Rzeczywisty podział czasu. Idealny podział czasu 15% 15% 25% 60% 25% 60% Grupa I - Czynności rutynowe

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Rzeczywisty podział czasu. Idealny podział czasu 15% 15% 25% 60% 25% 60% Grupa I - Czynności rutynowe"

Seweryna Lis
7 lat temu
Przeglądów:

1 Zarządzanie czasem Trener: dr Rafał Mrówka SGH 2 Podział czasu pracy Idealny podział czasu 15% Rzeczywisty podział czasu 15% Grupa I - Czynności rutynowe 60% 25% Grupa II - Sprawy bieżące Grupa III - Planowanie i rozwój 25% 60% 1

2 3 Analiza SWOT Wewnątrz W otoczeniu Mocne strony Strengths Użyć W czym jestem dobry? Szanse Opportunities Wykorzystać Słabe strony Weaknesses Ukryć W czym jestem słaby? Zagrożenia Threats Przeciwdziałać W jakich obszarach mogę łatwo zwiększyć kompetencje? Jakiej wiedzy, umiejętności, których mi brakuje, będę potrzebował? 4 Wartość pracy Koszt godziny mojej pracy = Moje roczne wynagrodzenie 1,5 Ilosc godzin pracy w roku ( 2000) = 2

3 5 Planowanie S T A R T Wartości - Po co? K O N I E C Cele - Co? Strategie - Co zrobię? Taktyki - Jak zrobię? 6 Planowanie 1. Jakie są moje cele? Co chcę osiągnąć? - Cele 2. Co muszę zrobić, aby osiągnąć zaplanowane cele? - Działania 3. Jakie priorytety muszę wziąć pod uwagę? - Priorytety 4. Ile czasu będzie wymagała każda czynność? - Oszacowanie czasu 5. Kiedy wykonam każdą czynność? - Harmonogram 6. Ile czasu muszę mieć w zapasie, aby pozwolić sobie na nieoczekiwane zdarzenia, których nie mogę kontrolować? - Elastyczność 3

4 7 Cele Krótko- i długofalowe Minimalne i maksymalne Cele muszą być jak KWARC: 1. Konkretne 2. Wymierne 3. Adekwatne 4. Rezultaty 5. Czasowe 8 Wykres Gantta Działanie A A. K. Działanie B P. N. Działanie C A. K. Działanie D A. J. 4

5 9 Priorytety TAK Ważne NIE TAK 1 3 Pilne NIE Analiza ABC 100% 90% 80% 70% Wartość 60% 50% 40% 30% A B C 20% 10% 0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Czas 5

6 11 Zasada Pareto 20 % 80 % 80 % 20 % Czas Rezultaty 12 Ustalenie stopnia ważności zadań Czy zadanie jest pilne i waŝne? Nie Czy zadanie jest pilne lub waŝne? Nie Czy zadanie jest rutynowe? Nie Tak Tak Tak Czy musi być wykonane dzisiaj? Nie Czy trzeba dotrzymać terminu? Czy wykonanie zadania zwiększa twoją efektywność? Nie Nie Tak Tak Tak Natychmiastowe działanie Przeznacz czas na wykonanie zadania Wyznacz realny termin wykonania zadania Zarezerwuj czas na wykonanie zadania Zadanie A Zadanie B Nie wykonuj go zignoruj je Czy wykonanie zadania jest waŝne? Nie Tak OdłóŜ wykonanie zadania na później Zadanie C 6

7 13 Delegowanie PAMIĘTAJ! Nigdy nie masz nad drugim człowiekiem większej władzy niż ta, którą ta druga osoba zechce Ci przyznać. Innymi słowy Twoja władza zależy, czy będzie przez drugą osobę akceptowana. 14 Poziomy delegowania 1. Zbierz fakty, ja podejmę decyzję. 2. Zaproponuj rozwiązanie, ja podejmę decyzję. 3. Zaleć rozwiązanie, ja podejmę decyzję. 4. Zadecyduj i poczekaj na moją zgodę. 5. Zadecyduj i działaj, dopóki nie powiem NIE. 6. Działaj i zdawaj sprawozdania z rezultatów. 7. Działaj, a jeśli masz problemy informuj o nich. 8. Działaj sprawozdania są niepotrzebne. 7

