P R O T O K Ó Ł MZO-0912/2/AB/08. z kontroli planowej przeprowadzonej w Zespole Szkół nr 4 w Tychach.

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł MZO-0912/2/AB/08 z kontroli planowej przeprowadzonej w Zespole Szkół nr 4 w Tychach. Kontrolę przeprowadzono zgodnie z Upoważnieniem nr 33/2008 z dnia 24 XI 2008 roku, zgodnie z planem kontroli. Kontrolę przeprowadziła: Agnieszka Bisaga główny specjalista MZO w Tychach. Dane kontrolowanej jednostki: Nazwa: Zespół Szkół nr 4 w Tychach Adres: Tychy, ul. Bielska 100 Dyrektor: P. Ewa Jarczyk od 1 września 2004 r. Główna Księgowa: P. Krystyna Krawczyk od 1 czerwca 1988 r. do 31 sierpnia 2008 r. P. Pelagia Kostyra od 1 września do nadal. Zakres kontroli: 1.Wydatki budżetowe za okres od stycznia do października 2008 roku z następujących paragrafów: 4210, 4240, 4270, 4300 na podstawie wydruków kart kontowych oraz dokumentów źródłowych. 2.Miesięczne sprawozdania budżetowe (Rb 27s, Rb 28s) za okres od stycznia do listopada 2008 roku, 3. Dokumenty źródłowe dotyczące rachunku dochodów własnych za I kwartał 2007 roku, 4. Naliczenie odpisu na ZFŚS oraz sposób gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych na podstawie dokumentacji z roku

2 Najważniejsze ustalenia kontroli: Zespół Szkół nr 4 w Tychach jest jednostką budżetową, która zgodnie z 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (rozporządzenie z dnia 28 lipca 2006 r., Dz. U. nr 142, poz ) jest zobligowana do prowadzenia rachunkowości w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Do aktów tych zalicza się m.in. rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r., Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Rozporządzenie z dnia 27 czerwca 2006 r., Dz. U. nr 115, poz. 781 z późn. zm.). I. PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI PRZEZ ZESPÓŁ SZKÓŁ NR 4 I JEJ ZGODNOŚĆ Z OBOWIĄZUJĄCYMI PRZEPISAMI ( Na podstawie dokumentacji budżetowej z 2008 roku oraz dokumentacji Rachunku Dochodów Własnych z roku 2007). Dokumenty Budżetowe 1. Zgodnie z zasadą gospodarki finansowej podmiotów sektora finansów publicznych, wyrażoną w art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań W wyniku kontroli prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków stwierdzono przypadki ich nieterminowego regulowania. 2

3 L.p Nr Kontrahent Nr faktury Przedmiot dok. zakupu 1 23 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. FV nr CWN 60486/ /5 Wydawnictwo FV nr CWN- Wiedza i /200 Praktyka sp. z 8 o.o Wydawnictwo FV nr C.H. Beck Sp. z /20 o.o Wydawnictwa FV CRB Wiedza i /200 Praktyka Wydawnictwo FV nr FP C.H. Beck Sp. z /20 o.o. 08 Aktualizacja Płace w Firmie Aktualizacja Płace w Firmie rachunkowość budżetowa w praktyce Aktualizacja Rachunkowośc i budżetowej Teczka księgowego jednostki finansów publicznych Data wystawieni a Kwota faktury Termin płatności Termin zapłaty zł zł zł , zł zł INFOR PL FV nr Fa Doradca zł Spółka Akcyjna 2008/ księgowego 46 sfery budżetowej Agencja Ochrony fv nr za ochronę , Mienia /FV/2 mienia 0 zł. ZIEMOWIT 008 3

4 Na opisanych w tabeli fakturach nie ma odnotowanych terminów wpływu faktur do jednostki., zatem nie można stwierdzić czy możliwe było ich terminowe uregulowanie. Ponadto wśród nich znajdują się dwie faktury za czasopisma z roku Zakup ich powinien obciążać koszty 2007 roku. 2. W trakcie kontroli w Zespole Szkół nr 4, sprawdzono również prawidłowość klasyfikowania kosztów i wydatków na podstawie wydruków kont budżetowych z następujących paragrafów , 4240, 4300, 4270 poprzez porównanie ich z dokumentami źródłowymi. Zgodnie z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych - wydatki budżetowe kwalifikuje się do ujęcia w księgach rachunkowych, według klasyfikacji zawierającej dział, rozdział i paragraf. W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości, dotyczące błędnej klasyfikacji wydatków: 2.1. Dok. nr 13/1 - Faktura VAT nr FVDA/KSKPPD/1279/08, której wystawcą jest RUCH S.A. za prenumeratę dla potrzeb szkoły i nauczycieli przedmiotowych następujących publikacji: - gazeta prawna, - chemia w szkole, - Dz urzęd. M. Eduk. i Nauki - fizyka w szkole - geografia w szkole, - matematyka, - mówią wieki Łączna wartość faktury wynosi 454,50 zł. Całą wartość faktury zaksięgowano w paragrafie Zakup czasopism służących jako pomoce naukowe powinien być zaewidencjonowany w paragrafie

