Negocjacje jako sytuacja komunikacyjna Proces negocjacji Narzędzia przydatne do planowania negocjacji Osoby w negocjacjach Kim jest nasz rozmówca?

Transkrypt

1 1) Negocjacje jako sytuacja komunikacyjna Sytuacja komunikacyjna określana jest przez: miejsce komunikowania, osoby komunikujące się (strony), cel komunikowania, sposób komunikowania. Proces negocjacji Faza wstępna (przygotowanie do negocjacji): rozpoczęcie negocjacji, zapoznanie się uczestników negocjacji, przedstawienie propozycji, nawiązanie pierwszego kontaktu, ustalenie relacji między partnerami, przedstawienie swoich stanowisk oczekiwań (główny cel fazy wstępnej). Faza rozwinięcia (prowadzenie negocjacji): faza właściwych rozmów negocjacyjnych, rozwijanie argumentacji, prowadzenie dyskusji, zbliżenie oczekiwań partnerów ujawnionych w fazie wstępnej, zmniejszenie dystansu między potrzebami partnerów, doprowadzenie do sytuacji, w której partnerzy argumentując przekonują się nawzajem do swoich propozycji. (główny cel fazy rozwinięcia) Faza końcowa (działania po rozmowach negocjacyjnych): ostatni etap negocjacji, dochodzi w niej do zaakceptowania rozwiązań osiągniętych podczas negocjacji i nadanie im formalnego wyrazu w postaci umowy czy kontraktu. Proces negocjacji: - poziom międzyludzki (interpersonalny) - poziom organizacyjny - poziom interkulturowy (międzyorganizacyjny) 2) Narzędzia przydatne do planowania negocjacji - Kwestionariusz negocjacji - z jakich części się składa? 1. Ogólna analiza sytuacji 2. Wyznaczenie celów negocjacji 3. Określenie oczekiwań i priorytetów 4. Analiza drugiej strony procesu negocjacyjnego 5. Warunki osiągnięcia przewagi 6. Wybór strategii i taktyki negocjacji 7. Uwarunkowania sytuacyjne i organizacja zespołu negocjacyjnego - BATNA (Best Alternative Negotiated Agreement) - Jest to jeden z najważniejszych elementów przygotowania do negocjacji; - Oznacza sformułowanie najlepszego posunięcia w sytuacji, gdyby negocjacje nie zakończyły się powodzeniem; - BATNA najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia; - BATNA dla każdej ze stron negocjujących. 3) Osoby w negocjacjach Znajomość partnera w negocjacjach 1.Kim jest nasz rozmówca? - historia jego firmy, z jakimi partnerami handlowymi czy politycznymi nasz partner współpracował, jakie były wyniki tej współpracy, jaka jest opinia byłych współpartnerów o partnerze, jakie są jego największe osiągnięcia i klęski.

