PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.4.8.2014 Gliwice, 12.12.2014 r. nr kor. UM-623202/2014 Pani Grażyna Gawol ZESPÓŁ SZKÓŁ EKONOMICZNO- TECHNICZNYCH ul. GENERAŁA SIKORSKIEGO 132 44-103 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.4.8.2014 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 29 września do 14 października 2014 r. i 20 października 2014 r. w Zespole Szkół Ekonomiczno-Technicznych w Gliwicach ul. Sikorskiego 132 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW.1711.4.8.2014 z dnia 24 września 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 listopada 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Grażyna Gawol. Temat kontroli Inwentaryzacja aktywów oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r. 2013 poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) inwentaryzację: - rzeczowych aktywów trwałych przeprowadzoną w 2011 r., - pozostałych aktywów przeprowadzoną w 2013 r. b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę 260.496,72 zł, - wydatki majątkowe na kwotę 105.815,40 zł, - zamówienia publiczne na kwotę 54.819,06 zł. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą nie przestrzegano niektórych obowiązujących przepisów i procedur.
Wnioski i zalecenia. 1. Udzielenie głównemu księgowemu jednocześnie upoważnienia do dysponowania oraz wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. Zalecenie nr 1 W celu zapewnienia przestrzegania art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.) nie udzielać upoważnienia głównemu księgowemu do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. 2. Przypadki poinformowania Prezydenta Miasta o dokonanych zmianach w zakresie przeniesień między paragrafami klasyfikacji budżetowej w ramach ogólnych kwot dochodów i wydatków zawartych w planie z przekroczeniem terminów określonych w uchwale Rady Miejskiej. Zalecenie nr 2 Zmian w planie finansowym jednostki dokonywać w sposób określony w 5 pkt. 9) uchwały nr XXXVIII/1103/2010 Rady Miejskiej z dnia 23 września 2010 r. w sprawie określenie jednostek budżetowych, które gromadzą na wydzielonym rachunku dochody, źródeł tych dochodów, ich przeznaczenia, sposobu i trybu sporządzania planu finansowego, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania. 3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej: a) wykazanie w rocznych sprawozdaniach Rb-28S i Rb-34 danych niezgodnych z ewidencją księgową; w zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości przekroczyła kwotę, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, b) wykazanie w ww. sprawozdaniach danych niezgodnych z dokumentacją źródłową, c) przekazanie do Urzędu Miejskiego kwartalnych i rocznych sprawozdań Rb-28S za 2013 r. bez załączonych wydruków kont 998 z uwagi na nieprowadzenie ewidencji na tych kontach. Zalecenie nr 3 Sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119). Sprawozdania przekazywać zgodnie z wymogami określonymi w zarządzeniu organizacyjnym nr 61/11 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 9 września 2011 r. w sprawie rodzaju, formy, terminów i sposobów sporządzania sprawozdań, materiałów z wykonania budżetu miasta oraz wieloletniej prognozy finansowej. 4. Przyznanie głównemu księgowemu dodatku funkcyjnego w wysokości wyższej o kwotę 8,00 zł miesięcznie od ustalonego w 5 regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Zespole Szkół Ekonomiczno-Technicznych w Gliwicach z dnia 1 kwietnia 2009 r. Zalecenie nr 4 Dodatek funkcyjny głównemu księgowemu przyznawać w wysokości zgodnej z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi. 2
5. W zakresie prowadzenia rachunkowości: a) brak sprawdzania pod względem formalno-rachunkowym przez główną księgową indywidualnych list płac dotyczących prac społecznie użytecznych oraz faktur zaewidencjonowanych w 326, b) brak sprawdzenia i zaakceptowania przez upoważnione osoby, określone w regulacjach wewnętrznych, wydatku dot. ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży roboczej, c) sprawdzenie i zatwierdzenie listy płac z tyt. umowy zlecenia po dokonaniu wypłaty, d) brak dokumentu źródłowego uzasadniającego wydatek na kwotę 260,00 zł dot. ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży roboczej, e) brak dokonywania opisów na dokumentach stanowiących podstawę dokonania wydatków, f) zaewidencjonowanie w 424 zakupionych atlasów wraz z kosztami transportu w kwocie 433,49 zł natomiast w księdze inwentarzowej księgozbioru bez kosztów transportu (11,99 zł). Zalecenie nr 5 Wydatki dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, tj. dowodów źródłowych, wcześniej sprawdzonych i zaakceptowanych przez upoważnione osoby art. 20 ust. 2, art. 21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Dowody księgowe opisywać i sprawdzać zgodnie z zał. nr 1 do Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów wprowadzonej zarządzeniem dyrektora nr 5/2011 z dnia 31 marca 2011 r. Wyceny aktywów dokonywać w sposób jednolity, zgodny z wymogami określonymi w art. 28 ust. 2 ww. ustawy oraz regulacjami wewnętrznymi. 