Instrukcja użytkownika systemu medycznego ewidencja obserwacji psychologicznych (PS) i rehabilitacyjnych (RE) v.2016.07.001 25-08-2016
SPIS TREŚCI: 1. Logowanie do systemu... 3 2. Zmiana hasła... 4 3. Pacjenci - wyszukiwanie zaawansowane... 6 4. Wgląd do danych pacjenta... 8 5. Weryfikacja uprawnień do świadczeń ewuś... 8 6. Wydruki na pacjenta... 9 7. Załączniki przypisane do pacjenta... 11 8. Ewidencja wizyt pobytu pacjenta... 12 9. Ewidencja procedur medycznych wg klasyfikacji ICD 9... 14 10. Ewidencja formularzy w ramach wizyty... 15 Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 2 z 18
1. Logowanie do systemu Przed rozpoczęciem pracy z aplikacją e-opieka należy się zalogować podając swój numer PESEL jako login oraz wpisując ustawione wcześniej hasło. Hasło przy pierwszym logowaniu jest numerem PESEL. Ponadto po każdym zresetowaniu hasła przez administratora aplikacji e-opieka hasłem także jest PESEL. Rys. 1 Po wprowadzaniu prawidłowego numeru PESEL i hasła oraz po wciśnięciu przycisku Zaloguj lub klawisza Enter na klawiaturze nastąpi zalogowanie do systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych, użytkownik zostanie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem. Rys. 2 W takim przypadku należy powtórzyć proces logowania wprowadzając poprawne dane (PESEL oraz hasło). Jeśli użytkownik loguje się po raz pierwszy, jego hasło jest identyczne jak numer PESEL i po zalogowaniu zostanie on poproszony o zmianę hasła (p. roz. Zmiana hasła). Wprowadzono mechanizm blokowania konta użytkownika po wcześniej zdefiniowanej liczbie nieudanych prób logowania. Jeśli użytkownik błędnie wprowadzi swoje hasło więcej razy to na ekranie w oknie logowania pokaże się komunikat o pozostałej liczbie prób logowania. Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 3 z 18
Rys. 3 W sytuacji, kiedy użytkownik zablokuje swój dostęp do systemu, zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem. Rys. 4 W takiej sytuacji konieczne jest odczekanie czasu widocznego na ekranie konto zostanie odblokowane automatycznie po wskazanym czasie, albo konieczny jest kontakt z administratorem bądź inną wskazaną osobą posiadającą prawa do zdejmowania blokad czasowych. 2. Zmiana hasła Zmiana hasła logowania do aplikacji e-opieka może być przeprowadzona w dowolnym momencie, po uprzednim zalogowaniu i wyborze opcji Menu->Zmień hasło Rys. 5 Po wybraniu powyższej opcji pojawi się dialog Zmiana hasła. Aby poprawnie przeprowadzić procedurę zmiany dotychczasowego hasła na nowe, należy je najpierw wprowadzić w polu Stare hasło. Następnie w polu Nowe hasło wprowadzamy żądane Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 4 z 18
hasło i dla sprawdzenia poprawności, wprowadzamy je ponownie w ostatnim polu Powtórz hasło. Rys. 6 Wprowadzone hasło musi spełniać następujące warunki: musi różnić się od aktualnego hasła musi zawierać co najmniej 8 znaków, w tym: co najmniej jedną wielką literę co najmniej jedną małą literę co najmniej jedną cyfrę co najmniej jeden znak specjalny (!@#$%^&*) Jeśli powyższe warunki dotyczące złożoności hasła zostały spełnione i pole Stare hasło jest wprowadzone poprawnie, po wciśnięciu przycisku Zmień nastąpi zmiana hasła. UWAGA: System ma ustawiony parametr wymuszonej zmiany hasła. Obecnie jest to 30 dni od ostatniej zmiany hasła. Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 5 z 18
