Warszawa, 9 kwiecień 2015 r. Szanowni Państwo,

Transkrypt

1 Szanowni Państwo, Warszawa, 9 kwiecień 2015 r. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, ul. Wspólna 1/3, Warszawa (NIP: , REGON: ), zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego w procedurze do EURO netto na organizację w Warszawie (cz. I zamówienia) oraz w Gdańsku (cz. II zamówienia) i Krakowie (cz. III zamówienia). Szczegółowy opis zamówienia znajduje się poniżej. W związku z powyższym, w przypadku zainteresowania wykonaniem usługi, prosimy o przedstawienie oferty zawierającej następujące elementy: 1) Nazwa firmy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne), 2) Termin ważności oferty, 3) Cena całkowita oferty netto i, 4) Cena cateringu na jedną osobę, 5) Cena noclegu na jedną osobę, 6) Wartość za obsługę techniczno-organizacyjną - z wyszczególnieniem na konkretne części zamówienia, według poniższego wzoru: Tabela cenowa dla części I zamówienia: Miejsce /liczba osób netto noclegów usługi cateringowej Wartość za obsługę techniczno - organizacyjną Warszawa /100 osób Przewidywany termin : r.

2 Tabela cenowa dla części II zamówienia: Miejsce /liczba osób netto noclegów usługi cateringowej Wartość za obsługę techniczno - organizacyjną Gdańsk 60 osób Przewidywany termin : r. Tabela cenowa dla części III zamówienia: Miejsce /liczba osób netto noclegów usługi cateringowej Wartość za obsługę techniczno - organizacyjną Kraków 60 osób Przewidywany termin : r. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na części. Dodatkowo proszę o udzielenie informacji na poniższe pytanie (Odpowiedź negatywna nie wykluczy Państwa z udziału w postępowaniu): Czy spełniają Państwo wymagania określone w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r., Nr 127 poz. 721 oraz Dz. U. z 2013 r. poz. 675), celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON? Tak/Nie. Oferty należy przesłać na adres malgorzata.wisniewska@mnisw.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do r, do godz. 10:00. W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Małgorzatą Wiśniewską: adres malgorzata.wisniewska@mnisw.gov.pl; telefon

3 Zamawiający zastrzega sobie prawo o odstąpieniu od realizacji zamówienia bez konieczności podania przyczyny.

4 Szczegółowy opis zamówienia dla cz. I (Zamawiający dopuszcza składanie ofert na części) Zamówienie dotyczy następujących usług związanych z organizacją jednodniowego w Warszawie dla 100 osób dnia 11 maja 2015 r: 1. Obsługa organizacyjno-techniczna, która obejmuje: Wynajęcie na 1 dzień: sali plenarnej, mieszczącej co najmniej 100 osób, wraz z odpowiednim wyposażeniem i zapleczem; czterech sal, w tym samym dniu, na czas prowadzenia warsztatów, mieszczących co najmniej po 25 osób każda, znajdujących się w tym samym budynku, w pobliżu sali plenarnej (sale na warsztaty mogą zostać wydzielone z sali plenarnej); wydzielonego miejsca umożliwiającego swobodne przeprowadzenie konsultacji, w tym samym dniu, znajdującego się w tym samym budynku, w pobliżu sali plenarnej i sal warsztatowych; - w celu umożliwienia zorganizowania wydarzenia zgodnie z poniższym harmonogramem: 11:00 13:00 sala plenarna dla wszystkich uczestników, 13:30-14:45 i 15:00-16:15 równolegle prowadzone po cztery warsztaty dla grup po 25 osób, obsługę recepcyjną przez min. 1 osobę, obsługę techniczną sprzętu wykonywaną przez min. 1 osobę (osoba ta nie może jednocześnie obsługiwać recepcji ), w tym kontrolę jego jakości wraz z możliwością naprawy ewentualnych usterek, zapewnienie wizualizacji działań wg wskazań usługodawcy zgodnej z zasadami i wymaganiami obowiązującymi dla projekt Pursuing the Goals of the Bucharest Communique in Poland / Program Erasmus+. Wizualizacja polegać będzie na przygotowaniu w programie Power Point slajdu tytułowego, który powinien być opatrzony logotypami dostarczonymi przez Zamawiającego w wersji elektronicznej oraz ustawieniu roll-up przekazanego przez Zamawiającego i dostarczonego na spotkanie przez Wykonawcę. Po spotkaniu roll-up powinien zostać dostarczony do siedziby Zamawiającego. Dodatkowo przygotowanie strzałek informacyjnych, oznakowujących drogę do sali, przygotowanie tabliczek imiennych na stół prezydialny, zapewnienie obsługi fotograficznej dokumentującej przebieg wydarzenia, a) wymagania dotyczące sali: zlokalizowana w centrum, z wygodnym dojazdem i dojściem (dobre połączenie z dworca PKP środkami komunikacji publicznej, oddalonej od Dworca Centralnego PKP - maksymalnie do 2 km), odpowiedni standard tzn. przestronna, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, wyposażona w stół prezydialny i mównicę,