5 2.2. Dok. nr 21/4 Faktura VAT nr 239/08/08 z firmy COMA Systemy cyfrowe za : - toner do ksera 213,38 zł., - konserwację ksera 115,90 zł. Zakup tonera zaksięgowano w paragrafie 4210, natomiast konserwację w paragrafie Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych usługi konserwacyjne i naprawcze powinny być klasyfikowane w paragrafie Dok. nr 63 - Faktura VAT nr A00225/04/2008, której wystawcą była Hurtownia MERA Maria Meresińska, dokumentuje zakup wyłącznika oświetleniowego. W jednostce fakturę tą ujęto w paragrafie Prawidłowo -zakup materiałów niezbędnych do remontu powinien być ujęty w paragrafie Dok nr 82 Faktura VAT nr 77/2008 z Zakładu Handlowo Usługowy BEJOT za naprawę i zakup sprzętu przeciw pożarowego. Usługę naprawy sprzętu w wysokości 1.004,06 zł. zaewidencjonowano w paragrafie Również w tym przypadku wartość naprawy sprzętu powinna być ujęta w paragrafie Rachunek Dochodów Własnych 2.5. Dok. nr 7/07 - Faktura VAT nr 26/1/2/ oraz dok. nr 14/07 - Faktura VAT nr 27/1/2/ dokumentują zakup wody źródlanej oraz opłatę czynszu za barek. Wystawcą tych faktur jest Nestle Waters S.A. Faktury te zostały zaksięgowane niewłaściwie, ponieważ ujęto je w całości w paragrafie Faktury te, jak już wspomniano, dokumentują nie tylko zakup wody (179,34 zł.), ale i opłatę czynszu ( 109,80 zł), zatem część kwoty faktur powinna być ujęta w paragrafie Dok. nr 9 - Faktura VAT nr A 01808/01/2007, które wystawcą był Paweł Wysocki - Hurtownia Papiernicza za zakup obwolut na dok o łącznej wartości 23,86 zł. oraz tonera do drukarki HP 1010/1020 o wartości 252,48 zł zaksięgowano łączne w paragrafie

6 Zgodnie z obowiązującą klasyfikacją wydatków zakup akcesoriów komputerowych ujmuje się w paragrafie 4750, dlatego też toner do drukarki powinien być zaewidencjonowany w tym właśnie paragrafie. 2. Zgodnie z art 24 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: - udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. W trakcie kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono, że do VIII 2008 r., nie ujmowano faktur w momencie ich wpływu, lecz podpinano je pod wyciąg bankowy i księgowano w momencie zapłaty. Podpięte pod wyciąg bankowy dokumenty często nie miały nadanego numeru księgowego albo miały nadany ten sam numer co wyciąg bankowy, co bardzo utrudniało ich identyfikację. 6

7 II SPRAWOZDANIA BUDŻETOWE Podczas kontroli dokonano porównania ksiąg rachunkowych ze sprawozdaniami budżetowymi (Rb 27s sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb 28 s sprawozdanie z wykonania wydatków budżetowych). Według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania jednostkowe winny być sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych ( 6 ust. 1 pkt 1). Ponadto kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym ( 9 ust. 1 ww. rozporządzenia), a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej ( 9 ust. 2 ww. rozporządzenia ). 1. SPRAWOZDANIA W ROKU 2008 r. Po dokonaniu analizy poszczególnych sprawozdań i ksiąg rachunkowych stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1.1. sprawozdanie za luty 2008 r. * niezgodność danych w sprawozdaniu z danymi w ewidencji księgowej konto 130 (Rachunek bankowy) Paragraf Dane wg obrotówki Dane wg sprawozdania Różnica ,66 90,83 2, , ,86 76,92 RAZEM 2.638, ,69 79,75 7

8 1.2. sprawozdanie za marzec 2008 r. * niezgodność danych w sprawozdaniu z danymi w ewidencji księgowej Konto 130 (Rachunek bankowy) Paragraf Dane wg obrotówki Dane wg sprawozdania Różnica ,17 115,34 2, ,00 2,83-2, , ,13 76, ,00 76,92-76,92 RAZEM 3.338, ,22 0,00 Konto 998 (Zaangażowanie wydatków budżetowych) Paragraf Dane wg obrotówki Dane wg sprawozdania Różnica ,17 115,34 2, ,00 2,83-2, , ,13 76, ,00 76,92-76,92 RAZEM 3.338, ,22 0,00 8

