PROJEKT 4 ZARZĄDZANIE CZASEM

Transkrypt

1 PROJEKT 4 ZARZĄDZANIE CZASEM STRESZCZENIE: Zarządzanie czasem pomaga liderom dostosować czas do ich potrzeb. Rozporządzając czasem możesz z sukcsem zakańczać projekty i zadania poprzez identyfikowanie długo- i krótkoterminowych celów; możesz sporządzać listę spraw do zrobienia, wyznaczać priorytety, rozkłady zajęć, przekazywać zadania innym, jeżeli jest to możliwe oraz planować zapas czasu na nieprzewidzanie zdarzenia. CELE: ustalić obecne umiejętności zarządzania czasem zapoznać się z kolejnymi krokami w efektywnym zarządzaniu czasem ćwiczyć umiejętność zarządzaniea czasem podczas wypełniania różnych ról w klubie Umiejętność dobrego zarządzania czasem jest bardzo wartościowa dla liderów. Spotkania, papierkowa robota, czy kryzys wszystkie te czynności zabierają nam czas i zostaje go niewiele dla tych spraw, które lider musi wykonywać, jak np. planowania przyszłości. Mamy do dyspozycji jedynie 24 godziny w ciągu dnia i musimy nauczyć się wykorzystywać je maksymalnie. Oceń swoje umiejętności zarządzania czasem Czy kończysz wszystkie czynności zaplanowane w ciągu dnia? Odpowiedzi na poniższe pytania pomogą ci ustalić jak efektywnie zarządzasz swoim czasem. Po zakończeniu całego projektu powróć do testu, aby sprawdzić swoje postępy. Sporządzam listę spraw do zrobienia na każdy dzień Ustalam ostateczne terminy zadań dla siebie Sporządam listę priorytetowych zadań, które muszę wykonać Oddaję niektóre zadania do zrobienia innym, jeżeli to możliwe Planuję więcej czasu dla kreatywnych projektów i ważnych zadań Dzielę duże projekty na mniejsze, którymi łatwiej zarządzać Kiedy mam najwięcej energii w ciągu dnia, robię najistotniejsze sprawy Zostawiam sobie czas na nieprzewidziane wypadki i sprawy Każdy dokument leżący na moim biurku przeglądam tylko raz Mam zwyczaj kończyć niemiłe sprawy w pierwszej kolejności Wynik: Dodaj zakreślone liczby. Jeśli uzyskałeś od punktów, gratulacje! Potrafisz świetnie zarządzać czasem punktów powinieneś tym umiejętnościom poświęcić więcej uwagi. 19 punktów i poniżej czas zabrać się do konkretnej pracy! Zawsze Czasami Nigdy