5 sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego oraz mikrofonów dla uczestników biorących udział w dyskusjach), ponadto zapewnienie osoby do przekazywania mikrofonów między uczestnikami, teatralny układ krzeseł, zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy (po jednym urządzeniu dla sali plenarnej i każdej z sal warsztatowych), rzutnik folii, tablicę typu flipchart (po jednym urządzeniu dla sali plenarnej i każdej z sal warsztatowych), laptop, ekran, dostęp do Internetu, zapewnienie technicznego wyposażenia dla obsługi tłumaczeniowej dla jednego języka obcego (kabina do tłumaczeń symultanicznych z wyposażeniem oraz system symultaniczny na 100 osób odbiorniki, nadajniki, słuchawki, ładowarki), zaplecze sanitarne, szatnie. 2. Catering a) wymagania dotyczące cateringu: catering dla uczestników, (2 przerwy kawowe i 1x lunch), przerwy kawowe oraz lunch mają mieć formę bufetu samoobsługowego, b) catering obejmuje w czasie: przerw kawowych (gramatura przedstawiona dla 1 przerwy kawowej): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę 100% soki owocowe (min.3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), kanapki koktajlowe (3 szt. na osobę), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; w czasie lunchu: którego menu będzie obejmować (gramatura przedstawiona dla 1 lunchu): zupę (2 rodzaje w tym jedna jarska), danie mięsne (1 rodzaj),

6 danie wegetariańskie ( 1 rodzaj), dodatki do wyboru (2 rodzaje- np. ryż zwykły lub curry, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w ziołach, warzywa gotowane mix. lub np. brokuły), sałatki (3 rodzaje), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 100% soki owocowe (min.3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), owoce, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne, jeśli tego wymaga podanie filetowane (min. 3 rodzaje), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; c) sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie dekoracji, d) zapewnienie obsługi kelnerskiej, e) zapewnienia miejsca na posiłki w tym samym budynku co sala konferencyjna oraz umożliwienie ich spożywania. 3. Zapewnienie noclegu: a) wymagania dotyczące noclegu: zapewnienie 4 osobodni hotelowych, noclegi muszą mieć miejsce w tym samym budynku co sala konferencyjna, nocleg w pokojach jednoosobowych wraz ze śniadaniem, w hotelu minimum 3- gwiazdkowym.

7 Szczegółowy opis zamówienia dla cz. II zamówienia (Zamawiający dopuszcza składanie ofert na części) Zamówienie dotyczy następujących usług związanych z organizacją jednodniowego spotkań w Gdańsku na 60 osób dnia 12 maja 2015 r: 1. Obsługa organizacyjno-techniczna, która obejmuje: Wynajęcie na 1 dzień: sali plenarnej, mieszczącej co najmniej 60 osób, wraz z odpowiednim wyposażeniem i zapleczem; dwóch sal, w tym samym dniu, na czas prowadzenia warsztatów, mieszczących co najmniej po 30 osób każda, znajdujących się w tym samym budynku, w pobliżu sali plenarnej (sale na warsztaty mogą zostać wydzielone z sali plenarnej); - w celu umożliwienia zorganizowania wydarzenia zgodnie z poniższym harmonogramem: 11:00 13:00 sala plenarna dla wszystkich uczestników, 13:30-14:45 i 15:00-16:15 równolegle prowadzone po dwa warsztaty dla grup po 30 osób, obsługę recepcyjną przez min. 1 osobę, obsługę techniczną sprzętu wykonywaną przez min. 1 osobę (osoba ta nie może jednocześnie obsługiwać recepcji ), w tym kontrolę jego jakości wraz z możliwością naprawy ewentualnych usterek, zapewnienie wizualizacji działań wg wskazań usługodawcy zgodnej z zasadami i wymaganiami obowiązującymi dla projekt Pursuing the Goals of the Bucharest Communique in Poland / Program Erasmus+. Wizualizacja polegać będzie na przygotowaniu w programie Power Point slajdu tytułowego, który powinien być opatrzony logotypami dostarczonymi przez Zamawiającego w wersji elektronicznej oraz ustawieniu roll-up przekazanego przez Zamawiającego i dostarczonego na spotkanie przez Wykonawcę. Po spotkaniu roll-up powinien zostać dostarczony do siedziby Zamawiającego. Dodatkowo przygotowanie strzałek informacyjnych, oznakowujących drogę do sali, przygotowanie tabliczek imiennych na stół prezydialny, zapewnienie obsługi fotograficznej dokumentującej przebieg wydarzenia, a) wymagania dotyczące sali: zlokalizowana w centrum, z wygodnym dojazdem i dojściem (dobre połączenie z dworca PKP środkami komunikacji publicznej, oddalonej od Dworca Głównego PKP - maksymalnie do 2 km), odpowiedni standard tzn. przestronna, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, wyposażona w stół prezydialny i mównicę, sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego oraz mikrofonów dla

