Ekonomiczny Uniwersytet Dziecięcy

Transkrypt

1 Ekonomiczny Uniwersytet Dziecięcy EFEKTYWNE DOSKONALENIE SIĘ Zarządzanie czasem Dr inż. Alicja Jadwiga Smolbik-Jęczmień Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu 16 maja 2016 r.

2 Wczoraj jest historią. Jutro tajemnicą. Dzień dzisiejszy jest darem.

3

4 Podejście do czasu S-jak strażak czy S- jak strateg?

5 Czym jest dla mnie czas?

6 Różne określenia czasu Czas to wartościowy kapitał, Czasu nie można magazynować czy zaoszczędzić na później upływa stale i nieodwracalnie, Czasu nie można zatrzymać nawet gdy jest miło i przyjemnie, Czasu nie można przyspieszyć szczególnie gdy przeżywamy trudne chwile, Czasu nie można rozmnożyć, kupić, sprzedać ani też otrzymać w prezencie, Czasu nie da się niczym zastąpić.

7 Jak obchodzę się ze swoim czasem? Syndrom studenta Nie mam na nic czasu czas za szybko płynie. Zrobię to później teraz nie jest na to dobry moment. Gdyby można było mieć więcej czasu choćby kilka godzin czy 1 dzień -to wszystko byłoby ok. I znów wszystko na ostatnią chwilę ale presja. Następnym razem zacznę naukę wcześniej. Zaplanuję swój czas i będę konsekwentny.

8 Jak wykorzystuję swój czas? Sen Dziennie swój czas przeznaczam na: Toaletę poranną/wieczorną Dojazd / dojście do szkoły Szkołę Naukę Rodzinę / wspólne posiłki. Hobby Zabawa, sport, relaks Inne w godzinach w procentach

9 Zjawisko paradoksu czasu Polega na tym, że jednym ciągle brakuje czasu natomiast inni mają go zbyt wiele. A przecież wszyscy mamy tyle samo czasu, gdyż dla każdego doba ma 24 godziny, tydzień ma 168 godzin a rok 8760 godzin. Różnimy się jedynie sposobem wykorzystania tego czasu.

10 Zarządzanie czasem Rozpoznanie i uświadomienie sobie własnych problemów w celu bardziej efektywnego wykorzystania cennego zasobu jakim jest czas!

11 Podejścia do czasu W czasie Przez czas

12 Poprzez czas Czas to pieniądz

13 W czasie Co masz zrobić dzisiaj możesz zrobić jutro!

14 Moje podejście do życia Proaktywność / Reaktywność Mam / Nie mam wpływu na swoje życie!

15 Bądź proaktywny Język reaktywny Język proaktywny Nic nie poradzę. Taki już jestem. Na nic nie mam czasu! Mogę zmienić swoje nawyki. Oczywiście to potrwa, ale jeśli to ważne Mam za dużo obowiązków. Muszę coś z tym zrobić!

16 Bądź proaktywny Determinizm genetyczny To przez moich dziadków. Determinizm psychologiczny To przez moich rodziców. Determinizm środowiskowy To przez mojego nauczyciela.

17 Kto tu rządzi? Zabrało mi to ZA aż tyle czasu. Gdzie ten dzień się podział? Czas za szybko płynie. Moja koleżanka to wielka gaduła. Dopuściłem do tego, że zabrało mi to tyle czasu. Co ja zrobiłem z tym całym dniem? Szkoda, że nie zrobiłem sobie planu działania! Niewłaściwie rozpoczęłam rozmowę przez telefon?

18 Pożeracze czasu Poznaj i walcz!!!!!

19 Definicja pożeraczy czasu Pożeracze czasu nazywane także złodziejami czasu to bezproduktywne czynności, które wykonujemy świadomie lub nieświadomie.

20 Przykłady pożeraczy czasu

21 Przykłady pożeraczy czasu Niewłaściwy rozkład dnia Odwlekanie pracy/ nauki Nieplanowane rozmowy, SMS-y, e, Skype Gry komputerowe, portale społecznościowe Brak celów i priorytetów Wykonywanie wielu rzeczy jednocześnie Niezapowiedziani goście Brak asertywności

22 WYZNACZANIE CELÓW Żaden wiatr nie jest dobry dla okrętu, który nie zna portu swego przeznaczenia. Konfucjusz

23 WYZNACZANIE CELÓW Co chcemy osiągnąć? Dlaczego chcemy to osiągnąć? Jak to osiągnąć?

24 Cechy dobrego celu Dokładny, konkretny Mierzalny Osiągalny Ważny Określony w czasie Entuzjastyczny Zapisany

25 Metody i techniki zarządzania czasem Reguła podstawowa 60 : 40 Analiza ABC Matryca Einsenhowera priorytety Zasada Pareto