3. Pacjenci - wyszukiwanie zaawansowane W celu podglądu danych żądanego pacjenta, należy otworzyć widok Pacjenci z menu Przyjęcia i wizyty, następnie wybrać żądanego pacjenta z lisy poprzez kliknięcie wiersza z jego danymi albo wyszukać go ze zbioru dostępnych pacjentów poprzez wprowadzenie szukanego ciągu znaków w polu Szukaj lub też użyć wyszukiwania zaawansowanego poprzez wciśnięcie przycisku Wyszukiwanie zaawansowane. Istnieje możliwość szybkiego wyszukania pacjenta zaraz po zalogowaniu się do systemu Szybkie wyszukanie pacjenta wyszukuje pacjneta z całej dostępnej bazy pacjentów. Jeżeli użytkownik nie ma uprawnień do paska szybkiego wyszukiwania pacjenta, powinien skorzystać z opcji poprzez Wyszukiwanie zaawansowane. W celu podglądu danych żądanego pacjenta, należy otworzyć widok Pacjenci z menu Przyjęcia i wizyty, następnie wybrać żądanego pacjenta z lisy poprzez kliknięcie wiersza z jego danymi albo wyszukać go ze zbioru dostępnych pacjentów poprzez wprowadzenie szukanego ciągu znaków w polu Szukaj lub też użyć wyszukiwania zaawansowanego poprzez wciśnięcie przycisku Wyszukiwanie zaawansowane. Rys. 7 Rys. 8 Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 6 z 18
Opcje dostępne w wyszukiwaniu zaawansowanym mogą być różne w zależności od uprawnień użytkownika i dostępu do niektórych funkcji. A - zawęża listę pacjentów do tych, którzy są przypisani do konkretnej wybranej komórki organizacyjnej (opcja <B> Tylko pacj. aktualnie pod opieką domyślnie ma wartość zaznaczoną) C pole które umożliwia wyszukanie pacjenta z całej dostępnej bazy pacjentów D - wyświetla listę pacjentów dla których zalogowany użytkownik jest obecnie przypisany E - wyświetla listę pacjentów dla których zalogowany użytkownik był kiedykolwiek przypisany F - wyświetla listę pacjentów nieprzypisanych do żadnej komórki organizacyjnej G - wyświetla listę pacjentów wyłączonych H - umożliwia wyłączenie z kartoteki pacjentów zaznaczonego pacjenta, który nie jest przypisany do żadnej komórki I - umożliwia włączenie do kartoteki pacjentów pacjenta wcześniej wyłączonego, który nie posiada przypisania do żadnej komórki Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 7 z 18
4. Wgląd do danych pacjenta Aby przeglądać dane przyjęcia wybranego pacjenta, należy najpierw przejść do danych pacjenta, następnie przejść do zakładki Przyjęcia, potem wybrać żądane przyjęcie, a następnie wcisnąć przycisk Dane pobytu. Wyświetli się wówczas widok mogący zawierać następujące zakładki: Dane pacjenta Dane przyjęcia Rozpoznanie ICD10 Prowadzący Wyniki badań Wizyty Zlecenia leków Przerwy Skierowania zewnętrzne Skierowania na transport Wypis Liczba zakładek uzależniona jest od uprawnień użytkownika, grupy personelu medycznego i od komórki medycznej. 5. Weryfikacja uprawnień do świadczeń ewuś System medyczny e-opieka umożliwia ręczną jak i automatyczną weryfikację uprawnień świadczeniobiorców do świadczeń finansowanych ze środków publicznych tzw. ewuś. Na liście pacjentów jest widoczny przycisk ewuś, którego naciśnięcie spowoduje weryfikację posiadanych uprawnień do świadczeń. Komunikat o wyniku weryfikacji jest prezentowany w opisie widocznym obok przycisku i jest on ważny tylko w dniu bieżącym. Możliwe opisy wyniku weryfikacji: - Pacjent nie był weryfikowany - Ubezpieczony - Nieubezpieczony Ta sama funkcjonalność jest dostępna z poziomy pobytu wybranego pacjenta. Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 8 z 18