8 uczestników biorących udział w dyskusjach), ponadto zapewnienie osoby do przekazywania mikrofonów między uczestnikami, teatralny układ krzeseł, zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy (po jednym urządzeniu dla sali plenarnej i każdej z sal warsztatowych), rzutnik folii, tablicę typu flipchart (po jednym urządzeniu dla sali plenarnej i każdej z sal warsztatowych), laptop, ekran, dostęp do Internetu, zaplecze sanitarne, szatnie. 2. Catering a) wymagania dotyczące cateringu: catering dla uczestników, (2 przerwy kawowe i 1x lunch), przerwy kawowe oraz lunch mają mieć formę bufetu samoobsługowego, b) catering obejmuje w czasie: przerw kawowych (gramatura przedstawiona dla 1 przerwy kawowej): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę 100% soki owocowe (min.3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), kanapki koktajlowe (3 szt. na osobę), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; w czasie lunchu: którego menu będzie obejmować (gramatura przedstawiona dla 1 lunchu): zupę (2 rodzaje w tym jedna jarska), danie mięsne (1 rodzaj), danie wegetariańskie ( 1 rodzaj), dodatki do wyboru (2 rodzaje- np. ryż zwykły lub curry, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w ziołach, warzywa gotowane mix. lub np. brokuły), sałatki (3 rodzaje),

9 wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 100% soki owocowe (min.3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), owoce, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne, jeśli tego wymaga podanie filetowane (min. 3 rodzaje), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; c) sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie dekoracji, d) zapewnienie obsługi kelnerskiej, e) zapewnienia miejsca na posiłki w tym samym budynku co sala konferencyjna oraz umożliwienie ich spożywania. 3. Zapewnienie noclegu: a) wymagania dotyczące noclegu: zapewnienie 6 osobodni hotelowych, noclegi muszą mieć miejsce w tym samym budynku co sala konferencyjna, nocleg w pokojach jednoosobowych wraz ze śniadaniem, w hotelu minimum 3-gwiazdkowym.

10 Szczegółowy opis zamówienia dla cz. III zamówienia (Zamawiający dopuszcza składanie ofert na części) Zamówienie dotyczy następujących usług związanych z organizacją jednodniowego spotkań w Krakowie na 60 osób dnia 14 maja 2015 r: 1. Obsługa organizacyjno-techniczna, która obejmuje: Wynajęcie na 1 dzień: sali plenarnej, mieszczącej co najmniej 60 osób, wraz z odpowiednim wyposażeniem i zapleczem; dwóch sal, w tym samym dniu, na czas prowadzenia warsztatów, mieszczących co najmniej po 30 osób każda, znajdujących się w tym samym budynku, w pobliżu sali plenarnej (sale na warsztaty mogą zostać wydzielone z sali plenarnej); - w celu umożliwienia zorganizowania wydarzenia zgodnie z poniższym harmonogramem: 11:00 13:00 sala plenarna dla wszystkich uczestników, 13:30-14:45 i 15:00-16:15 równolegle prowadzone po dwa warsztaty dla grup po 30 osób, obsługę recepcyjną przez min. 1 osobę, obsługę techniczną sprzętu wykonywaną przez min. 1 osobę (osoba ta nie może jednocześnie obsługiwać recepcji ), w tym kontrolę jego jakości wraz z możliwością naprawy ewentualnych usterek, zapewnienie wizualizacji działań wg wskazań usługodawcy zgodnej z zasadami i wymaganiami obowiązującymi dla projekt Pursuing the Goals of the Bucharest Communique in Poland / Program Erasmus+. Wizualizacja polegać będzie na przygotowaniu w programie Power Point slajdu tytułowego, który powinien być opatrzony logotypami dostarczonymi przez Zamawiającego w wersji elektronicznej oraz ustawieniu roll-up przekazanego przez Zamawiającego i dostarczonego na spotkanie przez Wykonawcę. Po spotkaniu roll-up powinien zostać dostarczony do siedziby Zamawiającego. Dodatkowo przygotowanie strzałek informacyjnych, oznakowujących drogę do sali, przygotowanie tabliczek imiennych na stół prezydialny, zapewnienie obsługi fotograficznej dokumentującej przebieg wydarzenia, a) wymagania dotyczące sali: zlokalizowana w centrum, z wygodnym dojazdem i dojściem (dobre połączenie z dworca PKP środkami komunikacji publicznej, oddalonej od Dworca Głównego PKP - maksymalnie do 2 km), odpowiedni standard tzn. przestronna, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, wyposażona w stół prezydialny i mównicę, sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego oraz mikrofonów dla