9 III ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH 1. W kontrolowanej jednostce sprawdzono prawidłowość naliczenia odpisu na ZFŚS w roku 2008, ponadto zweryfikowano zasady przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, określone w regulaminie jednostki. oraz dokonano porównanie ich z obowiązującą ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych W paragrafie 3 pkt 1 regulaminu określono, że coroczny odpis pracowników pedagogicznych tworzy się w wysokości 8 % planowanych rocznych środków przeznaczonych na wynagrodzenia osobowe. Zgodnie z art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela - dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, określanej dla pracowników państwowej sfery budżetowej na podstawie art. 5 pkt 1 lit. a i art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw, ustalanej corocznie w ustawie budżetowej. Natomiast zgodnie z pkt 2 art 53 dla nauczycieli będących emerytami i rencistami dokonuje się odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur i rent. W regulaminie jednostki umieszczono zapis niezgodny z ustawą dla emerytów i rencistów - byłych nauczycieli tworzy się odpis w wysokości 6,25 % pobieranych przez nich emerytur i rent. Jak już powyżej wspomniano istnieje ustawowy obowiązek naliczania odpisów na ZFŚS dla emerytów i rencistów nauczycieli w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur i rent. Zgodnie z wyjaśnieniami udzielanymi przez przedstawicieli Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu (pismo z 29 marca 2005 r., nr DE , z 27 kwietnia 2005 r., nr DPZN-WSW-KK /05), informacje służące skalkulowaniu wysokości emerytur i rent nauczycielskich powinny opierać się na faktycznych danych na temat wysokości 9

10 emerytury/renty (brutto), zebranych przez szkołę naliczającą odpis na danego emeryta/rencistę. Wybór formy pozyskania danych należy do kompetencji dyrektora szkoły, co wynika z przepisów art. 3 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, do której odsyłają przepisy art. 53 ust. 5 Karty Nauczyciela, odnośnie do kwestii nieuregulowanych w tej ustawie. W celu naliczenia odpisu na ZFŚS dla nauczycieli emerytów i rencistów, dyrektor szkoły powinien zwrócić się do nich o przedstawienie danych dotyczących wysokości pobieranych przez nich emerytur (rent) - na przykład o przedstawienie PIT-40A lub decyzji ZUS określającej wysokość emerytury/renty. Zbieranie tych danych jest zgodne z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, gdzie w art. 23 ust. 2 pozwala się na gromadzenie danych osobowych, jeśli są one konieczne dla zrealizowania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W trakcie kontroli stwierdzono, że w jednostce nie zebrano dokumentów na podstawie których jednostka powinna określić wysokość odpisu na ZFŚS dla nauczycieli emerytów. Na podstawie dokumentacji zebranej przez szkołę nie można określić na jakiej podstawie dokonano odpisu na ZFŚS dla nauczycieli emerytów W trakcie kontroli w jednostce sprawdzono prawidłowość naliczenia i wypłaty świadczeń urlopowych dla nauczycieli oraz tzw. wczasów pod gruszą dla pracowników administracji i obsługi. W jednostce w roku 2008 wypłacono te świadczenia w następującej wysokości: W czerwcu: 1) Świadczenie urlopowe dla nauczycieli ,28 zł. 2) świadczenia dla administracji tzw. wczasy pod gruszą 3.500,00 zł. 3) świadczenie dla pracowników obsługi tzw. wczasy pod gruszą ,00 zł. 5) świadczenie dla emerytów tzw. wczasy pod gruszą ,00 zł. W lipcu : 2) świadczenia dla emerytów tzw. wczasy pod gruszą 1.700,00 zł. W listopadzie: 2) świadczenia dla emerytów tzw. wczasy pod gruszą ,00 zł. 10

11 Razem ,28 zł. Świadczenia przyznano zgodnie z regulaminem oraz ustawami (Kartą Nauczyciela, Ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych) 1.3. Jednostka zobowiązana jest na dany rok budżetowy sporządzać preliminarz, czyli plan przychodów i wydatków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W preliminarzu tym należy określić kwotowo lub procentowo przeznaczenie środków z funduszu socjalnego na poszczególne cele, rodzaje i formy działalności, przy założeniu, że w razie konieczności ustalony na początku roku podział tych środków może być skorygowany. Z preliminarza przedstawionego do kontroli wynika, iż na wypłatę kontrolowanych świadczeń planowano przeznaczyć kwotę ,00 zł. Przedstawiony preliminarz nie odzwierciedla właściwych kwot przychodów i wydatków, ponieważ był korygowany. Protokół składa się z 13 kolejno ponumerowanych i zaparafowanych stron. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla kontrolowanej jednostki. 11

12 USTALENIA POKONTROLNE 1. Księgi rachunkowe prowadzić przy uwzględnieniu przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, 2. Dochody i wydatki klasyfikować zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.), 3. Sprawozdania sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, 4. Dokonywać prawidłowo odpisu na ZFŚS. 5. Uaktualnić zapisy regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 6. Udzielając świadczeń z Z.F.Ś.S. przestrzegać zasad określonych w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) oraz przestrzegać zapisy regulaminu. 12

13 Powered by TCPDF ( Pouczenie: Kierownik kontrolowanej jednostki P. Ewa Jarczyk została poinformowana o prawie złożenia w ciągu 14 dni od daty podpisania niniejszego protokołu dodatkowych wyjaśnień i uwag, co do treści protokołu do Miejskiego Zarządu Oświaty w Tychach. Sporządził: Kierownik kontrolowanej jednostki Zatwierdził: Główny księgowy kontrolowanej jednostki