DOPS/ZP/252-28/2014 ZAŁĄCZNIK NR 4 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Zadanie 1: Usługa cateringowa wraz z wynajmem sal szkoleniowych na potrzeby przeprowadzenia 4 seminariów w makroregionach w ramach zadania 6 Kampania promocyjno-informacyjna o zasięgu i charakterze regionalnym z zakresu stosowania aktywnych form integracji społecznej dla uczestników projektu systemowego realizowanego przez Dolnośląski Ośrodek Polityki Społecznej. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: Usługa cateringowa wraz z wynajmem sal szkoleniowych: Zadanie 1- Usługa cateringowa wraz z wynajmem sal szkoleniowych na potrzeby przeprowadzenia 4 seminariów w makroregionach w ramach zadania 6 Kampania promocyjno-informacyjna o zasięgu i charakterze regionalnym z zakresu stosowania aktywnych form integracji społecznej dla uczestników projektu systemowego realizowanego przez Dolnośląski Ośrodek Polityki Społecznej. Zadanie 1 I 18.11.2014 Legnica ( 25 osób) 19.11.2014 Wałbrzych ( 25 osób) 20.11.2014 Jelenia Góra ( 25 osób) 21.11.2014 Wrocław ( 25 osób) Zapewnienie uczestnikom w czasie trwania seminariów 2 przerw kawowych, 1 obiadu dla każdego uczestnika. Usługa winna być świadczona w miejscu seminarium. Obiad podawany w pomieszczeniu odrębnym od sal w których prowadzone będą seminaria. Posiłki podawane na zastawie porcelanowej. Zamawiający nie dopuszcza możliwości korzystania przez Wykonawcę z jednorazowych naczyń i sztućców. Wykonawca winien zadbać o odpowiednią liczbę zastawy niezbędnej do wykonania usługi obejmującej przerwy kawowe i obiad. Przygotowanie przerw kawowych uzupełnianych dla uczestników seminariów obejmuje każdorazowo: Pierwsza przerwa: 1) Kawę czarną z ekspresu w filiżankach po jednej na osobę, 2) Herbatę czarną tradycyjną w filiżankach po jednej na osobę, 3) Ciastka/herbatniki - min. 50 gram na osobę, 4) Woda mineralna gazowana, niegazowana, soki (2 rodzaje) 0,25l na osobę, 5) Cukier, śmietanka do kawy, cytryna do herbaty dla wszystkich uczestników. Druga przerwa: zamiast ciastek/herbatników zamawiający wymaga zaserwowania owoców (4 rodzaje, po 2 owoce jednego rodzaju dla jednej osoby). Obiad podany na ciepło obejmuje: 1) Woda mineralna gazowana, niegazowana, soki 0,25l na osobę, soki 2 rodzaje po 0,25ml na osobę 2) Danie główne zupa + drugie danie ( drugie danie do wyboru: mięsne lub jarskie), 3 rodzaje sałatek obiadowych dla każdego z uczestników.
II III USŁUGA WYNAJMU SAL 1 sala szkoleniowa dla min. 30 osób każda w poszczególnych makroregionach, dostępna od godziny 8:00 w dniu rozpoczęcia seminarium do godziny 17:00 Sala musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik, nagłośnienie) oraz tablicę z artykułami piśmienniczymi (kreda/pisaki) jak również wyposażona w adekwatną do liczby uczestników seminarium liczbę miejsc siedzących oraz stolików. Stoliki i krzesła winny być ustawione w podkowę. Zamawiający wymaga aby zaproponowana sala wyposażona była w odpowiednio, spełniające wymogi bhp oświetlenie oraz okna umożliwiające wietrzenie pomieszczenia lub sprawną klimatyzację. oraz 1 sali na potrzeby cateringu. Sala z przeznaczeniem jako miejsce do serwowania i konsumpcji posiłków dla wszystkich uczestników seminarium jednocześnie. Wyposażona w stoliki bankietowe oraz w stoliki na których znajdować się będzie catering (stoliki powinny być nakryte obrusem) sala musi zapewniać swobodną komunikację wszystkich uczestników. Zamawiający nie uzna za pomieszczenia seminaryjne i cateringowe zaadaptowanych pomieszczeń jadalnych, korytarzy, wnęk, pomieszczeń piwnicznych. Do obowiązków Zamawiającego należy: 1.Rekrutacja uczestników seminariów oraz przekazanie Wykonawcy listy uczestników po podpisaniu umowy w terminie 3 dni roboczych przed rozpoczęciem szkolenia. 2.Promocja Projektu systemowego DOPS w zakresie podnoszenia kwalifikacji kadr pomocy i integracji społecznej w miejscu szkolenia. Do obowiązków Wykonawcy należy: 1. Realizacja poszczególnych usług w jednym miejscu. 2. Świadczenie usług objętych przedmiotem zamówienia z zachowaniem i przestrzeganiem reżimu sanitarno epidemiologicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarno epidemiologicznymi w zakresie produkcji i zatrudniania personelu. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie. 3. Terminowe przygotowanie i podawanie posiłków, zgodnie z harmonogramem, 4. Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, 5. Przygotowanie posiłków z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia, 6. Zapewnienie personelu do obsługi gastronomicznej dopasowanego do rzeczywistej liczby uczestników, 7. Złożenie Zamawiającemu sprawozdania merytorycznego, w terminie 5 dni roboczych od zakończenia zadania. 8. Oznakowanie miejsca seminariów (flagi, plakaty i banery) podczas trwania seminariów.
