Bariera dla e- administracji Przepisy prawne nie odpowiadające istocie elektronizacji. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi

Transkrypt

1

2 Postępowanie z dokumentem elektronicznym w urzędzie w świetle ustawy o zmianie ustawy informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Krzysztof Lange

3 Bariera dla e- administracji Przepisy prawne nie odpowiadające istocie elektronizacji. Ustawa z dnia 10 Stycznia 2014 r. O zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z dnia 10 lutego 2014 r.) Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Ustawa o informatyzacji k. p. a. Ordynacja podatkowa

4 Obowiązek posiadania ESP. Ustawa o informatyzacji Art. 16 1a. Podmiot publiczny udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą, spełniającą standardy określone i opublikowane na epuap przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, oraz zapewnia jej obsługę. 1b. Podmiot publiczny, w terminie 7 dni od dnia udostępnienia elektronicznej skrzynki podawczej, przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informację o jej adresie Koniec dyskusji na temat obowiązku posiadania ESP UWAGA: obowiązek posiadania ESP dotyczy również jednostek budżetowych i zakładów budżetowych Własna ESP zgodna z wymaganiami zamieszczonymi na epuap ESP na epuap

5 Wzór dokumentu w postaci elektronicznej. Organ właściwy do określenia wzoru dokumentu jeśli przepisy nie wykluczają przesyłania dokumentów elektronicznych zobowiązany jest do: Przekazania do CRWDE wzoru dokumentu elektronicznego- pliki xml, xsd, xslt Przekazanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opisu usługi możliwej do realizacji przy użyciu wzoru Udostepnienia na epuap lub w innym systemie teleinformatycznym formularza elektronicznego umożliwiającego wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia do właściwego organu oprogramowanie umożliwiające wizualizację Formularz musi być zgodny ze standardami opublikowanymi na e- PUAP Jeżeli w przepisach nie został wskazany organ właściwy do opracowania wzoru dokumentu to wzór może strwożyć i przekazać do CRWDE organ w którego właściwości pozostaje zadanie związane z tym wzorem.

6 Zmiany w k. p. a. rozszerzenie zakresu stosowania e dokumentu Zmiany w k. p. a. Dopuszczenie postaci elektronicznej: Art a dla Pełnomocnictw- Wymóg podpisania w sposób określony w art.. 20a ust1 lub 2 ustawy dnia 17 lutego 2005 (bezpieczny kwalifikowany podpis elektroniczny lub zaufany profil epuap) Art Adnotacje brak informacji o konieczności podpisu? Art Dla wnoszonych przez stronę wyjaśnień i zeznań Rozszerzenie wezwania organu o środki komunikacji elektronicznej Dotychczas postać elektroniczna była dopuszczalna dla : decyzji, postanowień oraz zaświadczeń

7 E- doręczenia Art Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz. 1422), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny. 1a. Organ administracji publicznej może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ 1b. Organ administracji publicznej może wystąpić o wyrażenie zgody, o której mowa w 1 pkt 3 lub w 1a, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania. 1c. Do wystąpienia, o którym mowa w 1b, nie stosuje się art d. Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego

8 Wniosek Przesłanie za pomocą środków komunikacji elektroniczne Przesłane w sposób tradycyjny Czy strona zrezygnowała z e-doreczenia? Czy klient wnioskuje o e-doreczenia lub zgodził się na e doreczenie? Odpowiadamy tradycyjnie Tak Nie Tak Nie Odpowiadamy elektroniczne O ile strona na dowolnym etapie postępowania nie zrezygnuje z e-doręczeń Odpowiadamy tradycyjnie O ile strona nie zawnioskuje o e- doręczenie Podanie wniesione w postaci elektronicznej powinno zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie W przypadku braku adresu wysyłka na adres, z którego przesłano podanie. Zgody /rezygnacje z e - doręczeń powinny zostać odnotowane w aktach sprawy/spraw oraz w metryce każdej sprawy, której dotyczą? Zgody/rezygnacje mogą dotyczyć jednej lub wielu spraw Czy tworzyć bazy rezygnacji dotyczących e doręczeń?

