PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.1.2.2012 Gliwice, 11 kwiecień 2012 nr kor. UM-161917/2012 PORADNIA PSYCHOLOGICZNO- PEDAGOGICZNA ul. WARSZAWSKA 35A 44-102 GLIWICE W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.1.2.2012 ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 27 lutego do 6 marca 2012 r. w Poradni Psychologiczno Pedagogicznej w Gliwicach przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW.07111.1.2.2012 z dnia 23 lutego 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 14 marca 2012 r. oraz pisemnych wyjaśnieniach dyrektora złożonych dnia 23 marca 2012 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła przestrzegania przepisów i procedur dotyczących: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Wydatki objęte kontrolą były: ponoszone na cele i w wysokościach określonych planem finansowym, dokonywane w sposób celowy i oszczędny, w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań dokonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawartymi umowami (za wyjątkiem przypadków opisanych poniżej).
Wnioski i zalecenia. 1. Opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne za miesiąc grudzień 2011 r. w wysokości niższej, niż to wynika z prawidłowego obliczenia, o kwotę 94,42 zł, co stanowi naruszenie przepisów art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. D.U. z r. 2009, nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Po zakończeniu czynności kontrolnych w dniu 6 marca 2012 r. jednostka przekazała ww. kwotę na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zalecenie nr 1 Bezwzględnie przestrzegać wymaganych prawem wysokości oraz terminów przekazywania obowiązkowych składek. 2. W zakresie naliczania i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego: a) ustalenie podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego bez uwzględnienia potrącenia, co najmniej na kwotę 168,21 zł, z tytułu przebywania pracowników na urlopie okolicznościowym oraz opiece nad dzieckiem, co narusza art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z r. 1997, nr 160, poz. 1080 z późn. zm.), b) wliczenie do podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników administracji jednorazowej premii uznaniowej z tytułu wykonywania obowiązków za nieobecnego pracownika, co narusza art. 4 ust. 1 ustawy jw. zawyżając podstawę naliczenia o kwotę 127,50 zł. Zalecenie nr 2 Dokonać korekty wszystkich nieprawidłowo naliczonych i wypłaconych pracownikom dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2011 r. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających ww. czynności. 3. Przypadki nieprzestrzegania klasyfikacji budżetowej w zakresie: a) zaplanowania wydatków na remont na kwotę 14.495,29 zł w 6050 oraz na zakup pomocy dydaktycznych na kwotę 2.907,41 zł w 4240 z naruszeniem zasad wynikających odpowiednio z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.) oraz zarządzenia organizacyjnego nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie: szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, b) ewidencjonowania wydatków, finansowanych ze środków pochodzących z funduszu unijnych i budżetu państwa z naruszeniem ww. rozporządzenia oraz obowiązującej 2
w jednostce Polityki rachunkowości dla projektu Ja potrafię, Ty potrafisz cykl warsztatów psychoedukacyjnych dla dzieci. z dnia 1 stycznia 2011 r. Zalecenie nr 3 Prawidłowo stosować przepisy ww. rozporządzenia Ministra Finansów oraz zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta Gliwice. 4. Przypadki braku dokonania kontroli wydatków pod względem zgodności z planem finansowym, co jest wymagane obowiązującymi w jednostce Procedurami kontroli gospodarowania środkami publicznymi pod względem gospodarności i celowości stanowiącymi załącznik nr 5 do zarządzenia nr 77/2004 dyrektora z dnia 31 grudnia 2004 r. Zalecenie nr 4 Nie dokonywać zatwierdzenia wydatków, które nie podlegały kontroli wstępnej. 5. Uchybienia w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych oraz prowadzenia ewidencji księgowej i ilościowo-wartościowej środków polegające na.: a) przypadkach ewidencjonowania składników majątkowych (pomocy dydaktycznych) niezgodnie z zarządzeniem organizacyjnym nr 79/2010 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, b) ujęciu w ewidencji ilościowo-wartościowej oraz ewidencji księgowej na koncie 011 kosztów remontu na kwotę 14.495,29 zł., co jest niezgodne z definicją środka trwałego określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 z późn. zm) oraz w zał. nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., nr 128, poz. 861 z późn. zm.), c) braku wskazywania w ewidencji ilościowo wartościowej podstawowych i pozostałych środków trwałych numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisów w księgach rachunkowych, d) sumowaniu stanów ilościowych składników majątkowych różnego rodzaju, e) braku podsumowania poszczególnych arkuszy spisowych, f) powołaniu w skład komisji inwentaryzacyjnej osoby odpowiedzialnej materialnie za spisywane składniki majątku, co narusza pkt II.3. obowiązującej Instrukcji przeprowadzenia inwentaryzacji z dnia 8 listopada 2010 r., g) dokonywaniu wykreśleń oraz dopisków na arkuszach spisowych bez złożenia podpisów członków komisji. 3
Zalecenie nr 5 Dokonać weryfikacji zapisów w ewidencji księgowej i ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych oraz odpowiednich korekt zgodnie z ww. przepisami. Dokumentację inwentaryzacyjną sporządzać zgodnie z regulacjami wewnętrznymi. 6. Niedotrzymywanie terminów przeprowadzania kontroli zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektu należącego do placówki oraz nieprzekazywanie kopii protokołów organowi prowadzącemu co narusza 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r., nr 6, poz. 69 z późn. zm.). Zalecenie nr 6 Kontrole przeprowadzać w terminach określonych ww. rozporządzeniem, a kopie protokołów przekazywać organowi prowadzącemu. 7. Zawarcie umowy na świadczenia zdrowotne na czas nieokreślony, co uniemożliwia ustalenie wartości zamówienia i w związku z tym odpowiedniego trybu zamówienia wynikającego z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (jt. Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Zalecenie nr 7 Dokonać zmiany zapisów umowy zgodnie z ww. ustawą oraz z art. 12 ust. 2 pkt 8) ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (jt. Dz. U. z r. 2004, nr 125, poz. 1317 z późn. zm.). 8. W zakresie regulacji wewnętrznych stwierdzono następujące uchybienia: a) w regulaminie wynagradzania nie określono wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych, co jest wymagane art. 39 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z r. 2008 nr 223, poz. 1458 z późn. zm.), b) w aneksie z dnia 20 grudnia 2010 r. do regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Gliwicach zawarto zapis, iż dodatek specjalny przyznaje się na czas określony, a w indywidualnych przypadkach także na czas nieokreślony, co jest niezgodne z zapisami art. 36 ust. 5 ww. ustawy, c) regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w swej treści powołuje się na nieaktualną podstawę prawną tj.: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych, w celu naliczenia odpisu na zfśs (Dz.U. nr 43 poz. 168 z późn. zm.) uchyloną z dniem 18 marca 2009 r., 4
d) w obowiązującej polityce rachunkowości brak podania informacji o dacie przyjęcia do stosowania programu księgowego Vulcan, wersja oprogramowania wskazana w regulacji jest niezgodna z wersją faktycznie stosowaną w 2011 r. art. 10 ust. 1 pkt 3c) ustawy o rachunkowości. Zalecenie nr 8 Usunąć ww. uchybienia występujące w regulacjach wewnętrznych. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5