Zadanie 2: usługa wynajmu sal wraz z usługą restauracyjną na potrzeby przeprowadzenia konferencji w ramach zadania 6 Kampania promocyjno-informacyjna o zasięgu i charakterze regionalnym z zakresu stosowania aktywnych form integracji społecznej dla uczestników projektu systemowego realizowanego przez Dolnośląski Ośrodek Polityki Społecznej. Przedmiot zamówienia I II Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal wraz z usługą restauracyjną na potrzeby przeprowadzenia konferencji w ramach zadania 6 Kampania promocyjno-informacyjna o zasięgu i charakterze regionalnym z zakresu stosowania aktywnych form integracji społecznej dla uczestników projektu systemowego realizowanego przez Dolnośląski Ośrodek Polityki Społecznej. Sala położona na terenie miasta Wrocław. 11.12.2014r. (100 os.) USŁUGA WYNAJMU SAL - Jedna sala dla min. 100 osób dostępna od godziny 9:00 do godziny 18:00. Sala musi być wyposażona w sprzęt audiowizualny (2 mikrofony kolumny, wzmacniacz, laptop, rzutnik, przedłużacze), jak również wyposażone w adekwatną do liczby uczestników konferencji liczbę miejsc siedzących. Krzesła winny być ustawione w układzie teatralnym. Zamawiający wymaga aby zaproponowana sala wyposażona była w odpowiednie, spełniające wymogi bhp oświetlenie oraz okna umożliwiające wietrzenie pomieszczenia lub sprawną klimatyzację. - Udostępnienie personelu do obsługi technicznej, który będzie odpowiedzialny za przygotowanie sali, zainstalowanie sprzętu, oraz sprawdzenie ich stanu technicznego i ewentualną pomoc w trakcie trwania konferencji; - zapewnienie szatni wraz z obsługą w wydzielonej zamkniętej części wyposażonej w wieszaki; USŁUGA RESTAURACYJNA
III Zapewnienie uczestnikom w czasie trwania konferencji: 2 przerw kawowych, lunchu dla każdego uczestnika. Usługa winna być świadczona w miejscu konferencji i podawana na zastawie porcelanowej. Pierwsza przerwa: 1) Kawę czarną z ekspresu w filiżankach po jednej na osobę, 2) Herbatę czarną tradycyjną w filiżankach po jednej na osobę, 3) Ciastka/herbatniki - min. 50 gram na osobę, 4) Woda mineralna gazowana, niegazowana, soki (2 rodzaje) 0,25l na osobę, 5) Cukier, śmietanka do kawy, cytryna do herbaty dla wszystkich uczestników. Druga przerwa: zamiast ciastek/herbatników zamawiający wymaga zaserwowania owoców (4 rodzaje, po 2 owoce jednego rodzaju dla jednej osoby). Lunch w formie szwedzkiego stołu dla każdego uczestnika po zakończeniu konferencji, zawierać ma : - sałatki 4 rodzaje z min. 4 składników każda po 200 gram na osobę ( 2 wegetariańskie i 2 mięsne) - kanapki na bułce paryskiej 2 rodzaje z min. 4 składników po 2 szt. na osobę, - koreczki po 2 szt. na osobę min. 4 składnikowe (nie mniej niż 200 gram na 1 porcję dla 1 osoby ) - półmisek wędlin po 100 gr. na osobę - półmisek serów po 100 gr. na osobę.
IV Do obowiązków Zamawiającego należy: 1.Rekrutacja uczestników konferencji oraz przekazanie Wykonawcy listy uczestników po podpisaniu umowy w terminie 3 dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji. 2.Promocja Projektu systemowego DOPS w zakresie podnoszenia kwalifikacji kadr pomocy i integracji społecznej w miejscu konferencji. Do obowiązków Wykonawcy należy: 1. Realizacja usługi w jednym miejscu. 2. Terminowe przygotowanie i podawanie posiłków, zgodnie z harmonogramem, 3. Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, 4. Przygotowanie posiłków z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia, 5. Zapewnienie sprawnego personelu do obsługi technicznej konferencji oraz obsługi gastronomicznej dopasowany do rzeczywistej liczby uczestników, 6. Złożenie Zamawiającemu sprawozdania merytorycznego, w terminie 5 dni roboczych od zakończenia zadania. 7. Oznakowanie miejsca seminariów (flagi, plakaty i banery) podczas trwania seminariów. Świadczenie usług objętych przedmiotem zamówienia wymaga zachowania i przestrzegania reżimu sanitarno epidemiologicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarno epidemiologicznymi w zakresie produkcji i zatrudniana personelu. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie. Obowiązki Wykonawcy: - zapewnienie obsługi technicznej, przez którą rozumnie się zapewnienie aranżacji stołów, bielizny stołowej, zapewnienie zastawy stołowej, sztućców, szkła oraz sprawnej obsługi kelnerskiej dopasowanej do rzeczywistej liczby uczestników; - zapewnienie sprzętu restauracyjnego niezbędnego do zrealizowania zlecenia (bufet, odpowiednia ilość stolików, przy których uczestnicy będą mogli konsumować poczęstunek na stojąco lub siedząco, liczba miejsc siedzących stanowi 50% ogólnej liczby uczestników); Zamawiający nie dopuszcza możliwości korzystania przez Wykonawcę z jednorazowych naczyń i sztućców; - zapewnienie w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsca wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsce siedzące dla dwóch osób oraz stolik na materiały informacyjno promocyjne) recepcja konferencji. Zamawiający nie określa minimalnej liczby personelu przeznaczonego do obsługi konferencji oraz kryteriów jej doboru.