PREZYDENT MIASTA GLIWICE Gliwice, 12 wrzesień 2014 r. nr kor. UM-476449/2014 CENTRUM RATOWNICTWA GLIWICE ul. BOLESŁAWA ŚMIAŁEGO 2B 44-121 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 7 kwietnia 2014 r. do 30 maja 2014 r. w Centrum Ratownictwa Gliwice w Gliwicach, przy ul. Bolesława Śmiałego 2B przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr z dnia 3 kwietnia 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 2 września 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniony był pan Tomasz Wójcik. Temat kontroli Realizacja zadań statutowych oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) sprawność organizacyjną, b) realizację zadań statutowych, c) gospodarkę finansową, w tym: wydatki bieżące na kwotę 924.181,12 zł, wydatki majątkowe na kwotę 985.334,56 zł. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą przestrzegano obowiązujących przepisów i procedur za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia.
Wnioski i zalecenia. 1. W zakresie uregulowań wewnętrznych: a) brak ujęcia w Polityce Bezpieczeństwa i Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym Do Przetwarzania Danych Osobowych niektórych elementów wymaganych przepisami. Regulacja zawiera ustalenia nieaktualne i nie zawsze dostosowane są do faktycznych potrzeb jednostki, b) Regulamin Funkcjonowania oraz Regulamin Magazynu Sprzętu Przeciwpowodziowego zawiera nieaktualne ustalenia. Zalecenie nr 1 Dokonać zmian w regulacjach wewnętrznych jednostki. Przestrzegać 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z r. 2004, nr 100 poz. 1024 z późn. zm.). 2. Nie wszyscy pracownicy potwierdzili zapoznanie się z obowiązującą polityką bezpieczeństwa. Zalecenie nr 2 Zapoznać wszystkich pracowników z obowiązującą w jednostce polityką bezpieczeństwa, stosownie do ustaleń wynikających z zarządzenia nr 6/2014 Komendanta Centrum Ratownictwa Gliwice z dnia 11 lutego 2014 r. 3. Ewidencja osób upoważnionych do korzystania z baz danych obejmujących dane osobowe nie zawiera wymaganych regulacjami informacji. Zalecenie nr 3 W prowadzonej ewidencji uzupełnić brakujące informacje. Przestrzegać zasad wynikających z art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z r. 2002, nr 101,poz. 926 późn. zm.). 4. Uchybienia w zakresie delegowania uprawnień: a) brak powierzenia w formie pisemnej obowiązków w zakresie dotyczącym prowadzenia spraw z zakresu PFRON oraz ubezpieczeń zdrowotnych, b) w przypadkach przypisania zastępstwa kilku pracownikom, nie określono dla każdego z nich zakresu zadań, w jakim sprawowane jest zastępstwo, c) przypadek powierzenia pracownikowi zadań, które nie odpowiadają zakresowi wynikającemu z ustaleń Regulaminu Organizacyjnego jednostki, d) w niektórych zakresach czynności: brak ustaleń dotyczących wyznaczenia pracowników zastępujących, zastosowano nieaktualne symbole dotyczące oznaczenia stanowisk. Zalecenie nr 4 Dokonać aktualizacji i uzupełnić zakresy czynności pracowników. Przy delegowaniu uprawnień przestrzegać zasad określonych w Standardach Kontroli Zarządczej dla Sektora Finansów Publicznych (Komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych Dz. Urz. Ministra Finansów z r. 2009, nr 15, poz. 84). 5. W zakresie Planu Obrony Cywilnej Miasta Gliwice brak: a) dokonania uzgodnień z niektórymi organami i podmiotami, o których mowa w dokumencie, 2
b) opisu sposobu realizacji niektórych zadań. Zalecenie nr 5 Uzupełnić występujące braki. Dokument doprowadzić do zgodności z wytycznymi Wojewody Śląskiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa z dnia 21 marca 2012 r. 6. Brak dokonania uzgodnień w zakresie wyznaczenia komendanta i obsady etatowej Powiatowego Ośrodka Analizy Danych i Alarmowania (POADA). Zalecenie nr 6 Doprowadzić do formalnego uzgodnienia i ustalenia składu osobowego POADA stosownie do ustaleń wynikających z 5 porozumienia nr 01/2012 z dnia 29 lutego 2012 r. w sprawie utworzenia i wykorzystania wspólnego dla Miasta Gliwice i Powiatu Gliwickiego Powiatowego Ośrodka Analizy Danych i Alarmowania oraz 6 pkt 3 zarządzenia nr PM 2453/12 Prezydenta Miasta Gliwice Szefa Obrony Cywilnej Miasta z dnia 15 maja 2012 r. w sprawie organizacji systemu wykrywania i alarmowania w mieście Gliwice. 