2 Wskazówki jak zarządzać czasem. Zarządanie czasem jest wyzwaniem. Musisz być w stanie zaplanować, ile czasu jest ci potrzebne i jak go wykorzystać aby osiągnąć wyznaczone cele. Powinieneś: Zrozumieć, co naprawdę możesz osiągnąć rozplanowując swój czas Zaplanować, jak najefektywniej wykorzystać dostępną ilość czasu Pozostawić dodatkową ilość czasu na sprawy priorytetowe, które musisz wykonać Przeznaczyć trochę czasu na sprawy nieprzewidziane Minimalizować stres poprzez unikanie zbyt wielu zobowiązań Wielu ludzi uważa, że pracując dłużej i szybciej, więcej zrobią. Niestety szybsza praca powoduje więcej problemów, ponieważ popełnia się wtedy więcej błędów. Pracowanie przez długi czas jest męczące, obniża wydajność i koncentrację, co może stwarzać problemy. Czy masz zwyczaj odkładać niemiłe lub trudne zadania na później? Takie odkładanie ma poważne skutki kiedy próbujesz skutecznie zarządzać swoim czasem. Kiedy czekasz do ostatniej minuty, aby zrobić ważną sprawę albo uporać się z papierkową robotą, narażasz się na dodatkowy stres i ryzyko popełnienia większej ilości błędów. Poniższe kroki pomogą ci rozplanować czas i zakończyć pomyślnie wszystkie projekty i sprawy: 1. Zidentyfikuj krótko- i długoterminowe cele. Długoterminowe cele to te, które chcesz zakończyć w przeciągu kilku miesięcy. Krótkoterminowe cele to takie, które planujesz zakończyć w ciągu kilku dni lub tygodni. 2. Sporządzaj listę spraw do zrobienia. Sporządzaj listę bazując na swoich długoi krótkoterminowych celach, wpisując w to zadania, które mają ci pomóc bądź ułatwić osiągnięcie tych celów. Dla przykładu, jeżeli jednym z twoich krótkoterminowych celów jest spotkanie z pracownikami, aby przedyskutować postęp w uczeniu się rozwiązywania problemów, to w pierwszej kolejności należy poinformować zespół o terminie i przyczynie zorganizowania spotkania. Możesz też streścić na czym polega problem lub dotychczasowe postępy, aby wszyscy mogli się przygotować do spotkania. 3. Lista priorytetów. Zidentyfikuj listę spraw lub zadań, które są: 1) pilne oraz ważne do zrobienia 2) pilne ale mniej ważne 3) nie są pilne, ale miło by było znaleźć czas na ich zrobienie. 4. Przygotuj rozkład zajęć/zadań. Zarezerwuj czas na najważniejsze i najpilniejsze rzeczy lub na te sprawy, które są bardzo czasochłonne. Próbuj dzielić duże projekty lub zadania na etapy. Będzie wtedy łatwiej zakończyć cały projekt. Planuj wykonywać najtrudniejsze zadania kiedy jesteś w najlepszej formie. Niektórzy ludzie pracują najefektywniej rano inni popołudniu lub wieczorem. Zastanów się, kiedy najwydajniej pracujesz? 5. Przekazuj zadania innym pracownikom, kiedy to możliwe. Nie marnuj swojego cennego czasu robiąc coś, co jest w kompetecji kogoś innego. 6. Rezerwuj czas na niespodziewane sprawy. Niezależnie od tego jak dopracowany jest twój dzień, zawsze pojawi się niespodziewana sprawa, która wymaga szybkiej reakcji. Weź pod uwagę niezaplanowane wydarzenia w momencie układania rozkładu zadań na kolejny dzień. 7. Radź sobie z rozpraszaczami uwagi. Rozpraszacze uwagi zabierają sporo czasu. Kiedy coś ci przeszkodzi podczas pracy nad kreatywnym projektem, może ci być bardzo trudno powrócić do zadania i zebrać ponownie myśli. Kiedy pracujesz nad ważnymi zadaniami zamknij drzwi biura i odizoluj się jeśli to możliwe.

3 Powinieneś także znaleźć czas, np: 10 min przed lunchem lub spotkaniem, aby załatwić sprawy mniej pilne lub te, które nazwaliśmy miło by było znaleźć czas na ich zrobienie. Ważne, abyś także zaplanował czas dla siebie. Czasowe przerwy w pracy pozwalają ci pracować lepiej i reagować szybciej. Sporządzając rozkład zajęć pamiętaj, aby był on realistyczny. Jeżeli twój rozkład zadań stresuje cię, albo nigdy nie możesz do końca zrobić wszystkich zadań z listy, przemyśl go i dopasuj bardziej do swoich potrzeb. Praktykuj w klubie. Klub Toastmasters oferuje ci możliwość rozwoju i praktykowania umiejętności zarządzania czasem. Do pełnienia następijących ról niezbędna jest umiejętność zarządzania czasem: Toastmaster Wieczoru najważniejszym zadaniam Toastmastera Wieczoru jest prowadzenia i koordynacja całego przebiegu spotkania. Zachowój się jak gospodarz i prowadź spotkanie zgodnie z rozdaną agendą. Mówca mówca przgotowuje i prezentuje mowę, zgodnie z projektem z podręcznika oraz zgodnie z wyznaczonym limitem czasowym. Prezenter Gorących Pytań Prezenter Gorących Pytań powinien rozplanować czas tak, aby wszyscy odpowiadający mieli czas na wypowiedź. Gramatyk Gramatk ma za zadania słuchać wypowiedzi innych i notawać gramatyczne błędy, ale takźe przykłady dobrego zastosowania słów i sugestie poprawy. Wszystko to musisz powiedzieć w wyznaczonym czasie. Chronometrażysta pełniący tę funkcję jest odpowiadzialny za to, aby spotkanie odbyło się zgodnie z agendą, pilnując, aby kaźda część spotkania rozpoczynała się i kończyła o wskazanym czasie. Twoje zadanie. Rozwijaj i praktykuj umiejętności zarządzania czasem poprzez pełniąc funkcję chronometraźysty, lub pozostałe cztery wymienione powyźej. Więcej informacji na temat przygotownia i pełnienia poszczególnych ról znajdziesz na końcu podręcznika w dodatku. Poproś Pezydenta ds. Edukacji, aby przypisał ci oceniającego do kaźdej z ról. Oceniający będzie cię obserwował i udzieli ci infornacji zwrotnej na temat tego jak posłuźyłeś się ćwiczonymi umiejętnościami przywódczymi, wypełniając wytyczne dla oceniającego na końcu tego projektu. Dla kaźdej z ról moźna mieć innego oceniającego. Spytaj Wice prezydenta ds Edukacji czy twój oceniający ma przedstawić ustną ewaluację podczas spotkania. Niektóre kluby mogą nie być w stanie pomieścić ustnych ocen projektów dotyczących funkcji lidera podczas spotkania. W takiej sytuaci, jeżeli zależy ci na ustnej ewaluacji, umów się ze swoim oceniającym po spotkaniu. Uwaga: Jeżeli wypełniasz jedną lub więcej z w/w ról w trakcie jednego spotkania, np: gramatyka i oceniającego, to tylko jedna może być wykorzystana aby spełnić wymagania tego projektu. Pozostałe role (na jednym spotkaniu) nie mogą być wykorzystane do spełnienia wymagań innych projektów z podręcznika. Aby nie przeciążać klubu i członków, podczas jednego spotkania można być ocenianym tylko w jednej roli lidera. Często kilka ról spełnia wymagania dla kilku różnych projektów. Np. projekty 1, 2, 3 i 4 dają ci możliwość pełnienia roli gramatyka. Pełniąc rolę gramatyka wypełniasz zalecenia nie tylko jednego projektu ale czterech. Aby mieć wypełnione wszystkie projekty w podręczniku, musisz pełnić funkcję gramatyka cztery razy.