6. Przypadki zaklasyfikowania wydatków (kosztów) do nieprawidłowych paragrafów i rozdziałów klasyfikacji budżetowej oraz zaewidencjonowanie zakupu składników majątkowych na nieodpowiednim koncie: w kosztach 401 zamiast 404 dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 r. na kwotę 108.924,36 zł, w rozdziale 85925 zamiast 85295 część wydatków z 311 w kwocie 128,00 zł; środki finansowe planowano i wykazano w sprawozdaniu w prawidłowym rozdziale, w 324 zamiast 326 z tytułu pomocy dla uczniów na kwotę 1.418,70 zł; środki finansowe planowano i wykazano w sprawozdaniu w prawidłowym paragrafie, w rozdziale 85154 424 zamiast 606 z tytułu zakupu stołu do tenisa na kwotę 1.600,00 zł; w rozdziale 85154 w 606 jednostka nie planowała wydatków, w 605 zamiast 606 z tytułu zakupu oprogramowania, aparatów fotograficznych oraz komputerów na łączną kwotę 48.996,34 zł; środki finansowe planowano i wykazano w sprawozdaniu w prawidłowym paragrafie. Zalecenie nr 6 Wydatki (koszty) klasyfikować zgodnie z: a) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tj. Dz.U. 2014 r., poz. 1053), b) zarządzeniem organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. z późniejszymi zmianami w sprawie 3
szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. 7. Dokonanie wydatków w ramach 326 na zakup dresu, butów, spodenek sportowych niezgodnie z niżej wskazanymi przepisami. Skala ujawnionych nieprawidłowości nie przekroczyła kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 7 Wydatków dokonywać zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r. 2013 poz. 885 z późn. zm.) z wymogami określonymi rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 lipca 2013 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników i materiałów dydaktycznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 818). Na konto dochodów budżetowych dokonać zwrotu niesłusznie wypłaconej kwoty. 8. W zakresie ponoszonych wydatków na wynagrodzenia bezosobowe: a) brak składania przez zleceniobiorców rachunków w związku z czym brak możliwości ustalenia czy wydatki poniesiono w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, b) zaciągnięcie zobowiązań bez zabezpieczenia środków finansowych w planach finansowych w rozdziałach 92695, 80130 w 4170; w zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości nie przekroczyła w poszczególnych rozdziałach kwoty, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Zalecenie nr 8 Wypłaty wynagrodzeń z tyt. zawartych umów dokonywać zgodnie z warunkami określonymi w umowach. W celu realizacji zadań, zobowiązania pieniężne zaciągać do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym, zgodnie z art. 46 i 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.). 9. Występowanie wskutek błędnych księgowań na koniec roku 2013 różnic pomiędzy zaewidencjonowanymi kosztami a wydatkami, które nie posiadały uzasadnienia w zmianie stanu zobowiązań: a) w 401 w łącznej wysokości 88.378,68 zł, b) w 417 w łącznej wysokości 3.987,73 zł, c) w 426 w łącznej wysokości 3.515,44 zł. Zalecenie nr 9 Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Wyjaśnić ww. różnice i dokonać odpowiednich korekt. 10. Kierownik jednostki przekroczył upoważnienie wynikające z zatwierdzonych planów finansowych do wydatkowania środków budżetowych w następujących paragrafach: a) 417 rozdział 80130 na kwotę 4.140,00 zł, b) 606 rozdział 80130 na kwotę 21.629,34 zł. 4
Zalecenie nr 10 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 1 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.). 11. Kierownik jednostki przekroczył upoważnienie wynikające z zatwierdzonych planów finansowych do zaciągania zobowiązań w 606. Łączna wartość niewłaściwie zaciągniętych zobowiązań wynosiła 31.816,34 zł. Zalecenie nr 11 Przy zaciąganiu zobowiązań przestrzegać przepisów art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm. 12. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na łączną kwotę 15.572,95 zł. Zalecenie nr 12 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 13. W zakresie gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych: a) zawyżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2013 r. o kwotę 11.123,96 zł, b) brak dokumentów stanowiących podstawę wydatkowania środków budżetowych na ZFŚS, c) udzielanie świadczeń przy braku składania przez uprawnionych oświadczeń i wniosków wymaganych regulacjami wewnętrznymi, d) dofinansowanie spotkania podsumowującego pracę w roku szkolnym 2012/2013 oraz spotkania barbórkowego w ramach, określonych obowiązującym regulaminem, szeroko pojętych świadczeń na rzecz pracowników. Zalecenie nr 13 W zakresie gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych: a) przy naliczaniu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przestrzegać wymogów określonych w: art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z r. 2014, poz. 191), art. 5 i 5 b ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z r. 2012 poz. 592 z późn. zm.). Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) Skorygować dokonany odpis. Dokonać zwrotu zawyżonej wartości odpisu na dochody budżetu miasta. b) bezwzględnie przestrzegać zasad ustalania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, a środki budżetowe na konto ZFŚS wydatkować wyłącznie na podstawie zatwierdzonych przez kierownika jednostki dokumentów, c) świadczenia socjalne przyznawać po uzyskaniu od uprawnionych dokumentów określonych w regulacjach wewnętrznych, 5