7. Brak realizacji zadań objętych rocznym planem działania w zakresie obrony cywilnej, a dotyczących: a) aktualizacji Planu Ewakuacji III Stopnia, b) planowanych kontroli budowli ochronnych. Zalecenie nr 7 Zadania wynikające z rocznego planu działania w zakresie obrony cywilnej realizować w sposób terminowy. Dokumentować ewentualne zmiany do obowiązujących planów działania. 8. Na 44 przypadki objęte kontrolą w 40 przypadkach stwierdzono nieterminowe wydawanie decyzji administracyjnych. W sprawozdaniu opisowym z wykonania budżetu za rok 2013 nie wykazano braku zachowania terminów. Zalecenie nr 8 Decyzje administracyjne wydawać z zachowaniem terminów i zasad wynikających z przepisów ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego (jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 267 z późn. zm.). W sprawozdaniach wykazywać dane zgodne ze stanem faktycznym. 9. Brak realizacji działań związanych z organizacją szkoleń z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej na szczeblu terenowym dla kierowników jednostek oświatowych. Zalecenie nr 9 Podjąć działania zmierzające do organizacji szkoleń szczebla terenowego na zasadach wynikających z wytycznych Szefa Obrony Cywilnej Kraju w sprawie zasad organizacji i sposobu przeprowadzania szkoleń z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej z dnia 21 kwietnia 2009 r. 10. Rozbieżności pomiędzy stanem magazynu przeciwpowodziowego wynikającym z ustalonego normatywu, a stanem wynikającym z prowadzonej ewidencji. Zalecenie nr 10 Wyposażenie magazynu przeciwpowodziowego utrzymywać na poziomie wynikającym z ustalonego w jednostce normatywu. 3
11. Brak udokumentowania wykonania niektórych czynności technicznych w zakresie konserwacji, napraw i pracy sprzętu mechanicznego będącego na wyposażeniu magazynu przeciwpowodziowego. Zalecenie nr 11 Czynności związane z przeglądami technicznymi, remontami i naprawami oraz czasem pracy sprzętu mechanicznego będącego na wyposażeniu magazynu przeciwpowodziowego, dokumentować w sposób zapewniający ich przejrzystość i terminowość, zgodnie z wymogami wynikającymi z Regulaminu Magazynu Sprzętu Przeciwpowodziowego. 12. Ujęcie w ewidencji ilościowo wartościowej na koncie majątkowym 012 środki w magazynie przeciwpowodziowym, pojedynczych składników majątku o wartości początkowej nie przekraczającej 100,00 zł. Zalecenie nr 12 Składniki majątku o wartości nie przekraczającej 100,00 zł, ewidencjonować zgodnie z zasadami ustalonymi w Zakładowym Planie Kont oraz Zasadach (polityki) Rachunkowości w Centrum Ratownictwa Gliwice. 13. Dokonywanie likwidacji składników majątku trwałego z naruszeniem wewnętrznych regulacji jednostki, w tym polegających na braku dokumentowania wykonanych czynności. Zalecenie nr 13 Kasację składników majątkowych przeprowadzać zgodnie z zasadami wynikającymi z wewnętrznych regulacji. 14. Uchybienia w prowadzonej dokumentacji finansowo-księgowej: a) brak wypełnienia niektórych pozycji protokołu odbioru prac, stanowiących podstawę rozliczenia umowy, b) w opisie na fakturze brak wskazania podstawy prawnej zaciągnięcia zobowiązania, c) brak wskazania miejsca i daty zatwierdzenia protokołu z udzielonego zamówienia publicznego oraz podpisu członka komisji. Zalecenie nr 14 Dokumentację prowadzić w sposób: nie pozwalający na późniejsze dopiski lub zmiany, zgodny z zapisami umów, regulacjami wewnętrznymi oraz określonymi wzorami w przepisach właściwych dla danego zdarzenia. 15. Przypadki braku w umowach zapisów, odnoszących się do wielkości wynagrodzenia w przypadku zmiany podatku VAT, co jest niezgodne z zarządzeniem organizacyjnym nr 55/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 3 września 2010 r. w sprawie zapisów określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne. Zalecenie nr 15 Przy zawieraniu umów przestrzegać zasad określonych w zarządzeniach organizacyjnych Prezydenta Miasta Gliwice. 16. Na stronie Wn konta 998 nie ujęto równowartości zaangażowanych wydatków, które obciążały wydatki roku następnego, co narusza zasady określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) (j.t. Dz. U. z 2013 r., nr 289) oraz polityce rachunkowości jednostki. 4
Zalecenie nr16 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z obowiązującymi ww. przepisami oraz regulacjami wewnętrznymi. 17. Przyjęcie nieadekwatnych mierników do badania stopnia realizacji celów i zadań jednostki. Z uwagi na zmiany celów oraz mierników przyjętych przez jednostkę na rok 2015 odstępuję od wydania zaleceń w tym zakresie. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5