2 2.Jakie jest jego morale? - czy jest uważany za partnera wiarygodnego, czy jest godny zaufania, czy były przypadki, w których kogoś oszukał lub zawiódł jego zaufanie? 3.Jakie są jego cele i aktualne potrzeby? - do czego dąży? Jakie miejsce zajmują aktualne negocjacje w procesie rozwoju i dążeń jego firmy? Jak ważnym parterem jesteśmy dla niego? Jakie ma potrzeby i ambicje? 4.Co jest dla niego najważniejsze, jakie ma priorytety? - czy nasze i jego priorytety negocjacyjne pokrywają się? 5.Jaka jest jego BATNA? Co zamierza zrobić, jeśli negocjacje nie przyniosą pożądanego dla niego rezultatu? Jak się ma jego BATNA do naszej? 6.Jaki jest stopień jego wiedzy o naszych problemach? Co sądzi na temat naszej BATNA? Czy dysponuje bankiem danych na nasz temat? 7.Jaka jest jego aktualna sytuacja negocjacyjna? Czy znajduje się pod presją: czasu, finansów, lobby itp.? 8.Jakie ma kompetencje decyzyjne? Czy są one porównywalne z naszymi? 9.Jakie są jego umiejętności komunikacyjne? Jaki reprezentuje styl negocjacji i jaką ma osobowość negocjacyjną? Sylwetka profesjonalnego negocjatora. 1. Przygotowanie Profesjonalny negocjator jest zawsze przygotowany. Dobre przygotowanie buduje wiarygodność i autorytet, a dzięki nim wzrasta siła negocjatora, a więc i jego skuteczność. 2. Koncentracja na celach Profesjonalny negocjator koncentruje się na następujących celach: Własny cel negocjacji, do których zamierza przystąpić Cele organizacji, którą reprezentuje Cele strony, z którą podejmuje negocjacje 3. Koncentracja na możliwościach Gdy pojawiają się kwestie sporne, a pojawiają się niemal zawsze, profesjonalny negocjator skupia się na tym by wypracować różne opcje rozwiązania problemu, które będą miały szansę zadowolić obie strony. Następnie, wspólnie z drugą stroną przeprowadza analizę wymyślonych rozwiązań, ażeby na koniec doprowadzić do wyboru najlepszego z tych rozwiązań. 4. Koncentracja na ludziach Profesjonalny negocjator zawsze oddziela ludzi od problemów. 5. Zadawanie pytań Profesjonalista zadaje pytania amator udziela odpowiedzi. 6. Milczenie strategiczne Milczenie może okazać się złotem także w negocjacjach. Odpowiednio użyte, może sprawić, że osoba znajdująca się po drugiej stronie stołu negocjacyjnego: Zacznie się spieszyć, będzie dążyła do szybszego zamknięcia negocjacji, a więc będzie bardziej skora do ustępstw Skoryguje swoją ofertę, lub oczekiwania Wyjawi dodatkowe informacje na naszą korzyść 7. Budowanie dobrej atmosfery Dobre spotkanie negocjacyjne przebiega w przyjaznej i miłej atmosferze, uczestnicy są kulturalni i uprzejmi wobec siebie. Profesjonalni negocjatorzy nigdy nie palą za sobą mostów. Zawsze, bez względu na wynik pojedynczych negocjacji, są otwarci na inne możliwości współpracy w przyszłości. 4) Miejsce w negocjacjach - gdzie?: - dokonanie wyboru: u siebie, na terenie partnera, na gruncie neutralnym, w sposób pośredni - przygotowanie: aranżacja przestrzeni (sposób siedzenia, dystanse), atmosfera miejsca, miejsce jako symbol statusu

3 5) Język negocjacji Sposób komunikowania: - nisko-kontekstowy, - wysoko-kontekstowy, Kultury w komunikacji wysokokontekstowej (przykład): Kultury kolektywistyczne są zazwyczaj kulturami wysoko kontekstowymi. Wysoki kontekst to jedna z najbardziej charakterystycznych cech chińskiego stylu komunikacji. Istnieją dwa chińskie wyrażenia: yan wai zhi yioznacza, iż osoba mówiąca miała na myśli więcej, niż to co usłyszał druga, oraz yan bu jin yi, które oznacza nie mówienie wszystkiego, co w danym momencie czuje osoba. Obydwa wspaniale oddają charakter chińskiego stylu komunikacji Kultury nisko-kontekstowej (przykład): indywidualizm Incoterms (opisane w pyt. 17) 6) Kultura negocjacyjna obejmuje opis zachowań oraz zasady stosowane przez przedstawicieli danej grupy społecznej w życiu zawodowym, szczególnie w relacjach negocjacyjnych. Co się na nią składa? Etykieta w negocjacjach biznesowych zbiór zasad, które mówią jak powinno być, jak należy się zachować. Ubiór biznesowy Najważniejsza wskazówka - to zachowanie skromności. W sytuacjach biznesowych strój nie może bardziej koncentrować uwagi oponenta niż argumenty merytoryczne. Tę zasadę nazywa sie regułą przejrzystości - skromna garderoba winna stanowić wyłącznie oprawę dla twarzy negocjatora, ponieważ właśnie twarz służy wyrażeniu najważniejszych emocji potrzebnych w podkreśleniu wagi argumentów merytorycznych. 7) Charakterystyczne cechy dobrych negocjacji - wzajemna korzyść - uczciwość w negocjacjach - trwałość rezultatu - przydatność społeczna negocjacji - efektywność rozmów - pogłębienie dobrych stosunków 8) Rodzaje negocjacji według różnych kryteriów - przedmiot (handlowe, pracownicze, polityczne, społeczne, inne (wojskowe, sądowe, medyczne)) - podmiot (indywidualne, zbiorowe) - cel (przegrana-przegrana, wygrana-przegrana, wygrana-wygrana) - nastawienie do sytuacji negocjacyjnej: -aktywno-kooperacyjne, -pasywno-współpracujące, -aktywno-walczące, -pasywno-walczące - style negocjacyjne - twarde, - miękkie twarde - rzeczowe miękki pasywna - postawa negocjatorów aktywna - relacje między stronami (symetryczne i asymetryczne) - zasięg oddziaływania (na rynku krajowym, na rynku zagranicznym) 9) Zespół negocjacyjny Zespół negocjacyjny powinien być złożony z osób o odpowiednich predyspozycjach. Przy wyborze negocjatorów należy uwzględnić różnorodne kryteria, w tym: - cechy osobowe, - doświadczenie i bezstronność, - zdolności organizacyjne i światopogląd. Skład zespołu : 4-5 osób, w uzasadnionych przypadkach może być więcej;