9 Fikcja doręczeń Art. 46 k.p.a. 4. W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające: 1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma; 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 5. W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w 4 pkt 3, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. 6. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. 7. Zawiadomienia, o których mowa w 4 i 5, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się. 8. W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone na podstawie 6 organ administracji publicznej umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień, o których mowa w 4 i 5, w swoim systemie teleinformatycznym. 9. Warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w 4 pkt Doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w 4 pkt 3, następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, w sposób określony w tej ustawie.

10 Dokumentowanie przebiegu sprawy Uwaga!!! Do akt sprawy powinny zostać dołączone informacje: - O datach wystawienia zawiadomień o możliwości odbioru dokumentu w postaci elektronicznej (pierwszego powiadomienia i powtórnego po 7 dniach) - O dacie uznania pisma za doręczone - UPD podpisane przez adresata w ciągu 14 dni od daty wysłania pierwszego zawiadomienia lub informacja braku podpisania UPD po upływie 14 dni (epuap będzie odsyłał do nadawcy niepodpisane UPD 15 dnia od daty wystawienia pierwszego powiadomienia) - O czasie dostępności dokumentu elektronicznego (nie mniej niż 3 miesiące od daty uznania pisma za doręczone W przypadku EZD informacje te powinny automatycznie zapisywane w systemie i przekazywane do prowadzącego sprawę W systemie tradycyjnym powyższe powiadomienia (zwłaszcza UPP) należy wydrukować i opisać zgodnie z 47 ust. 5 IK

11 Uwierzytelnianie zaświadczeń Art. 220 k.p.a. 3. Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego do potwierdzenia faktów lub stanu prawnego lub innego dokumentu wydanego przez podmiot publiczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jak również potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, strona lub inny uczestnik postępowania może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, po uwierzytelnieniu jej przez wnoszącego, przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 4. Organ administracji publicznej może żądać przedłożenia oryginału zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, o których mowa w 3, o ile złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy. 5. Strona lub inny uczestnik postępowania przechowują zaświadczenie, inny dokument lub potwierdzenie uiszczenia opłat i kosztów postępowania, o których mowa w 3, do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna. Wymóg uwierzytelnienia odwzorowania cyfrowego bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem epuap

12 Elektroniczny dostęp do akt sprawy Art. 73 k.p.a. Art Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. 1a. Czynności określone w 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. 2. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. 3. W przypadku pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych organ może zapewnić stronie dostęp do nich w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 3. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. EZD

13 ESP w Urzędzie Miasta Poznania a zmiany ESP- ESO esp@um.poznan.pl Posiada integracje z elektronicznym systemem obiegu dokumentacji Lotus Notes (Planowana likwidacja) Za utrzymanie modyfikację odpowiada Urząd Wniosek do wykonawcy systemu o zmianę funkcjonalności : - Automatyczne powtórne wystawianie zawiadomienia (po 7dniach). - Powiadamianie prowadzącego sprawę o: podpisaniu UPD, upłynięciu 7 dni od zawiadomienia bez podpisania UPD i skutecznym doręczeniu po 14 dniach - Zmiana treści UPP oraz zawiadomienia o wystawieniu dokumentu w postaci elektronicznej ESP na epuap Integracja z systemem elektronicznym systemem po zmianie systemu informatycznego obsługującego obieg dokumentacji Za utrzymanie i modyfikacje odpowiada Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Zmiany wprowadzone przez MAiC: - Powtórne automatyczne zawiadamianie po 7 dniach - UPD każdorazowo wygasa po 7 dniach a 14 dnia system udostępnia odbiorcy dokument (z UPD) i wysyła powiadomienie do nadawcy - - Zamiana treści UPP oraz oświadczenia piśmie ogólnym. UMP Opracowanie procedury postepowania z pismami wpływającymi przez epuap i wymagającymi wysyłki przez epuap