4 Wskazówki dla oceniającego Projekt 4 Zarządzanie Czasem Uwagi dla oceniającego: Lider ma możliwość ćwiczenia umiejętności zarządzania czasem w czasie pełnienia funkcji Chronometrażysty oraz jednej z funkcji przedstawionych poniżej. Przeczytaj dokładnie projekt przed spotkaniem, a następnie odpowiedz na pytania poniżej odnoszące się do roli, którą lider pełnił podczas spotkania, dodając komentarze i zalecenia gdzie należy. Chronometrażysta Czy lider przed spotkaniem zapoznał się z ograniczeniami czasowymi dla każdego przemówienia? Czy lider słuchał i równocześnie sprawdzał i sygnalizował upływający czas dla każdego przemówienia? Jak dokładnie lider wyjaśnił zasady ograniczeń czasowych i w jaki sposób złożył raport w Sesji Oceniającej? Co lider mógłby zrobić lepiej by poprawić optymalny czas spotkania? Co zrobił lider aby zoptymalizować lub pomóc w utrzymaniu ram czasowych spotkania? Toastmaster Nazwisko Oceniającego Beata Suchodolska Data Czy lider był przygotowany do prowadzenia spotkania?

5 Czy wyznaczony czas na mowy, Gorące Pytania, oceny i inne elementy spotkania był wystarczający? Czy spotkanie rozpoczęło się i zakończyło zgodnie z agendą? Zaczelo się z opóźnieniem Hubert mowil za dlugo Czy lider musiał zmieniać czas przeznaczony na mowy, Gorące Pytania lub inne elementy podczas spotkania? Jeżeli tak, to dlaczego? Tak początek spotkania- przyszedł za pozno. Co lider mógłby zrobić lepiej aby spotkanie przebiegało płynnie, zgodnie z agendą? Uprzedzic publiczność o celu jego projektu i poprosić o przybycie przed czasem Co lider zrobił dobrze aby spotkanie przebiegało płynnie, zgodnie z agendą? Mówca Czy lider był przygotowany i ćwiczył przemowy przed spotkaniem? Czy lider zdołał osiągnąć cel przemowy w wyznaczonym czasie? Co lider mógłby zrobić w wyznaczonym czasie aby przemowa była bardziej efektywna?

6 Co lider zrobił tak dobrze, że wpłynęło to na skuteczność przemowy? Gramatyk Jak dokładnie lider wyjaśnił rolę gramatyka i zaprezentował raport w Sesji Oceniającej? Czy lider dobrze ocenił gramatykę mówców i zakres używanego przez nich słownictwa? Co lider mógł zrobić inaczej aby przedstawić dogłębniejszy raport gramatyczny? Którą część raportu lider przestawił bardzo dobrze? Mistrz Gorących Pytań Czy lider był w stanie przedstawić cel Gorących Pytań i dokonać wprowadzenia do nich w wyznaczonym czasie? Czy lider był w stanie zaplanować Gorące Pytania w taki sposób aby uczestniczyło w nich jak najwięcej osób w wyznaczonym czasie? Co lider mógłby zrobić inaczej aby w lepszy sposób wykorzystać czas przeznaczony na Gorące Pytania?

7 Co lider zrobił szczególnie dobrze w wyznaczonym czasie?