4 Każda z osób powinna mieć : -odpowiednią wiedzę/ z zakresu przedmiotu negocjacji/ -umiejętność precyzyjnego i kreatywnego myślenia, zwłaszcza w warunkach stresujących, -silną osobowość -odpowiednie predyspozycje komunikacyjne, -przygotowanie do negocjacji Skład zespołu to: -przewodniczący, -rzecznik, -obserwator, -protokolant -oraz inni członkowie zespołu, którzy pełnią funkcje doradcze. Wszyscy członkowie zespołu negocjacyjnego powinni mieć wyraźnie określone zadania. 10) Poziomy negocjacji organizacyjnych - strategiczny cele: -główny cel negocjacji -główny stan/wynik jaki chcemy osiągnąć Zadania: - przedmiot sporu (konfliktu). - określenie interesów własnych i drugiej strony. - różnice i obszar wspólnych interesów - pozycje stron (ustalenie, jak chcą rozwiązać konflikt). - warianty możliwe do przyjęcia w wyniku negocjacji. - konsekwencje wynikające z przyjęcia zakładanego porozumienia. - taktyczny cel: określenie sposobów realizacji celów zadania: - Określenie zasad i sposobów budowy klimatu zaufania. - Zaplanowanie taktyk użytych do realizacji założonych celów strategicznych. - Wytyczenie podstaw i kierunków prowadzonej argumentacji. - Określenie sposobów, zdarzeń, faktów i zjawisk wspierających naszą argumentacje. - Określenie najbardziej skutecznych sposobów prezentacji własnej argumentacji i odpierania argumentów drugiej strony - administracyjny cel: wygładzenie procesu negocjacji i zapewnienie aby przebiegał on bez zakłóceń zadania: - W zakresie czasu negocjacji określenie: o moment rozpoczęcia rozmów, o przewidywany czas trwania, o ewentualne przerwy w negocjacjach. - W zakresie wyboru i przygotowania miejsca negocjacji: o gdzie? o w jaki sposób? - Skład zespołu negocjacyjnego: - czy negocjacje prowadzić będziemy samodzielnie? Czy utworzymy w tym celu zespół? o kto wejdzie w skład ewentualnego zespołu? o jakie będą funkcje członków? - w jaki sposób koordynowana będzie praca zespołu? - moment rozpoczęcia i zakończenia pracy zespołu? 11) Negocjacje pozycyjne - Struktura podziału: ograniczona (określona) wielkość dóbr