26 Czynności zaplanowane Niespodzianki Czynności spontaniczne Reguła podstawowa 60 : 40

27 Analiza ABC

28 Priorytety w zarządzaniu czasem

29 Matryca Eisenhowera Kryterium Pilności Niepilne Pilne

30 Matryca Eisenhowera Kryterium Ważności Nieważne Ważne

31 Mało pilne Pilne Ważne Mało ważne II Powiększanie zdolności do działania Sprawy, które mogą poczekać, choć wymagają stałej uwagi. Trzeba planować - wyznaczać termin ich wykonania. Rekreacja. IV Pożeracze czasu I Konieczności Nóż na gardle Gaszenie pożarów Sprawy, którymi muszę zająć się od razu osobiście. Sprawy na wczoraj. III Złuda bycia ważnym i niezastąpionym Sprawy, które mógłby wykonać za mnie ktoś inny. Niektóre spotkania. Najbliższe sprawy naglące.

32 Mało pilne Pilne Ważne Zadania B Zarządzanie własnymi działaniami Zadania A Wykonać natychmiast! Gaszenie pożarów Mało ważne Zadania D Złodzieje czasu Zadania C Bycie zarządzanym

33 Matryca Eisenhowera -zalecenia Mało pilne Pilne Ważne Zaplanować Zrobić natychmiast Mało ważne Wyeliminować Delegować

34 Eksperyment Mamy słój, do którego włożono po sam brzeg kamienie. Żaden kamień się nie zmieści. Czy to oznacza, że słój jest pełen? Nie, można jeszcze do niego wsypać żwir, który zmieści się między kamieniami. Czy to oznacza, że teraz słój jest pełen? Nie, jeszcze możemy dosypać drobny piasek. Czy to oznacza, że teraz słój jest pełen? Nie, teraz możemy do niego wlać wodę aż po brzegi. Teraz słój jest pełen!

35 Metafora pokazuje sposób zarządzania czasem Kamienie to najważniejsze rzeczy i sprawy, wymagające największego zainteresowania. Żwir -jest odpowiednikiem tzw. konieczności np. oddanie wypracowania, sprawdzian. Piasek -rzeczy mniej istotne, zazwyczaj przyjemności zabierające dużo czasu. Woda -to sprawy najmniej ważne, tzw. pożeracze czasu-gry komputerowe, ploteczki.

36 Reguła 80/20 20% zużytego czasu 80% wyników

37 Przykłady reguły Pareto 20% ubrań nosimy przez 80% czasu 20% produktów firmy przynosi jej 80% zysków 20% tekstu pozwala zrozumieć 80% treści 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw 20% kierowców powoduje 80% wypadków 20% naszej pracy daje 80% efektów

38 PRAWO PARKINSONA Wykonywanie zadania wydłuża się proporcjonalnie do czasu, jaki został przeznaczony na realizację tego zadania! Wyznacz termin zakończenia deadline

39 Krzywa wydajności w ciągu dnia Krzywa REFA +50% 100% -50%

40 NATURALNY RYTM DNIA SOWA CZY SKOWRONEK?

41 Zdolność do koncentracji 100% 80% 60% 40% 20% 0%

42 Czas potrzebny na realizację zadania Czas na planowanie Czas potrzebny na wykonanie zadania Czas wolny

43 Wykorzystujcie czas na rzeczy dla Was ważne! Na naukę to cena Waszego sukcesu! Na myślenie To źródło Waszej siły! Na czytanie to podstawa Waszej wiedzy! Na marzenia to jest droga do gwiazd! Na zabawę to tajemnica Waszej młodości! Na doskonalenie się to jest czysta radość życia!

44 Jak uzyskać dodatkowy czas? Każdy dzień zaplanuj -zostaw czas na sprawy nieprzewidziane i rutynowe. Ustalaj priorytety -najpierw załatwiaj sprawy ważne, nie zabieraj się za nieważne a przyjemne. Wyznacz najefektywniejsze godziny swojej pracy/nauki. Podobne zadania zestawiaj w jednym bloku: telefony, pocztę, spotkania. Zadania trudne dziel na mniejsze części technika małych kroczków. Nie odwlekaj trudnych zadań na później. Eliminuj najbardziej uciążliwe pożeracze czasu.

45 Motywacja + Pozytywne nastawienie + Sprawdzone techniki zarzadzania czasem Sukces w gospodarowaniu czasem, udana kariera i życie osobiste.

46 Dziękuję za uwagę

47 Warsztaty Zaplanuj swój dzień 24 godziny Uwzględnij w planie dnia priorytety zadania typu A, B i C. Określ najważniejsze pożeracze czasu oraz sposoby walki z nimi.