11 uczestników biorących udział w dyskusjach), ponadto zapewnienie osoby do przekazywania mikrofonów między uczestnikami, teatralny układ krzeseł, zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy (po jednym urządzeniu dla sali plenarnej i każdej z sal warsztatowych), rzutnik folii, tablicę typu flipchart (po jednym urządzeniu dla sali plenarnej i każdej z sal warsztatowych), laptop, ekran, dostęp do Internetu, zaplecze sanitarne, szatnie. 2. Catering a) wymagania dotyczące cateringu: catering dla uczestników, (2 przerwy kawowe i 1x lunch), przerwy kawowe oraz lunch mają mieć formę bufetu samoobsługowego, b) catering obejmuje w czasie: przerw kawowych (gramatura przedstawiona dla 1 przerwy kawowej): wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 100% soki owocowe (min.3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), kanapki koktajlowe (3 szt. na osobę), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; w czasie lunchu: którego menu będzie obejmować (gramatura przedstawiona dla 1 lunchu): zupę (2 rodzaje w tym jedna jarska), danie mięsne (1 rodzaj), danie wegetariańskie ( 1 rodzaj), dodatki do wyboru (2 rodzaje- np. ryż zwykły lub curry, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w ziołach, warzywa gotowane mix. lub np. brokuły), sałatki (3 rodzaje),

12 wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 100% soki owocowe (min.3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), owoce, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne, jeśli tego wymaga podanie filetowane (min. 3 rodzaje), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; c) sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie dekoracji, d) zapewnienie obsługi kelnerskiej, e) zapewnienia miejsca na posiłki w tym samym budynku co sala konferencyjna oraz umożliwienie ich spożywania. 3. Zapewnienie noclegu: a) wymagania dotyczące noclegu: zapewnienie 6 osobodni hotelowych, noclegi muszą mieć miejsce w tym samym budynku co sala konferencyjna, nocleg w pokojach jednoosobowych wraz ze śniadaniem, w hotelu minimum 3-gwiazdkowym.

13 Tabela cenowa dla części I zamówienia: Tabele cenowe dla zamówienia. Miejsce /liczba osób netto noclegów usługi cateringowej Wartość za obsługę techniczno - organizacyjną Warszawa /100 osób Przewidywany termin : r. Termin wraz z harmonogramem zostanie podany Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej ( ) niezwłocznie po wyborze Wykonawcy. Tabela cenowa dla części II zamówienia: Miejsce /liczba osób netto noclegów usługi cateringowej Wartość za obsługę techniczno - organizacyjną Gdańsk 60 osób Przewidywany termin : r. Termin wraz z harmonogramem zostanie podany Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej ( ) niezwłocznie po wyborze Wykonawcy. Tabela cenowa dla części III zamówienia: Miejsce /liczba osób netto noclegów usługi cateringowej Wartość za obsługę techniczno - organizacyjną Kraków 60 osób Przewidywany termin : r.

14 Termin wraz z harmonogramem zostanie podany Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej ( ) niezwłocznie po wyborze Wykonawcy. Miejsce : Zgodnie z powyższymi tabelami (cz. I - Warszawa/cz. II Gdańsk/cz. III - Kraków) Przewidywana liczba osób: Zgodnie z powyższymi tabelami (cz. I - 100/cz. II 60/cz. III - 60) Zamawiający po wyborze Wykonawcy, przekaże w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę osób korzystających z noclegu. Zamawiający najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia przekaże Wykonawcy, w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę osób korzystających z cateringu.