5 - Motywacja: zyski stron uzyskiwane są kosztem strony przeciwnej - Interesy: dążenie do realizacji własnych interesów, przewaga interesów diametralnie sprzecznych - Relacje pomiędzy stronami: związek krótkoterminowy - Główne zainteresowanie stron: wynik - Proces negocjacji: Oferty Kontroferty, Ustępstwa - Rodzaj porozumienia: proste (wygrana-przegrana lub kompromis) - Możliwość wprowadzenia w życie, trwałość porozumienia: możliwe trudności we wprowadzaniu w życie porozumienia, duże niebezpieczeństwo, że porozumienie okaże się niezbyt trwałe 12) Negocjacje relacyjne (integracyjne) - Struktura podziału: zmienna wielkość dóbr do podziału - Motywacja: strony zainteresowane są wypracowaniem rezultatu korzystnego dla obu stron - Interesy: praca nad porozumieniem wychodzącym naprzeciw obu stron, dominacja interesów wspólnych lub podobnych - Relacje pomiędzy stronami: związek długoterminowy, strony spodziewają się pracować wspólnie w przyszłości - Główne zainteresowanie stron: proces - Proces negocjacji: kilkuetapowy proces decyzyjny oparty na analizie interesów i wspólne zdefiniowanie problemu oraz wybór opracowanych wcześniej alternatywnych sposobów rozwiązania problemu - Rodzaj porozumienia: rozwiązanie bardziej skomplikowane (osiągane przez stosowanie wymian lub metodę kompensacji) - Możliwość wprowadzenia w życie, trwałość porozumienia: łatwe do wprowadzenia w życie, wysoka trwałość porozumienia 13) Negocjacje dwustronne Charakterystyka: - Łatwa do zilustrowania relacja stron - Do osiągnięcia porozumienia niezbędna jest akceptacja dwóch stron - Zachowania negocjatora są reakcją na zachowania drugiej strony - Procesy w ramach relacji dwustronnych - Dwa podstawowe sposoby prowadzenia rozmów: metodą pozycyjną i opartą na interesach stron 14) Negocjacje wielostronne Charakterystyka: - Brak jednoznacznego, łatwego do zobrazowania związku łączącego strony negocjacji - Sposób rozstrzygnięcia, tj. zawarcie porozumienia lub jego odrzucenie nie zawsze wymagają jednomyślnej akceptacji wszystkich negocjatorów - Zachowanie negocjatora odnosi się do szerszego kontekstu - Procesy o wysokiej kompleksowoći: -liczbowej i informacyjnej, -społecznej, -proceduralnej, -strategicznej 15) Negocjacje międzynarodowe Charakterystyka: - większa kompleksowość niż negocjacje we własnym kraju, - niezbędna wiedza z zakresu różnic kulturowych, partnerów negocjacji, specyfiki kraju w którym toczą się negocjacje (m.in. obowiązujące w nim przepisy i normy prawne),języka negocjacji, Incoterms; - przyczyny wzrostu ich znaczenia: o postępująca globalizacja biznesu międzynarodowy charakter wielu wspólnych problemów, gwałtowny rozwój technologii, komunikacji i systemów bankowych, Czynniki kształtujące styl negocjacyjny rozmów międzynarodowych poczucie tożsamości i dystans władzy, relacje pomiędzy stronami negocjacji, znaczenie nadawane czynnikowi czasu i sposób postrzegania czasu w negocjacjach, różnice w sposobie komunikacji, zarówno werbalnej i niewerbalnej. Bariery w negocjacjach międzynarodowych -nieznane środowisko negocjacyjne,

6 -odmienny system prawny i polityczny, -biurokracja, -wielość walut i systemów walutowych, -niestabilność, -różnice ideologiczne, -odmienności kulturowe. 16) Możliwe strategie w negocjacjach wielostronnych - Indywidualistyczna: - Odzwierciedlająca przede wszystkim interesy realizującej ją strony - Oparta na żądaniach o dużej wartości, - Posługująca się mocną argumentacją na rzecz interesów strony realizującej, - Oparta na stosowaniu ultimatum, gróźb i obietnic. - zgody: - Skoncentrowana na jedynym właściwym rozwiązaniu. - Unikająca dyskusji alternatyw i problemów. - Charakteryzowana przez dużą zgodność z poglądami strony dominującej lub silnego lidera, - Realizowana, gdy decyzja podejmowana jest jednomyślnie. - biurokratyczna: - Skoncentrowana wyłącznie na trudnościach - Spowalniająca proces decyzyjny - Skuteczna w warunkach jednomyślnych decyzji - Koalicyjna: - Zakładająca stopniową budowę koalicji Poszukująca stron negocjacji o pozycjach, które można zaakceptować. - Oparta na budowaniu związków z członkami koalicji, - Realizowana przy decyzjach większościowych. - Integracyjna: - Zakładająca pełną informacje o interesach (własnych i innych) - Wymagająca kreatywności w rozstrzyganiu alternatywnych rozwiązań pakietowych. - Zamiast kompromisu opartego na podziale, wprowadzająca wymianę korzyści i twórcze podejście do rozwiązywanego problemu. - Kładąca nacisk na sterowanie procesem. - Realizowana przy jednomyślnych decyzjach 17) Umowa/kontrakt negocjacyjny Zapisy umowy/kontraktu, na które należy zwrócić szczególną uwagę: - termin wejścia w życie umowy, - określenie prawa jakiemu jest umowa poddana, - rodzaj sądu właściwego dla rozpatrzenia ewentualnych sporów, - kary umowne za nieprzestrzeganie umowy, - klauzula siły wyższej skutkująca rozwiązaniem umowy, - sposób wypowiedzenia umowy. Elementy kluczowe umowy/kontraktu: - przedmiotu transakcji handlowej, - ilości towaru (wielkości usługi), - ceny jednostkowej towaru i wartości całości kontraktu, - rodzaju waluty realizacji kontraktu, - sposobu zapłaty za towar (usługę), - formuły handlowej np. INCOTERMS 2000, - terminu i sposobu dostawy,

