Zachowania organizacyjne. Ćwiczenia V

Transkrypt

1 Zachowania organizacyjne Ćwiczenia V

2 Skuteczna komunikacja Język prosty, zrozumiały, pozbawiony wieloznaczności Zsynchronizowanie mowy werbalnej i niewerbalnej Pozytywny wydźwięk wypowiedzi: Gorzej: Nie popełniłeś błędu Lepiej: Podjąłeś właściwą decyzję

3 Skuteczna komunikacja Jak zmienić negatywny wydźwięk poniższych wypowiedzi? Nie ma i nie będzie Nie ma się czym przejmować U nas nikt nie narzeka Nie wyglądasz źle

4 Skuteczna komunikacja Kierowanie się do konkretnego odbiorcy Dokładne poznanie adresatów wypowiedzi Poinformowanie o konieczności pracy w nadgodzinach: Pracowników Rodziny Poznanie lidera opinii/ przywódcy grupy Odwoływanie się do potencjalnych korzyści rozmówcy

5 Skuteczna komunikacja Powoływanie się na autorytety i ich opinie Cele organizacji powinny być ustalane na drodze negocjacji z pracownikami. Peter Drucker uważał, że cele organizacji powinny być negocjowane i ustalane wspólnie z pracownikami firmy.

6 Skuteczna komunikacja Stosowanie powtórzeń Utożsamianie się z odbiorcami: Też to przeżyłam Byłem w takiej samej sytuacji Przedstawianie wielostronnej argumentacji W przypadku sprzecznych argumentów: najpierw argument za, potem przeciw i znowu za Eliminacja barier, zakłóceń

7 Skuteczne słuchanie Utrzymywanie kontaktu wzrokowego (NIE gapienie się) Niewerbalne zachęty: Potakiwanie Odpowiedni wyraz twarzy Odpowiednie wykorzystanie ciszy Otwarta postawa ciała

8 Skuteczne słuchanie Zachęty werbalne: hm, taak, czy może Pani powiedzieć coś więcej na ten temat? Powtarzanie kluczowych słów lub wyrażeń: Nie wiem, jestem trochę zmęczony Zmęczony? Zadawanie pytań służących wyjaśnieniu: Co to dla Pana oznacza?

9 Skuteczne słuchanie Parafrazowanie (ale nie papugowanie): A więc rozumiem, że... Chcesz powiedzieć, że... Nie mogę teraz rozmawiać, ponieważ mam jutro ważną prezentację, do której muszę się przygotować. Do czwartku włącznie nie mogę iść do kina, ponieważ mam dużo zajęć po pracy. Nie chodzi o to, że nie lubię tej pracy, ale kierownik się na mnie wyżywa, kiedy tylko zrobię coś źle.

10 Bariery skutecznej komunikacji Różnice statusu lub władzy Szumy Przeciążenia Sprzeczne lub niespójne sygnały Brak nawyku słuchania Kwestia wiarygodności rozmówcy Z góry przyjęte nastawienie do sprawy

11 Bariery skutecznej komunikacji Semantyka Różnice percepcji Brak czasu/ pośpiech Uprzedzenia Dawanie dobrych rad Krytykowanie - Źle to zrobiłeś, Czy ty naprawdę nic nie rozumiesz?

12 Bariery skutecznej komunikacji Groźby Uciekanie od cudzych problemów: Nie mówmy o tak smutnych sprawach Po wakacjach będzie lepiej Moralizowanie: Nie powinieneś tego robić Dobry pracownik zachowuje się inaczej

13 Bariery skutecznej komunikacji

14 Rodzaje komunikacji w organizacji Rozmowy kwalifikacyjne Rozmowy delegujące Rozmowy oceniające Rozmowy motywujące Rozmowy o charakterze doradczym

15 Rozmowy kwalifikacyjne Zasady przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych: Rozmowy powinny być przeprowadzane przez pracowników posiadających minimalne doświadczenie i umiejętności w podobnych procedurach: Doświadczenie społeczne Wiedza merytoryczna potrzebna do oceny kwalifikacji kandydata

16 Rozmowy kwalifikacyjne Przeprowadzanie wszystkich rozmów wg jednego schematu. Przeprowadzanie rozmowy przez więcej niż jedną osobę. Zapewnienie odpowiednich warunków do rozmowy spokoju itp.; przeznaczenie odpowiedniej ilości czasu. Wcześniejsze rozpatrzenie dokumentów aplikacyjnych i przygotowanie pytań.

17 Rozmowy kwalifikacyjne Błędy popełnianie przy prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych: Opieranie się na intuicji Preferowanie kandydatów podobnych do siebie Myślenie stereotypami Chęć szybkiego podjęcia decyzji/ presja Gadatliwość Brak struktury rozmowy

18 Rozmowa delegująca Przekazanie zadania do wykonania podwładnemu. Podczas rozmowy delegującej należy przekazać następujące informacje: Wyjaśnienie, że zadanie nie jest spychane na pracownika i razie problemów przydzieli się mu pomoc Powody wybrania danego pracownika do zadania i znaczenie danego zadania

19 Rozmowa delegująca Uzyskanie zgody pracownika Uzyskanie informacji o przebyciu przez pracownika szkolenia z zakresu delegowania Sposoby monitorowania wykonywania zadania przez przełożonego Zakres władzy i odpowiedzialności delegowanej podwładnemu

20 Rozmowa oceniająca Rozmowa oceniająca pracownika powinna: Odbywać się w cztery oczy Odbywać się w wygodnym pomieszczeniu, w atmosferze wsparcia Trwać minimum 45 min. Odbywać się po zapoznaniu się pracownika ze wszystkimi danymi Rozpoczynać się od informacji pozytywnej Pozostawiać ocenianemu możliwość wyboru

21 Rozmowa oceniająca Rozmowa oceniająca pracownika powinna: Dotyczyć konkretów Odnosić się do zachowania, które można zmienić Nie powinna zawierać krytyki Sprzyjać ustalaniu celów służących rozwojowi pracownika Zawierać cele zgodne z zasadą SMART

22 Rozmowa motywująca Rozpoznanie, czy pracownik zaspokaja swoje potrzeby i sprawdzenie, co można jeszcze zrobić. Pytania stawiane podczas takiej rozmowy powinny być otwarte. Rozmowa powinna dawać szansę wyrażenia swojej opinii.

23 Rozmowa o charakterze doradczym Pomoc pracownikom w rozwiązywaniu problemów, które mają negatywny wpływ na wykonywaną pracę. Fazy rozmowy: Zrozumienie i zdefiniowanie problemu Postawienie przed osobą wyzwania sformułowanie problemu w sposób umożliwiający jego rozwiązanie Szukanie zasobów mogących pomóc w rozwiązaniu

24 Rozmowa doradcza Pracownik skarży się: Nie ma już dla mnie miejsca w tej firmie, wszyscy się mnie czepiają Ta praca jest okropna, nikt nie zwraca na uwagi na moje problemy. Wszyscy tylko krzyczą i wymagają Zauważacie u pracownika pojawienie się problemu z alkoholem.