Rys. 9 W tym oknie użytkownik ma możliwość dokonania weryfikacji uprawnień do świadczeń, przeglądu dokonanych wcześniej weryfikacji a także zapisania pliku z informacją o wyniku weryfikacji. Weryfikacja automatyczna dokonywana jest przez serwer a całość obsługi jest poza uprawnieniami użytkowników. Taka weryfikacja jest konfigurowana przez Administratora. Użytkownik systemu widzi wynik takiej weryfikacji. 6. Wydruki na pacjenta Po wcześniejszym zdefiniowaniu istnieje możliwość dokonywania wydruków dotyczących wybranego pacjenta. Zakres wydruków może być praktycznie dowolny a informacje umieszczane na wydrukach mogą dotyczyć danych osobowych pacjenta, adresu zamieszkania, informacji o opiekunie, a także podstawowych informacji o przyjęciu pacjenta. Aby dokonać wydruku należy po wybraniu pacjenta nacisnąć przycisk Wydruki. Rys. 10 Okno wydruków powinno wyglądać jak poniżej, jednak zakres prezentowanych i możliwych do wykonania wydruków może być różny w zależności od konfiguracji. Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 9 z 18
Rys. 11 Po wybraniu konkretnego wydruku A, wskazaniu komórki w której pacjent ma lub miał pobyt B użytkownik może dokonać podglądu wybranego dokumentu (przycisk Podgląd) i wydruku (przycisk Drukuj). Podgląd dokumentu pokacuje się po prawej stronie ekranu. Przykładowy wygląd dokumentu jest zaprezentowany poniżej. Rys. 12 Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 10 z 18
7. Załączniki przypisane do pacjenta System medyczny umożliwia dołączanie różnego rodzaju załączników tzn. plików (w postaci pdf, jpg) zawierających m.in. takie informacje jak: obca dokumentacja medyczna, skierowanie będące podstawą przyjęcia czy podpisane zgody i oświadczenia. Aby rozpocząć dodawanie załącznika (przypisanie załącznika) do pacjenta należy w menu pacjenci wybrać pacjenta i przyciskiem Załączniki otworzyć okno załączników. Rys. 13 Na ekranie pojawi się okno jak poniżej w którym jest widoczna lista wszystkich dodanych załaczników. W tym oknie można dodać nowy załącznik naciskając przycisk Dodaj. Rys. 14 W nowo otwartym oknie Rys. 15 Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 11 z 18
należy uzupełnić wszystkie wymagane pola i wskazać plik który jest załącznikiem. Po uzupełnieniu tych informacji przyciskiem Zapisz dokonać zapisu załącznika. Tak zapisany załącznik zostanie przypisany do pacjenta i będzie widoczny na liście w oknie jak poniżej. Rys. 16 Przyciskami Edytuj, Usuń użytkownik ma możliwość edycji lub usuwania wprwoadzonych informacji (o ile posiada to tego odpoweidnie prawa). W celu przejrzenia wprwoadzonego załącznika należy podświetlić żądaną pozycję i przyciskiem Pokaż załącznik wywołać okno przeglądania załączonych plików. Uwaga: Słownik typów dodawanych załączników jest konfigurowany i może w każdej chwili być aktualizowany o nowe pozycje. 8. Ewidencja wizyt pobytu pacjenta Aby wprowadzić wizytę w pobycie pacjenta, należy najpierw wykonać czynności z rozdział Wgląd do danych pacjenta, a następnie przejść do zakładki Wizyty: Rys. 17 Wciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje wyświetlenie formularza Dane wizyty: Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 12 z 18
Rys. 18 Obowiązkowe pola, które należy wypełnić w celu poprawnego zapisania formularza, oznaczone są gwiazdką (*). Widoczność i wymagalność godziny wizyty może być skonfigurowana. Jeśli wszystkie dane są poprawne, kliknięcie przycisku Zapisz lub wciśnięcie klawisza Enter spowoduje zapisanie danych wizyty, zamknięcie dialogu Dane wizyty oraz odświeżenie zakładki Wizyty: Rys. 19 W celu edycji danych wizyty, zaznaczamy wybraną wizytę klikając na nią i wciskamy przycisk Edytuj, następnie poprawiamy dane widoczne w formularzu takim jak na Rys.21. Pola Rodzaj wizyty oraz Strefa dla wizyty nie są dostępne podczas edycji nie można ich modyfikować. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter. Aby usunąć wizytę, zaznaczamy ją i wciskamy przycisk Usuń. W celu wyszukania konkretnej wizyty należy ustawić odpowiedni przedział dat, a następnie wybrać z dwóch przycisków znajdujących się po prawej stronie czy mają zostać wyświetlone Moje wizyty czy Wizyty wszystkich. Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 13 z 18