7 - sposobu dokonania odbioru towaru. Incoterms oznacza zbiór regulacji określających warunki wymiany handlowej między sprzedawcą i odbiorcą (eksporterem i importerem). Pierwsze wydanie formuł incoterms przedstawione zostało w 1936 roku przez Międzynarodową Izbę Handlową z siedzibą w Paryżu (instytucja ta zajmuje się formułami handlowymi do dziś). Zostały opracowane w celu ograniczenia nieporozumień występujących pomiędzy dostawcami i odbiorcami w handlu międzynarodowym, w związku z występowaniem różnic dotyczących praktyk i zasad handlu pomiędzy różnymi krajami. Formuły te były kilkukrotnie nowelizowane, najnowsza wersja powstała w 2000 roku. Przedmiot uregulowania: Formuły incoterms służą głównie do ustalenia podziału kosztów transportu, określenia momentu przekazania odpowiedzialności za towar i przejęcia ryzyka związanego z utratą lub uszkodzeniem towaru oraz wskazuje strony obarczone obowiązkiem przeprowadzenia formalności i pokrycia kosztów związanych z eksportem i importem. Formuły incoterms dzieli się na cztery grupy, kryteriami są koszty, odpowiedzialność za ryzyko i obowiązek dostarczenia towaru w określone w umowie miejsce: Grupa E - na sprzedającym ciąży minimum kosztów, obowiązków i ryzyka (formuła EXW) Grupa F - większość obowiązków ciąży na kupującym (formuły FCA, FAS, FOB) Grupa C - większość kosztów przewozu ponosi sprzedawca, ale ryzyko związane z transportem ponosi kupujący (formuły CFR, CIF, CPT, CIP) Grupa D - większość kosztów przewozu i ryzyko ponosi sprzedający (formuły DAF, DES, DEQ, DDU, DDP). 18) Charakterystyka negocjatorów - niemieckich, - dobre przygotowanie (plan negocjacji, opracowane argumenty, przygotowanie kilku wariantów prowadzenia rozmów), - dbałość o czas (punktualność, konkretność), - powściągliwość, - wyraźna kultura negocjacyjna: 1) monochroniczna, 2) protransakcyjna, 3) powściągliwa, 4) umiarkowanie ceremonialna - polskich, - umiarkowana protransakcyjność - ekspresyjność Polaków, - ceremonialność - brak przygotowania, - gadatliwość i skłonność do narzekania, - długi czas prowadzenia rozmów, - mowa ciała. Zalety: -pracowitość, -szybkość uczenia się, -umiejętność dostosowywania się do zmiennych warunków otoczenia, -upór w dążeniu do celu, -gościnność Wady: -niepunktualność, -nadmierna gadatliwość, -uciekanie w wątki poboczne, -brak przygotowania do rozmowy, -czarnowidztwo, -skłonność do narzekania, -nieznajomość uwarunkować i zwyczajów oponenta - włoskich, - swobodne podejście do czasu, - ekspresyjne zachowanie, - ceremonialność, - propartnerskość, - rola rodziny, - wykształcenie ogólnokulturowe.

8 - brytyjskich. - brytyjskie opanowanie, - dbałość o etykietę, - tematy rozmów towarzyskich, - prowadzenie negocjacji, - przyjęcia biznesowe. - rosyjskich - znaczenie hierarchii, - swobodne podejście do czasu, - zmienna ekspresyjność, - mocarstwowość.