8 15 Delegowanie dodatkowe rady Zadania, których nie możesz wykonać w terminie przydziel innym. Zlecaj zarówno zadania przyjemne, jak i te nienajciekawsze. Zlecając zadania jasno precyzuj termin i swoje oczekiwania. Wyznaczaj realne terminy. Terminy wykonania zadania powinny pomagać w pracy, a nie być czynnikiem stresogennym. Pomyśl o nagrodzie, jeżeli uda się dotrzymać terminu. 16 Harmonogram Planowanie To decydowanie o tym co robić Harmonogram To decydowanie o tym, kiedy to robić Planuj czas na rzeczy nieplanowane. Turbo-time Bufor czasowy % 8

9 17 Dzienny biorytm Poziom wydajności Szczyt koło południa najlepszy czas na wykonanie zadania typu A Spadek energii po posiłku najlepszy czas na zadania typu C Szczyt późnym popołudniem czas na zadania typu B Godziny dnia 18 Dokumentacja / Biurko Prawo Parkinsona Z dokumentami można zrobić 4 rzeczy: 1. Wykonać 2. Delegować 3. Zarchiwizować 4. Wyrzucić 9

10 19 Dokumenty dodatkowe rady Po zakończeniu pracy uporządkuj biurko nie zostawiaj bałaganu na następny dzień. Na biurku powinny być wyłącznie dokumenty związane z obecnie wykonaną czynnością. Selekcjonując dokumenty, zaznaczaj sprawy najważniejsze, by zaoszczędzić czas. Co kilka miesięcy przeglądaj swoje archiwum. Zrezygnuj z prenumeraty czasopism, których nie czytasz. W raportach, które czytasz, podkreślaj kluczowe kwestie. Często przeglądaj swoje dokumenty i pozbywaj się tych, które nie są już potrzebne. Przechowuj tylko niezbędne dokumenty, które będą potrzebne w przyszłości. Przechowuj cenne materiały z dala od innych dokumentów. Nigdy nie odkładaj na później lektury służbowych materiałów z czasem może ich jedynie przybyć. 20 Spotkania i telefony dodatkowe rady Zegar umieść w takim miejscu, żeby był widoczny dla Ciebie i Twoich gości. Wszelkie przypadkowe spotkania powinny być krótkie, dlatego podczas nich stój łatwiej będzie Ci odejść. Unikaj otwartych pytań, by rozmowy niepotrzebnie się nie przeciągały. Poproś kogoś, aby przerwał Twoje spotkanie po wyznaczonym czasie pod pretekstem pilnej sprawy. Odbywaj spotkania w gabinetach innych osób zawsze będziesz mógł wtedy wyjść. Wyznacz czas, kiedy Twój gabinet będzie otwarty dla wszystkich. Zanim udasz się w podróż służbową zastanów się, czy jest ona konieczna. Zastanów się zanim przeszkodzisz drugiej osobie jej czas jest tak samo cenny, jak Twój. Poinformuj innych, kiedy mogą do Ciebie dzwonić i notuj terminy. Kontaktuj osoby dzwoniące ze współpracownikami prowadzącymi dane sprawy. Poproś sekretarkę lub współpracownika o odbieranie telefonów i przekazywanie Ci słuchawki tylko wtedy, gdy to niezbędne. Nie obawiaj się wyłączyć na jakiś czas telefon. 10

11 21 Zebrania 22 Cele zebrania żeby się spotkać porównać stan wiedzy w przedmiocie obrad podjąć decyzję zrzucić z siebie indywidualną odpowiedzialność opóźnić proces podejmowania decyzji dla niektórych jest okazją zaprezentowania swojej pozycji, prestiżu - nie pomoże w rozwiązaniu problemu, a tylko zajmie czas 11

12 23 Przed zwołaniem zebrania oceń środki zaangażowane w spotkanie - czy są dobrze wykorzystane kilkakrotnie przeanalizuj potrzebę odbycia spotkania - zorganizuj tylko to, które jest rzeczywiście konieczne spróbuj osiągnąć cele innymi sposobami niż spotkanie lepiej zlecić zadanie jednej osobie lub grupie osób, niż stawiać je na forum publicznym - na forum można przedstawić rozwiązanie do akceptacji 24 Zwołujemy zebranie (1) bez sprecyzowanego i znanego celu zebranie nie przyniesie rezultatów skuteczność zebrania jest uzależniona od właściwego przemyślenia i zaplanowania jego przebiegu w zebraniu powinny brać udział tylko te osoby, których obecność jest niezbędna, a jednocześnie wszyscy, którzy mogą pomóc w realizacji celów spotkania przestają być owocne, jeśli trwają dłużej niż dwie, trzy godziny 12