14 Wpływ dokumentu epuap UMP Wyznaczone stanowiska obsługujące skrytki w wydziałach na epuap Optymalnym rozwiązaniem skracającym obieg dokumentacji jest obsługa skrytki e-puap przez stanowisko ds. obsługi sekretariatu Monitorowanie skrzynki na epuap co najmniej raz dziennie Ustawienie powiadomień skrzynki na konto pocztowe (np. Sekretariatu )

15 Wpływ dokumentu Pracownik odpowiedzialny za obsługę skrytki na epuap Drukuje: Wniosek (pismo) Urzędowe wraz z załącznikami poświadczenie odbioru podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu.. wynik weryfikacji ważny./ nieważny/ brak możliwości weryfikacji/ brak podpisu Obsługujący epuap opisuje wydruki podpis oraz data dokonania wydruku

16 Przekazanie dokumentu W razie braku możliwości wydrukowania wszystkich elementów przesyłki (np. nagrania dźwiękowe, audiowizualne, itp.) postępowanie opisuje 47 Instrukcji Kancelaryjnej Sekretariat na każdym etapie postępowania zapewnia możliwość weryfikacji ważności podpisu elektronicznego Obsługujący przekazuje opisane wydruki do punktu kancelaryjnego (sekretariat wydziału), który rejestruje przesyłkę i przekazuje zgodnie z dekretacją do właściwej komórki Dalsze postępowanie w sprawie jak przy pismach w postaci tradycyjnej

17 Obsługa pisma wychodzącego przez epuap Prowadzący sprawę uzgadnia treść pisma z osobą uprawniona do podpisu Prowadzący sprawę rejestruje przesyłkę w systemie LN, nanosi na pismo nr z rejestru korespondencji i zapisuje jako projekt ( typ przesyłki: wysłano przez epuap) egz. tradycyjny do akt sprawy Egz. elektroniczny do prowadzącego sprawę Podpis elektronicznyzłożony przez osobę uprawnioną (np. wydająca decyzję, zaświadczenie itp.. Prowadzący sprawę przekazuje pismo do obsługującego skrytkę epuap i jednocześnie dokonuje wysyłki pisma w rejestrze korespondencji (w oparciu o projekt pisma ) Prowadzący sprawę przekazuje do osoby uprawnionej do podpisu co najmniej 2 jednobrzmiące egzemplarze pisma w postaci papierowej i elektronicznej (egz. elektroniczny pocztą LN) Wysyłka przez epuap W przypadku postępowań administracyjnych wysłanie pisma w trybie doręczenia Obsługujący skrytke epuap monitoruje powiadomienia i niezwłocznie przekazuje je do prowadzącego sprawę

18 Funkcjonowanie ESO- przesyłka przychodzaca Przesyłki po oddzieleniu spamu i wstępnej filtracji przenoszone są do systemu Lotus Notes i rejestrowane w rejestrze korespondencji Pracownik kancelarii drukuje pismo z załącznikami opisuje zgodnie z 47 ust. 5 IK i dalej postępuje jak z dokumentem tradycyjnym Prowadzący sprawę dołącza podpisany dokument do przesyłki w rejestrze korespondencji systemu Lotus Notes i dokonuje przesyłki ESO przesyła powiadomienia na konto pocztowe pracownika (skonfigurowane z systemem LN)

19 Po 14 dniach od pierwszego zawiadomienia po 10 maja br. Upłyniecie 14 dni od daty wystawienia pierwszego powiadomienia o możliwości odbioru pisma w postaci elektronicznej o ile wcześniej nie nastąpił odbiór pisma w rozumieniu art k.p.a oznacza uznanie doręczenia za dokonane. Informacje dot. - UPD - powtórne zawiadomienie - informacja o uznaniu pisma za doręczone obsługujący skrytkę na e PUAP przekazuje prowadzącemu sprawę w celu dołączenia do akt sprawy