rozpoznawania spraw sądowych przez skrócenie cyklu obiegu korespondencji, Ograniczenie liczba reklamacji związanych z zaginięciem ZPO, nieczytelnym wypełnieniem itp., co powoli zredukować do minimum konieczność powtórnego wysyłania korespondencji, Zmniejszenie objętości akt spraw. Digitalizacja zwrotnych potwierdzeń odbioru pozwoli na ograniczenie objętości akt spraw sądowych, a co za tym idzie zmniejszy koszty związane z przechowywaniem akt, Ograniczenie kosztów osobowych związanych z obsługą korespondencji w sądach możliwość wprowadzenia zmiany zasad podkładania zwrotek, brak konieczności wypełniania i aplikowania ZPO na przesyłki, Ograniczenie kosztów materiałowych związanych ze sporządzaniem ZPO (koszty kartoników, koszty druku), Możliwość automatyzacji znacznej liczby procesów w postępowaniach sądowych, Odciążenie i usprawnienie funkcjonowania biur podawczych Podniesienie jakości procesów związanych z obsługą korespondencji Możliwość racjonalizacji kosztów doręczenia korespondencji Budowa bazy adresów do doręczeń Założenia Obecnie podstawową formą komunikacji sądu z uczestnikiem postępowania jest list za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Mimo trwających prac na utworzeniem elektronicznego kanału komunikacji sąd obywatel należy założyć, iż znaczna korespondencji pozostanie w tradycyjnej formie. Z korespondencją sądową nierozerwalnie związane jest tzw. potwierdzenie odbioru. Potwierdzenie odbioru ma postać kartonika aplikowanego do koperty. W momencie doręczenia przesyłki na potwierdzeniu doręczenia odbiorca składa własnoręczny podpis. List zostaje wydany odbiorcy a dołączona do niego zwrotka jest przekazywana przez operatora nadawcy. Powracające zwrotne potwierdzenie odbioru jest przesyłką nieewidencjonowaną. Oznacza to, iż operator nie odnotowuje jej marszruty w poszczególnych ośrodkach dystrybucji. Zwrotka jest również bardzo niewygodna przy dla nadawcy gdyż również jej dystrybucja w ramach sądów nie podlega ewidencji. Informacja zawarta na zwrotce ma bardzo istotne znaczenie dla toczących się przed sądem postępować gdyż wiele czynności
jest uzależnionych od skutecznego powiadomienia uczestnika postępowania o istotnych dla procesu sądowego czynnościach lub dokumentach. Podstawowym założeniem systemu EPO jest zastąpienie tradycyjnego papierowego formularza zwrotnego potwierdzenia odbioru formularzem elektronicznym. Pełna digitalizacja potwierdzenia umożliwia wprowadzenie do systemów informatycznych funkcjonalności automatyzacji wybranych procesów. II. Aplikacja wydziałowa Obsługa korespondencji przygotowanej Automatyczne wyznaczanie atrybutu EPO na podstawie kodu pocztowego adresata Podczas tworzenia korespondencji system wyznacza atrybut EPO dla pisma w sposób automatyczny na podstawie kodu pocztowego adresata. Informatycy konfigurują pulę kodów pocztowych, dla których operator pocztowy obsługuję doręczenia w trybie EPO. Użytkownik programu wydziałowego nie musi wiedzieć jakie to są adresy. System sam dba o prawidłowe oznaczanie przygotowywanych przesyłek. Rys. 1 Widoczny atrybut EPO, a także nieaktywny przycisk zwrotki System sprawdza i wyznacza atrybut EPO niezależnie od tego czy pismo tworzone jest automatycznie za pomocą generatora z widoku wokandy, czy też tworzymy pojedyncze pismo wywołując przycisk Dodaj w oknie sprawy. Program nie pozwala także włączyć atrybutu EPO przez pomyłkę. Jeżeli adres docelowy ma kod pocztowy spoza obszaru EPO to nie będzie możliwości zaznaczenia tego atrybutu ręcznie.
Rys. 2 Gdy kod pocztowy jest spoza puli EPO to przełącznik jest nieaktywny Ręczne wyłączenie trybu EPO dla wybranej przesyłki Rys. 3 Atrybut EPO wyłączony, przycisk zwrotki aktywny Aktualizacja atrybutu EPO przy zmianie adresu w piśmie System uaktualnia atrybut EPO kiedy wprowadzamy zmiany w adresie. Jeżeli zmienimy kod pocztowy na taki, który nie jest ujęty obszarem, na którym działa usługa EPO, program wyłączy atrybut EPO oraz uaktywni przycisk wydruku zwrotki. Natomiast gdy utworzymy pismo, które pierwotnie nie jest przeznaczone do wysłania w trybie EPO, a następnie zmienimy adres na taki, w którym kod pocztowy należy do obszaru EPO, to program automatycznie przełączy pismo w tryb EPO przycisk zwrotki będzie nieaktywny.
