Rozmowa kontrolowana, czyli jak rozmawiać z audytorem / inspektorem. Agnieszka Sokół Joanna Krupińska Karol Szczukiewicz Tomasz Kosieradzki 1

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Rozmowa kontrolowana, czyli jak rozmawiać z audytorem / inspektorem. Agnieszka Sokół Joanna Krupińska Karol Szczukiewicz Tomasz Kosieradzki 1"

Irena Michalak
7 lat temu
Przeglądów:

1 Rozmowa kontrolowana, czyli jak rozmawiać z audytorem / inspektorem Agnieszka Sokół Joanna Krupińska Karol Szczukiewicz Tomasz Kosieradzki 1

2 «ruch środków lokomocji między odległymi od siebie miejscami; też: drogi, szlaki i środki lokomocji» 2

3 «przekazywanie i odbieranie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą» 3

4 Komunikacja z audytorem/inspektorem Etapy: Przygotowanie W trakcie działań audytowych/inspekcyjnych Działania poaudytowe/poinspekcyjne PRZED W TRAKCIE PO 4

5 PRZED 5

6 6

7 Przygotowanie audytu O co JEMU/JEJ chodzi? 7

8 O co pytać audytora/inspektora? Jaki jest zakres audytu/inspekcji? Z kim chce porozmawiać? Co chce zobaczyć? Jakiego wsparcia logistycznego potrzebuje: o tłumacza? o hotelu? o transportu? o? 8

9 O czym warto uprzedzić? Ograniczona dostępność zespołu Nietypowa lokalizacja ośrodka Ograniczenia czasowe w dostępie do ośrodka Brak/słaby dostęp do internetu 9

10 Czego unikać? Odwlekania ustalenia terminu Przesyłania wymaganych dokumentów w ostatniej chwili 10

11 Co zrobić aby komunikacja była skuteczna? Używać tego samego języka Używać tych samych znaczeń Odnosić się do tych samych źródeł pytać i doprecyzowywać 11

12 PRZED W TRAKCIE 12

13 W trakcie audytu/inspekcji Spotkanie otwierające Przegląd dokumentacji Rozmowy z przedstawicielami zespołu Wizyty w kluczowych dla badania miejscach 13

14 O czym trzeba pamiętać w kontaktach z audytorem/inspektorem? 14

15 15

16 16

17 OŚRODEK BADAWCZY SCENA 1 GADUŁA W rolach głównych: Inspektor: Karol Szczukiewicz Główny Badacz: Joanna Krupińska 17

18 Przegląd dokumentacji Dostęp dokumentacji o Site File o SD o CRF Kompletność Uporządkowanie 18

19 Przegląd dokumentacji Dobra jakość dokumentacji to też komunikat: BADANIE MAMY POD KONTROLĄ 19

20 Czego nie robić audytorowi/inspektorowi? Opóźniać dostarczenia dokumentacji Unikać dialogu typu trąbka Ograniczać prawa do zachowania prywatności Uszczęśliwiać na siłę 20

21 Cel i strategia rozmów Cel cele jest zweryfikowanie, czy teoretyczny przebieg procesu zobrazowany w dokumentacji znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości 21

22 OŚRODEK BADAWCZY SCENA 2 MÓW MI PROFESSOR! W rolach głównych: Inspektor: Karol Szczukiewicz Główny Badacz: Agnieszka Sokół 22

23 Jakie pytania zadają audytorzy/inspektorzy? Pytania szczegółowe: o Kto to robi? o Jak to jest robione? o Jaka jest kolejność zdarzeń? o Gdzie jest to odnotowywane? o itp. 23

24 OŚRODEK BADAWCZY SCENA 3 KTOKOLWIEK WIDZIAŁ, KTOKOLWIEK WIE... W rolach głównych: Audytor: Karol Szczukiewicz Monitor: Agnieszka Sokół Pielęgniarka: Joanna Krupińska 24

25 Jakie pytania zadają audytorzy/inspektorzy? Nachętniej typu: o Proszę mi opowiedzieć jak pan/pani to robi o Proszę opisać jak o Co Pani /Pan wie na temat np. prowadzenia badania w klinice? o A co Pan/Pani robi, kiedy... 25

26 Jakie pytania zadają audytorzy/inspektorzy? Te same pytania zadawane w różny sposób Te same lub podobne pytania zadawane różnym osobom Pytania niecelne - pytanie kogoś o temat zupełnie jego nie dotyczący A czasem audytorzy i inspektorzy milczą... 26

27 OŚRODEK BADAWCZY SCENA 4 KOŃCZ WAŚĆ, WSTYDU OSZCZĘDŹ! W rolach głównych: Inspektor: Karol Szczukiewicz Koordynator: Joanna Krupińska 27

28 Czego unikać? Odpowiadania na pytania wykraczające poza zakres naszych działań Wyrażania przypuszczeń Uchylania się od odpowiedzi Dyskredytowania innych 28

29 Co robić? Być uprzejmym Uważnie słuchać Dopytywać, jeśli pytanie jest niezrozumiałe Doprecyzowywać, jeśli audytor/inspektor czegoś nie rozumie Mówić prawdę Odpowiadać tylko na zadane pytanie Upewniać się, że udzielamy właściwej odpowiedzi 29

30 PRZED W TRAKCIE PO 30

31 Po zakończeniu audytu/inspekcji Spotkanie zamykające Raport / odpowiedź na raport Działania korygujące i naprawcze 31

32 Podsumowanie Audyty i inspekcje - fundamenty komunikacji: nieustanna gotowość przygotowanie i planowanie współpraca jasny, klarowny przekaz 32

33 Przedstawione sceny są fikcyjne, a ewentualne podobieństwo, zbieżność imion czy stanowisk z osobami trzecimi jest całkowicie przypadkowa. 33

34 KONIEC 34

Podobne dokumenty

DIAGNOZA LOKALNA krok po kroku. Marta Olejnik Fundacja Pole Dialogu

DIAGNOZA LOKALNA krok po kroku Marta Olejnik Fundacja Pole Dialogu DIAGNOZA PROBLEMÓW W ŚRODOWISKU LOKALNYM Czym jest diagnoza? Po co robić diagnozę? Jak diagnozować? Przykłady i wskazówki O czym należy