Akademia Młodego Ekonomisty

Transkrypt

1 Akademia Młodego Ekonomisty Zarządzanie czasem własnym Czas na naukę dr Rafał Mrówka Szkoła Główna Handlowa w Warszawie 19 marca 2013 r. Podział czasu pracy Idealny podział czasu 15% Rzeczywisty podział czasu 15% Grupa I - Czynności rutynowe 60% 25% Grupa II - Sprawy bieżące Grupa III - Planowanie i rozwój 25% 60% 1

2 Planowanie S T A R T Wartości - Po co? K O N I E C Cele - Co? Strategie - Co zrobię? Taktyki - Jak zrobię? Planowanie 1. Jakie są moje cele? Co chcę osiągnąć? - Cele 2. Co muszę zrobić, aby osiągnąć zaplanowane cele? - Działania 3. Jakie priorytety muszę wziąć pod uwagę? - Priorytety 4. Ile czasu będzie wymagała każda czynność? - Oszacowanie czasu 5. Kiedy wykonam każdą czynność? - Harmonogram 6. Ile czasu muszę mieć w zapasie, aby pozwolić sobie na nieoczekiwane zdarzenia, których nie mogę kontrolować? - Elastyczność 2

3 Cele Krótko- i długofalowe Minimalne i maksymalne Cele muszą być jak KWARC: 1. Konkretne 2. Wymierne 3. Adekwatne 4. Rezultaty 5. Czasowe SMART (Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely ) Zasada Pareto 20 % 80 % 80 % 20 % Czas Rezultaty 3

4 Pilne TAK NIE Priorytety TAK Ważne NIE Analiza ABC 100% 90% 80% 70% Wartość 60% 50% 40% 30% A B C 20% 10% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Czas 4

5 Harmonogram Planowanie To decydowanie o tym co robić Harmonogram To decydowanie o tym, kiedy to robić Planuj czas na rzeczy nieplanowane. Turbo-time Bufor czasowy % Harmonogram Kalendarz! Łączenie zadań Wykres Gantta Działanie A Działanie B Działanie C Działanie D 5

6 Poziom wydajności Dzienny biorytm Szczyt koło południa najlepszy czas na wykonanie zadania typu A Szczyt późnym popołudniem czas na zadania typu B Spadek energii po posiłku najlepszy czas na zadania typu C Godziny dnia Złodzieje czasu Internet i portale społecznościowe Telefony Wizyty Spotkania, zebrania Odkładactwo Brak priorytetów Presja czasu Zła komunikacja, nieporozumienia Brak delegowania Zosia-Samosia Nie mówienie nie Niejasne cele Brak samodyscypliny Brak porządku 6

7 Dokumentacja / Biurko Prawo Parkinsona Z dokumentami można zrobić 4 rzeczy: 1. Wykonać 2. Delegować 3. Zarchiwizować 4. Wyrzucić Dokumenty dodatkowe rady Po zakończeniu pracy uporządkuj biurko nie zostawiaj bałaganu na następny dzień. Na biurku powinny być wyłącznie dokumenty związane z obecnie wykonaną czynnością. Selekcjonując dokumenty, zaznaczaj sprawy najważniejsze, by zaoszczędzić czas. Co kilka miesięcy przeglądaj swoje archiwum. Zrezygnuj z prenumeraty czasopism, których nie czytasz. W raportach, które czytasz, podkreślaj kluczowe kwestie. Często przeglądaj swoje dokumenty i pozbywaj się tych, które nie są już potrzebne. Przechowuj tylko niezbędne dokumenty, które będą potrzebne w przyszłości. Przechowuj cenne materiały z dala od innych dokumentów. Nigdy nie odkładaj na później lektury ważnych materiałów z czasem może ich jedynie przybyć. 7

8 Spotkania i telefony dodatkowe rady Zastanów się, czy spotkanie jest naprawdę konieczne. Przygotuj się do spotkania. Stwórz jego plan. Zegar umieść w takim miejscu, żeby był widoczny dla Ciebie i Twoich gości. Wszelkie przypadkowe spotkania powinny być krótkie, dlatego podczas nich stój łatwiej będzie Ci odejść. Unikaj otwartych pytań, by rozmowy niepotrzebnie się nie przeciągały. Poproś kogoś, aby przerwał Twoje spotkanie po wyznaczonym czasie pod pretekstem pilnej sprawy. Odbywaj spotkania u innych osób zawsze będziesz mógł wtedy wyjść. Wyznacz czas, kiedy będziesz dostępny dla wszystkich. Zanim wyjedziesz z domu zastanów się, czy jest to konieczne. Zastanów się zanim przeszkodzisz drugiej osobie jej czas jest tak samo cenny, jak Twój. Poinformuj innych, kiedy mogą do Ciebie dzwonić i notuj terminy. Poproś kogoś o odbieranie telefonów i przekazywanie Ci słuchawki tylko wtedy, gdy to niezbędne. Nie obawiaj się wyłączyć na jakiś czas telefon. Zadanie 1. Wypełnij samodzielnie test Złodzieje czasu 2. W grupie przez 5 minut porównajcie wyniki testu oraz wybierzcie 2 najbardziej problematyczne kwestie. 3. Opracujcie sposoby radzenia sobie z wybranymi złodziejami czasu. 8