13 25 Zwołujemy zebranie (2) porządek zebrania i niezbędne materiały powinny być rozesłane do uczestników na kilka dni przed jego terminem (jeśli nie istnieje wymóg formalny co do terminu) brak wcześniejszego rozesłania informacji oznacza, że uczestnicy nie będą mogli podjąć świadomej decyzji wszystkie zebrania powinny rozpoczynać się punktualnie przed zebraniem powinna zostać przygotowana lista obecności zebranie musi być protokołowane - protokół jest dokumentem, który może być wykorzystany w przyszłości przyjęcie na początku zebrania protokołu z poprzedniego zebrania pozwala uczestnikom na przypomnienie sobie poprzednio poruszanych spraw 26 Ceremonia 1. Ogłoś, że zamierzasz zwolnić jedną lub kilka osób ze spotkania. 2. Uzyskaj aprobatę grupy. 3. Wybierz przynajmniej jedną osobę, kierując się znaczeniem zadania, jakie ten ktoś może wykonać, zamiast uczestniczyć w spotkaniu. 4. Osoba/osoby wybrane oświadczają, co zgodnie z ich życzeniem powinno zostać ustalone podczas zebrania. 5. Grupa wyraża aprobatę wybrana osoba/osoby opuszczają salę. 13

14 27 Porządek obrad powinien skoncentrować uwagę uczestników wywołać działanie przypominać zasadniczy cel zebrania zachęcać do działań przygotowawczych - zbieranie danych i przedstawianie ich na forum publicznym określać ramy czasowe zebrania 28 Rady dla uczestników zebrania określ twój cel zebrania przygotuj krótkie wystąpienie, które powinno mieć wprowadzenie, zasadniczą treść, pytanie lub problem dla słuchaczy zapoznaj się z zamierzeniami oponentów przekonaj najważniejszych uczestników zebrania do swoich zamierzeń, zanim się ono rozpocznie zajmij miejsca w centrum uwagi uczestników zebrania wykorzystaj pytania innego uczestnika zebrania jako pretekstu do wygłoszenia własnej, wcześniej przygotowanej wypowiedzi przemyśl sposób prezentacji swych racji 14

15 29 Przewodniczący Rady dla prowadzącego zebranie (1) czekaj tylko na najważniejsze osoby trzymaj się przyjętego porządku programu, przedyskutuj kolejne punkty programu i nie zmieniaj ich kolejności wtrącaj się w dyskutowany problem zebrania tylko wtedy, gdy chcesz zabrać głos i uzyskać kontrolę nad jego tokiem żądaj od krytyka uzasadnienia jego punktu widzenia zaproponuj stworzenie podkomisji (grupy roboczej) ludziom przeciągającym zebranie w nieskończoność poprzez analizowanie każdego detalu zaproś na zebranie eksperta w dziedzinie, która będzie omawiana 30 Przewodniczący Rady dla prowadzącego zebranie (2) skrócisz proces podejmowania decyzji, jeśli zdecydujesz o głosowaniu postaraj się, aby emocje i uczucia nie przeważyły nad logiką przedstawianych argumentów nie krytykuj uczestnika pobudzonego emocjonalnie, uświadom mu stan jego uczuć i nakłoń do mówienia w spokojnym, obiektywnym tonie nie prowadź wojny o cel, który jest z góry przegrany kończ zebranie, kiedy cele zostały osiągnięte oceń efekty zebrania, poproś uczestników o pisemne uwagi 15

Podobne dokumenty

Akademia Młodego Ekonomisty

Akademia Młodego Ekonomisty Zarządzanie czasem własnym Czas na naukę dr Rafał Mrówka Szkoła Główna Handlowa w Warszawie 19 marca 2013 r. Podział czasu pracy Idealny podział czasu 15% Rzeczywisty podział