d) doprecyzować zapisy regulacji wewnętrznych w zakresie przeznaczania środków na działalność socjalną zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 14. W zakresie zawieranych przez jednostkę umów: a) przypadek braku parafowania przez główną księgową umowy, b) brak pełnego brzmienia zapisów określających wysokość wynagrodzenia. Zalecenie nr 14 Egzekwować od głównego księgowego wykonywanie obowiązków wynikających z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). W umowach zawierać zapisy, o których mowa w zarządzeniu organizacyjnym nr 55/10 w sprawie zapisów określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne. 15. Sporządzenie protokołu z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem zasad określonych w przepisach, tj. niewypełnienie niektórych pozycji protokołu. Zalecenie nr 15 Protokół z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządzać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z r. 2010, nr 223, poz. 1458). 16. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji, sporządzania dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz regulacji wewnętrznych: a) na dzień inwentaryzacji nie sporządzono i nie dołączono do dokumentacji inwentaryzacyjnej wydruków kont 011, 013, 014 i 020 potwierdzających stany księgowe oraz zestawienia sald ksiąg pomocniczych dla księgozbioru bibliotecznego, b) brak zgodności pomiędzy stanem ewidencyjnym księgi głównej na kontach zespołu 0 na dzień inwentaryzacji tj. 31 grudnia 2011 r. a stanem ewidencyjnym wynikającym z ksiąg pomocniczych podstawowych i pozostałych środków trwałych oraz księgozbioru, c) na dzień 31 grudnia 2011 r. dokonanie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych poprzez spis z natury zamiast drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji wartości tych składników, d) w arkuszach spisu z natury: nadanie dwóm arkuszom spisowym tego samego numeru, przypadki braku wskazania daty przeprowadzania spisu, brak podpisów członków komisji dokonujących spisów na danym polu spisowym, przypadki błędów rachunkowych mających wpływ na ogólną kwotę, dokonanie wyceny składników majątkowych ujętych tylko w ewidencji ilościowej bez odnotowania tego faktu w dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji, brak ustalenia łącznej sumy podsumowań wszystkich arkuszy spisowych oraz brak porównania wyników spisów z natury z ewidencją analityczną i ewidencją księgową, 6
e) w instrukcji inwentaryzacyjnej określenie terminów przeprowadzenia inwentaryzacji księgozbioru bibliotecznego niezgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, f) brak przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji mobilnych środków trwałych tj. laptopów, g) brak udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych należności na dzień 31 grudnia 2012 r. i 2013 r., h) na dzień 31 grudnia 2013 r. brak sporządzenia zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych dla podstawowych i pozostałych środków trwałych oraz księgozbioru. Zalecenie nr 16 W zakresie inwentaryzowania majątku i regulacji wewnętrznych: a) zapisy instrukcji inwentaryzacyjnej dostosować do obowiązujących przepisów i potrzeb jednostki, b) przeprowadzić i odpowiednio udokumentować inwentaryzację wszystkich aktywów jednostki według stanu na dzień 31 grudnia 2014 r. zgodnie z art. 26 i 27 ustawy rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2013 poz. 330 z późn. zm.) oraz regulacjami wewnętrznymi jednostki, c) nie dopuszczać do uchybień w prowadzeniu dokumentacji inwentaryzacyjnej, d) zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) inwentaryzację laptopów przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego. 17. W zakresie prowadzenia ewidencji podstawowych, pozostałych środków trwałych, księgozbioru oraz wartości niematerialnych i prawnych: a) na dzień 31 grudnia 2013 r. występowanie różnic pomiędzy ewidencją analityczną a ewidencją księgową prowadzoną na kontach 011, 013, 014 i 020. b) przypadki księgowania na kontach 011, 013 i 014 bez dokumentów źródłowych, c) w protokołach likwidacyjnych podstawowych i pozostałych środków trwałych brak wskazania wartości likwidowanego majątku, d) brak naliczenia i zaksięgowania amortyzacji za 2013 r. wartości niematerialnych i prawnych o łącznej wartości 934,80 zł, e) brak oznaczenia numerem inwentarzowym aparatów fotograficznych, f) ustalenie nieprawidłowej stawki umorzeniowej dla zestawów komputerowych oraz brak określenia stawki dla aparatów fotograficznych. Zalecenie nr 17 W zakresie prowadzenia ewidencji składników majątku: a) doprowadzić do zgodności pomiędzy ewidencją analityczną a ewidencją księgową podstawowych i pozostałych środków trwałych, księgozbioru oraz wartości niematerialnych na dzień 31 grudnia 2014 r., b) nie dopuszczać do występowania nieprawidłowości wymienionych powyżej. Stawki amortyzacyjne ustalać zgodnie z zał. do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851 z późn. zm.). 18. W roku 2013 brak prowadzenia ewidencji na kontach 980 plan finansowy wydatków budżetowych i 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, wymaganej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w spawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów 7
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (jt. Dz.U. z 2013 r., poz. 289). Odstępuję od formułowania zalecenia w ww. zakresie z uwagi na prowadzenie ewidencji na ww. kontach w 2014 r. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 8