15 Istotne Postanowienia umowy dla części I 1 1. Przedmiotem umowy są usługi związane z organizacją jednodniowego szkolenia w dniu 11 maja 2015 r. w Warszawie dla 100 osób, w ramach projektu pn. Pursuing the Goals of the Bucharest Communique in Poland finansowanego ze środków Programu Erasmus+ zgodnie z Ofertą wykonawcy z dnia r. stanowiącą załącznik Nr 1 do umowy oraz Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik Nr 2 do umowy. 2. Harmonogram szkolenia zostanie podany wykonawcy przez zamawiającego w formie elektronicznej ( ) na 7 dni kalendarzowych przed planowanym szkoleniem. 3. Zamawiający najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia szkolenia przekaże wykonawcy, w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę osób korzystających z noclegu. 4. Zamawiający najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia danego szkolenia przekaże wykonawcy, w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę osób korzystających z cateringu. 5. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego potwierdzenia otrzymania a, o którym mowa w ust. 2, 3 i Z zastrzeżeniem ust. 3, 4 i 5 z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy wykonawcy będzie przysługiwało łączne wynagrodzenie w kwocie: zł (słownie złotych:../100), w tym podatek VAT.. zł (słownie złotych: /100), w tym: a) za usługę cateringową dla 100 osób kwota. zł, b) za usługę noclegową dla 4 osób kwota. zł, c) za usługę organizacyjno techniczną, kwota zł; 2. Płatność za usługę realizowana będzie przelewem na rachunek wykonawcy, w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 3. Ostateczna kwota wynagrodzenia za realizację przedmiotu umowy, zostanie określona z uwzględnieniem ostatecznej liczby uczestników danego szkolenia, wskazanej przez zamawiającego zgodnie z 1 ust. 3 i 4 z zastrzeżeniem, iż w przypadku uczestnictwa mniejszej liczby osób, niż liczba wskazana w 1 ust. 1 umowy, kwota wynagrodzenia wskazana w ust. 1 zostanie obniżona o 1/100 kwoty wskazanej w ust. 1 lit. a za każdą osobę nie korzystającą z cateringu oraz o 1/100 kwoty wskazanej w ust. 1 lit. b za każdą osobę nie korzystającą z noclegu; 4. Strony ustalają jednocześnie, że zmniejszenie liczby osób korzystających z cateringu szkolenia o więcej, niż 50% nie spowoduje zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy za usługę cateringową poniżej 50% kwoty przewidzianej za tę usługę na danym szkoleniu, przez co należy rozumieć, że niezależnie od liczby osób korzystających z cateringu szkolenia, wykonawcy należne będzie

16 wynagrodzenie nie niższe, niż 50% kwoty przewidzianej niniejszą umową za usługę cateringową na szkoleniu. 5. Strony ustalają jednocześnie, że zmniejszenie liczby osób korzystających z noclegu szkolenia o więcej, niż 50% nie spowoduje zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy za usługę noclegową poniżej 50% kwoty przewidzianej za tę usługę na szkoleniu, przez co należy rozumieć, że niezależnie od liczby osób korzystających z noclegu szkolenia, wykonawcy należne będzie wynagrodzenie nie niższe niż 50% kwoty przewidzianej niniejszą umową za usługę noclegową na szkoleniu. 6. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważany będzie dzień wydania przez zamawiającego dyspozycji przelewu z rachunku zamawiającego; zapłata nastąpi na rachunek wykonawcy nr.. 7. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru bez zastrzeżeń sporządzony po realizacji usługi na szkoleniu. 8. Zamawiający sporządzi protokół odbioru w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi. 9. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 7 i 8 powinien zawierać w szczególności: 1) dzień i miejsce wykonania usługi; 2) oświadczenie o braku lub istnieniu wad w wykonanej usłudze. 10. Kwota podana w ust. 1 pokrywa wszelkie koszty jakie poniesie wykonawca w związku z realizacją umowy. 3 Wierzytelności wynikające z niniejszej umowy bez zgody zamawiającego nie mogą być przenoszone na osoby trzecie. 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić zamawiającemu kary umowne w wysokości: 4 1) 30% kwoty łącznego wynagrodzenia, określonej w 2 ust. 1 w razie niewykonania umowy lub w przypadku, gdy zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada wykonawca. 2) 10% kwoty łącznego wynagrodzenia, określonej w 2 ust. 1, w razie nienależytego wykonania umowy, zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszej umowie, w tym w Załącznikach nr 1 i 2 do umowy za każdy przypadek nienależytego wykonania umowy; 2. Zamawiający może żądać odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przekracza wysokość kary umownej. 5 Wykonawca oświadcza, że ma odpowiednie doświadczenie do wykonania umowy i zobowiązuje się do starannego jej wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu.