9. Ewidencja procedur medycznych wg klasyfikacji ICD 9 Aby wprowadzić procedurę medyczną wykonaną danemu pacjentowi w ramach wizyty, należy najpierw wykonać czynności opisane w rozdziale Wgląd do danych pacjenta, a następnie przejść do zakładki ICD-9: Rys. 20 Wciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje wyświetlenie formularza Dane procedury: Rys. 21 Obowiązkowe pola, które należy wypełnić w celu poprawnego zapisania formularza, oznaczone są gwiazdką (*). Jeśli wszystkie dane są poprawne, kliknięcie przycisku Zapisz lub wciśnięcie klawisza Enter spowoduje zapisanie procedury, zamknięcie dialogu Dane procedury oraz odświeżenie zakładki ICD-9: Rys. 22 Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 14 z 18
W celu edycji danych procedury, zaznaczamy wybraną procedurę klikając na nią i wciskamy przycisk Edytuj, następnie poprawiamy dane widoczne w formularzu takim jak na 24. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter. Aby usunąć wykonaną procedurę, zaznaczamy ją i wciskamy przycisk Usuń. 10. Ewidencja formularzy w ramach wizyty W ramach wizyty należy wypełnić odpowiednie formularze, które zależą od typu wizyty. Aby wypełnić formularz z badania, zabiegu lub obserwacji w ramach wizyty, należy najpierw wykonać kroki opisane w rozdziale Wgląd do danych pacjenta, a następnie przejść do zakładki Formularze: Rys. 23 Aby wybrać formularz do utworzenia należy wyświetlić i wybrać z listy dostępnych formularzy właściwy do wypełnienia. Rys. 24 W celu wypełnienia formularza wizyty, wybieramy żądany typ z listy i klikamy na niego. Automatycznie wyświetli się wybrany przez nas formularz. Poniżej znajduje się przykładowy formularz dotyczący Czynności rehabilitanta / fizjoterapeuty. Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 15 z 18
Rys. 25 Obowiązkowe pola, które należy wypełnić w celu poprawnego zapisania formularza, oznaczone są gwiazdką (*). Jeśli wszystkie dane są poprawne, kliknięcie przycisku Zapisz i zamknij lub wciśnięcie klawisza Enter spowoduje zapisanie formularza, zamknięcie dialogu oraz odświeżenie dialogu Formularze. Wybranie (kliknięcie) formularza na liście spowoduje wyświetlenie jego podglądu: Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 16 z 18
Rys. 26 Przyciskiem Przełącz na pełną wersję użytkownik przełącza podgląd wypełnionego formularza. Możliwe podglądy prezentują, albo tylko uzupełnione w formularzu informacje, albo pełen formularz (gdzie nieuzupełnione informacje są opatrzone stosownym komunikatem). W celu edycji formularza, zaznaczamy go poprzez kliknięcie, następnie przyciskając pole Edycja poprawiamy dane widoczne w formularzu. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz i Zamknij lub klawiszem Enter. Aby usunąć żądany formularz, zaznaczamy go, a następnie wciskamy przycisk Usuń. Niektóre typy formularzy wymagają zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną za dany typ formularza. Jeśli formularz nie wymaga zatwierdzenia, to zaraz po zapisaniu go, kolumna Zatwierdzony ustawiona będzie na wartość Tak. W przypadku, kiedy formularz wymaga zatwierdzenia, po zaznaczeniu go odblokowany zostanie przycisk Zatwierdź, którego wciśnięcie spowoduje zatwierdzenie wybranego formularza. Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 17 z 18
Miejsce na notatki: Infusio Sp. z o.o. stan na 2016-08-25 strona 18 z 18