Wydruk koperty dla pisma doręczanego w trybie EPO Program drukuje specjalne oznaczenie na kopertach doręczanych w trybie EPO. Dzięki temu operator pocztowy może rozdzielić korespondencję i przygotować się do doręczeń EPO skanując numery nadawcze z kopert. Nadruk oznaczenia następuje w sposób automatyczny niezależnie od tego czy drukujemy jedną kopertę, czy koperty dla wielu pism. Podczas wydruku zbiorczego dla pomieszanych pism, czyli część doręczana tradycyjnie, a część w trybie EPO system prawidłowo wydrukuje oznaczenia w zależność od typu pisma. Rys. 4 Koperta dla pisma doręczanego w trybie EPO zawiera oznaczenie POLECONA-E Rys. 5 Koperta dla pisma doręczanego tradycyjnie
Wydruk zwrotek dla pism Dla pism doręczanych w trybie EPO nie drukujemy zwrotek (to podstawowe założenie systemu!). Jednak przygotowując korespondencję część pism będzie wciąż doręczana tradycyjnie. Ręczne pilnowanie, dla których pism należy wydrukować zwrotki byłoby żmudne oraz podatne na błędy użytkownika. Żeby uniknąć błędów w obsłudze korespondencji system automatycznie pomija wydruk zwrotek dla pism doręczanych w trybie EPO. Można zatem zaznaczyć wszystkie pisma na liście korespondencji przygotowanej i zlecić hurtowy wydruk pism, kopert oraz zwrotek. Rys. 6 System automatycznie pomija wydruk zwrotek dla pism doręczanych w trybie EPO Wyszukanie korespondencji przygotowanej według atrybutu EPO Gdyby zaszła potrzeba wyświetlenia wyłącznie pism doręczanych w trybie EPO można to osiągnąć szybko korzystając z przełącznika EPO dostępnego w górnej części okna Przygotowanej Korespondencji. Po zaznaczeniu przełącznika należy nacisnąć przycisk filtra. Jeżeli przełącznik jest nieaktywny to system prezentuje całą korespondencję przygotowaną, zarówno doręczaną w trybie EPO jak i tą doręczaną w sposób tradycyjny. Rys. 7 Odfiltrowanie korespondencji przygotowanej według atrybutu EPO
Obsługa korespondencji wysłanej Wyszukanie korespondencji wysłanej według atrybutu EPO Użytkownik ma możliwość wyszukiwania przesyłek doręczanych w trybie EPO na liście korespondencji wysłanej. Funkcję tę można wykorzystać w połączeniu z filtrem wg sygnatury sprawy do łatwej selekcji pism do operacji wykonywanych na grupie pism na przykład wydruk zbiorczego potwierdzenia doręczenia, celem wszycia do akt sprawy. Aby na liście korespondencji wychodzącej wyświetlane były tylko pisma doręczane w trybie EPO należy zaznaczyć przełącznik pokazany na rysunku 8, a następnie nacisnąć przycisk filtra. Rys. 8 Widok korespondencji wysłanej zawierający wyłącznie przesyłki doręczane w trybie EPO Sprawdzenie historii pisma doręczanego w trybie EPO Program okresowo sprawdza w systemie EPO co się dzieje z pismami doręczanymi w trybie EPO. Każdy etap w cyklu życia pisma jest odzwierciedlony odpowiednim statusem. Jest to nowa jakość, gdyż mamy wgląd w pełny obieg korespondencji od jej nadania aż po doręczenie. Przed wprowadzeniem systemu EPO mieliśmy jedynie szczątkowe informacje o końcowym statusie pisma. W przypadku zaginięcia papierowej zwrotki nie było żadnej informacji o tym czy pismo zostało doręczone, czy też zaginęło gdzieś w procesie doręczenia. Z systemu EPO program aktualizuje informacje okresowo możemy więc śledzić postępy w procesie doręczenia na bieżąco. Jeżeli na przykład widzimy, że przesyłka jest awizowana możemy spodziewać się wydłużenia procesu doręczenia.
Rys. 9 Widok historii zmian statusów doręczenia pisma EPO Wydruk historii obiegu doręczanego pisma Jeżeli zajdzie taka potrzeba to program umożliwia wydrukowanie informacji prezentowanych w oknie Historia pisma. Rys. 10 Wydruk historii statusów pisma Wydruk historii dla kilku wybranych pism System umożliwia na wydruk historii w postaci zestawienia zbiorczego dla wybranej grupy pism. Na liście korespondencji wychodzącej zaznaczamy interesujące nas pisma, po czym naciskamy przycisk wydruku Historii lub uruchamiamy akcję z menu Operacje -> Historia pism. Rys. 11 Wybór pism do zbiorczego wydruku historii Rys. 12 Wydruk historii dla wybranej grupy pism
Wydruk elektronicznej zwrotki zawierającej potwierdzenie odbioru Program okresowo sprawdza co się dzieje z wysłaną korespondencją poprzez odpytywanie serwerów systemu EPO. Jeżeli pojawia się informacja o tym, że pismo zostało doręczone automatycznie pobierana jest zwrotka w formacie PDF i zapisywana w bazie wydziałowej. Dostęp do zwrotek możliwy jest z poziomu listy korespondencji wychodzącej. Można odfiltrować widok według pism doręczonych, zakresu dat wysyłki, a także sygnatury sprawy. Rys. 13 Przycisk umożliwiający wyświetlenie zwrotki (PDF) Rys. 14 Elektroniczna zwrotka pobrana z systemu EPO (dokument PDF) Wydruk elektronicznej zwrotki zawierającej potwierdzenie dla wybranej grupy pism System umożliwia na wydruk potwierdzenia odbioru w postaci zestawienia zbiorczego dla wybranej grupy pism. Wydruk generowany jest w systemie EPO i pobierany przez aplikację wydziałową w postaci pliku PDF, który otwierany jest w programie do wyświetlania tego rodzaju dokumentów. Zestawienie zbiorcze zawiera wizualizację podpisów dla wszystkich wybranych przesyłek. Aby wygenerować wydruk na liście korespondencji wychodzącej zaznaczamy interesujące nas pisma po czym naciskamy przycisk wydruku e-zwrotek lub uruchamiamy akcję z menu Operacje -> Zbiorcza zwrotka.
Rys. 15 Wybór pism do zbiorczego wydruku potwierdzeń Rys. 16 Wydruk zbiorczego potwierdzenia dla wybranej grupy pism