17 6 W sprawach nieuregulowanych w umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych. 7 Ewentualne spory wynikające na tle realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez strony w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia przez strony porozumienia wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby zamawiającego Strony postanawiają, że do kontaktów pomiędzy stronami oraz do podejmowania bieżących uzgodnień związanych z realizacją niniejszej umowy upoważnione są: ze strony zamawiającego ze strony wykonawcy 2. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej umowy Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, z zastrzeżeniem ust Przewiduje się możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w zakresie: 1) miejsca realizacji szkolenia, gdy konieczność jej dokonania wynika z przyczyn losowych, niezależnych od zamawiającego; 2) terminu realizacji szkolenia, w uzasadnionych przypadkach z przyczyn niezależnych od zamawiającego. 3. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności Umowę sporządzono w trzech egzemplarzach dwa dla zamawiającego oraz jeden dla wykonawcy. 2. Załączniki do umowy: Załącznik nr 1 Oferta wykonawcy z dnia r. (kopia), Załącznik nr 2 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (kopia). Istotne Postanowienia umowy części II i III 1 1. Przedmiotem umowy są usługi związane z organizacją jednodniowego szkolenia w dniu. maja 2015 r. w dla 60 osób, w ramach projektu pn. Pursuing the

18 Goals of the Bucharest Communique in Poland finansowanego ze środków Programu Erasmus+ zgodnie z Ofertą wykonawcy z dnia r. stanowiącą załącznik Nr 1 do umowy oraz Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik Nr 2 do umowy. 2. Harmonogram szkolenia zostanie podany wykonawcy przez zamawiającego w formie elektronicznej ( ) na 7 dni kalendarzowych przed planowanym szkoleniem. 3. Zamawiający najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia szkolenia przekaże wykonawcy, w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę osób korzystających z noclegu. 4. Zamawiający najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia danego szkolenia przekaże wykonawcy, w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę osób korzystających z cateringu. 5. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego potwierdzenia otrzymania a, o którym mowa w ust. 2, 3 i Z zastrzeżeniem ust. 3, 4 i 5 z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy wykonawcy będzie przysługiwało łączne wynagrodzenie w kwocie: zł (słownie złotych:../100), w tym podatek VAT.. zł (słownie złotych: /100), w tym: a) za usługę cateringową dla 60 osób kwota. zł, b) za usługę noclegową dla 6 osób kwota. zł, c) za usługę organizacyjno techniczną, kwota zł; 2. Płatność za usługę realizowana będzie przelewem na rachunek wykonawcy, w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 3. Ostateczna kwota wynagrodzenia za realizację przedmiotu umowy, zostanie określona z uwzględnieniem ostatecznej liczby uczestników danego szkolenia, wskazanej przez zamawiającego zgodnie z 1 ust. 3 i 4 z zastrzeżeniem, iż w przypadku uczestnictwa mniejszej liczby osób, niż liczba wskazana w 1 ust. 1 umowy, kwota wynagrodzenia wskazana w ust. 1 zostanie obniżona o 1/60 kwoty wskazanej w ust. 1lit. a za każdą osobę nie korzystającą z cateringu oraz o 1/60 kwoty wskazanej w ust. 1 lit. b za każdą osobę nie korzystającą z noclegu; 4. Strony ustalają jednocześnie, że zmniejszenie liczby osób korzystających z cateringu szkolenia o więcej, niż 50% nie spowoduje zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy za usługę cateringową poniżej 50% kwoty przewidzianej za tę usługę na danym szkoleniu, przez co należy rozumieć, że niezależnie od liczby osób korzystających z cateringu szkolenia, wykonawcy należne będzie wynagrodzenie nie niższe, niż 50% kwoty przewidzianej niniejszą umową za usługę cateringową na szkoleniu. 5. Strony ustalają jednocześnie, że zmniejszenie liczby osób korzystających z noclegu szkolenia o więcej, niż 50% nie spowoduje zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy za usługę noclegową poniżej 50% kwoty przewidzianej za tę usługę